【文章內(nèi)容簡介】 文件，文件名稱由用戶自定，如 ； ? 匯總庫 即對基本庫進行分類匯總后所生成的用于保存匯總結(jié)果的庫文件，如 xxxⅠ .dbf ； ? 排序庫 即根據(jù)基本庫的某種特征將其數(shù)據(jù)記錄按定一定順序排列后生成的數(shù)據(jù)庫文件，文件名稱由系統(tǒng)生成，如 xxxⅡ .dbf ； ? 歷史庫 用于保存各個不同時期基本庫數(shù)據(jù)的文件，如 xxxⅢ .dbf ； ? 備查庫 用于保存所發(fā)現(xiàn)的重復(fù)記錄的數(shù)據(jù)庫，如 xxxⅤ .dbf ； ? 備忘庫 用于保存已經(jīng)被刪除記錄的數(shù)據(jù)庫，如 xxxⅥ .dbf 。 ? 余額庫 余額庫是根據(jù)關(guān)鍵字段名所生成的不具有重復(fù)關(guān)鍵字記錄的輔助庫，其數(shù)據(jù)來源于基本庫中相同關(guān)鍵字的最后一條記錄?？捎糜谶M銷存、收支帳等已設(shè)置了余額結(jié)轉(zhuǎn)功能的系統(tǒng)中，進行基本庫初始化等。； ? 用戶通過選擇相應(yīng)庫文件，可對其進行相應(yīng)的操作處理 。 系統(tǒng)設(shè)置（二十三） ? 記錄篩選和授權(quán) ? 系統(tǒng)管理員可以通過設(shè)置記錄自動篩選條件并授權(quán)給各個操作員后，來達到讓操作員只能操作部分記錄的目的。設(shè)置時需先設(shè)置篩選條件，然后才能進行授權(quán)設(shè)置。 設(shè)置記錄篩選條件的注意事項 ： 未設(shè)置操作類別的操作員，其默認(rèn)操作范圍為全部記錄。授權(quán)類別超過 1個時，將在系統(tǒng)窗口選擇數(shù)據(jù)庫后，自動彈出記錄類別選擇窗口供選擇，如要更換記錄類別，可進入系統(tǒng)選擇窗口重新選擇該數(shù)據(jù)庫即可。 固定更新是指編輯數(shù)據(jù)時，始終以其所依據(jù)的記錄篩選分類字段名稱和篩選值，來更新所編輯記錄的該字段數(shù)據(jù)。如設(shè)置了依據(jù)部門名稱進行分類，如分類為：部門名稱 =39?？蛻舨?39。，且將該分類設(shè)置授權(quán)給了操作員甲，則甲操作員在添加、修改數(shù)據(jù)時，不論其部門名稱字段錄入的是 “ 銷售部 ” 還是 “ 客戶部 ” ，系統(tǒng)都將自動更改為：客戶部。 進入表格式錄入窗口編輯數(shù)據(jù)時，如果沒有設(shè)置為固定更新，則添加新記錄后，將看不到所添加的空記錄，因此無法編輯新記錄的數(shù)據(jù)。卡片式錄入中如果沒有設(shè)置為固定更新，則可以錄入上例中的銷售部等其他部門，但確認(rèn)編輯后將看不到，因為不屬于甲操作員所操作的記錄了類別。 固定更新方式只能用于簡單分類條件。 啟用記錄分類授權(quán)功能后，如果設(shè)置不當(dāng)，有可能造成余額結(jié)轉(zhuǎn)公式計算結(jié)果不正確。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（一） ? 子表的意義和設(shè)置 一、子表的意義： (為 ） 子表即針對某一字段設(shè)置的明細表或稱子庫或輔助庫。在基本庫基礎(chǔ)上增設(shè)子表，可以擴充基本庫的管理功能，從而使 《 數(shù)據(jù)大師 》 能夠管理更為復(fù)雜的事務(wù)。一個基本庫最多可以設(shè)置 10個子表，但一個字段只能設(shè)置一個子表。每個子表均必須指定一個與基本庫相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段名稱，且子表中必須包含該關(guān)鍵字段名稱，例如：在租房信息管理系統(tǒng)中，可以建立如下基本表： 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（二） ? 