【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 對(duì)有用的信息加以編輯和篩選。 刊物編輯。對(duì)篩選后的信息進(jìn)行組刊，形成初步的信息刊物供審閱。 信息審閱。將編排的信息送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。 出版。將出版后的刊物發(fā)送各聯(lián)網(wǎng)單位或上級(jí)。 評(píng)閱。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)出版后的信息進(jìn)行評(píng)閱。 統(tǒng)計(jì)。根據(jù)要求對(duì)各單位保送的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，給出相應(yīng)的排名。 督辦管理 督辦登記。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的批示或領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情進(jìn)行登記。 擬辦。對(duì)督辦件擬定處理流程?？勺远x流 程，也可選用已有的流程。 轉(zhuǎn)辦。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件轉(zhuǎn)到相應(yīng)單位進(jìn)行辦理。 反饋。相應(yīng)單位給出辦理結(jié)果，并將結(jié)果報(bào)送。有可能反饋文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)。 催辦。對(duì)超過(guò)辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。 歸檔。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。 回執(zhí)。對(duì)于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。 流程控制。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對(duì)流程進(jìn)行處理。定義常用流程。 議案管理 議案管理主要針對(duì)人大議案、政協(xié)提案。 會(huì)件管理。主要處理人大代表、政協(xié)委員在人大政 協(xié)會(huì)議上提出的議案、提案，包括議案提案登記、擬辦。 平件管理。主要針對(duì)平時(shí)人大代表、政協(xié)委員提出的建議和提案，包括登記、擬辦等。 議案提案辦理。根據(jù)擬辦意見(jiàn)，將議案提案轉(zhuǎn)到相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行辦理。 反饋。將議案、建議、提案等的辦理情況通知人大代表或政協(xié)委員。 信訪管理 來(lái)信。對(duì)社會(huì)各界的來(lái)信進(jìn)行登記、分類(lèi)、辦理、反饋；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示信進(jìn)行流轉(zhuǎn)；對(duì)社會(huì)各界的來(lái)信進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析等。系統(tǒng)可對(duì)處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。 來(lái)訪。對(duì)社會(huì)各界的來(lái)訪進(jìn)行登記、分類(lèi)、辦理、反饋；對(duì)集體來(lái)訪、重復(fù)來(lái)訪、越級(jí)來(lái)訪等作出統(tǒng)計(jì)；對(duì)相應(yīng)部門(mén)進(jìn)行考 核等。系統(tǒng)可對(duì)處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)管理 草擬領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿。 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)審批。將領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿送交相關(guān)人員審批。 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)登記。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)進(jìn)行登記，編制領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的主題詞。 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)查詢(xún)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)按照不同的方式進(jìn)行查詢(xún)；便于秘書(shū)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，撰寫(xiě)稿湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 17 件。 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)引用。系統(tǒng)記錄引用過(guò)的領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，為將來(lái)引用領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)提供信息。 提供面向人工體系的組織機(jī)構(gòu)管理。利用組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)能方便地構(gòu)建各個(gè)部門(mén)，在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)上建立起單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)。