【文章內(nèi)容簡介】 D: 用什麼方法來測量 活動的抽樣方案 活動及其結(jié)果 要求得到執(zhí)行的證據(jù) 測量的結(jié)論及其分析 有改進點嗎 A P C D 編寫檢查表 檢查表的編制要點 ? 編制前審核員應(yīng)了解各部門在體系內(nèi)的主要職能 ? 檢查的重點應(yīng)明確，抽樣要有代表性，抽樣重點應(yīng)為： ○標準要求的重點 ○產(chǎn)品要求的特點和重點 ○受審核部門的工作特點和重點 ○以往審核中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié) ○體系發(fā)生較大變動的部分 ○職責、過程、控制要求等在文件規(guī)定中含糊不清之處 編寫檢查表 ? 檢查表應(yīng)有可操作性，抽樣方案要明確，包括：擬問的問題切入點；擬查的文件；擬查的記錄及抽樣方式和數(shù)量；擬觀察的主要活動及區(qū)域；等。 ? 突出重點，照顧一般，時間留一定余地，以應(yīng)對臨時發(fā)現(xiàn)的線索追蹤。 例 4 某廠采購部內(nèi)審檢查表 （審核條款 ；時間 2小時） 1. 采購產(chǎn)品是否按重要性分級管理？查產(chǎn)品分級清單（程序）。 2. 是否制訂了選擇、評價、重新評價三個準則？索查文件。 3. 抽查供方評價資料： A類 5份， B類 2份，是否收集了程序 。 4. 上述 5家供方的供貨業(yè)績是否保存？對其進行的年度評價是否符合程序 ？ 5. 采購文件有哪幾種？是否按程序 準？ 6. 采購文件中是否明確規(guī)定了采購品的質(zhì)量要求（程序）？抽查今年 5～ 6月份的采購計劃和合同。 7. 標準 )c)應(yīng)用的需求 ? 注：進貨質(zhì)量驗證由質(zhì)量部主管，故在采購部不審核 。 編寫檢查表 編寫檢查表的注意事項 ? 檢查的內(nèi)容不應(yīng)游離受審核區(qū)域，應(yīng)在該區(qū)域內(nèi)能查到 /看到 ? 檢查表應(yīng)考慮到其他職能部門在該審核區(qū)域內(nèi)的活動，如生產(chǎn)車間里的計量器具校準標識 ? 應(yīng)考慮通用過程 /要求在該區(qū)域中的實施，如：文件、記錄、目標和指標、糾正 /預(yù)防措施等 ? 應(yīng)注意過程的接口，如：產(chǎn)品要求的傳遞；采購品驗證信息的傳遞；等 通知審核 ? 內(nèi)審是根據(jù)策劃的安排有計劃進行的，不搞突然襲擊 ? 受審核部門在內(nèi)審前的自查自改有利于體系的改進，應(yīng)予鼓勵 ? 受審核部門的充分準備有利于雙方協(xié)調(diào)配合和資源利用（如時間） 練習(xí)三 審核準備 1. 請編制對領(lǐng)導(dǎo)層審核 ISO9001:2022標準 條款的檢查表（時間 30分鐘） 2. 請編制對工藝部審核 ISO9001:2022標準 條款的檢查表（時間 30分鐘） 內(nèi)審實施 召開首次會議 首次會議的內(nèi)容 ? 參加會議的人員簽到，組長宣布會議開始 ? 介紹組員及人員分工，受審核方介紹陪同人員 ? 申明審核目的、范圍、依據(jù)，強調(diào)審核方法、抽樣風險和得出公正結(jié)論的必要條件等 ? 確認審核計劃，澄清不明確之處 ? 落實后勤安排，必要時對辦公、就餐、交通等作出安排 ? 組織的領(lǐng)導(dǎo)人講話 ? 組長宣布會議結(jié)束 召開首次會議 首次會議注意事項 ? 準時開會，會議時間控制在半小時以內(nèi) ? 對于經(jīng)過多次內(nèi)審的組織而言，上述內(nèi)容已為人熟知，可作適當簡化 ? 強調(diào)在安排的審核時間段內(nèi)，受審核方負責人應(yīng)在場 ? 陪同人員的職責： ○為審核組提供支持（如：告知審核現(xiàn)場有關(guān)安全的要求） ○記錄審核發(fā)現(xiàn) ○見證審核活動 ? 陪同人員注意事項：不干預(yù)審核活動的進行 ? 記錄首次會議內(nèi)容并作為審核資料歸檔 現(xiàn)場審核 現(xiàn)場審核是整個內(nèi)審最重要的組成部分，也是審核證據(jù)的主要來源 ●堅持以客觀證據(jù)為基礎(chǔ)的原則。