【正文】 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 26 量備份功能，允許用戶備份上次備份以來(lái)，或者一月內(nèi)，或者一周內(nèi)發(fā)生變化的文檔。服務(wù)器端提供數(shù)據(jù)庫(kù)和大字段的備份與恢復(fù)工具。 圖 2. 23 在線監(jiān)控 日志和借閱管理：可以對(duì)檔案的操作內(nèi)容、訪問(wèn)方式、利用情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，幫助用戶建立完善的責(zé)任追查制度。 圖 2. 21 用戶管理 授權(quán)管理：可以針對(duì)整個(gè)部門、一個(gè)崗位或是個(gè)人進(jìn)行授權(quán)；可以在分類一級(jí)進(jìn)行授權(quán)，也可以在案卷或文件上直接授權(quán)，權(quán)限可由管理員動(dòng)態(tài)地設(shè)置和取消 。 用戶管理：建立以部門 — 崗位 — 人員所組成樹型組織結(jié)構(gòu)，設(shè)置所有用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限和訪問(wèn)口令，確保檔案的安全和保密。應(yīng)有完善的備份與恢復(fù)機(jī)制，保證一旦數(shù)據(jù)丟失可以盡快安全地恢復(fù)。當(dāng)有多人參與系統(tǒng)的管理和訪問(wèn)操作，必須明確操作者的身份，并根據(jù)其權(quán)限控制其操作和訪問(wèn)范圍。 SEAS2020 分為單機(jī)版、 NT 版和 UNIX 版三種版本， 其客戶端分為系統(tǒng)管理端、檔案湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 23 管理端（ AMS）和基于 Web 瀏覽器的檔案查詢端（ WebAQS），其產(chǎn)品形態(tài)如下圖所示。通過(guò)企業(yè)的 Intra 和 Inter 查詢檔案信息，并可根據(jù)其權(quán)限完成檔案的檢索、瀏覽、下載、上傳、打印等功能。檔案管理端的功能主要有： 檔案分類、立卷、編目、銷毀、鑒定、借閱等； 原件的上傳、下載、檢入、檢出、瀏覽、打印等； 檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、打印等。系統(tǒng)由系統(tǒng)管理端、檔案管理端（ AMS）和基于 Web 瀏覽器的查詢端 WebAQS 等工作端組成，系統(tǒng)的管理端和查詢端采用統(tǒng)一的功能界面，易于學(xué)習(xí)和掌握。本方案中我們采用東軟的 SEAS2020 綜合文檔管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)寶雞 市政府的檔案管理系統(tǒng)。 客戶端：支持 Windows 95/98/2020/XP，瀏覽器使用 IE 以上。 圖 2. 17 考勤管理 統(tǒng)計(jì)結(jié)果為： 圖 2. 18 考勤統(tǒng)計(jì) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟硬件配置 硬件配置 服務(wù)器： P CPU 為 或以上，內(nèi)存 256M 或以上 客戶端： CPU 為 800M 或更高，內(nèi)存為 64M 或更高。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 21 可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì) 條件有兩類：人員條件和時(shí)段條件。 4．考勤管理 工作人員在系統(tǒng)中進(jìn)行考勤登記，上班時(shí)， 輸入用戶名和密碼，然后按 “簽到 “鍵，就完成了上班考勤 。在此基礎(chǔ)上，充分應(yīng)用 了多媒體信息，可以把工作人員的照片、學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書等掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)，放在表格的相應(yīng)位置，這樣計(jì)算機(jī)信息庫(kù)中的人事資料與以前紙張上的人事資料在表現(xiàn)形式上達(dá)到了一致的效果，使人事管理工作人員在應(yīng)用起來(lái)不會(huì)有陌生感，很快就能進(jìn)入新的工作狀態(tài)。 3．人事卡片 企事業(yè)單位要想得到持續(xù)發(fā)展，對(duì)人才資源的管理就顯得尤其重要。 會(huì)議文件。必要時(shí)根據(jù)會(huì)議的基本安排，提出場(chǎng)所要求，通知承辦單位，并由承辦單位會(huì)務(wù)組 執(zhí)行；系統(tǒng)可對(duì)會(huì)議所需要的如會(huì)議室進(jìn)行管理。此工作可以采用遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)，也可以采用與系統(tǒng)可銜接的必要的計(jì)算機(jī)單機(jī)程序管理，使用后者，必須在事后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。 