但在我們的管理中，要求包括隨住人員的詳細資料，而每個租賃戶的隨住人員數(shù)是不確定的，因此，要在主表數(shù)據(jù)庫（如上表）中反映隨住人員的詳細資料，顯得有些困難，以前，我們是將其存儲在備注型字段中的，但那樣不便于統(tǒng)計、計算、查找等?，F(xiàn)在我們可以用子表功能來代理以前的備注型數(shù)據(jù)了。如可以建立如下子表項目： 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（三） ? 再比如汽車維修，每次修理可以作為一條記錄，如維修日期，故障原因，維修費用等，這些適合登記在基本庫或叫主庫中。但每次修理所消耗的材料明細，就適合用子表來處理，因為不可能把材料名稱、該材料的單價等都設(shè)置成主表的字段，而在子表中，只需設(shè)置材料名稱，數(shù)量，單價，金額幾個字段就可以了。但是如何確定子表中哪些材料是屬于本次維修耗用的呢，這就必須在 主表和子表間設(shè)置關(guān)聯(lián)字段 ，如主表中可設(shè)置 維修編號 ，這維修編號在主表中必須是唯一的，不得出現(xiàn)重復(fù)的記錄。 同時，在子表中也設(shè)置維修編號，這樣就可以在子表中根據(jù)維修編號來確定每次材料消耗數(shù)據(jù)了。當(dāng)然在主庫中也應(yīng)該設(shè)置材料消耗金額字段，用來記錄每次材料消耗總額。并且主庫中的某一維修編號的材料消耗金額，應(yīng)該等于子表中同一維修編號的材料明細的合計金額。只可惜現(xiàn)在還不具備子表和主表數(shù)據(jù)的互相驗證功能，如材料金額在主表和子表之間的自動核對。不過，以后肯定會改進好的。 二、設(shè)置子表的方法： 建立子表數(shù)據(jù)項目 ，點系統(tǒng)設(shè)置 設(shè)置子表功能 建立子表數(shù)據(jù)庫菜單，即可進入子表項目設(shè)置窗口，首先應(yīng)該指定對基本庫中哪個字段設(shè)置子表，依前例，可以指定 隨住人數(shù) 為需要設(shè)置子表的字段，接著輸入子表數(shù)據(jù)庫文件名稱，如輸入：隨住人員庫。然后選擇與子表關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段名，此例中可以選擇 業(yè)主姓名 。最后，便是設(shè)置如上面第二個表格中的子表數(shù)據(jù)項目，系統(tǒng)會自動將前面指定關(guān)鍵字段添加到子表庫的第一個字段中，然后，依次設(shè)置隨住人姓名、性別 等項目，最后點 保存 按鈕即可。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（四） ? 設(shè)置提示： A、增加子表編號可增加新的子表。 B、子表中應(yīng)有一字段名稱和子表關(guān)鍵字段名相同。 C、雙擊基本庫字段列表可選擇需要設(shè)置子表的字段名稱。 設(shè)置子表輸入屬性 ，其設(shè)置方法和基本庫的錄入限制條件基本相同，也可以指定自動編號、限制重復(fù)值、設(shè)置枚舉值等。 定義子表計算公式 ，子表需要計算時才設(shè)置，方法和基本庫的超級用戶計算公式完全相同。 定義子表余額公式 ，子表需要計算余額數(shù)據(jù)時才設(shè)置，方法和基本庫的余額公式完全相同。設(shè)置之后，數(shù)據(jù)錄入時會自動計算，也可以在子表操作菜單下單獨調(diào)用子表計算功能。 