【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 源科技發(fā)展有限公司 企業(yè)內(nèi)部文檔 請(qǐng)勿隨意丟棄 第 10 頁(yè) 共 33 頁(yè) 供應(yīng)商相關(guān)？哪些跟物流相關(guān)？ 最后，我們依據(jù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的來(lái)源、相關(guān)的對(duì)象、數(shù)據(jù)的分類等級(jí)、數(shù)據(jù)處理 過(guò)程的方法、數(shù)據(jù)最終的訪問(wèn)權(quán)來(lái)有效對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的組織安排，最終達(dá)到：任何事務(wù)處理的結(jié)果，都有相應(yīng)的數(shù)據(jù)來(lái)描述，而且便于統(tǒng)計(jì)。舉例說(shuō)明： 有一個(gè)顧客，在商店需要訂購(gòu)“美的微波爐”。就這樣一個(gè)事件，如果在數(shù)據(jù)管理嚴(yán)格的商場(chǎng)和不嚴(yán)格的商場(chǎng)就會(huì)有不同的效果。 如果數(shù)據(jù)管理嚴(yán)格的商場(chǎng)會(huì)這樣做：首先，有客服中心或自助電腦終端來(lái)對(duì)顧客的信息用一張商品訂購(gòu)單來(lái)登記，表格上會(huì)有具體的訂購(gòu)商品明細(xì)、規(guī)格、用途、價(jià)位、需求時(shí)間、需求量、特別說(shuō)明等，還會(huì)有顧客的聯(lián)系電話、提貨方式、地址、電子郵件、聯(lián)系人等信息，同時(shí)會(huì)通過(guò)電腦系統(tǒng) 中的產(chǎn)品信息讓客戶確認(rèn)訂購(gòu)的確切品種；其次，處理訂購(gòu)的設(shè)施或人員會(huì)立即對(duì)訂購(gòu)的需求信息進(jìn)行審查，根據(jù)歷史的進(jìn)貨周期和商品上的訂貨周期對(duì)顧客的需求交貨時(shí)間進(jìn)行判斷，并給予回復(fù)確切的交貨時(shí)間和地點(diǎn)，同時(shí)發(fā)送采購(gòu)需求給采購(gòu)員；最后，商場(chǎng)會(huì)按照事先和客戶約定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨，從而使顧客增加信任和滿意度，顧客忠誠(chéng)度增長(zhǎng)。 如果數(shù)據(jù)管理不嚴(yán)格的商場(chǎng)大多數(shù)會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：首先，沒(méi)有明確的顧客訂購(gòu)負(fù)責(zé)人員或機(jī)構(gòu)，熱心的員工會(huì)直接找到采購(gòu)員來(lái)與顧客直接交涉，如果沒(méi)有采購(gòu)員來(lái)處理，則會(huì)告訴顧客留下電話和需求信息在一張沒(méi)有任何數(shù) 據(jù)格式要求的白紙上，回頭給電話答復(fù)，不熱心的員工可能會(huì)告訴客戶等幾天過(guò)來(lái)看一下是否有貨再買了；然后，隨后就是因規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、價(jià)格、其他需求等，不斷電話打攪客戶，也不乏要求客戶先看樣品再重新確定，直到客戶感覺(jué)無(wú)可耐何為止，也不排除細(xì)心的員工會(huì)登記的清楚，減少點(diǎn)麻煩；但是，很容易因?yàn)閿?shù)據(jù)格式錯(cuò)誤，或客戶與采購(gòu)理解的標(biāo)準(zhǔn)不一樣而導(dǎo)致勞而無(wú)功；最終，造成員工的效率因此而下降，客戶對(duì)商場(chǎng)的滿意度和信譽(yù)度失望，顧客群慢慢的流失。 通過(guò)上面的例子，我們可以看出結(jié)果的反差很大，而且就是一個(gè)方面的例子，因?yàn)閿?shù)據(jù)信息管 理不重視的例子舉不勝舉。關(guān)鍵就在于是否重視，是否事先做了準(zhǔn)備，是否建立了一個(gè)完善的體制來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)。所以說(shuō)，我們?cè)诙x作業(yè)流程前，不是光考慮如何方便就怎樣來(lái)，抓大放小的原則，往往重大的失誤都是因?yàn)榉噶嗽S多細(xì)小的錯(cuò)誤；我們必須對(duì)數(shù)據(jù)的管理需求先做好定位后，再根據(jù)數(shù)據(jù)管理需求的重要性來(lái)對(duì)作業(yè)流程設(shè)置，盡量保證數(shù)據(jù)的全面性和可利用性。 