【文章內容簡介】 人 參考編號 公司卡補款申請表 公司卡補款 公司 卡持有人 /出納 財務經(jīng)理 附件 支票備查簿 登記支票備查簿 出納 財務經(jīng)理 附件 Page 16 of 45 16 流程描述 付款準備 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 業(yè)務付款 ? 業(yè)務部門確認付款事項后，經(jīng)辦人填寫付款通知單，寫明付款金額，付款類型（如賠款、退保、給付、手續(xù)費、預付保費等），附上相關的原始憑證，交由部門負責人或業(yè)務管理部門分管經(jīng)理審核； ? 業(yè)務管理內勤可以通過 綜合業(yè)務系統(tǒng)的付款模塊 ，在系統(tǒng)中填制付款通知書，填制完畢后，系統(tǒng)自動傳遞提示財務人員做相關處理。 其它付款 ? 對于借款和日常報銷， 由申請人將所有審批手續(xù)（應填寫 員工差旅費用報銷單 或 通用費用報銷單 ， 參見費用管理流程手冊 ）完成后交財務出納。 高 各級公司業(yè)務部門或其他相關部門經(jīng)辦人 業(yè)務付款 ? 對于退保、賠款等即付款，業(yè)務部門負責人或業(yè)務管理部門分管經(jīng)理審核業(yè)務付款申請事項，核對相關原始憑證，并在付款通知單上簽字確認； ? 經(jīng)部門負責人審核后，將單據(jù)交由各級公司業(yè)務出納進行付款。 中 各級公司業(yè)務部門負責人 其它付款 ? 財務出納接收其它付款申請人上交的申請單、發(fā)票及相關審批表，并在財務系統(tǒng)中錄入付款信息； ? 財務經(jīng)理復核出納匯總的 相關憑證，核對確認財務系統(tǒng)中錄入的信息。 中 各級公司出納、財務經(jīng)理 準備付款信息 1 審批 2 復核原始憑證 3 Page 17 of 45 17 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 其它付款 ? 費用會計審核借款和日常報銷付款申請，復核確認相關申請審批的完整、正確性，編制付款憑證，交由會計做付款處理。 ? 對于大宗采購，或分期付款事項，應付款會計審核相應的原始憑證及有關負責人的簽字，復核無誤后，編制會計分錄，并記錄應付款，對應付款進行跟蹤。 ? 財務系統(tǒng) 提供對記錄的應付款定期跟蹤功能，檢查應付款賬齡，提示應付款會計督促款項的及時合理支付。 中 共享服務－財務中心費用會計、 應付賬款會計 業(yè)務付款 ? 出納收到經(jīng)業(yè)務部門 審核批準的付款申請，客戶憑業(yè)務部門簽發(fā)的有效憑證到柜面申請付款； ? 如果系現(xiàn)金付款的付款申請，出納應檢查是否有超出人民幣 ___元的現(xiàn)金付款限額；若超過限額，出納應在付款申請表和到期付款報告上注明“改為銀行付款”，并立即通知領款人該筆款項以銀行方式支付，請領款人提供銀行帳號，特殊情況必須經(jīng)由共享服務－財務中心財務經(jīng)理的事先批準； ? 現(xiàn)金付款 參見 現(xiàn)金付款流程 ，銀行付款 參見 銀行付款流程 。 其它付款 ? 一般為銀行方式付款， 參見 銀行付款流程 ，如小額采購或卻有困難無法以銀行方式付款的情況，應根 據(jù)審批權限，獲得相應授權人的簽字批準后，出納復核審批意見，予以支付； ? 現(xiàn)金付款 參見 現(xiàn)金付款流程 。 中 各級公司出納 記錄 應付款 4 是否現(xiàn)金付款？ 5 Page 18 of 45 18 現(xiàn)金付款 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 業(yè)務付款 ? 對于業(yè)務現(xiàn)金付款，由業(yè)務出納審核業(yè)務部門簽發(fā)的付款憑證，審核無誤后，由業(yè)務出納或銀行收款員根據(jù)付款憑證從備用金中支付現(xiàn)金； ? 