【正文】 須 弄懂下述三個概念 ： ? ? ①公式序號：即用戶定義公式的順序號，其編號從 1開始，依次遞增，且系統(tǒng)計算時，將按照公式順序號逐個進行。 ②目的項：即存放計算結(jié)果的欄目名或字段名。 一個數(shù)據(jù)庫中可有多個計算公式，但一個公式中只能且必須有一個目的項。 ③來源項：即系統(tǒng)運算時，運算數(shù)據(jù)所來自的欄目名或字段名， 一個計算公式可以有多個來源項目，其項目必須用加、減、乘、除運算符連結(jié)。 系統(tǒng)設(shè)置（十一） ? 操作實例 定義前述固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的計算公式： ①在進入定義公式模塊后，即可根據(jù)屏幕提示點擊“新增”，進入公式設(shè)置狀態(tài)。系統(tǒng)首先要求用戶選擇一數(shù)值型字段作為該公式的目的項。用戶可利用上下方向鍵進行選擇，按回車鍵或雙擊確認(rèn)，本例可將帶形光標(biāo)移到“年折舊額”欄目，然后按回車鍵。 屏幕上即顯示“年折舊額＝”字樣，同時要求用戶選擇來源項， 本例可將帶形光標(biāo)移到“資產(chǎn)原值”欄目，按回車鍵；如果運算符不作改變，可繼續(xù)選擇下一個來源項，本例可點擊運算符列表，選擇除號； 系統(tǒng)繼續(xù)在屏幕左邊彈出來源項選擇畫面，本例將帶形光標(biāo)移到“使用年限”欄目，回車； 然后點擊“結(jié)束公式定義”項目并點擊“確認(rèn)”按鈕， 即結(jié)束第一個公式的設(shè)置。按照上述操作方法，即可設(shè)置好第 4.....個公式。 ? 定義超級用戶計算公式（推薦使用此功能） ? 自 ，其特點一是可以由用戶任意編輯；二是可以可以對任意數(shù)據(jù)類型設(shè)置計算公式；三是可以在計算公式中運用函數(shù)了，參見 關(guān)于函數(shù) 。因此，其計算功能與 ，但為了保持和 ，故依然保持了以前的計算功能，并將以前的計算公式稱為 一般計算公式 ，一般計算公式將在 20xx年予以取消，請各位用戶以后只設(shè)置超級計算公式，并將一般計算公式轉(zhuǎn)入超級計算公式中。 系統(tǒng)設(shè)置（十二） ? 超級計算公式的設(shè)置比一般計算公式的設(shè)置更加簡單方便，點新增按鈕后，先是選擇目的項，確定之后即可編輯來源項。用戶編輯來源項時，系統(tǒng)會自動進行檢測，每當(dāng)來源項能得出正確的計算結(jié)果且數(shù)據(jù)類型與目的項相同時，公式確定按鈕會變?yōu)楹谏捎茫駝t為灰色（禁用）。如下圖： 系統(tǒng)設(shè)置（十三） ? 定義公式的計算范圍（條件） 默認(rèn)計算范圍是數(shù)據(jù)庫的全部記錄，用戶可通過定義某個公式的條件表達式而改變其計算范圍。如在工資管理系統(tǒng)中 ,可通過定義某公式的條件表達式為“姓名 =周 ,則該公式只對姓周的員工的工資數(shù)據(jù)進行計算，對其他員工不起作用。 ? 可以通過對同一個數(shù)據(jù)項目設(shè)置多個計算公式，并對其中的每個公式設(shè)置不同的計算范圍，即可達到有條件計算的目的。如對工資管理中的 個人所得稅 項目，即可按照應(yīng)稅工資額的大小設(shè)置具有不同稅率的多個計算公式，具體設(shè)置方法如下： ? 假如從應(yīng)稅工資額 800以上開始計稅，且分為 1200、 1800、 2500、 3200、 4000及以上共 6個區(qū)段，其每個區(qū)段的稅率分別是 B B B B B B6 ，則可對個人所得稅項目設(shè)置如下6個計算公式： ? 公式 1：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B1 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 工資額 =1200 公式 2：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B2 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 稅工資額 =1800 公式 3：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B3 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 稅工資額 =2500 公式 4：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B4 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 稅工資額 =3200 公式 5：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B5 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 稅工資額 =4000 公式 6：個人所得稅 =9應(yīng)稅工資額 800)*B6 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 4000 系統(tǒng)設(shè)置（十四） ? 