【文章內(nèi)容簡介】 . 排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖： 在該窗口中可以設置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。 7. 修改：當查詢出檔案信息后，先選中要 修改的檔案信息，再點擊【修改】按鈕，可以打開檔案修改窗口，在此窗口中對檔案信息進行 39 修改后，點擊【保存】即可保存修改后的信息。 8. 批量修改：當查詢出文件信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面： 先選擇‘著錄項目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前的內(nèi)容，在‘替換為’中輸入修改后的內(nèi)容，點擊【查找下一個】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點擊【替換】按鈕，可替換當前記錄；或者點擊【全部替換】按鈕，進行全部替換操作。 9. 全宗修改：在點擊查詢后并輸入查詢條件 查詢出所要修改的全宗號點擊 修改全宗 并輸入新 的全宗號確定即可。 40 10. 件號調(diào)整：點擊查詢并輸入你所要修改檔案的條件 查詢出所需要的檔案后就可以任意調(diào)整各件檔案的位置以及他們的件號。 11. 保管期限修改：點擊查詢后輸入要修改的檔案的條件 41 查詢出所要修改的保管期限后點擊 修改 保管期限 并輸入新的保管期限確定即可。 12. 幫助：打開檔案修改的幫助信息。 13. 返回：關閉檔案修改窗口。 三． 自動標引 自動標引是讓系統(tǒng)自動標引出主題詞和分類號，目的是為了減輕著錄工作人員的工作。自動標引的主界面如下： 操作說明如下： 1. 查詢：在對文件進行標引前， 先要查找到你要標引的文件記錄，然后才能對文件進行自動標引。輸入查詢條件的界面如下： 42 在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時如果選擇了【在結果中查詢】復選框，那么這次查詢就是在上一次的查詢結果繼續(xù)查詢，縮小查詢結果。 2. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。 3. 前進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。 4. 全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進行標引。 5. 不選：清除你選中的數(shù)據(jù)的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現(xiàn) 為選中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。在標引時，系統(tǒng)只對選中的記錄數(shù)據(jù)進行自動標引。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如： 43 在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。 7. 標引：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行自動標引。 8. 停止：取消當前的標引操作。 9. 保存：保存系統(tǒng)對文件的標引結果 。 11. 排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下： 在該窗口中可以設置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項， 44 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。 11. 幫助：打開自動標引的幫助信息。 12. 返回：關閉自動標引窗口。 四． 鑒定銷毀 該模塊 對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。主界面如下： 操作說明如下： 1. 查詢： 在鑒定、銷毀處理前必須要查找到你要鑒定或銷毀的檔案，然后才能對它們進行鑒定或銷毀操作。輸入查詢條件的界面如下： 45 在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選擇：簡單查詢、高級查詢和自定義查詢。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查詢時如果選擇了【在結果中查詢】復選框，那么這次查詢就是在上一次的查詢結果繼續(xù)查詢，縮小查詢結果。 2. 后退 ：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。 3. 前進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。 4. 全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進行鑒定或銷毀。 5. 不選：清除你選中的數(shù)據(jù)的選中標記，使它成為沒有選中的狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前的【選中】復選框，出現(xiàn) 為選中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。在鑒定或銷毀時，系統(tǒng)只對選中的記錄數(shù)據(jù)進行操作。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如： 46 在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到 你所要查看的檔案記錄。 7. 鑒定：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行鑒定。如： 在該界面中選擇鑒定的條件，分別對保管期限和密級進行降級處理，選擇保管期限變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限的文件的保管期限變更為后來選擇的保管期限。選擇密級變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且對應密級的文件的密級變更為后來選擇的密級。 8. 銷毀：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進行銷毀。如： 47 在該界面中選擇銷毀條件，選擇好要銷毀檔案保管期限和密級，系統(tǒng)會把選中記錄且對應保管期限和密級的檔案進行銷毀。 9. 保存：保存系統(tǒng)對檔案的鑒定銷毀 結果。 10. 排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下： 在該窗口中可以設置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個排序字段。排序 48 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。 ：打開鑒定銷毀的幫助信息。 ：關閉鑒定銷毀窗口。 第六章 檢索 查詢 一． 檔案查詢 檔案查詢是對錄入數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)進行查詢，是檔案的主要應用之一。 