業(yè)務出納每天開始營業(yè)前向共享服務－財務中心領取備用金，以備當日現(xiàn)金支付。 其它付款 ? 對于報銷費用或借款付款，公司規(guī)定固定的報銷日期和時間，出納在領款人到場的情況下支付現(xiàn)金， 并要求領款人在借款單 /費用報銷單的收款人欄簽收； ? 出納付款后在付款憑證上蓋“現(xiàn)金付訖”章，并在所有的原始發(fā)票上蓋“現(xiàn)金付訖”滾章， 并實行“當面清點，離柜不認”原則 。 高 各級公司出納 ? 付款后，相關業(yè)務部門經(jīng)辦人員取得對方的款項簽收單據(jù)，并交由業(yè)務出納； ? 業(yè)務出納在財務系統(tǒng)中錄入付款信息，財務經(jīng)理復核原始憑證，并在財務系統(tǒng)中作確認。 中 各級公司業(yè)務出納 ? 出納根據(jù)當天支付的 借款申請單和 費用報銷單，登記現(xiàn)金日記賬（附件 參見費用管理流程手冊 ）； ? 每個工作日結束前，出納將當天支 付的借款申請單、 費用報銷單和業(yè)務付款憑證信息錄入 財務系統(tǒng) 。 中 各級公司出納、財務經(jīng)理 支付 現(xiàn)金 6 登記現(xiàn)金日記賬 8 復核業(yè)務憑證 7 Page 19 of 45 19 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 費用會計或應付賬款會計復核所有的現(xiàn)金付款記錄，編制會計憑證，會計分錄為： 借：營業(yè)費用 /其他應收款 /業(yè)務支出 貸：現(xiàn)金 或 借：營業(yè)費用 /管理費用 /業(yè)務支出 貸：應付賬款 中 共享服務－財務中心費用會計、 應付賬款會計 ? 總賬會計 復核會計編制分錄和憑證，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，則返回費用會計或應付賬款會計進行修改； ? 審核無誤后在憑證上蓋章確認，并在系統(tǒng)中確認審核完成。 中 共享服務－ 財務中心 總賬會計 銀行付款 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 對于銀行付款的付款申請，由出納開具支票或其他票據(jù)； ? 出納開具支票等支付票據(jù)時，應嚴格遵照人民銀行的有關規(guī)定，認真填寫各項內容，發(fā)票抬頭必須和支票抬頭一致，不得出具空白支票，以及收款人或金額空白的支付票據(jù)；對于金額不明確的支出，應要求申請人提供合理的預計金額； ? 如確實無法估計支票確切金額而又需要以支票支付的情況，申請人需要的到財務經(jīng)理的審批確認，并限定支票額度，在實際支付時，支票金額不得超過批準的額度。 高 各級公司出納、 財務經(jīng)理 ? 根據(jù)審批權限，相應的授權審核人 復 高 共享服務復核過賬 10 準備付款票據(jù) 6 批準 支票 7 會計 處理 9 Page 20 of 45 20 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 核支票和相關文件上的金額、收款人以及其它重要信息； ? 復核無誤后，授權審批人在支票上加蓋公司財務專用章，由負責總經(jīng)理或其授權人（不得為共享服務－財務中心成員）加蓋公司支票專用章； ? 對于已開未批或由于其它原因作廢的的支票，復核人員應立即劃銷支票作廢，出納加蓋作廢章，并在支票登記簿上記錄，作廢的支票粘貼在支票登記簿上集中保管。 －財務中心 負責人 ? 出納根據(jù)支票存根等登記 支票備查簿 ，在支票備查簿上注明領款日期、領款金額、支票號碼，領款事項、 領款人和收款人 ； ? 領款人必須在支票登記備查簿上簽字確認。 中 各級公司出納 ? 出納將支票或其它票據(jù)交給付款申請人，由申請人在支票備查簿及支票存根上簽收，或到銀行辦理付款； ? 出納交付支票后，應在所有付款單據(jù)和原始發(fā)票上加蓋付訖章； ? 