【文章內(nèi)容簡介】 增加賬戶 創(chuàng)建的賬戶必須保存在這些用戶要使用的工作組信息文件中，如果運(yùn)行不同的工作組信息文件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 ,在創(chuàng)建賬戶前應(yīng)更改工作組。 刪除賬戶 管理員賬戶不能刪除。 更改賬戶權(quán)限 打印賬戶和組賬戶列表 加密數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫加密是指對數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行壓縮，加密后的數(shù)據(jù)庫無法通過工具程序或字處理程序解密。加密后的數(shù)據(jù)庫依然可以在 Access 2021系統(tǒng)中打開，不限制用戶對對象的訪問。 本章內(nèi)容總結(jié) 作業(yè)： 1. Access 2021數(shù)據(jù)庫中包括哪 7種對象？ 2. 建立一個 Access數(shù)據(jù)庫的基本步驟是什么？ 3. 在 Access中，數(shù)據(jù)庫文件的打開有哪 4種形式？ 4. 簡述在 Access中設(shè)置數(shù)據(jù)庫的密碼的步驟。 5. 簡述建立完整的系統(tǒng)安全機(jī)制的操作步驟。 6. 簡述在 Access中加密數(shù)據(jù)庫的步驟。 第四章 數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)與應(yīng)用 本章要點(diǎn) 數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與字段屬性設(shè)置 數(shù)據(jù)表的管理與維護(hù) 數(shù)據(jù)表的操作方法 數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出 創(chuàng)建表 表是 Access 2021數(shù)據(jù)庫最基本的對象，其他的數(shù)據(jù)庫對象，如查詢、窗體和報(bào)表等都是在表的基礎(chǔ)上建立并使用的。 Access 2021提供三種創(chuàng)建表的方法： 使用向?qū)?chuàng)建表 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表 數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分組成，先建立表結(jié)構(gòu)，然后才能輸入數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)主要包括：字段名稱、字段類型和字段屬性的設(shè)置。 設(shè)計(jì)表結(jié)構(gòu)的主要工具是表設(shè)計(jì)器 (又稱為設(shè)計(jì)視圖 )。 1. 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表 在 Access 2021中，使用數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)視圖，不僅可以創(chuàng)建表，而且可以修改已有表的結(jié)構(gòu)。 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表的主要步驟。 2. 關(guān)于字段名稱、數(shù)據(jù)類型、說明 (1) 字段名稱 (2) 數(shù)據(jù)類型 (3) 說明 3. 字段屬性 字段屬性決定了如何存儲和顯示字段中的數(shù)據(jù)。每種類型的字段都有一個特定的屬性集。 字段的常規(guī)屬性選項(xiàng)卡 : (1)字段大小 字段大小用于設(shè)置存儲字段中，文本數(shù)據(jù)的最大長度或數(shù)值的取值范圍，只有文本和數(shù)值類型的字段可以選擇。 (2)格式屬性 格式屬性用來規(guī)定文本、數(shù)字、日期和“是 /否”型字段的數(shù)據(jù)顯示或打印格式，對存儲數(shù)據(jù)不起作用，也不檢查無效輸入。 (3) 輸入掩碼 輸入掩碼用于指導(dǎo)和規(guī)范用戶輸入數(shù)據(jù)的格式，還可以控制文本框類型控件的輸入值。 