下列情況均不可以作為不合格項判定的依據(jù)： ○不能成為客觀證據(jù)的任何信息 ○證據(jù)不足或未經(jīng)驗證的信息 ○含有主觀猜想或推理的信息 ○無效的證據(jù)，如：未批準的文件；未簽字的記錄；等 ●堅持審核準則與客觀證據(jù)對照判定的原則，只有對照判定方可得出審核發(fā)現(xiàn)。 ●堅持獨立公正的原則，應(yīng)排除來自審核員自身和外界（含受審核方）的干擾。 現(xiàn)場審核 現(xiàn)場審核的注意事項 ● 組長要控制審核的全過程 ○控制審核計劃：審核計劃的修改涉及面會較大，有時影響準備效果和審核效果。 ○控制審核進度：當發(fā)現(xiàn)新問題時，要謹慎決定是否追蹤。 ○控制氣氛：使審核在平和寬松的氣氛中進行。 ○控制客觀性：沒有不符合項不要恐慌，避免主觀估計、猜測和推理；應(yīng)反復(fù)審視擬開不合格項的客觀性。 ○控制紀律：對審核員任何違反紀律的行為或傾向，組長應(yīng)嚴格管束。 ○控制結(jié)果：組織全組反復(fù)討論擬定結(jié)果的客觀性、公正性、適宜性。 現(xiàn)場審核的注意事項 ? 要相信樣本 ○審核是為了尋找客觀證據(jù)而不是不合格項，應(yīng)相信精心準備的樣本是有代表性的。 ○選擇樣本要有代表性，具體樣本（如找誰談話）應(yīng)隨機選取。 ? 要依靠檢查表 ○檢查表是經(jīng)過精心策劃的，臨時改動不能確保圍繞審核目標進行審核。 ○檢查表的內(nèi)容已和其他審核員進行過協(xié)調(diào) ○必須調(diào)整檢查表時，應(yīng)小心謹慎，確認調(diào)整有利于實現(xiàn)審核目標。 現(xiàn)場審核的注意事項 ? 學(xué)會追溯真正原因的方法，通過不合格的各種表現(xiàn)形式去追溯審核，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致不合格的更全面、更確鑿的事實，從而尋找真正的原因。 ? 與受審核方共同確認事實，而不在是否合格、是何原因等方面糾纏。 ? 始終保持客觀、公正、有禮貌 ○客觀：切忌先入為主，主觀臆斷 ○公正 |：以審核準則為準繩，客觀事實為基礎(chǔ)，不提示改變現(xiàn)狀，不向外泄露機密 ○有禮貌：尊重受審核方，不居高臨下，盛氣凌人 現(xiàn)場審核的注意事項 ? 處理好審核雙方的關(guān)系 受審核的各類人員的反應(yīng)，由組織領(lǐng)導(dǎo)層 /高級管理人員的政策決定，審核員的應(yīng)對策略應(yīng)是： ○爭取審核員幫助，態(tài)度誠懇：珍視友誼，收集證據(jù) ○連續(xù)挑戰(zhàn)：反思自己是否脫離審核準則或偏離事實 ○自愿曝家丑：是否與審核目標有關(guān)，是否屬實可用，是否有內(nèi)部人際關(guān)系的影響 現(xiàn)場審核的注意事項 ○ 利用各種語言或行動分散注意力：堅持計劃，排除干擾，對熱情表示感謝 ○受審核方內(nèi)部不協(xié)調(diào) /不團結(jié)：足夠耐心，避開矛盾，不摻雜個人好惡 ○借故拖延：交叉審核，說明后果 ○以權(quán)威壓人：耐心禮貌，避實（具體技術(shù)）就虛（管理思路），以良好的職業(yè)風范和出色的工作贏得尊重 ○持抵觸態(tài)度：冷靜解釋，溝通理解，消除對立情緒 現(xiàn)場審核的注意事項 ? 與受審核方保持密切聯(lián)系 ○公開審核發(fā)現(xiàn)，給人以補充證據(jù)和解釋的機會，但要注意證據(jù)的真實性 ○反對小道消息，不私下發(fā)表個人評論或泄密，注意言行嚴謹 ○保持審核氣氛融洽、平和、合作 ○進行建設(shè)性審核，不糾纏小事 ○表現(xiàn)職業(yè)風范，盡職盡責，提供盡可能完美的服務(wù) 關(guān)于客觀證據(jù) 有效的客觀證據(jù) ? 存在的事實 ? 被訪問者有關(guān)本人職責范圍內(nèi)活動的陳述 ? 有效真實的文件和記錄 收集客觀證據(jù)的常用方式 ? 與受審核方人員的面談 ? 