三、子表數(shù)據(jù)的錄入： 只要設(shè)置了子表數(shù)據(jù)項目和輸入屬性，當(dāng)進入卡片式錄入窗口后，就會在設(shè)置了子表的字段的輸入框后面，自動產(chǎn)生一個 編輯 按鈕，我們在新增或修改狀態(tài)，點擊這個編輯按鈕即可進入子表數(shù)據(jù)錄入窗口。 子表數(shù)據(jù)錄入窗口的界面非常類似于卡片式錄入窗口，只是關(guān)鍵字段的數(shù)據(jù)不能輸入，而是系統(tǒng)從基本庫中取數(shù)后自動傳入，且子表中所顯示的記錄也只顯示與關(guān)鍵字段數(shù)據(jù)相匹配的記錄。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（五） ? 特別提示： 主表關(guān)鍵字段的數(shù)據(jù)是不允許重復(fù)的，但子表關(guān)鍵字段的數(shù)據(jù)卻允許重復(fù)；自動編號功能不能用于子表中的關(guān)鍵子段，但可以用于主表的關(guān)鍵子段。因此，必須在基本庫的設(shè)置錄入限制條件中，將基本庫的關(guān)鍵字段設(shè)置為 不允許重復(fù)值 。 四、子表數(shù)據(jù)的查詢： 可以進入數(shù)據(jù)查詢 包含子表的查詢中，與基本庫數(shù)據(jù)一起進行關(guān)聯(lián)查詢，也可以進入子表操作 子表數(shù)據(jù)查詢中，單獨對子表進行查詢操作。 五、含子表的報表的設(shè)置方法： 由于子表的數(shù)據(jù)總是和基本庫的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的，因此，要在報表上打印出子表的內(nèi)容，只能進入打印制表 新建復(fù)雜報表中進行設(shè)置。在進入報表設(shè)計器后，通過在數(shù)據(jù)環(huán)境中添加基本庫和相關(guān)的子庫文件后，在兩個庫中按設(shè)置子表的關(guān)鍵字段 建立關(guān)聯(lián) 。并在 報表 — 數(shù)據(jù)分組 的分組表達式中輸入關(guān)鍵字段名稱。然后將基本庫的字段用域控件添加到 組標(biāo)題 區(qū)域，將子庫的字段用域控件添加到 細節(jié)區(qū)。這樣就能在細節(jié)區(qū)總是只顯示與在組標(biāo)題中的基本庫記錄有關(guān)聯(lián)的子表中的記錄。但要顯示“一對多”的子表中的記錄，即一個基本庫的記錄顯示多個子表中的記錄，則只能等到退出報表設(shè)計器后才能實現(xiàn)。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（六） ? 下面是和一位用戶的有關(guān)如何打印子表數(shù)據(jù)問題的對話，供大家參考。 問： 子表的內(nèi)容如何在“打印制表”中設(shè)計到相應(yīng)的表格中去呢？ 答： 可以通過在數(shù)據(jù)環(huán)境中添加子表文件，并將基本庫和子表建立關(guān)聯(lián)后，即可實現(xiàn)對子表的打印輸出。 問： 子表我已經(jīng)建立，你所指的“在數(shù)據(jù)環(huán)境中添加子表文件”所指的是什么？是要另外建立一個數(shù)據(jù)庫嗎？“將基本庫和子表建立關(guān)聯(lián)”如何操作。在關(guān)聯(lián)中好象不能找到子表。 答： “在數(shù)據(jù)環(huán)境中添加子表文件”，是指進入報表設(shè)計器（不是快速動態(tài)報表中）后，在報表空白處點右鍵，在其彈出的右鍵菜單中點數(shù)據(jù)環(huán)境菜單項，在其后出現(xiàn)的數(shù)據(jù)環(huán)境窗口中，再點右鍵，選擇添加菜單項，選擇要打印的子表文件名（進入該系統(tǒng)的子表文件夾中選擇）即可添加成功。