如果為某個字段定義了輸入掩碼，同時(shí)又設(shè)置了格式屬性，格式屬性在數(shù)據(jù)顯示時(shí)優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置 。 (4) 標(biāo)題 設(shè)置“標(biāo)題”屬性值，在顯示表數(shù)據(jù)時(shí)，表列的欄目名稱將顯示“標(biāo)題”屬性值，而不顯示字段名稱。 (5) 默認(rèn)值 為字段設(shè)置默認(rèn)值，在向表中增加記錄時(shí)， Access 2021自動為字段填入設(shè)定的默認(rèn)值。 (6) 有效性規(guī)則與有效性文本 有效性規(guī)則是指一個表達(dá)式，用戶輸入的數(shù)據(jù)必須滿足表達(dá)式，使表達(dá)式的值為真，當(dāng)焦點(diǎn)離開此字段時(shí)， Access 2021會檢測輸入的數(shù)據(jù)是否滿足有效性規(guī)則，如不滿足，則根據(jù)“有效性文本”設(shè)置的內(nèi)容提示相應(yīng)信息。 (7) 必填字段 “必填字段”屬性取值只有“是”和“否”兩項(xiàng)。當(dāng)設(shè)置為“是”時(shí)，表示必須在字段中輸入內(nèi)容，不允許本字段為空。 (8) 允許空字符串 該屬性僅對“文本”型字段有效，取值只有“是”和“否”兩項(xiàng)，當(dāng)設(shè)置為“是”時(shí)，表示字段可以不填寫任何字符。 (9) 索引 用于設(shè)置單一字段索引。索引用于提高對索引字段的查詢速度及加快排序與分組操作。 共有如下三項(xiàng)取值： “無”：表示本字段無索引。 “有 (有重復(fù) )”：表示本字段有索引，但允許表中該字段數(shù)據(jù)重復(fù)。 “有 (無重復(fù) )”：表示本字段有索引，但不允許表中該字段數(shù)據(jù)重復(fù)。 (10) Unicode壓縮 取值只有“是”和“否”兩項(xiàng)，當(dāng)設(shè)置為“是”時(shí)，表示本字段中的數(shù)據(jù)可以存儲和顯示多種語言的文本。 (11) 輸入法模式 常用“開啟”和“關(guān)閉”選項(xiàng)，若選擇“開啟”，則在向表中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一旦該字段獲得焦點(diǎn)，將自動打開設(shè)定的輸入法。 4. 查閱屬性 字段的查閱屬性選項(xiàng)卡只有一個“顯示控件”屬性，該屬性僅對文本、數(shù)字和“是 /否”類型的字段有效。 對文本和數(shù)字類型的字段提供了 3個選項(xiàng)值： 文本框 (默認(rèn)值 )、列表框和組合框； 為“是 /否”類型的字段提供了 3個選項(xiàng)值： 復(fù)選框 (默認(rèn)值 )、文本框和組合框， 主碼 主碼 (也稱主鍵 )是用于唯一標(biāo)識表中每條記錄的一個或一組字段。 每一個表設(shè)計(jì)一個主碼， 用主碼作為主索引可以加快查找的速度。還可以利用主碼定義多個表之間的關(guān)系，以便檢索存儲在不同表中的數(shù)據(jù)。 在 Access 2021中，可以定義三種主碼： 自動編號 單字段 多字段 1. 自動編號主碼 創(chuàng)建一個空表時(shí)，在保存表之前如果未設(shè)置表的主碼， Access 2021會詢問是否需要設(shè)置一個自動編號的主碼。它的作用是在表中添加一個自動編號字段，在輸入記錄時(shí)，自動編號字段可設(shè)置為自動輸入連續(xù)數(shù)字的編號。 2. 單字段主碼 在表中，如果某一字段的值能唯一標(biāo)識一條記錄，就可以將此字段指定為主碼。 3. 多字段主碼 在表中，可以將兩個或更多的字段指定為主碼 (至多包括 10個字段 )。 索引 使用索引就如同使用一本書的目錄，可以在表中快速查找所需的數(shù)據(jù)。 Access 2021允許用戶基于單個字段或多個字段創(chuàng)建記錄的索引，一般可以將經(jīng)常用于搜索或排序的單個字段設(shè)置為單字段索引；如果要同時(shí)搜索或排序兩個或兩個以上的字段，可以創(chuàng)建多字段索引，多字段索引能夠區(qū)分與第一個字段值相同的記錄。 1. 創(chuàng)建索引 Access 2021將表中的主碼自動創(chuàng)建為索引。 (1) 創(chuàng)建單字段索引 (2) 創(chuàng)建多字段索引 2. 查看與編輯索引 使用向?qū)?chuàng)建表 在 Access 2021的創(chuàng)建表向?qū)е?