數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置建議 ： 數(shù)據(jù)權(quán)限是指，登陸的操作者查看和操作數(shù)據(jù)范圍和途徑。數(shù)據(jù)權(quán)限決定了能做哪些工作，和不能做哪些工作。設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限的目的在于數(shù)據(jù)管理的安全考慮和數(shù)據(jù)審查的需要，而對(duì)不同 操作級(jí)別的操作員和工作組設(shè)定的數(shù)據(jù)訪問(wèn)界限。 數(shù)據(jù)權(quán)限限制太多會(huì)影響業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，因沒(méi)有某項(xiàng)數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限而造成不能進(jìn)行實(shí)際的業(yè)務(wù)；如果不限制數(shù)據(jù)權(quán)限或限制的太粗獷，數(shù)據(jù)的安全性沒(méi)保障，對(duì)各個(gè)操作者的數(shù)據(jù)過(guò)濾不方便，而且對(duì)數(shù)據(jù)的運(yùn)算速度也有影響。 譬如：采購(gòu)部有很多人需要操作商品的數(shù)據(jù)和查詢銷售，如果不限制每個(gè)人的數(shù)據(jù)范圍，那可能調(diào)出的都是全部的數(shù)據(jù)，每次每個(gè)采購(gòu)員為了過(guò)濾別人的收據(jù)，次次必須重復(fù)輸入條件來(lái)過(guò)濾數(shù)據(jù)很麻煩，同時(shí)如果別人不小心還會(huì)刪除自己管理的數(shù)據(jù)；如果我們根據(jù)每個(gè)人負(fù)責(zé)的不同商品貨類和商品明細(xì)來(lái) 限制非自己操作數(shù)據(jù)就不會(huì)看到，就不用每次輸入過(guò)濾條件，別人也不會(huì)刪除自己的數(shù)據(jù)檔案。 因此，我們看出數(shù)據(jù)權(quán)限合理的分配，不但可以提高效率，而且可以劃清職責(zé)界限，還可以便于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)；同時(shí)，我們還可以根據(jù)合理數(shù)據(jù)權(quán)限來(lái)控制人為漏洞，而造成不必要的損失。在對(duì)數(shù)據(jù)權(quán)限劃分時(shí)，一定要考慮其工作的必須性，對(duì)哪些數(shù)據(jù)開(kāi)放，對(duì)哪些數(shù)據(jù)封鎖，如：我們?cè)谧鰯?shù) 讓商業(yè)管理省時(shí)省力 …… 寶 源企業(yè)集團(tuán)成員 深圳商鼎寶源科技發(fā)展有限公司 企業(yè)內(nèi)部文檔 請(qǐng)勿隨意丟棄 第 11 頁(yè) 共 33 頁(yè) 據(jù)日結(jié)時(shí)，對(duì)聯(lián)營(yíng)、租賃商戶的商品只做銷售統(tǒng)計(jì)就可以了，就禁止做庫(kù)存沖算，安全庫(kù)存量計(jì)算判斷，補(bǔ)貨分析之類的數(shù)據(jù)運(yùn)算；但是自營(yíng)商品就必須進(jìn)行。 所以，我們建議在數(shù)據(jù)權(quán)限 劃分時(shí)遵循以下幾個(gè)準(zhǔn)則來(lái)設(shè)置： 對(duì)于操作對(duì)象沒(méi)用的數(shù)據(jù)一定要過(guò)濾； 對(duì)于其他人員會(huì)誤操作造成危害的一定要控制； 工作所需的數(shù)據(jù)處理和查詢，必須開(kāi)放足夠的權(quán)限； 對(duì)于工作所需之外的數(shù)據(jù)訪問(wèn)操作必須封鎖； 對(duì)于集體共用數(shù)據(jù)必須有專人管理控制，禁止多人維護(hù)； 針對(duì)系統(tǒng)的保護(hù)重要程度高的數(shù)據(jù)必須限制訪問(wèn)操作； 對(duì)于處理的數(shù)據(jù)結(jié)果必須集中存檔； 對(duì)于業(yè)務(wù)工作需要的必須控制數(shù)據(jù)項(xiàng)目一定要設(shè)置條件； 建立嚴(yán)格數(shù)據(jù)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于垃圾數(shù)據(jù)要限制和及時(shí)清理； 對(duì)于過(guò)期數(shù)據(jù)操作相關(guān)的員工賬戶要及時(shí)清理； 基礎(chǔ)信息的建檔建議 ： 系統(tǒng)所有流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都是有從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中的基本信息和權(quán)限流程設(shè)置組織衍生的。