出納到銀行辦理付款，收到相關回單后，在所有付款單據(jù)上蓋付訖章； ? 如果支票由于填寫錯誤遭到對方銀行退票，在出納收到退票的支票后，加蓋作廢章，并在支票登記簿的原有記錄上說明已作廢，同時按照上述流程重新開具支票并相應記錄支票登記簿和粘貼作廢支票。 高 各級 公司出納 ? 參見 復核業(yè)務憑證 。 中 各級公司業(yè)務出納 支票備查簿 – 附件 付款 9 登記支票備查簿 8 復核業(yè)務憑證 10 Page 21 of 45 21 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 出納根據(jù)當天所有銀行付款的回單登記銀行日記賬； ? 每個工作日結束前，出納將當天支付的支票存根、 借款申請單和費用報銷單信息錄入 財務系統(tǒng) 。 中 各級公司出納 ? 費用或應付賬款 會計復核所有的付款記錄，編制會計憑證。會計分錄為： 借：應付賬款 /其他應付款 /業(yè)務支出 貸：銀行存款 中 共享服務－財務中心費用會計 /應付賬款會計 ? 總賬會計 復核會計編制的分錄和憑證，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，則返回費用會計或應付 賬款會計進行修改； ? 審核無誤后，在憑證上蓋章確認，并在系統(tǒng)總確認審核完成。 中 共享服務－財務中心 總賬會計 公司卡管理 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 公司卡是 以公司名義在銀行申請的信用卡，用于持卡人支付外地食宿費用、業(yè)務招待費用等行政費用； ? 各級公司財務經(jīng)理根據(jù)實際費用管理需求辦理公司卡開戶申請，填寫公司卡開戶申請書，說明開戶原因、所在銀行、賬戶類型、相關限額和協(xié)議等情況； ? 開戶申請書附相關申請審批材料上報共享服務 — 財務中心和資金管理中心進行審核； ? 公司卡開戶申請書同銀行賬戶開 戶申請書， 參見 開戶申請 。 中 各級公司財務經(jīng)理 會計 處理 12 復核過賬 13 登記銀行日記賬 11 公司卡開戶申請 1 Page 22 of 45 22 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 財務中心和資金管理中心的負責人審核公司卡開戶申請書，根據(jù)集團的賬戶管理政策，對公司卡設立的必要性和賬戶管理的安全性進行評估，批準確認后，各級公司方可辦理公司卡。 高 共享服務— 財務中心、資金管理中心負責人 ? 開戶申請經(jīng)審核通過后，各級公司財務經(jīng)理到銀行辦理公司卡開戶手續(xù)； ? 公司卡賬戶開設后，財務經(jīng)理填寫銀行賬戶登記表， 說明公司卡賬戶所在銀行、賬號、用途、類型、相關限額和協(xié)議等情況，并附上開戶憑證和公司卡開戶申請書復印件，報送資金管理 中心資金管理員； ? 公司卡持卡人須為經(jīng)管理層所批準的高層管理人員或因出差較為頻繁的職員。 中 各級公司財務經(jīng)理 ? 資金管理中心資金管理員復核各級公司報送的公司卡登記表，并將相關資料歸檔保存。 中 資金管理中心資金管理員 ? 公司卡銀行對賬單每月直接寄給各級公司財務經(jīng)理處； ? 財務經(jīng)理每月取得銀行寄來的公司卡銀行對賬單后，交由出納辦理費用報銷。 低 各級公司財務經(jīng)理 審批 2 辦理公司卡 3 備案 4 取得對賬單 5 Page 23 of 45 23 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 持卡人使用公司卡進行消費后，及時將相關發(fā)票、票據(jù)等匯總交至各級公司出納處；歸還公司卡時，須結清信用卡余額； ? 每月取得銀行對賬單后， 出納逐筆核對持卡人交來的報銷單據(jù)，并確認余額是否一致，辦理費用報銷手續(xù)。 中 各級公司出納 ? 公司卡的管理制度采取備用金制度，資金不足時，由持卡人填寫 公司卡補