，有各種各樣預(yù)定義的示例表，如客戶表、雇員表、產(chǎn)品表、訂單表等，用戶可以利用這些示例表為模板創(chuàng)建新表。 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 Access 2021允許用戶先不創(chuàng)建表，而是通過輸入一組數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)根據(jù)輸入數(shù)據(jù)的特點(diǎn)自動確定各個字段的數(shù)據(jù)類型和長度，從而創(chuàng)建一個新表。若對表結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)不滿意，可以在設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行修改。 管理與維護(hù)表 表間關(guān)系的建立 查詢數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常要在兩個或多個表的字段中查找和顯示數(shù)據(jù)記錄。表間的記錄聯(lián)接靠建立表間關(guān)系來保證。 一般情況下，如果兩個表使用了共同的字段，就應(yīng)該為這兩個表建立一個關(guān)系，通過表間關(guān)系就可以指出一個表中的數(shù)據(jù)與另一個表中的數(shù)據(jù)的相關(guān)方式。 表間關(guān)系的類型有： 一對一關(guān)系 一對多關(guān)系 多對多關(guān)系 當(dāng)創(chuàng)建表間關(guān)系時(shí)，必須遵從“參照完整性”規(guī)則，這是一組控制刪除或修改相關(guān)表數(shù)據(jù)方式的規(guī)則。 參照完整性規(guī)則： (1) 在將記錄添加到相關(guān)表中之前，主表中必須已經(jīng)存在了匹配的記錄。 (2) 如果匹配的記錄存在于相關(guān)表中，則不能更改主表中的主碼值。 (3) 如果匹配記錄存在于相關(guān)表中，則不能刪除主表中的記錄。 1. 創(chuàng)建表間關(guān)系 2. 編輯與刪除表間關(guān)聯(lián) 對已存在的關(guān)系，單擊關(guān)系連線，連線會變黑，右擊并選擇“編輯關(guān)系”或雙擊，系統(tǒng)會打開“編輯關(guān)系”對話框，用戶可以對創(chuàng)建的關(guān)系進(jìn)行修改。 單擊關(guān)系連線后按 Delete鍵或右擊并選擇“刪除”命令，可刪除表間的關(guān)聯(lián)。 修改表結(jié)構(gòu) 1. 添加、刪除、重命名字段和移動字段的位置 在“設(shè)計(jì)”視圖中，可以很容易添加、刪除或重命名字段。 (1) 添加字段 (2) 刪除字段 (3) 重命名字段 (4) 移動字段的位置 2. 修改字段的數(shù)據(jù)類型 修改字段的數(shù)據(jù)類型將會造成表中數(shù)據(jù)的丟失。因此，在對包含數(shù)據(jù)的表進(jìn)行數(shù)據(jù)類型的修改之前，應(yīng)先做好表的備份工作。 3. 修改字段的屬性 字段屬性是一個字段的特征集合，它們控制著字段如何工作。 在“設(shè)計(jì)”視圖中，通過字段屬性的“常規(guī)”與“查閱”選項(xiàng)卡，可以修改或重新設(shè)置字段的各項(xiàng)屬性。 操作表 數(shù)據(jù)輸入 在數(shù)據(jù)庫窗口中，選中要打開的數(shù)據(jù)表，在表名稱上雙擊，或單擊工具欄上的“打開”按鈕，即進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖窗口。 窗口的主要組件及使用： (1) 記錄選定器按鈕：數(shù)據(jù)表視圖最左邊的一列灰色按鈕，用于選定記錄。 (2) 星號：出現(xiàn)在數(shù)據(jù)表視圖最后一個記錄的選擇按鈕上，用來表示這是一個假設(shè)追加記錄。 (3) 記錄導(dǎo)航器：在數(shù)據(jù)表視圖的底端，用于導(dǎo)航記錄。 1. 輸入“是 /否”型數(shù)據(jù) 對“是 /否”型字段，輸入數(shù)據(jù)時(shí)顯示一個復(fù)選框。選中表示輸入“是 (1)”,不選中表示輸入了“否 (0)”。 例如，“性別”字段。 2. 