查閱文件和記錄 ? 現(xiàn)場對活動、環(huán)境、設(shè)備等的觀察和核對 ? 對實際活動的考察和對結(jié)果的驗證 ? 數(shù)據(jù)收集、匯總、分析、圖表、業(yè)績指標等資料的查閱 ? 來自各方面的報告 關(guān)于客觀證據(jù) 收集客觀證據(jù)時的注意事項 ? 客觀證據(jù)多如牛毛，應(yīng)收集適用的客觀證據(jù)，過多過濫的證據(jù)反而會湮滅關(guān)鍵的信息 ? 客觀證據(jù)應(yīng)是有效的，最好是近期的 ? 注意核查客觀證據(jù)之間的相關(guān)性和一致性，從中可能發(fā)現(xiàn)問題或線索 ? 注意核查證據(jù)的真實性，特別是面談陳述 ? 只有經(jīng)過驗證的客觀證據(jù)才能成為審核證據(jù) 關(guān)于客觀證據(jù) 客觀證據(jù)的記錄 ? 應(yīng)準確記錄事實，不記與審核目標無關(guān)的事 ? 應(yīng)及時記，當場記，避免追記和事后回憶 ? 記錄應(yīng)具體，可追溯，下列涉及到的證據(jù)均應(yīng)準確記錄： 文件名稱 /編號；物質(zhì)標識；產(chǎn)品批號；設(shè)備編號；記錄的日期 /名稱 /編號；合同編號；陳述人職務(wù) /崗位；發(fā)現(xiàn)地點 /區(qū)域；等 關(guān)于客觀證據(jù) ? 記錄應(yīng)盡可能使用組織內(nèi)通用的術(shù)語 ? 記錄不合格證據(jù)的同時要記錄可依其判定為不合格的審核準則的規(guī)定 ? 記錄的所有內(nèi)容均應(yīng)對受審核方體系的評價和改進有所幫助 ? 記錄中同時記載合格的證據(jù)和不合格的 關(guān)于不合格（不符合）項 不合格項的分類 ? 按嚴重程度通常分為兩類： ○次要不符合項：在體系的某部分存在薄弱環(huán)節(jié)而造成，對體系失效的影響是局部的 ○主要（嚴重）不符合項 ：體系存在系統(tǒng)性的失效，影響體系的整體有效性或可能造成嚴重后果 關(guān)于不合格（不符合）項 ? 按不合格項發(fā)生的原因可分為三類： ○體系性不合格：指體系的策劃和建立與法律法規(guī)、標準、合同的要求不符 ○實施性不合格：指未按文件的規(guī)定實施 ○效果性不合格：指雖按規(guī)定做了，但效果不能滿足策劃時的期望，這種情況出現(xiàn)的原因通常是： 策劃適宜性 —— 規(guī)定的做法脫離實際，造成實施能 力不足 策劃充分性 —— 原策劃的控制要求不足以阻止不合 格發(fā)生 ? 對于體系性和效果性的不合格，往往需要重新策劃，而實施性不合格則可能由多種原因造成，需針對具體原因加以糾正 不合格項的判定原則 ● 不合格項判定： 組織是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，存在不合格事實在所難免，但其中相當一部分是偶發(fā)的、孤立的，不會對體系的整體績效造成影響。當然，對這些不合格事實 /狀態(tài)均應(yīng)及時糾正，以免其發(fā)展蔓延。但只在 同時 滿足下列要求時才將其判定為不合格項，會有助于組織明確主要矛盾，優(yōu)化資源，提高改進的有效性。 不合格項的判定原則 ○ 客觀證據(jù)充分，事實完整，可能是大量經(jīng)常發(fā)生的、系統(tǒng)性的或普遍存在的同類項中的典型事例 ○與審核準則的規(guī)定明顯不符 ○直接影響本次審核對體系的評價結(jié)果 ○反映了體系中存在的薄弱環(huán)節(jié)或局部失效，通過整改對體系的改進能起較大推動作用 ○審核組意見一致 ○雖屬偶發(fā)的 /孤立的不合格事實，但違反了法律法規(guī)的重要要求或可能造成巨大風險 不合格項的判定原則 ● 審核準則的條款判定 ○最貼近原則 —— 不能完全對號入座時按最貼近條款判 ○最有效原則 —— 存在多種判斷時按最有利于改進判 ○最關(guān)鍵原則 —— 同時存在多個問題時選擇最關(guān)鍵的事實或重要的條款要求判 ○最密切聯(lián)系原則 —— 選擇與不合格發(fā)生的本質(zhì)原因最密切的條款判