利用系統(tǒng)強大的模糊查詢功能對已 錄入的檔案信息進行查詢。確定文件是否已經(jīng)存在，并可查看檔案的詳細信息及原文。 檔案查詢的主界面如下： 在上一界面中可以選擇要查詢檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案的查詢?yōu)?49 例，其他操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面： 操作按鈕如下： 1. 查詢：在左邊設置查詢條件， 不需要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要知道部分信息即可，如你要查詢文件 標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設置窗口，進行更精確的查詢。 2. 原文： 如果已錄入的檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案的原文管理界面，進行檔案的原文查詢。 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。 4. 前進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。 5. 卡片：進入數(shù)據(jù)的卡片瀏覽界面，同時只能看到一條檔案數(shù)據(jù)。如下圖： 50 6. 轉存：將當前所選中 的檔案記錄另存為其他形式文件，如 Excel、Txt 等。 7. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖： 在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看的檔案記錄。 8. 網(wǎng)格：進入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格瀏覽界面，同時可以看到多條檔案數(shù)據(jù)。在該界面下不能對數(shù)據(jù)進行修改。 9. 排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設置窗口，如下圖： 51 在該窗口中可以設置是按哪個數(shù)據(jù)項來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。可以選擇多個排序字段。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。 ：把查詢結果打印出來。如下圖： 11. 幫助：打開檔案查詢的幫助信息。 52 12. 返回：關閉檔案查詢窗口。 第七章 借閱利用 一． 利用管理 此功能主要用于 增加、刪除、修改利用人信息，錄入利用人手續(xù)的審核、權限認定、調(diào)檔審核情況，利用業(yè)務辦理（借閱、歸還 、續(xù)借、催還、調(diào)卷）。界面如下： 模式選擇分為四種： ⑴． 瀏覽模式：該模式下上面劃線的區(qū)域只能看，不能編輯。 ⑵． 新增模式：該模式下上面劃線的區(qū)域可以編輯，同時【加入】按鈕變亮，你可以輸入利用人姓名，證件名稱和號碼，聯(lián)系電話及單位名稱。 53 ⑶． 修改模式：該模式下你可以修改利用人的信息，而且在這個模式下，當選中某一利用人后工具欄上【刪除】按鈕才能夠恢復為激活狀態(tài)。 ⑷． 查詢模式：該模式下可以以姓名、證件名稱、證件號碼、聯(lián)系電話及單位名稱為條件項查找利用人。 操作說明如下： 1. 新增：將模式選擇設置 為【新增】。 2. 刪除：刪除利用人（當前模式必須設置為【修改】，該項功能才能使用）。 3. 審核： 利用人手續(xù)審核情況、調(diào)檔審核情況及權限認定情況的錄入修改。當選中要辦理的借閱（利用人）后，點擊【審核】按鈕，打開如下界面： 來借閱（查找）檔案的人，都需要到有關上級部門辦理相關手續(xù)，其手續(xù)審核情況和調(diào)檔審核情況、批準的可調(diào)檔權限（點擊 按鈕可以選擇多項）填入上面對應項中。 4. 借閱管理： 進入借閱管理模塊，辦理具體利用業(yè)務（辦理借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷等業(yè)務）。選中 利用人后，點擊【借閱管理】按鈕，打開如下界面（ 注意： 首先要確信該利用人已經(jīng)作過了手續(xù)審核）： 54 ① 增加： 新增加一份檔案借閱記錄。點擊【增加】按鈕后，打開如下界面： 檔號右邊的 ，用來幫助選擇需要調(diào)閱的檔案，單擊之后彈出選擇要查詢的檔案窗口： 55 先設置一定的條件選擇出相應的檔案信息后，即可選擇要查詢的檔案。（一個條件也不輸入查詢出全部檔案） 選定檔案后，點擊【確定返回】按鈕，返回到利用檔案登記單，再輸入其他信息后，點擊【增加】，即可保存新建的利用檔案登記單。 ② 修改： 修改當前選中的檔案利用借閱信息 。當用戶先選中一條檔案利用查閱信息后，點擊【修改】圖標之后彈出的窗體和增加窗體有些類似，但是增加了是否歸還、續(xù)借、歸還日期及利用結果幾個數(shù)據(jù)項，并且沒有了檔案選擇按鈕 而且檔號、類別和題名都為灰色表示，是不能修改的項。 ③ 刪除： 刪除當前選中的檔案利用借閱信息。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)會提示你是否刪除，以防止誤操作產(chǎn)生。 注意： 如果該份記錄顯示用戶借閱利用的檔案未歸還的話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。提示信息如下： 56 ④ 歸還： 利用人歸還檔 案，使用該項。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會提示： 接下來需要錄入利用結果： ⑤ 續(xù)借： 利用人續(xù)借檔案，使用該項進行延期。當用戶點擊【續(xù)借】按鈕之后，系統(tǒng)提示輸入續(xù)借天數(shù)： ⑥ 催還單： 對未歸還的檔案利用產(chǎn)生催還單。將產(chǎn)生類似下面的催還單： 57 ⑦ 調(diào)卷單： 對借閱的檔案產(chǎn)生調(diào)卷單。將產(chǎn)生類似下面的調(diào)卷單： 注意： 當用戶在利用檔案信息列表中沒有選中的記錄時，修改、刪除、歸還、續(xù)借、催還單及調(diào)卷單的圖標和文字將成為未激活狀態(tài)（灰色底色）不可用狀態(tài)，選中一條記錄時，所有的圖標都可用，但是選中兩條及兩條以上時，工具欄上的修改、刪除、歸還、續(xù)借都變?yōu)椴豢捎脿顟B(tài)，這里主要是為方便同時產(chǎn)生多條記錄的調(diào)卷單及催還單 5. 幫助： 打開利用管理的幫助信息。 6. 退出： 關閉利用管理窗口。 二． 利用查詢 可按照借閱利用人或按照檔案查詢，如果利用人檔案未歸還可以作催還。界面如下圖： 58 查詢可以按用 戶或者按檔案來查詢 。 操作說明如下： 1. 在窗體左面輸入相應的查詢條件，點擊【查詢】按鈕查找滿足條件的結果，結果顯示在右面列表中 2. 查詢?yōu)槟：樵?，要查找題名中包含“通知”的檔案，在題名項中只需要鍵入“通知”兩個字即可。 3. 窗體右面分為上下兩個列表，按照用戶查詢，上面是用戶列表，下面是當前用戶借閱的檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示的是檔案列表，下面是當前檔案的借閱（利用）人列表。當選中檔案之后，你就可以使用【催還單】