【文章內(nèi)容簡介】 部分檔案紙張質(zhì)量較差，有破損和發(fā)黃的現(xiàn)象；大部分檔案已裝訂成冊。 四、項目建設目標： 高效準確地對 300 萬頁 社會保險業(yè)務檔案在省社保局檔案影像化管理系統(tǒng)中進廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 16 行檔案掃描加工 ,并對原件進行妥善整理和塑封，具體要求如下： 對從庫房出庫到掃描加工場地的業(yè)務檔案進行交接和登記工作。 檔案預整理工作。將每卷檔案按照單位或個人拆分成案件，每件打印并粘貼條碼；對檔案原件進行頁碼校對；對不太規(guī)則檔案進行預處理，如：對于較小的檔案用白紙進行裝裱等工作。 新建案卷和案件。對案卷封面和卷內(nèi)目錄信息進行著錄，并打 印案卷封面。 掃描質(zhì)檢工作。掃描原件，并對電子影像進行掃描質(zhì)檢； 復核工作。對電子影像進行標識、復核等工作； 錄入和質(zhì)檢工作。錄入含單位和個人等相關信息，對業(yè)務系統(tǒng)接口倒入的數(shù)據(jù)進行匹配，并進行檔案的復核和錄入進行質(zhì)檢（特殊處理）及抽檢。 將掃描后的電子信息數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)庫 /掃描圖像）載入系統(tǒng)。 對紙質(zhì)檔案原件進行整理、打印卷內(nèi)目錄，抽真空塑封和裝盒，并重新歸檔入庫。 五、對中標人生產(chǎn)能力的要求 投標人 2020 年以來具備檔案資料電子化加工生產(chǎn)經(jīng)驗和生產(chǎn)加工能力；具有履行合同所必需 的設備和專業(yè)技術能力（專業(yè)掃描、加工、質(zhì)檢生產(chǎn)線和生產(chǎn)車間，配備完善的專業(yè)技術人員隊伍和專業(yè)質(zhì)檢人員）。 六、 項目總體內(nèi)容及技術要求： （一） 檔案掃描要求 檔案掃描地點要求 中標人嚴格按照采購方規(guī)定，在采購方指定的場所約 120 平方米 內(nèi)開展數(shù)字化加工工作，并嚴格遵守采購方的各項管理制度。 檔案掃描技術要求 投標人須將業(yè)務檔案掃描成省社保局業(yè)務檔案影像化管理系統(tǒng)所要求的格式、大??；圖片要求影像真實反映紙質(zhì)檔案原貌、圖像完整無誤、清晰度高、圖像分辨率至少 240dpi 以上、無黑色斑塊等污點、黑邊、 黑線和網(wǎng)花、能清晰顯示檔案所有內(nèi)容、掃描影像主體傾斜角度不超過 1 度、色彩為 256 級灰度；掃描影像檔案順序應與原始檔案的排列順序相符，不能出現(xiàn)缺頁和漏頁；能按照每件檔案的實際情況，廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 17 將相應的圖片整合成一件影像檔案。 （二） 檔案掃描加工軟件系統(tǒng)要求 投標人 推薦 使用廣東省社會保險基金管理局業(yè)務檔案 電子化 管理系統(tǒng)， 也可自帶軟件系統(tǒng)，但 加工成果的發(fā)布處理 數(shù)據(jù)必須與廣東省社會保險基金管理局業(yè)務檔案電子化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)相匹配 ； 投標人須 提供對檔案掃描加工全過程進行 抽檢和 實時監(jiān)控 的相關模塊 ； （三） 檔案索引信息錄入要求 要求錄入的檢索信息的項目包括：檔案產(chǎn)生部門、產(chǎn)生年度、產(chǎn)生月份、憑證號、歸檔日期、辦結日期、姓名、身份證號碼、電腦編號（工傷案例號）、單位編號、單位名稱、個人電腦號、流水號、金額、檔案類別等信息。其信息應與檔案資料信息相符。 對于檔案索引項的錄入，投標人應在項目開始時提交錄入標準的初稿供各方討論確定，在項目實施過程中不斷提出，并與各方及時討論確認，在項目驗收時裝訂成冊一并提交。 