在每個(gè)部門(mén)的主頁(yè)中將各部門(mén)的職責(zé)、人員、聯(lián)絡(luò)等各種信息組織起來(lái) ，可通過(guò)電子郵件相互傳遞信息，協(xié)同工作，以提高工作效率。 另外，通過(guò)這種方式在網(wǎng)上發(fā)布各部門(mén)對(duì)外公開(kāi)的信息；也可由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或其他部門(mén)定期將信息放在自己部門(mén)的主頁(yè)上，并隨時(shí)更新。點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可方便地查閱相應(yīng)部門(mén)的信息。 電子刊物系統(tǒng)用于各種電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位制作內(nèi)部刊物時(shí)，它能起到很大的作用。在電子刊物系統(tǒng)中，可以是用戶(hù)輸入的各種信息、或者是從其他電子新聞中收集來(lái)的信息，最后形成一期刊物，在網(wǎng)絡(luò)上公開(kāi)發(fā)行。 如果結(jié)合部門(mén)信息查詢(xún)系統(tǒng)，則每個(gè)部門(mén)還可以建立自己部門(mén)的 電子刊物系統(tǒng)，用于發(fā)表自己部門(mén)的刊物，例如部門(mén)周報(bào)、企業(yè)導(dǎo)刊等。 公告牌是一個(gè)應(yīng)用比較廣泛的功能，其目的用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告等，其提供的基本功能包括：可以按分類(lèi)樹(shù)的方式瀏覽公告牌；公告牌還支持按標(biāo)題、日期、作者等進(jìn)行全文檢索，使查詢(xún)、瀏覽信息非常方便。 使用者可以根據(jù)自己的需要在公告牌上聲明感興趣的信息的分類(lèi)、標(biāo)題、內(nèi)容等，一旦公告牌中有符合條件的信息，系統(tǒng)自動(dòng)以電子郵件的方式主動(dòng)通知使用者；另外，為了保證公告牌中信息的準(zhǔn)確性，管理者能夠控制普通使用者在公告牌上進(jìn)行發(fā)布、修改和刪 除信息的操作。 宣傳部門(mén)可以利用此功能在網(wǎng)上發(fā)布簡(jiǎn)報(bào)、表彰、通訊、處分等信息，以便其它各部門(mén)能及時(shí)了解，對(duì)于溝通各部門(mén)工作很有幫助。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 18 圖 2. 15 電子公告牌 4. 電子論壇 電子論壇用于大家通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)某一議題自由地發(fā)表見(jiàn)解、或進(jìn)行提問(wèn)和解答、收集某一方面的意見(jiàn)等。電子論壇可以用來(lái)在內(nèi)部收集各種意見(jiàn)，如意見(jiàn)箱、民意調(diào)查等，或用來(lái)做問(wèn)題咨詢(xún)等。如果結(jié)合部門(mén)信息查詢(xún)系統(tǒng)，則每個(gè)部門(mén)還可以建立自己部門(mén)的電子論壇，用于在部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行討論。 另外，每個(gè)部門(mén)都可能遇 到這種情況：經(jīng)常有別的部門(mén)或外單位的工作人員來(lái)辦公室詢(xún)問(wèn)、電話(huà)詢(xún)問(wèn)各種問(wèn)題，而這些問(wèn)題有大部分是重復(fù)詢(xún)問(wèn)的，大大增加了工作人員日常工作量。如果每個(gè)部門(mén)都利用此功能模塊建立一個(gè)“常用問(wèn)題解答”系統(tǒng)，把這些詢(xún)問(wèn)頻率高的問(wèn)題發(fā)布在此系統(tǒng)中，大家就可以在網(wǎng)上了解情況，使工作人員避免了大量諸如此類(lèi)的事物，減輕了工作量，提高了工作人員的效率。還可以建立“技術(shù)交流”系統(tǒng)，大家把工作上遇到的技術(shù)問(wèn)題放在此系統(tǒng)中，發(fā)揮集體的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到共同提高的目的。 5．領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún) 領(lǐng)導(dǎo)工作都很繁忙，為了簡(jiǎn)化領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)上查找信息的過(guò)程，專(zhuān)門(mén)提 供了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)模塊，幫助領(lǐng)導(dǎo)能夠簡(jiǎn)單快速地找到所需要的信息。這需要相關(guān)人員定期把領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的信息發(fā)布到領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)庫(kù)中，例如領(lǐng)導(dǎo)所需的報(bào)告、報(bào)表、材料等。 領(lǐng)導(dǎo)上網(wǎng)到“領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)”庫(kù)中查找需要的信息時(shí)，只能瀏覽提交給本人的信息，無(wú)權(quán)查看提交給其他領(lǐng)導(dǎo)的信息，保證了信息的保密性和安全性。 6. 綜合信息庫(kù)模塊 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 19 為達(dá)到信息共享、提高工作效率的目的，本系統(tǒng)提供了多種綜合信息查詢(xún)的功能，如：國(guó)土資源、政策法規(guī)、地方志、電子書(shū)庫(kù)、名片管理、時(shí)刻表查詢(xún)。