【行政管理】秘書培訓資料(編輯修改稿)
2024-11-15 07:44 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 2 會議安排 —— 會中責任 ?輔助會議正常進行 （ 提供材料 、 復印 ， 協(xié)助主持人掌握會場情況 、 控制會議進程 、 觀注會議動態(tài) 、 做好聯(lián)絡協(xié)調(diào) 、 處理電話應急等 ） ? 安排好會中的后勤服務 （ 會議休息 、 飲料 、 用餐 、 住宿 、 娛樂 、 車輛 、 照相 、 衛(wèi)生 、 醫(yī)療等 ） ?集會議的信息 （ 發(fā)新聞 、 寫簡報 、 會議調(diào)查 、反饋等 ） ?妥善做好送客工作 （ 購票 、 車輛 、 留宿等 ） 商務禮儀與職業(yè)形象 33 會中責任 —— 會議 簡報 ?目的 反映會議情況 、 進程 ， 介紹會議討論 、爭論的問題 ， 摘錄會議發(fā)言要點 （ 規(guī)模大 、 會期長的常編發(fā)簡報以交流信息 ） 類別 ?摘要式 — 將有代表性 、 啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理 ，讓其他組了解 。 ? 概括式 根據(jù)會議記錄分析綜合 ， 概括大會 、小組情況 ， 供閱 。 ? 綜合式 包容上兩式 ， 加上其他 ， 如上級指示 、賀信 、 花絮等 。 商務禮儀與職業(yè)形象 34 會中責任 —— 簡報寫作要求 ?快 搶時間 ， 不拖拉 ， 邊聽 、 邊記 、 邊分析 、邊整理 ， 滿足時限性 。 ?新 提出新情況 、 新問題 、 新經(jīng)驗 ， 引人注目 ，滿足交流性和指導性 。 ?實 內(nèi)容真實準確可靠 ， 數(shù)字 、 事實核對清楚 ，不夸大縮小 。 ?短 行文簡明扼要 ， 開門見山 ， 樸實無華 ， 一語中的 商務禮儀與職業(yè)形象 35 會議 簡報 目的 反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的 問題，摘錄會議發(fā)言 要點 （ 規(guī)模大 、 會期長的常編發(fā)簡報以交流信息 ） 類別 ?摘要式 — 將有代表性 、 有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理 ， 讓其他組了解 。 ? 概括式 根據(jù)會議記錄分析綜合 ， 概括大會 、 小組 情況 ， 供與會者閱 。 ? 綜合式 包容上兩式 ， 加上其他 ， 如上級指示 、 賀信 、 會中花絮等 。 商務禮儀與職業(yè)形象 36 會議 簡報寫作 ?快 搶時間 ， 不拖拉 ， 邊聽 、 邊記 、 邊分析 、 邊整理 ， 滿足時限性 。 ? 新 提出新情況 、 新問題 、 新經(jīng)驗 ， 引人注目 ， 滿足交流性和指導性 。 ? 實 內(nèi)容真實 、 準確 、 可靠 ， 數(shù)字 、 事實核對清楚 ， 不夸大縮小 。 ? 短 行文簡明扼要 ， 開門見山 ， 樸實無華 ， 一語中的 ， 不過千字 。 商務禮儀與職業(yè)形象 37 會議 簡報例 ?格式 報頭 XXX會議簡報 （ 第 X期 ） XXX會議秘書處編 XXXX年 X月 X日 ? 正文 XXXXXX（ 標題 ） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ? 報尾 送： XXXXXXX（ 上級 ） ? 發(fā)：與會代表 （ 共印 XX份 ） 商務禮儀與職業(yè)形象 38 會議紀要 ?定義 按會議宗旨 ， 精練準確記述其要點 ， 以上報 和下達貫徹執(zhí)行 。 ?寫作 忠實會議實際 ， 準確反映會議情況和意見 。 突出會議中心 ， 內(nèi)容概括 ， 有取有舍 ， 有主有次 ， 言語精練 。 邏輯條理清楚 ， 觀點鮮明 ， 不堆砌拼湊 ， 必要時加理論說明 。 及時印發(fā) ， 作為依據(jù) ， 起到指示 、 指導 、 協(xié)調(diào) 、 約束作用 。 商務禮儀與職業(yè)形象 39 會議紀要 ?格式 列為法定公文 ， 版面編排由版頭 、 本體 、 版尾三部分 ， 可不蓋公章 。 ? 本體：標題 公文式或簡式 （ 會議名稱 +紀要 ） 時間 標題下寫紀要印發(fā)時間 ， 署名下寫成文時間 正文 概況： 會期 、 會址 、 主持 、 參會 、 議題 、 結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi)容與成果 。 ? 結(jié)尾：可用簡短 、 明確 、 有力的語句提出要求 、 希 望 、 號召 ?簽署 正文右下方署明主辦單位或會議名稱 商務禮儀與職業(yè)形象 40 會議紀要 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi)容與成果 。表達方式有 : ? 概述式；綜合原始材料 ， 圍繞議題概述多用 小型會議 ?條塊式；規(guī)模大 ， 議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達獨立意思 ， 或分條列項歸納 會議內(nèi)容 ， 或先塊后條混合使用 ， 層次明確 ? 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體 商務禮儀與職業(yè)形象 41 會議安排 —— 會后工作 收回所有單位 （ 部門 ） 物品 （ 文件材料 、 設備 文具物品等 ） 清潔 、 檢查會議地點 、 場所 （ 借用還回 、 移
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