索引字段要與掃描圖片一一對應聯(lián)系起來。 （四）提交掃描成品的要求 掃描成品后，需實現(xiàn)索引信息與圖片在檔案影像系統(tǒng)中一 一對應聯(lián)系起來，同時可被影像檔案管理系統(tǒng)所使用和管理。并進行文件數(shù)核查工作：即要求根據(jù)實體整理時提供的信息核查圖像，核對檔案卷（件）數(shù)是否與實際檔案卷（件）數(shù)相等，如不相等則不能收貨，需退回圖像處理人員補充掃描。 （五）項目加工的質(zhì)量要求 為嚴防原件在數(shù)字化加工過程中丟失與毀損、保證項目質(zhì)量和進度。在掃描加工全過程中，投標人須在該項目施工期全過程設有質(zhì)量檢查人員，以確保掃描和索引信息錄入質(zhì)量及原文件的歸檔管理，差錯率不得高于 ％。投標人要提供操作簡單、方便的平臺給用戶方和掃描加工的質(zhì)檢人員檢查檔案掃描和 索引錄入質(zhì)量。用戶方和投標方需備有專門的現(xiàn)場監(jiān)督人員，用戶方的質(zhì)檢人員若發(fā)現(xiàn)錄入索引字出錯、索引字與掃描圖片不匹配、漏掃等情況出現(xiàn)，應由投標人負責及時糾正并作相應的賠償（質(zhì)保金的考核扣分）。具體操作：投標人每加工完成用戶方指定數(shù)量的檔案后，交由用戶方進行檢查，檢查后由檢查方出具檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的錯誤由投標人負責糾正，糾正工作限時 2 天內(nèi)完成，同時根據(jù)檢查報告作相應的賠償。投標廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 18 人對錯誤處理后需提交處理報告，并將檔案交由用戶方進行復核，確保無誤。 （六）項目設備要求 對檔案進行影像化加工的計算機、掃描儀、條形碼打 印機、打印機和相關耗材等以及項目完工前的所有費用全部由投標人提供，且計算機、掃描儀和條碼打印機的性能應不低于以下標準： 計算機： CPU（頻率）≥ 2 GHz；內(nèi)存（容量）≥ 1GB；有獨立顯卡：顯存≥ 128MB。 掃描儀： 支持黑白和彩色掃描，掃描速度： 200DPI 條件下不低于 62PPM/124IPM（ PPM：每分鐘頁數(shù)， IPM：每分鐘影像數(shù)）；掃描模式：支持雙面彩色掃描模式；分辨率：彩色輸出：不低于 300DPI；黑白輸出：不低于 300DPI。 條碼打印機：打印方式：熱轉印 /直熱方式；分辨率：≥ 200DPI。 六 、管理要求： （一）項目檔案管理要求 掃描之前需對檔案進行初步整理 1） 投標人根 據(jù)用戶方的要求，對卷內(nèi)每件檔案進行整理，包括對檔案進行分類、托裱、修補等； 2）卷內(nèi)每件檔案建立了條形碼后，重新為每卷檔案建立卷封面信息并打印卷封面。 檔案原件后期整理要求 1） 投標人對檔案進行加工在未交還用戶方期間，對檔案進行妥善的保管，建立嚴格的檔案管理和保密制度，防止出現(xiàn)檔案丟失、毀損和歸檔混亂等情況； 2）檔案掃描加工完成后，再經(jīng)用戶方檢查確認無誤，投標人為每卷檔案打印卷內(nèi)目錄，并將卷內(nèi)目錄頁放在卷封面之后，卷內(nèi) 目錄包括卷號、每件檔案的單位編號、單 位名稱、個人身份證號、姓名、檔案產(chǎn)生日期、每件檔案頁數(shù)、保管期限等項目； 3）完成卷內(nèi)目錄后，投標人應按用戶方的要求對檔案進行抽真空塑封處理和裝盒（包括打印和粘貼盒封面和盒脊內(nèi)容）。 檔案數(shù)據(jù)備份要求 檔案數(shù)據(jù)備份要求將掃描后的電子信息數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫 /掃描圖像）在與主數(shù)據(jù)庫所在機器相分離的備份機上建立主數(shù)據(jù)庫的一個拷貝。 廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 19 檔案移交要求 不論是加工前還是加工完成后的檔案移交，移交地點均由用戶方指定，用戶方、投標人雙方當場清點檔案，并在移交清單上簽字。投標人要成立專 門的檔案交接組，與用戶方對口聯(lián)系，負責檔案的交接工作。 （二）項目實施要求 投 標人必須根據(jù) 用戶方 規(guī)定，建立專門的項目管理方案、實施細則，必須具有科學的組織架構、合理的人力資源配置、明確的項目進度、嚴密的管理制度和嚴格的質(zhì)量檢驗辦法，并規(guī)范項目實施過程中的文檔管理，嚴格按照雙方確定的計劃進度保質(zhì)保量完成工作。 投 標人需在投標文件中提供完善的項目管理措施、質(zhì)保期服務計劃、安全保密管理制度，并根據(jù)采購方要求制定完善的管理制度，包括制定本項目的工作計劃、工作職責、定期工作進度的監(jiān)管、安全保密制度、檔案著錄 /補錄的質(zhì)檢制度、檔案數(shù)字化加工后的質(zhì)檢制度、駐場人員的管理制度，建立嚴格的員工工作守則和紀律。 投 標人應在 用戶方 指定的工作場所完成檔案數(shù)字化加工工作，并針對用戶方提供的檔案類型、施工規(guī)定及要求，為投標人指定的操作人員進行全面的培訓，使操作人員能盡快適應工作環(huán)境，熟練操作相關設備，明確每一位施工人員的各項職責，每一操作人員都必須持有持有相關專業(yè)的上崗證。 投標人應提供有豐富的行業(yè)經(jīng)驗的項目小組進行全過程的管理監(jiān)控。投標人實行檔案數(shù)字化期間，在檔案暫存區(qū)域內(nèi)嚴格執(zhí)行消防標準，確保檔案實體和影像數(shù)據(jù)的安全 。在檔案數(shù)字化過程中，做好每卷檔案的流轉登記手續(xù)，不能丟失、損毀檔案，檔案內(nèi)部資料不能丟失或放錯檔案袋；應確保加工過程中和加工完成后紙質(zhì)檔案、系統(tǒng)數(shù)據(jù)及影像信息的安全。項目實施中要引入風險管理、質(zhì)量管理、成本管理；建立突發(fā)情況的及時響應制度，例如由于政府機關緊急批量調(diào)用檔案，導致工期延長的補救措施等。 投標人在投標時要特別強調(diào)指出所承諾的服務內(nèi)容，其中包括：服務期后的服務方式和費用。服務響應時間、項目完成時間、公司的技術力量、技術服務內(nèi)容、保密措施和質(zhì)量水平、免費培訓項目等。 投標人須提供從項目整體 驗收合格之日起，一年的免費質(zhì)保期服務。用戶方在辦理業(yè)務或是其它過程中發(fā)現(xiàn)影像不清晰、應急件處理、或是有資料漏掃等情況后，直接在影像上標記錯誤。由用戶方將檔案原件移出，辦理出庫登記手續(xù)，投標廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 20 人工作人員根據(jù)該卷影像的信息，對有問題的影像重新掃描，替換掉之前的影像。投標人修正后將檔案歸還用戶方，用戶方對歸還的檔案原件對照影像檢查無誤后辦理入庫手續(xù)，雙方簽字確認。 無論在質(zhì)保期內(nèi)還是質(zhì)保期滿后，投標人負責對其實施的項目提供 24 小時不間斷技術支持服務，并能提供本地化服務。對投標人提出的項目需求能夠及時響應和解決， 最慢不得超過一個工作日。 （三）駐場人員管理要求 投標人至少配備 12 名以上駐場人員，其中項目經(jīng)理、生產(chǎn)主管各一名，分別負責統(tǒng)籌本項目的技術支持、生產(chǎn)加工和員工管理。 配備的駐場人員情況應向用戶方備案，包括姓名、學歷、職稱、項目職責安排等情況，并附上相關證明復印件； 駐場人員（員工）需通過投標人（企業(yè)）專業(yè)技術培訓，并持有相關證書持證上崗。 駐場人員（員工）中熟練工人比例不可低于 30%。 投標人駐場人員要嚴格遵守用戶方規(guī)定的工作守則和作息時間，并制定完善的考勤制度。 為保證任務的按時完 成，進場人員必須保持相對的穩(wěn)定性。 