圖文店管理規(guī)范文件之五----前臺接待工作規(guī)范(編輯修改稿)
2024-11-13 15:40 本頁面
【文章內容簡介】 您的單子由我們這位操作員為您服務 ” 。 （裝幀區(qū)）忙時，每個操作員都有單子：先讓客戶在旁邊的座位上休息一下，并對客戶說： “ 您先在這坐一下，我先幫您安排一下，請稍等 ” 。等 安排好后并對客戶說： “ 您好，服務與您的操作員需要 時間，請您再這 等一下，我們的操作員完成后，馬上為您服務 ” 。并為客戶倒上一杯水。 ：及時的通知營業(yè)經理來安排。注：如遇特殊客戶、量大的客戶、時間緊迫 的客戶應向操作員特別關照，并告知 營業(yè)經理，由營業(yè)經理一起幫助完成。 ：要嚴格控制制作進度，當文本制作不能在客戶預定時限內完成時， 應立刻告知客戶，做好相應的協(xié)調工作。 ：請客戶當面清點文本數量，確認文本質量，確認后請客戶在制作結 算清單上簽字或付現金。（結帳時間： 2 分鐘）。 ：站立 ：用雙手接客戶遞過來的現金，現金要當面清點，并在驗鈔機將錢正反面至少各驗一遍辨別真?zhèn)巍? 、發(fā)票：用雙手將零錢或發(fā)票放入客戶的手中。 ：制作單號、制作內容 、實收額、發(fā)票額、發(fā)票號碼、付款方式、收款人。 ：按客戶的文本量，給客戶相應的包裝袋等，并替客戶整理好文本裝入袋子 或盒子中，必要時幫助客戶送到公司門口。 ： “ 謝謝您的光臨，請慢走 ” 。 （二）取件文本操作流程 1. 接到客戶的取件電話時：問清對方單位、具體地址、電話、聯(lián)系人等，同時在取 件單上按要求記錄，包括客戶來電時間和出發(fā)時間，然后打電話通知美工人員取件；一般情況下，聯(lián)系取件人員時間不得超過 5 分鐘，如實在無法調動由營業(yè) 經理另行安排。 2. 在接到美工從客戶處取回 文件后：按客戶要求打印制作結算清單，包括交貨時間、 地址、收貨人。 3. 打印后：我們把加工聯(lián)和取件單夾好一起交于輸出員。如碰到很急或是大客戶文本，前臺應與接單的輸出員和營業(yè)經理說明，讓他們有相應的準備，并在制作單上加以注明。 4. 制作過程中，要嚴格控制制作進度，當文本制作不能在客戶預定時限內完成時， 應提前告知客戶，做好相應的協(xié)調工作。 5. 制作完成后：我們前臺是一套文本或圖板完成的最終質檢員，在制作內容完成后 應對制作的內容質量、裝訂方式、選用耗材是否合格，并檢查我們制作的文本是否與客戶要求一致等。 如碰到質量 問題 及時的告訴營業(yè)經理處理。 6. 文本質量檢查清點確認無誤后：打印制作結算清單 ，打印前還必須在電腦上輸入 文本的項目名稱（掛帳客戶必須填寫）、核對制作內容和價格。 7. 填寫好送貨單：清點需要送的內容，通知相關人員包裝和送貨。送貨單上應按要 求填寫文本數量、制作單位、地址、電話、收貨人、出發(fā)時間，同時在備注欄上注明客戶所提供的一些原始資料（如光盤、原稿等）。 8. 檢查美工歸還的制作結算清單：必須檢查客戶是否在制作結算清單簽字。如簽字， 此張制作單完成。如出現客戶沒有簽字，應向美工了解為什么客戶沒有簽字的原因，并馬上把制作結算清單交于業(yè)務員，由業(yè)務員到客戶處補簽。 注：如我們提前完成文本，我們應打電話與客戶聯(lián)系，說明我們文本已經完成， 告知客戶可以提前過來取件。我們不能在客戶來取件的時間內完成，必須提前與客戶說明。 （三）待取件操作流程 1. 客戶中途離開，說明過會來取件的操作流程 、姓名、電話和取件時間。 取件，我們必須詳細交接清楚； ：檢查清點后，把文本放入包裝袋（盒子）中，用筆在上面注明開單客戶的單位名稱。 ：填寫文本數量、聯(lián)系人、聯(lián)系電話，文本位置等。 ：我們必須咨詢客戶的姓名和客戶名稱，并與制作單上填寫的內容核對。 ：打印制作結算清單，結帳。 ：打制作結算清單上的電話核對。 注：如我們提前完成文本，我們應電話與客戶聯(lián)系，說明我們文本已經完成，告知客戶可以提前過來取件。我們不能在客戶來取件的時間內完成，必須提前與客戶說明。
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