當(dāng)然，之前也應(yīng)該先用同樣的方法添加基本庫。然后，在數(shù)據(jù)環(huán)境的基本庫字段列表框中，用 鼠標(biāo)按住基本庫的關(guān)鍵字段名稱拖往子表字段列表的關(guān)鍵字段 上，即可建立關(guān)聯(lián)索引。最后，退出數(shù)據(jù)環(huán)境，在報表上選擇報表菜單中的分組，在分組表達式中輸入關(guān)鍵字段名稱，點確定，即返回報表設(shè)計窗口，再在報表設(shè)計窗口中，在分組標(biāo)題區(qū)添加要打印的基本庫的字段，在細節(jié)區(qū)，添加要打印的子表的字段即可。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（七） ? 下圖是建立關(guān)聯(lián)前的數(shù)據(jù)環(huán)境 下圖是建立關(guān)聯(lián)后的數(shù)據(jù)環(huán)境： 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（八） ? 問： 對于子表內(nèi)容的打印輸出我仍然無法實現(xiàn)。按照你的指導(dǎo)，我完成到基本庫與子表關(guān)鍵字段的關(guān)聯(lián)，但子表字段的添加無法實現(xiàn)，更不能在數(shù)據(jù)表的給定位置打印了。望能進一步指導(dǎo)。謝謝！ 答： 只要做好了數(shù)據(jù)環(huán)境設(shè)置，就可以在報表的細節(jié)區(qū)域添加域控件時點表達式后面的瀏覽按鈕，在彈出的字段列表中，會包括有基本庫和已經(jīng)關(guān)聯(lián)子表的字段，從中選擇需要打印的字段即可添加成功。 問： 子表打印輸出已能設(shè)置，但只能顯示子表中的第一行數(shù)據(jù)，子表內(nèi)的其他數(shù)據(jù)不能同時加入。如何處理？ 答： 與子表關(guān)聯(lián)后，只能打印子表中所關(guān)聯(lián)的第一個記錄的原因，是因為沒有將其設(shè)置為“一對多”的報表類型，但這種“一對多”的報表類型，可以在您退出報表設(shè)計器后，系統(tǒng)會自動添加的。再次進入預(yù)覽報表，即可以看到一對多的報表效果。 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（九） ? 下圖是在報表設(shè)計器中設(shè)置的可以打印子表數(shù)據(jù)的報表： 利用子表提升數(shù)據(jù)處理功能（十） ? 問： 我已經(jīng)在報表設(shè)計其中設(shè)計好了包含子表數(shù)據(jù)的報表，為何在預(yù)覽打印時提示：找不到某某子表數(shù)據(jù)庫文件？ 答： 預(yù)覽時找不到子表數(shù)據(jù)庫文件的原因是沒有保留報表數(shù)據(jù)環(huán)境，請在打印制表 設(shè)置報表打印選項窗口，設(shè)置為需要保留數(shù)據(jù)環(huán)境即可。 ? 下圖是報表預(yù)覽結(jié)果： 數(shù)據(jù)處理（一） ? 表格式錄入菜單簡介 ? 表格式錄入即在一屏顯示多條記錄的環(huán)境下進行數(shù)據(jù)編輯。主要菜單有： ? ? ? ? ? 數(shù)據(jù)處理（二） ? 編輯菜單 包括：撤銷、重做、復(fù)制、剪切、粘貼、查找等，用于數(shù)據(jù)編輯操作，提高數(shù)據(jù)錄入效率。 ? 返回 ? 記錄操作 菜單包括：追加、插入、行刪除、行移動、塊復(fù)制、塊刪除、累加等菜單項。 ? 追加 —— 在數(shù)據(jù)庫的末尾追加一條空記錄供用戶編輯； ? 