這些信息庫(kù)支持文檔、圖片、聲音等多媒體信息，可以根據(jù)實(shí)際需要自如組 織數(shù)據(jù)，并在網(wǎng)上通過(guò)瀏覽器查詢(xún)。例如：可在電子書(shū)庫(kù)放入各種相關(guān)書(shū)籍、資料、培訓(xùn)教材，建立網(wǎng)上圖書(shū)館； 在地方志中可以建立有關(guān)人文、歷史等信息； 政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)提供對(duì)國(guó)家各種政策法規(guī)的查詢(xún)功能，可以將我們國(guó)家的法律、法規(guī)，以及單位各種的規(guī)章制度存入其中，使用者可以按分類(lèi)樹(shù)的方式來(lái)管理和查詢(xún)。 在年鑒數(shù)據(jù)庫(kù)中可以用于建立并發(fā)布、檢索年鑒和大事記等。 1．資源管理 對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，它的資產(chǎn)如果管理不善，會(huì)造成資產(chǎn)的流失和去向不明。因此建立一套高效的資產(chǎn)管理系統(tǒng)是非常必要的，這樣可使單位后勤管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化， 提高后勤辦事效率。 為此，本功能模塊提供企事業(yè)單位內(nèi)部各種共享資源（如日常辦公耗材、會(huì)議室、汽車(chē)、工具等）的預(yù)定、審批、使用和統(tǒng)計(jì)。避免發(fā)生沖突，合理安排使用。并且便于領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)了解單位各種資產(chǎn)的配置情況和使用情況，為領(lǐng)導(dǎo)的某些決策提供支持。 圖 2. 16 資源管理 2．會(huì)議管理 會(huì)議是日常辦公不可缺少的一部分，會(huì)議管理模塊可以幫助工作人員在網(wǎng)絡(luò)上起草會(huì)議計(jì)劃、安排會(huì)議、發(fā)放會(huì)議通知、整理會(huì)議記錄等。 采用會(huì)議管理，可以避免以往手工安排會(huì)議造成的通知不及時(shí)、疏漏 人員、會(huì)議安排不合理等弊病，對(duì)日常會(huì)議安排具有重要意義。會(huì)議安排可以完成以下功能： 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 20 制定會(huì)議計(jì)劃：包括會(huì)議題目、主題、內(nèi)容、議程（會(huì)議中臨時(shí)變更的銜接問(wèn)題）、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、承辦單位、前往與離開(kāi)情況、參加人范圍、主持人、會(huì)務(wù)安排、會(huì)務(wù)聯(lián)系等。 會(huì)議文件的起草和審批：通過(guò)系統(tǒng)可以輔助起草會(huì)議需要報(bào)審批的相關(guān)文件，并進(jìn)入公文管理系統(tǒng)進(jìn)行審評(píng)流轉(zhuǎn)，批復(fù)后返回本系統(tǒng)。 實(shí)施會(huì)議登記：進(jìn)入登記管理、備案過(guò)程。 會(huì)議通知的擬定、下發(fā)和通知答復(fù)管理：當(dāng)會(huì)議計(jì)劃批復(fù)后，進(jìn)入會(huì)議通知的擬定、下發(fā)階段，必要時(shí)進(jìn)入公文管理 系統(tǒng)（需要以發(fā)文形式通知參會(huì)人員）；當(dāng)被通知對(duì)象通知后回復(fù)時(shí)（或以行文方式），統(tǒng)計(jì)參會(huì)的實(shí)際人員情況，并根據(jù)前往與離開(kāi)情況安排必要的接送事宜，送達(dá)至?xí)?wù)組。 會(huì)務(wù)管理。會(huì)務(wù)管理包括接送安排、簽到、食宿安排、資料發(fā)放、場(chǎng)所安排、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等工作。此工作可以采用遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)，也可以采用與系統(tǒng)可銜接的必要的計(jì)算機(jī)單機(jī)程序管理，使用后者，必須在事后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。 場(chǎng)所安排：會(huì)議安排人員可根據(jù)部門(mén)的資源設(shè)置對(duì)所要召開(kāi)會(huì)議的場(chǎng)所進(jìn)行安排。必要時(shí)根據(jù)會(huì)議的基本安排，提出場(chǎng)所要求，通知承辦單位，并由承辦單位會(huì)務(wù)組 執(zhí)行；系統(tǒng)可對(duì)會(huì)議所需要的如會(huì)議室進(jìn)行管理。會(huì)議安排人員可添加或刪除會(huì)議資源，監(jiān)控會(huì)議情況向有關(guān)人員發(fā)送通知等。 會(huì)議文件。系統(tǒng)可對(duì)會(huì)議形成的各種文件包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等進(jìn)行管理，并使用全文索引機(jī)制對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行索引，以便以后對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行查閱。 3．人事卡片 企事業(yè)單位要想得到持續(xù)發(fā)展，對(duì)人才資源的管理就顯得尤其重要。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中包含“人事卡片”功能模塊，它以表格來(lái)用以記錄員工的基本情況，包括姓名、年齡、政治面貌、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、文化程度、專(zhuān)業(yè)職務(wù)、本人簡(jiǎn)歷、備注等。