所以，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否全面和準(zhǔn)確跟基礎(chǔ)信息有很大關(guān)系，往往很多報(bào)表數(shù)據(jù)沒(méi)有參考價(jià)值就是因?yàn)榛A(chǔ)信息不完善和管理不到位所致，所以我們必須在基礎(chǔ)信息檔案錄入和組織時(shí)，能夠盡量的全面，并且對(duì)基礎(chǔ)信息的維護(hù)要有良好管理策略?；A(chǔ)信息我們從以下幾個(gè)方面具體建議： 商場(chǎng)的組織結(jié)構(gòu)信息 ： 企業(yè)為了更好的對(duì)其人員的有效管理和績(jī)效 進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、分析 ，就必須，按照不同分工進(jìn)行分類管理分部或組管理。為了便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和采集數(shù)據(jù)的便利，所以建議對(duì)所有 職員進(jìn)行設(shè)計(jì)一種表述各職員崗位的上下從屬關(guān)系的數(shù)字信息表格。即：企業(yè)有哪些主要部門(mén)，每個(gè)部門(mén)又分多少個(gè)下級(jí)部門(mén)；還有的員工職責(zé)可能橫跨幾個(gè)部門(mén)，我們就可以對(duì)他們編成一個(gè)工作小組。企業(yè)一定根據(jù)企業(yè)的實(shí)際管理需求，來(lái)設(shè)置組織機(jī)構(gòu)信息；部門(mén)過(guò)多不便于協(xié)調(diào)管理和權(quán)限劃分；部門(mén)過(guò)于粗獷又不便于統(tǒng)計(jì)分析。對(duì)于設(shè)置一個(gè)部門(mén)，必須考慮員工的問(wèn)題，以避免建立的部門(mén)沒(méi)有員工和太大的實(shí)際作用，會(huì)給系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理帶來(lái)不便。 我們一般建議，商場(chǎng)部門(mén)分級(jí)最好不要大于兩級(jí)，每個(gè)部門(mén)的子部門(mén)最好在十個(gè)左右。上一章節(jié)有具體的參照。 商場(chǎng)的員 工檔案信息 ： 系統(tǒng)為了詳細(xì)的控制數(shù)據(jù)操作權(quán)限和企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)的管理，就必須對(duì)企業(yè)的員工檔案進(jìn)行登記管理；同時(shí)，根據(jù)員工檔案賬戶對(duì)員工的操作權(quán)限進(jìn)行限定，并統(tǒng)計(jì)其工作績(jī)效。而且，商龍系統(tǒng)建議為了提高企業(yè)的管理水平和效率，建議給每一個(gè)員工都分配操作賬戶，使其可以查詢或操作自己權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)，就不用專一的指定幾個(gè)所謂的專業(yè)的技術(shù)操作員進(jìn)行。我們建議，企業(yè)要讓員工學(xué)會(huì)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件工具來(lái)解決繁雜的手工作業(yè)量，譬如：很多企業(yè)的手工填表量很大，試想我們?nèi)绻谏虉?chǎng)的公共場(chǎng)所提供兩臺(tái)操作終端，讓員工自己的工號(hào)和密碼來(lái) 填寫(xiě)補(bǔ)貨和缺貨單，及查詢核對(duì)商品信息。是否對(duì)員工的工作效率有所提高？而且企業(yè)在補(bǔ)貨反映上是否要更準(zhǔn)確及時(shí)？企業(yè)的手工單據(jù)誤差率是否會(huì)減少？是否可以為企業(yè)節(jié)省幾個(gè)錄單員的工資成本開(kāi)支？企業(yè)在商品流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)上是否就可以加速且損耗較低？企業(yè)商品缺貨率是否也會(huì)下降很多？ 所以說(shuō)，企業(yè)不要吝惜幾臺(tái)電腦及軟件的投入和電費(fèi)的增長(zhǎng)，更不要怕誤操作帶來(lái)的麻煩，這也是最好的對(duì)軟件的考驗(yàn)和員工素質(zhì)的檢測(cè)手段。我們要每人都分配權(quán)限，參與使用，來(lái)提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平。 建立員工檔案時(shí)，盡量要詳細(xì)，必須對(duì)應(yīng)有部門(mén)和工作組（便于對(duì)操作權(quán)限 劃分而根據(jù)工作職責(zé)內(nèi)容編制的一種對(duì)應(yīng)關(guān)系），并且部門(mén)、工作組檔案必須在員工建立檔案前就要建號(hào)，因?yàn)樵阡浫霑r(shí)只能選擇。