會(huì)務(wù)管理。 實(shí)施會(huì)議登記：進(jìn)入登記管理、備案過(guò)程。會(huì)議安排可以完成以下功能： 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 20 制定會(huì)議計(jì)劃：包括會(huì)議題目、主題、內(nèi)容、議程（會(huì)議中臨時(shí)變更的銜接問(wèn)題）、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、承辦單位、前往與離開(kāi)情況、參加人范圍、主持人、會(huì)務(wù)安排、會(huì)務(wù)聯(lián)系等。 圖 2. 16 資源管理 2．會(huì)議管理 會(huì)議是日常辦公不可缺少的一部分，會(huì)議管理模塊可以幫助工作人員在網(wǎng)絡(luò)上起草會(huì)議計(jì)劃、安排會(huì)議、發(fā)放會(huì)議通知、整理會(huì)議記錄等。避免發(fā)生沖突，合理安排使用。因此建立一套高效的資產(chǎn)管理系統(tǒng)是非常必要的，這樣可使單位后勤管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化， 提高后勤辦事效率。 在年鑒數(shù)據(jù)庫(kù)中可以用于建立并發(fā)布、檢索年鑒和大事記等。這些信息庫(kù)支持文檔、圖片、聲音等多媒體信息，可以根據(jù)實(shí)際需要自如組 織數(shù)據(jù)，并在網(wǎng)上通過(guò)瀏覽器查詢。 領(lǐng)導(dǎo)上網(wǎng)到“領(lǐng)導(dǎo)查詢”庫(kù)中查找需要的信息時(shí)，只能瀏覽提交給本人的信息，無(wú)權(quán)查看提交給其他領(lǐng)導(dǎo)的信息，保證了信息的保密性和安全性。 5．領(lǐng)導(dǎo)查詢 領(lǐng)導(dǎo)工作都很繁忙，為了簡(jiǎn)化領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)上查找信息的過(guò)程，專門提 供了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)查詢模塊，幫助領(lǐng)導(dǎo)能夠簡(jiǎn)單快速地找到所需要的信息。如果每個(gè)部門都利用此功能模塊建立一個(gè)“常用問(wèn)題解答”系統(tǒng)，把這些詢問(wèn)頻率高的問(wèn)題發(fā)布在此系統(tǒng)中，大家就可以在網(wǎng)上了解情況，使工作人員避免了大量諸如此類的事物，減輕了工作量，提高了工作人員的效率。如果結(jié)合部門信息查詢系統(tǒng)，則每個(gè)部門還可以建立自己部門的電子論壇，用于在部門內(nèi)部進(jìn)行討論。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 18 圖 2. 15 電子公告牌 4. 電子論壇 電子論壇用于大家通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)某一議題自由地發(fā)表見(jiàn)解、或進(jìn)行提問(wèn)和解答、收集某一方面的意見(jiàn)等。 使用者可以根據(jù)自己的需要在公告牌上聲明感興趣的信息的分類、標(biāo)題、內(nèi)容等，一旦公告牌中有符合條件的信息，系統(tǒng)自動(dòng)以電子郵件的方式主動(dòng)通知使用者；另外，為了保證公告牌中信息的準(zhǔn)確性，管理者能夠控制普通使用者在公告牌上進(jìn)行發(fā)布、修改和刪 除信息的操作。 如果結(jié)合部門信息查詢系統(tǒng)，則每個(gè)部門還可以建立自己部門的 電子刊物系統(tǒng)，用于發(fā)表自己部門的刊物，例如部門周報(bào)、企業(yè)導(dǎo)刊等。各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位制作內(nèi)部刊物時(shí)，它能起到很大的作用。點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可方便地查閱相應(yīng)部門的信息。在每個(gè)部門的主頁(yè)中將各部門的職責(zé)、人員、聯(lián)絡(luò)等各種信息組織起來(lái) ，可通過(guò)電子郵件相互傳遞信息，協(xié)同工作，以提高工作效率。 提供面向人工體系的組織機(jī)構(gòu)管理。 領(lǐng)導(dǎo)講話引用。 領(lǐng)導(dǎo)講話查詢。 領(lǐng)導(dǎo)講話登記。 領(lǐng)導(dǎo)講話審批。系統(tǒng)可對(duì)處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。 來(lái)訪。對(duì)社會(huì)各界的來(lái)信進(jìn)行登記、分類、辦理、反饋；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示信進(jìn)行流轉(zhuǎn)；對(duì)社會(huì)各界的來(lái)信進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析等。將議案、建議、提案等的辦理情況通知人大代表或政協(xié)委員。