【論文文獻】淺析中職學校電子檔案管理策略(編輯修改稿)
2025-02-12 08:38 本頁面
【文章內容簡介】 是教師評先晉級的憑證,學生成長的記錄。因此中職學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學的檔案管理體系,發(fā)揮檔案積極作用,促進學校健康發(fā)展。 2 規(guī)范電子文件收集工作。在紙質檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),檔案收集工作如何,對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規(guī)范,不僅會影響檔案的完整性,而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索的要求時,或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,則應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件,應當有更嚴格的措施。并應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。 3 嚴格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應當歸檔的電子文件,經過整理確定檔案屬性后,從計算機的存儲器或其網(wǎng)絡存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計算機網(wǎng)絡系統(tǒng),按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認證工作,運用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質、兩套同一內容的檔案。 目前在學校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關業(yè)務部門保管。為確保電子文件的真實性,歸檔電子文件
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