插入 —— 在當(dāng)前記錄號前插入一條空記錄供用戶編輯； ? 行刪除 —— 刪除當(dāng)前記錄。 ? 塊刪除 —— 刪除連續(xù)多條記錄。 ? 行移動 —— 將當(dāng)前記錄搬遷到指定的記錄號位置。 ? 塊復(fù)制 —— 將連續(xù)多條記錄復(fù)制到一指定記錄號之后。 ? 撤銷刪除 —— 恢復(fù)本次數(shù)據(jù)編輯中所刪除的全部記錄。 ? 累加 —— 將數(shù)字型字段的數(shù)據(jù)通過一定方式求和后，其結(jié)果寫入當(dāng)前記錄。包括： ? 連續(xù)累加 —— 將連續(xù)多條記錄進行求和。 ? 精選累加 —— 根據(jù)用戶挑選的記錄號進行求和。 ? 分類累加 —— 根據(jù)用戶指定的分類條件進行求和 數(shù)據(jù)處理（三） ? 欄目操作 主要包括： ? 替換 —— 所謂替換即用新數(shù)據(jù)代替原有數(shù)據(jù)。如若想對工資數(shù)據(jù)庫中全部女職工的“衛(wèi)生費”統(tǒng)一改為 8元，則先將光帶移到“衛(wèi)生費”字段，即使“衛(wèi)生費”變?yōu)楫?dāng)前字段，然后在替換操作菜單中選擇“分類替換”菜單項，系統(tǒng)立刻彈出條件分類窗口，根據(jù)提示設(shè)置分類條件為“性別 =?女’”，（具體操作為：單擊“設(shè)置”按鈕 ——雙擊“性別” ——輸入“女” ——單擊“結(jié)束分類條件設(shè)置” ——單擊“確認(rèn)”），再點擊“下一步”按鈕，提示“請輸入數(shù)值”，本例輸入 8回車，單擊“確定”按鈕即可。 ? 欄目復(fù)制 —— 將本數(shù)據(jù)文件中另一字段（列）的數(shù)據(jù)復(fù)制到當(dāng)前字段（列），當(dāng)前字段下的原有數(shù)據(jù)將被新的數(shù)據(jù)所覆蓋。 ? 序號調(diào)整 —— 即將某一字段下的數(shù)據(jù)按一定順序進行編號，用戶只需輸入：起始記錄號、結(jié)束記錄號、起始序號、記錄間數(shù)差，系統(tǒng)即可完成其編號工作。 ? 四舍五入 —— 對有小數(shù)位的數(shù)值型字段進行四舍五入操作。 ? 舍零取整 —— 對有小數(shù)位的數(shù)值型字段進行舍零取整操作。 ? 索引 —— 即根據(jù)當(dāng)前字段進行升序或降序索引。升序即按由小到大的順序排列記錄，降序則相反。 ? 存盤 —— 及時保存已編輯的數(shù)據(jù)有利于減少重復(fù)勞動。 數(shù)據(jù)處理（四） ? 卡片式錄入的特點 表格式錄入是一屏顯示多條記錄，而卡片式錄入則是一屏只能顯示一條記錄，從而易于掌握每一記錄的全貌。尤其在 認(rèn)真設(shè)置了錄入限制條件 后，更能達到 專用軟件在數(shù)據(jù)錄入方面的效果 。 ,以利快速修改數(shù)據(jù)。 ? 通過在系統(tǒng)設(shè)置 設(shè)置自動填充功能后，即可在卡片式錄入數(shù)據(jù)時，實現(xiàn)從當(dāng)前庫或其他庫中自動取數(shù)填充部分字段，以達到提高錄入速度的目的。 通過在系統(tǒng)設(shè)置中定義自動關(guān)聯(lián)更新功能，便能夠?qū)崿F(xiàn)對其他 1個或多個數(shù)據(jù)庫的自動更新。 數(shù)據(jù)處理（五） 數(shù)據(jù)處理（六） ? 設(shè)置錄入限制條件 ? 通過設(shè)置錄入制條件，可以確保所錄入數(shù)據(jù)的正確性，倘對字符型字段設(shè)置了枚舉值，則可提高錄入速度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 ? 錄入限制條件的設(shè)置主要包括：