根據(jù)擬辦意見(jiàn)，將議案提案轉(zhuǎn)到相應(yīng)的部門進(jìn)行辦理。主要針對(duì)平時(shí)人大代表、政協(xié)委員提出的建議和提案，包括登記、擬辦等。主要處理人大代表、政協(xié)委員在人大政 協(xié)會(huì)議上提出的議案、提案，包括議案提案登記、擬辦。 議案管理 議案管理主要針對(duì)人大議案、政協(xié)提案。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對(duì)流程進(jìn)行處理。 流程控制。 回執(zhí)。 歸檔。 催辦。相應(yīng)單位給出辦理結(jié)果，并將結(jié)果報(bào)送。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件轉(zhuǎn)到相應(yīng)單位進(jìn)行辦理。可自定義流 程，也可選用已有的流程。 擬辦。 督辦管理 督辦登記。 統(tǒng)計(jì)。 評(píng)閱。 出版。 信息審閱。 刊物編輯。 信息篩選。 信息處理 信息接收。公文辦理人只能在相應(yīng)的位置簽署意見(jiàn)，無(wú)法修改上一個(gè)辦理人的意見(jiàn)，避免發(fā)生篡改別人意見(jiàn)的情況，保證了公文審批內(nèi)容的安全。能隨時(shí)跟蹤各類公文的辦理情況，并且能查看各類公文的辦理過(guò)程。在公文管理系統(tǒng)中只能看見(jiàn)需要自己辦理的公文，根本不能看見(jiàn)有關(guān)別人辦理的公文，這樣使公文管理有良好的安全性和保密性。只有列入此范圍的工作人員才有進(jìn)入公文管理系統(tǒng)的權(quán)限，有力保證了公文系統(tǒng)的安全。 ? 根據(jù)工作流應(yīng)用的不同和工作人員的工作范圍的不同，對(duì)不同的工作流應(yīng)用，可以設(shè)置不同的監(jiān)控人，那么某個(gè)監(jiān)控人只能監(jiān)控某個(gè)范圍的公文的流轉(zhuǎn)情況，不能看到其他監(jiān)控人員監(jiān)控的公文。 ? 監(jiān)控公文分類。 這樣可以實(shí)現(xiàn)公文確認(rèn)的功能：發(fā)件人在發(fā)送公文時(shí)可以進(jìn)行設(shè)置，使監(jiān)控人讀取了公文后通知發(fā)件人，確認(rèn)發(fā)件人的信息已被收到和閱讀。 紅燈表示公文正停在某一步等待辦理，但目前還沒(méi)有辦理。 具體功能如下： 監(jiān)控人員可隨時(shí)看見(jiàn)每個(gè)公文辦理的過(guò)程：哪些人已經(jīng)辦理結(jié)束，何時(shí)辦理的？已經(jīng)辦理了哪些步驟？誰(shuí)還沒(méi)有辦理？現(xiàn)在正在哪個(gè)步驟等待處理？ 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 15 標(biāo)志燈顯示。一旦工作人員收到了需要他辦理的公文，系統(tǒng)通過(guò)郵件的方式進(jìn)行將會(huì)以郵件的方式對(duì)它進(jìn)行通知。并且能數(shù)量以棒圖的 方式顯示。 具有“統(tǒng)計(jì)”功能。 在一些情況下，某人對(duì)公文辦理完畢后，傳送給下一人辦理，但這時(shí)發(fā)現(xiàn)有重要意見(jiàn)沒(méi)加上，或認(rèn)為以前的處理方法有不妥之處，需要返回重新辦理，在這種情況下，可通知管理員，管理員通過(guò)“撤消”功能，使公文又回到上一步。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 13 圖 2. 11 多人辦公 這在公文的處理過(guò)程中，對(duì)于一些當(dāng)前不是您要處理的公文，您可以授權(quán)給秘書，對(duì)于被授權(quán)的秘書，可以看到授權(quán)人的處理中公文，以此提示被授權(quán)人優(yōu)先處理哪些公文。 適用于多人辦理時(shí)的情況：例如，公文流轉(zhuǎn)到下一步時(shí)需要多位領(lǐng)導(dǎo)審批，一方面，可以實(shí)現(xiàn)每位領(lǐng)導(dǎo)都辦理完畢后，才向下流轉(zhuǎn)的情況；又可實(shí)現(xiàn)只要其中一位領(lǐng)導(dǎo)辦理后，就向下流轉(zhuǎn)的情況，增強(qiáng)了公文辦理的靈活性和易用性。 圖 2. 9 定制公文 對(duì)于發(fā)文管理的批辦單，可以按照寶雞市政務(wù)部門的批辦單格式在網(wǎng)上設(shè)計(jì)，例如： 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 12 對(duì)于收文管理的批辦單，可以按照寶雞市政務(wù)部門的批辦單格式在網(wǎng)上設(shè)計(jì)，例如： 圖 2. 10 收文 管理 對(duì)于其他工作（簽報(bào)管理等），它們的書面格式也可以非常方便的根據(jù)寶雞市政務(wù)部門的實(shí)際情況進(jìn)行定制。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 11 圖 2. 8 系統(tǒng)功能 可以任意定制公文的格式。 系統(tǒng)功能特點(diǎn) ： 完全實(shí)現(xiàn)了在瀏覽器下進(jìn)行公文辦理。