秘書(shū)會(huì)議管理ppt課件(存儲(chǔ)版)
【正文】 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 一、會(huì)議的內(nèi)涵 ? 會(huì)議 :人類群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程 ? 會(huì)見(jiàn) :又稱接見(jiàn)、拜會(huì) ? 會(huì)談 :是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn) 第四章 會(huì)議管理工作 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 一、會(huì)議的內(nèi)涵 會(huì)議的構(gòu)成要素 基本要素： 目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程等 其他要素： 名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等 第四章 會(huì)議管理工作 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 二、會(huì)議的主要種類 ? 按組織類型 內(nèi)部會(huì)議 外部會(huì)議 正式會(huì)議 非正式會(huì)議 ? 按時(shí)間方面的規(guī)定性 定期會(huì)議 不定期會(huì)議 ? 按出席對(duì)象 聯(lián)席會(huì) 內(nèi)部會(huì) 代表會(huì) 群眾會(huì) 第四章 會(huì)議管理工作 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 按功能性質(zhì) 決策性 講座性 執(zhí)行性 告知性 學(xué)術(shù)性 協(xié)調(diào)性 報(bào)告性 談判性 動(dòng)員性 紀(jì)念性等 按議題性質(zhì) 專題性 綜合性 按規(guī)模大小 特大型 大型 中型 小型 按會(huì)議采用的方式手段 常規(guī)會(huì) 廣播會(huì) 電話會(huì) 電視會(huì) 網(wǎng)絡(luò)會(huì) 第四章 會(huì)議管理工作 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 三、 公司常見(jiàn)會(huì)議的類型與作用 ? 經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議 ? 員工例會(huì) ? 股東大會(huì)和董事會(huì)議 ? 公司年會(huì) 第四章 會(huì)議管理工作 第一節(jié) 會(huì)議工作概述 三、 公司常見(jiàn)會(huì)議的類型與作用 ? 客戶咨詢會(huì) ? 產(chǎn)品展銷訂貨會(huì) ? 業(yè)務(wù)洽談會(huì) ? 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì) 制定會(huì)議方案的一般原則 ?減少會(huì)議次數(shù)原則 ?嚴(yán)守時(shí)間原則 ?會(huì)議通知的明確性原則 ?缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則 ?效率性原則 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一、制定大中型會(huì)議方案 2．會(huì)議籌備方案的內(nèi)容 確定會(huì)議的主題與議題 確定會(huì)議的名稱 確定會(huì)議的議程 確定會(huì)議的時(shí)間和日期 確定會(huì)議所需設(shè)備和工具 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一、制定大中型會(huì)議方案 ?確定會(huì)議與會(huì)代表的組成 ?確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作 ?確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 ?確定會(huì)議住宿和餐飲安排 ?確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu) 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一、制定大中型會(huì)議方案 可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案 一 、 會(huì)議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力 ， 提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平 ， 特召開(kāi)此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì) 。案例導(dǎo)入： 華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書(shū)米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“ KH新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)”的會(huì)議大廳門口迎接來(lái)賓。這時(shí)接副市長(zhǎng)的車子就快到大門口了，米秘書(shū)立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長(zhǎng)已到，然后面帶微笑地迎向大門口。 上午： (1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問(wèn)題的工作報(bào)告 。 (3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量 。 八 、 會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào) 。 分組討論 三 、 宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄 。 一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書(shū) 如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名 對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路 會(huì)議通知樣本要作為檔案保存 第四章 會(huì)議管理工作 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 會(huì)議通知的內(nèi)容 要有具體的會(huì)議名稱 日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤 議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明資料名稱及頁(yè)數(shù) 會(huì)議通知示例 會(huì)議通知 尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系 ， 聽(tīng)取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn) ， 我公司擬于 2022年 8月 15日上午9： 00至下午 5： 00在
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