輸入“日期 /時(shí)間”型數(shù)據(jù) 輸入“日期 /時(shí)間”型數(shù)據(jù)，不需要將整個日期全部輸入，系統(tǒng)會按輸入掩碼來規(guī)范輸入格式；按格式屬性中的定義顯示數(shù)據(jù)。 例如，在出生年月字段中輸入“ 95125”，若格式屬性設(shè)置“長日期”，則會自動顯示為“ 1995年 12月 5日”。 3. 輸入“ OLE對象”型數(shù)據(jù) OLE對象類型的字段使用插入對象的方式輸入數(shù)據(jù) 。 例如，學(xué)生表中的“照片”字段。 4. 輸入“超鏈接”型數(shù)據(jù) 可以使用“插入超鏈接”對話框，實(shí)現(xiàn)超鏈接型字段的數(shù)據(jù)輸入。 當(dāng)光標(biāo)位于該字段時(shí)，右擊并選擇“超鏈接”下的“編輯超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對話框， 在對話框中可以選擇三種超鏈接：原有文件或網(wǎng)頁、新建頁和電子郵件地址。根據(jù)實(shí)際需要，選擇輸入“超鏈接”型字段的數(shù)據(jù)。 5. 輸入“查閱向?qū)А毙蛿?shù)據(jù) 如果字段的內(nèi)容取自一組固定的數(shù)據(jù)，可以使用“查閱向?qū)А睌?shù)據(jù)類型。 例如，學(xué)生表中“性別”字段 排序記錄 排序就是按照某個字段的內(nèi)容值重新排列數(shù)據(jù)記錄。默認(rèn)情況下， Access 2021按主碼字段排序記錄，如果表中沒有主碼，則以輸入的次序排序記錄。在數(shù)據(jù)檢索和顯示時(shí)，可按不同的順序來排列記錄。 1. 單字段排序 若要對表或窗體中的單個字段排序，先單擊要排序的字段，然后選擇按“升序”或“降序”排序。 2. 多字段排序 如果要將兩個以上的字段排序，這些字段在數(shù)據(jù)表中必須相鄰。排序的優(yōu)先權(quán)從左到右。在確保要排序的字段相鄰后，選擇這些字段，再選擇“升序”或“降序”排列。 篩選記錄 當(dāng)要顯示數(shù)據(jù)表或窗體中的某些而不是全部記錄時(shí)，可使用篩選操作。篩選處理是對記錄進(jìn)行篩選，選擇符合準(zhǔn)則的記錄，準(zhǔn)則是一個條件集，用來限制某個記錄子集的顯示。 Access 2021提供了五種篩選記錄的方法： (1) 按窗體篩選 (2) 按選定內(nèi)容篩選 (3) 內(nèi)容排除篩選 (4) 高級篩選 /排序 (5) 輸入篩選 1. 按窗體篩選 可以在表的一個空白窗體中輸入篩選準(zhǔn)則，顯示表中與準(zhǔn)則相匹配的記錄。 2. 按選定內(nèi)容篩選 按選定內(nèi)容篩選是應(yīng)用篩選中最簡單和快速的方法，可以選擇數(shù)據(jù)表的部分?jǐn)?shù)據(jù)建立篩選準(zhǔn)則， Access 2021將只顯示與所選數(shù)據(jù)匹配的記錄。 3. 高級篩選 /排序 使用“高級篩選 /排序”操作，可以對一個或多個數(shù)據(jù)表、查詢進(jìn)行篩選，還可以在一個或多個字段上添加排序次序。 設(shè)置數(shù)據(jù)表格式 1. 設(shè)置行高和列寬 (1) 設(shè)定行高參數(shù) (2) 手動調(diào)節(jié)列寬 (3) 設(shè)定列寬參數(shù) 2. 數(shù)據(jù)字體的設(shè)置 3. 表格樣式的設(shè)置 4. 隱藏列 (1) 設(shè)置列寬為零 (2) 設(shè)置隱藏列 5. 凍結(jié)列 數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出 使用數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接功能，可以將外部數(shù)據(jù)源如 Access數(shù)據(jù)庫、文本文件、 Excel、 FoxPro、 ODBC、SQL Server數(shù)據(jù)庫等的數(shù)據(jù)，直接添加到當(dāng)前的 Access數(shù)據(jù)庫中，或者將 Access數(shù)據(jù)庫中的對象復(fù)制到其他格式的數(shù)據(jù)文件中。 導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù) 1. 導(dǎo)入數(shù)據(jù) 使用導(dǎo)入操作可以將外部數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)變?yōu)?Access格式。