定義常用流程。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。對(duì)于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。系統(tǒng)可以在得到批準(zhǔn)的情況下，對(duì)文件強(qiáng)制銷毀，并建立銷毀檔案，以備以后檢查。 銷毀。 歸檔。 催辦。 主題詞自動(dòng)生成。 支持修改痕跡保留。 會(huì)簽。 審稿。 ? 發(fā)文管理 擬稿。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對(duì)流程進(jìn)行處理。 流程控制。 回執(zhí)。建立文件銷毀檔案。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。對(duì)超過(guò)辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。有可能反饋文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)。 反饋。 轉(zhuǎn)辦。 傳閱。 擬辦。 根據(jù)寶雞市電子政務(wù)的實(shí)際情況，提供工作流配置模塊，可以預(yù)先定義好一些的辦理模式： ? 收文管理 收文登記。這樣避免了工作人員在各個(gè)辦公室之間來(lái)回傳遞文件，減輕他們的工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量。 工作流系統(tǒng)包括對(duì)各種公文（議案，決定，命令，請(qǐng)示，報(bào)告，指示，批復(fù)，通報(bào)，通告，通知等）進(jìn)行的收文辦理（傳遞，簽收，登記，分發(fā)，擬辦，承辦，批辦，歸檔等）和發(fā)文辦理（擬稿，審核，簽發(fā)，登記，分發(fā)，立卷，歸檔等）。 收發(fā)文管理 公文管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中一個(gè)非常重要的組成部分，它以我國(guó)企事業(yè)單位的公文辦理過(guò)程為背景，實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過(guò)程的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化。 因此， 在構(gòu)建業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該盡可能的選擇一個(gè)工作流系統(tǒng)作為解決方案。 近年來(lái)盡管桌面應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)個(gè)人的生產(chǎn)效率確實(shí)有了顯著提高，但對(duì)群體的生產(chǎn)效率并無(wú)明顯的同比效益。如今，許多單位的最終目標(biāo)是希望用他們的信息系統(tǒng)來(lái)支持整個(gè)業(yè)務(wù)流程，而不是僅僅支持流程中的個(gè)別部分。當(dāng)我們仔細(xì)審視這些業(yè)務(wù)流程時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)：很多業(yè)務(wù)流程總是頻繁地同時(shí)涉及人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。 圖 2. 7 個(gè)人信息 二次開(kāi)發(fā)功能 由于本系統(tǒng)具有良好的設(shè)計(jì)接口，可以在本系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)用戶需要的功能： 文件夾 完成對(duì)個(gè)人的各類電子文檔的錄 入、分類操作，并可以根據(jù)工作需要由員工自由定義文檔的共享級(jí)別：私人文檔、部門文檔、單位文檔。 通訊錄 工作人員根據(jù)自己工作的需要，建立個(gè)人的通訊錄，并能對(duì)通訊錄中的人員進(jìn)行分類。 圖 2. 5 電子郵件功能 待辦事宜 工作人員可以記錄自己待辦的工作，并能標(biāo)明處理的狀態(tài)：是否完成。 日程安排系統(tǒng)提供了個(gè)人對(duì)自己的時(shí)間安排記錄，同時(shí)個(gè)人還可以把自己的日程安排提供給他人，更可以為他人制定日程。 圖 2. 4 電子郵件功能 日程安排 工作人員能夠非常方便的根據(jù)日程安排自己的工作。本系統(tǒng)中的郵件系統(tǒng)完全支持 WEB MAIL 機(jī)制，工作人員可以使用瀏覽器瀏覽自己的電子郵件。從管理的角度來(lái)說(shuō)，具有客戶端配置簡(jiǎn)單、系統(tǒng)易于維護(hù)、動(dòng)態(tài)信息便于組織的特點(diǎn)；從可擴(kuò)充性角度講，具有開(kāi)放性好，分布處理能力強(qiáng)，可跨平臺(tái)的優(yōu)點(diǎn)；從使用角度考慮，具有易于導(dǎo)航、交互處理性能良好和信息源豐富的優(yōu)勢(shì)；從成本方面看，具有保護(hù)已有投資、利于升級(jí)和符合技術(shù)發(fā)展潮流的優(yōu)越性。這樣不僅把應(yīng)