用戶方定期對投標人的項目進度進行檢查，如發(fā)現(xiàn)項目進度緩慢、駐場人員不足時，投標人需根據(jù)用戶方要求及時補充工作人員。 用戶方提供此項目所需的工作場地、辦公桌椅及運行所需要的水、電等必要條件，投標人必須在用戶方指定的場所內(nèi)按相關規(guī)定開展工作，愛護公共財物，保持工作場所整齊、清潔、安靜。 未經(jīng)用戶方管理人員同意，不得將工作間任何物品帶出工作間外。 檔案數(shù)字化加工工作區(qū)域內(nèi)禁止吸煙及飲食 ,工作區(qū)域不可以放液體物品(膠水除外 ),確保原始檔案的安全性。 1與檔案 數(shù)字化加工工作無關的人員，不得擅自進入工作間。 （四）項目安全保密性要求 ， 中標人不 得任意復印檔案內(nèi)容對外傳播，不得利用檔案進行超出用戶方指定范圍內(nèi)的活動。保證檔案原件不丟失、不損毀、不混亂、不混淆。 ，中標人不得復制、傳播錄入電腦的數(shù)據(jù)（包括掃描的圖像廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 21 及索引目錄等電子信息）。中標人在項目完成把數(shù)據(jù)提交用戶方后，將所有中標方機器內(nèi)的數(shù)據(jù)刪除，不得利用數(shù)據(jù)進行超出用戶方指定范圍內(nèi)的活動。保證檔案電子化數(shù)據(jù)不外流、不遺失、不失真。 3. 中標人應對本項目所用到的網(wǎng)絡、計算機以 及相關文檔做好嚴密的保密措施。 ，未經(jīng)用戶方同意， 中標人均不得外傳、不得泄露。 5．中標人需與采購方簽訂安全保密協(xié)議，并建立嚴格的保密制度，加強對工作人員的保密教育。中標人如發(fā)生檔案泄密或安全事故，若情節(jié)輕微的，采購方有權扣罰全部質(zhì)量保證金，并暫停中標人全部工作，責成中標人進行整改，所耽誤的工作進度由中標人自行負責；屬于情節(jié)嚴重的，采購方根據(jù)合同規(guī)定中止合同，所造成的損失由中標人負責，并根據(jù)《檔案法》和《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》相關處罰條款追究其法律責任的權利。 七、 監(jiān)督管理和考核標 準（總分 100 分） （一）考核標準 1．中標人在采購方規(guī)定工作時間，駐場人員無故缺勤、遲到、早退的，每人次扣 分； 2．中標人質(zhì)檢人員在收集、移交檔案時，對不規(guī)范的案卷要及時向采購方檔案小組管理人員提出，經(jīng)確認后加以糾正，未及時糾正的，一卷扣 分； 3．中標人著錄、補錄人員在檔案資料錄入出錯時，應及時更正，采購方有權質(zhì)檢，如被發(fā)現(xiàn)錄入內(nèi)容錯誤、漏錄入檔案信息，一份（件）檔案資料扣 分； 4．中標人著錄人員漏打印檔案目錄，一卷檔案扣 分； 5．中標人著錄人員錯錄、漏打印檔案封面，一卷檔案扣 1 分； 6．中標人復核人員標識錯誤、漏貼件條碼，一件檔案扣 分； 7．中標人不得遺失、涂改、損壞檔案，損害情節(jié)輕微的，一例扣 10 分；損害情節(jié)嚴重的，采購方有權終止合同，如有違法，保留追究其法律責任； 8．中標人按照采購方規(guī)定穿著工作服及佩戴“外聘人員”工作牌。工作人員所攜掛包、錢包、手機等個人物品應放在指定位置，不得帶入工作間，如有違反，一次扣 分； 廣東省社保局社會保險業(yè)務檔案影像化項目項目招標文件 22 9．中標人不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備、移動存儲介質(zhì)和手提電腦等，如有違反，一次扣 分。 （二）質(zhì)量保證金計算方法 合同款項由合同款總 額的 75%和質(zhì)量保證金（合同款總額的 25%）兩部分構成，其中， 3/5 的質(zhì)量保證金（合同款總額 15%）按具體考核結果支付， 2/5 的質(zhì)量保證金（合同款總額 10%）則驗收之日起一年后的 15 個工作日內(nèi)支付。