在此基礎(chǔ)上，充分應(yīng)用 了多媒體信息，可以把工作人員的照片、學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書(shū)等掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)，放在表格的相應(yīng)位置，這樣計(jì)算機(jī)信息庫(kù)中的人事資料與以前紙張上的人事資料在表現(xiàn)形式上達(dá)到了一致的效果，使人事管理工作人員在應(yīng)用起來(lái)不會(huì)有陌生感，很快就能進(jìn)入新的工作狀態(tài)。 除此之外，所有員工都通過(guò)下面幾種方式分類(lèi)： 按部門(mén)查看 按姓名查看 按學(xué)歷查看 這樣非常有利于領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上隨時(shí)快速地查詢(xún)員工的情況，以便能根據(jù)內(nèi)部崗位的需要，合理地調(diào)整和安排人員工作崗位，充分發(fā)揮員工特長(zhǎng)，真正作到“人盡其才，物盡其用”。 4．考勤管理 工作人員在系統(tǒng)中進(jìn)行考勤登記，上班時(shí)， 輸入用戶(hù)名和密碼，然后按 “簽到 “鍵，就完成了上班考勤 。 下班時(shí)，則需再次進(jìn)入此模塊，再次輸入用戶(hù)名和密碼，然后按 “簽離 ”鍵，就完成了下班考勤。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 21 可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì) 條件有兩類(lèi)：人員條件和時(shí)段條件。人員條件中，可按個(gè)人查詢(xún)；時(shí)段條件中，可按 日歷定義時(shí)間段統(tǒng)計(jì) 。 圖 2. 17 考勤管理 統(tǒng)計(jì)結(jié)果為： 圖 2. 18 考勤統(tǒng)計(jì) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟硬件配置 硬件配置 服務(wù)器： P CPU 為 或以上，內(nèi)存 256M 或以上 客戶(hù)端： CPU 為 800M 或更高，內(nèi)存為 64M 或更高。 軟件配置 服務(wù)器：支持 Windows NT 或持 Windows NT 2020 Server 系統(tǒng)平臺(tái)；基于 Lotus 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 22 Notes 進(jìn)行開(kāi)發(fā)。 客戶(hù)端：支持 Windows 95/98/2020/XP，瀏覽器使用 IE 以上。 檔案管理系統(tǒng) 檔案管理可以對(duì)辦公過(guò)程中產(chǎn)生的表單及公文進(jìn)行歸檔、組卷，并對(duì)這些案卷實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)的應(yīng)用。本方案中我們采用東軟的 SEAS2020 綜合文檔管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)寶雞 市政府的檔案管理系統(tǒng)。 文檔管理的工作模式 SEAS2020 支持 Client/Server 和 Browser/Web Server/RDBMS 體系結(jié)構(gòu)，支持多服務(wù)器工作模式和大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)由系統(tǒng)管理端、檔案管理端（ AMS）和基于 Web 瀏覽器的查詢(xún)端 WebAQS 等工作端組成，系統(tǒng)的管理端和查詢(xún)端采用統(tǒng)一的功能界面，易于學(xué)習(xí)和掌握。 系統(tǒng)管理端有最高的權(quán)限，大部分系統(tǒng)管理工作由系統(tǒng)管理員完成，其工作是管理如下的系統(tǒng)功能模塊： 鑰匙文件管理 用戶(hù)管理 權(quán)限管理（缺省授權(quán)、特殊授權(quán)） 系統(tǒng)管理（模板管理、 數(shù)據(jù)庫(kù)管理、銷(xiāo)毀管理、借閱管理、實(shí)物借閱管理等） 用戶(hù)監(jiān)控 日志管理 系統(tǒng)表復(fù)制工具 備份與恢復(fù) AMS（ Archive Management System）是功能完善的檔案管理客戶(hù)端，其功能集成于一個(gè)統(tǒng)一界面內(nèi) —— 檔案管理端 AMS，操作非常簡(jiǎn)單，很容易學(xué)會(huì)并掌握，簡(jiǎn)單明了。檔案管理端的功能主要有： 檔案分類(lèi)、立卷、編目、銷(xiāo)毀、鑒定、借閱等； 原件的上傳、下載、檢入、檢出、瀏覽、打印等； 檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、打印等。 WebAQS 是采用 Java Applet 技術(shù)開(kāi)發(fā)的，基于 WWW 瀏覽器的客戶(hù)端，相應(yīng)的程 序安裝在 Web 服務(wù)器上，用戶(hù)只需要在客戶(hù)端上安裝普通的 WWW（如 Inter Explorer 等）瀏覽器，就可以直接訪問(wèn)檔案庫(kù)內(nèi)的文件。通過(guò)企業(yè)的 Intra 和 Inter 查詢(xún)檔案信息，并可根據(jù)其權(quán)限完成檔案的檢索、瀏覽、下載、上傳、打印等功能。 SEAS2020 產(chǎn)品形態(tài) SEAS2020 由信息輸入單元（掃描儀等信息輸入設(shè)備），信息處理單元，綜合文檔管理系統(tǒng)（服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、存儲(chǔ)設(shè)備和備份設(shè)備），信息輸出單元組成（繪圖機(jī)、打印機(jī)等）。 SEAS2020 分為單機(jī)版、 NT 版和 UNIX 版三種版本， 其客戶(hù)端分為系統(tǒng)管理端、檔案湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 23 管理端（ AMS）和基于 Web 瀏覽器的檔案查詢(xún)端（ We