秘書(shū)會(huì)議管理ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-05 11:12 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 會(huì)議通知的發(fā)送 為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重 人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。 一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書(shū) 如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名 對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路 會(huì)議通知樣本要作為檔案保存 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 會(huì)議通知的內(nèi)容 要有具體的會(huì)議名稱 日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤 議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁(yè)數(shù) 會(huì)議通知示例 會(huì)議通知 尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系 ， 聽(tīng)取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn) ， 我公司擬于 2022年 8月 15日上午9： 00至下午 5： 00在燕豐賓館召開(kāi)客戶咨詢聯(lián)誼會(huì) 。 敬請(qǐng)回復(fù)及光臨 。 附：會(huì)議日程及路線圖 回執(zhí) 請(qǐng)于 7月 30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽(yáng)區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐 ， 郵編： 100110， 電話： 01087654321。 ?我公司參加此次會(huì)議 ， 參加人數(shù)： ?我公司不能參加此次會(huì)議 。 姓名： 公司： 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 七、布置會(huì)場(chǎng) 1．會(huì)場(chǎng)的整體格局 面門為上 居中為上 以遠(yuǎn)為上 前排為上 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 2．主席臺(tái)座次的安排 前排高于后排 中央高于兩側(cè) 國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低 國(guó)際會(huì)議右高左低 主持人：居中設(shè)座 自由擇座 發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置 國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 4．會(huì)場(chǎng)的整體布局類型 大中型：方形 半圓形 小 型：圓形 大小方形 環(huán)形 回字形 馬蹄形 等 會(huì)場(chǎng)類型 與會(huì)者 主席團(tuán) 方 形 會(huì)場(chǎng)類型 半圓形 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 會(huì)場(chǎng)布置的各種必要設(shè)施 1. 橫幅：一般懸掛于來(lái)賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用； 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 2. 指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來(lái)賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)； 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 3. 桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來(lái)賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置； 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員； 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 5. 簽到處：供來(lái)賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方； 6. 簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性； 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 7. 會(huì)場(chǎng)主背景板 /背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息 第四章 會(huì)議管理工作
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