建完員工檔案后，千萬(wàn)別忘了為其分配操作和商品數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限。 讓商業(yè)管理省時(shí)省力 …… 寶 源企業(yè)集團(tuán)成員 深圳商鼎寶源科技發(fā)展有限公司 企業(yè)內(nèi)部文檔 請(qǐng)勿隨意丟棄 第 12 頁(yè) 共 33 頁(yè) 商品的區(qū)域分類信息 ： 商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的商品，要進(jìn)行很細(xì)致的管理，就必須對(duì)商品進(jìn)行分類管理，這就是我們通常所說(shuō)的貨類；同時(shí)，為了對(duì)商場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)陳列資源合理管理利用，就必須把商場(chǎng)分為不同的區(qū)域來(lái)管理，根據(jù)區(qū)域的大小和位置，擺放不同的商品和分配不同的人員來(lái)管理。要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)就必須對(duì)商品的分類信息和賣場(chǎng)的分區(qū)信息進(jìn)行定義錄入。商品的貨類和貨區(qū)建議根 據(jù)實(shí)際的管理需求，酌情定義，我們一般建議，貨類貨區(qū)分三級(jí)管理，每個(gè)級(jí)別的子項(xiàng)目最好在十個(gè)左右，最后不要大于三十個(gè)，這樣才便于統(tǒng)計(jì)和分析。因?yàn)榉旨?jí)太多 ，會(huì)給商品信息錄入和管理帶來(lái)不必要的工作量，統(tǒng)計(jì)運(yùn)算起來(lái)也會(huì)影響速度，但劃分太粗又會(huì)不便于商品利潤(rùn)貢獻(xiàn)分類比較；同時(shí)，建議在系統(tǒng)啟用時(shí)使用我公司默認(rèn)的設(shè)置，引用系統(tǒng)自帶的模版數(shù)據(jù)，這樣可以慘遭修改，減少不必要的錄入工作量。 商品的輔助管理信息 ： 商品的輔助管理信息是指，在商品的查詢或區(qū)別商品的一些特性描述信息，主要包括：商品常用的大、小包裝單位標(biāo)識(shí)、商品的稅率、 商品的狀態(tài)分類、商品的積分類型等詳細(xì)信息。這些信息對(duì)商品的管理起到不同輔助作用，便于對(duì)不同的商品做區(qū)分，同時(shí)他影響到商品是否能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，會(huì)員購(gòu)買此類商品如何積分。這些信息在商品建立檔案時(shí)，而且系統(tǒng)可以建立默認(rèn)值，最好是不要空缺，以免在需用時(shí)有無(wú)從下手。 供應(yīng)商檔案信息 ： 供應(yīng)商檔案，顧名思義就是與商場(chǎng)合作的供貨商檔案信息，他主要是為了便于統(tǒng)計(jì)每個(gè)供應(yīng)商的銷售和采購(gòu)款項(xiàng)，以便于對(duì)供應(yīng)商賬目自動(dòng)計(jì)算，減少人工的工作量和錯(cuò)誤，而設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)管理功能。他有兩部分：一是供應(yīng)商本身的企業(yè)信息，二是與供應(yīng)商簽定的合同 條款；同時(shí)供應(yīng)商的信息和合同及商品三者必須一一對(duì)應(yīng)，檔案建立時(shí)一定要考慮其關(guān)聯(lián)性。系統(tǒng)約定的處理方法，供應(yīng)商建檔時(shí)自動(dòng)建立一份格式合同，供其修改，系統(tǒng)每增加一條該供應(yīng)商的商品數(shù)據(jù)，就在合同中增加一條供貨商品檔案；如果為一品多供應(yīng)商則需要人工修改，否則送貨無(wú)法對(duì)此類商品的錄入驗(yàn)收單據(jù) ,而且每個(gè)供應(yīng)商必須有對(duì)應(yīng)的唯一結(jié)算方式，以便結(jié)算時(shí)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。同時(shí)建議供應(yīng)的檔案信息越全越好，譬如：供應(yīng)商的信息中若有電子郵件地址，訂單的傳遞方式就可選擇為電子郵件，這樣一來(lái)，只要一下訂單系統(tǒng)就自動(dòng)的傳送郵件給供應(yīng)商，即快捷又 方便。 生產(chǎn)商的檔案信息 ： 生產(chǎn)商檔案是指商品的直接生產(chǎn)廠商信息，此項(xiàng)信息的目的在于，對(duì)商品的模糊定位和打印商品的物價(jià)信息卡，譬如：在對(duì)于無(wú)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)條碼的季節(jié)性百貨商品，有時(shí)標(biāo)簽損壞或者驗(yàn)收無(wú)法通過(guò)條形碼辨別此商品已經(jīng)建檔或存在有供應(yīng)商供應(yīng)，這時(shí)候，我們輸入完生產(chǎn)商，規(guī)格，包裝，貨類、進(jìn)價(jià)時(shí)、供應(yīng)商、生產(chǎn)商系統(tǒng)會(huì)提示你現(xiàn)有系統(tǒng)存在的與該商品比較相近的記錄，這時(shí)就可以根據(jù)商品的其他特性來(lái)決定此商品是否已經(jīng)存在或準(zhǔn)確定位此商品的數(shù)據(jù)信息，就避免了商品檔案的重復(fù)建立對(duì)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)運(yùn)算影響。 商品的檔案信息 ： 商業(yè) 企業(yè)的經(jīng)營(yíng)核心就是商品，商品的各方面數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)了所有經(jīng)營(yíng)決策所需要的數(shù)據(jù)。因此，商品信息所有關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)必不可少。怎樣有效的對(duì)商品信息詳細(xì)的組織管理，也算得是一種高深的經(jīng)營(yíng)技術(shù)。它涵蓋了商品本身的特性管理和流轉(zhuǎn)特性信息，而且，商品的位置和所有者及價(jià)值鏈隨時(shí)都在發(fā)生變化。 所以，有效的組織商品信息管理，關(guān)鍵在于關(guān)注商品怎么流通，關(guān)注商品流通環(huán)節(jié)需要哪些數(shù)據(jù)；關(guān)注一個(gè)業(yè)務(wù)的產(chǎn)生對(duì)其他機(jī)構(gòu)的影響是什么？下面舉例說(shuō)明： 譬如：商品在銷售過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：每個(gè)商場(chǎng)都會(huì)以不同形式的推出會(huì)員積分管理，而在商品 銷售計(jì)算積分時(shí)，科學(xué)的算法會(huì)根據(jù)商品的毛利額或毛利率多少給顧客增加積分，而很多商品的毛利率可以，但毛利額很有限，就是按比率積分給顧客也沒(méi)太大的實(shí)質(zhì)意義；而相反有的商品單價(jià)高、毛利率低毛利額可觀，可能會(huì)多積一些 讓商業(yè)管理省時(shí)省力 …… 寶 源企業(yè)集團(tuán)成員 深圳商鼎寶源科技發(fā)展有限公司 企業(yè)內(nèi)部文檔 請(qǐng)勿隨意丟棄 第 13 頁(yè) 共 33 頁(yè) 分?jǐn)?shù)，那么我們?cè)趺磥?lái)定義商品積分？我們總不能每個(gè)商品去標(biāo)記。這時(shí)候，我們就要總結(jié)規(guī)律，把商品積分?jǐn)?shù)分為集中不同的類型來(lái)計(jì)算，如：按毛利率高低、按毛利額多少、按實(shí)際總銷售額、按商品的固定分?jǐn)?shù)等幾中不同的積分類型，我們把他關(guān)聯(lián)到商品貨類或貨區(qū)上，商品在建檔時(shí)自動(dòng)的根據(jù)此商品的貨類或貨區(qū)來(lái)取積分的計(jì)算方式，就不用一一錄入。 又如：我們商品的庫(kù)存控制當(dāng)中我們需要有一個(gè)庫(kù)存量的限制數(shù)目，這時(shí)我們就必須錄入庫(kù)存中的最大、最小量限制，而且系統(tǒng)也會(huì)根據(jù)每天的平均銷量和采購(gòu)周期來(lái)自動(dòng)計(jì)算安全庫(kù)存量，并修改商品檔案中的最大、最小量限制數(shù)據(jù)。 總之，商品要完善的管理是需要多方面的信息，我們?cè)诖司完愂鰩c(diǎn)重要的建議： ? 在系統(tǒng)建立商品檔案前，要先科學(xué)的分配定義貨類、貨區(qū)，它關(guān)系到商品的分類統(tǒng)計(jì)和管理賣場(chǎng)的陳列資源管理及人力資源績(jī)效考核。并進(jìn)行建立部門(mén)、員工、貨類、貨區(qū)、供應(yīng)商、單位、稅率、類型、積分方式、合同等商品所需要關(guān)聯(lián)的關(guān)系 信息，并且要規(guī)劃和設(shè)置工作組的劃分、業(yè)務(wù)操作權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、業(yè)務(wù)單據(jù)流程。 ? 定義商品對(duì)應(yīng)的明細(xì)貨類管理關(guān)聯(lián)，具體商品歸哪個(gè)具體的明細(xì)貨類； ? 定義商品與與對(duì)應(yīng)