請原諒作者不熟悉現(xiàn)行個人所得稅的分級數(shù)額和每個級別的稅率，如果是累進稅制，則其 6個計算公式應(yīng)該是： ? 公式 1：個人所得稅 =(應(yīng)稅工資額 800)*B1 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 =1200 公式 2：個人所得稅 =(1200800)*B1+(應(yīng)稅工資額 1200)*B2 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 =1800 公式 3：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+(應(yīng)稅工資額 1800)*B3 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 =2500 公式 4：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+(應(yīng)稅工資額 2500)*B4 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 =3200 公式 5：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+700*B4+(應(yīng)稅工資額 3200)*B5 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 =4000 公式 6：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+700*B4+800*B5+(應(yīng)稅工資額 4000)*B6 此公式的條件表達式為 :應(yīng)稅工資額 4000 系統(tǒng)設(shè)置（十五） ? 定義余額結(jié)轉(zhuǎn)公式 通過對數(shù)據(jù)庫定義余額結(jié)轉(zhuǎn)公式，可以實現(xiàn)簡單的 進銷存（帳務(wù)）式數(shù)據(jù)管理 。設(shè)置方法很簡單，用戶只需指定一個關(guān)鍵字段欄目，一個期初數(shù)據(jù)欄目和一個期末數(shù)據(jù)欄目即可。在數(shù)據(jù)錄入修改過程中，系統(tǒng)會自動將前一相同關(guān)鍵字記錄的期末欄目數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到當(dāng)前記錄的期初欄目，相當(dāng)于將上期末余額結(jié)轉(zhuǎn)為期初余額。如果再在定義計算公式中設(shè)置一個“期末余額 =期初余額 +本期收入 本期支出”的計算公式，則完全可以方便地管理收支、往來賬戶或庫存商品的進銷存數(shù)據(jù)。 必須注意 ：在數(shù)據(jù)錄入、修改時的計算，只能作用于當(dāng)前記錄，因此，只有調(diào)用菜單中的計算功能，才能保證全部數(shù)據(jù)的正確。 系統(tǒng)設(shè)置（十六） ? 將子表數(shù)據(jù)提取到主表中 ? 子表的數(shù)據(jù)總是和主表相聯(lián)系的，例如在人事管理中，有時就需要在主表中體現(xiàn)每個員工家庭成員的人數(shù)，在售后服務(wù)管理中，就需要在主表中記錄每件商品多次維修所發(fā)生的材料費用總額，那么，如何在錄入子表數(shù)據(jù)時，使子表中的有關(guān)數(shù)據(jù)自動反饋到主表中來呢？可以利用下面的兩個函數(shù)，通過對主表設(shè)置計算公式來實現(xiàn)。 ? 在主表中對指定的子表統(tǒng)計記錄數(shù)的函數(shù)： count_zbre() 函數(shù)名： count_zbre(cTableAlias[,keyfldname][,lExpression]) 參數(shù)說明： cTableAlias 為子表文件名， keyfldname 為子表關(guān)鍵子段名， lExpression 為一邏輯型條件表達式。 本函數(shù)至少必須有一個參數(shù)，即子表文件名，否則返回 0 ，不帶關(guān)鍵字段名或條件表達式參數(shù)時，返回子表的全部記錄數(shù)。只帶關(guān)鍵字段名參數(shù)，則返回與主表關(guān)鍵字相匹配的記錄個數(shù)，如果同時輸入了第 3個參數(shù)，則返回與主表關(guān)鍵字相匹配的記錄中符合條件表達式的記錄數(shù)。 函數(shù)返回值為數(shù)值型。 系統(tǒng)設(shè)置（十七） ? 例 1：假定員工的家庭成員資料保存在子表“家庭成員”中，如要統(tǒng)計每個員工的家庭成員數(shù)，可以：count_zbre(家庭成員 ,員工姓名 )，“員工姓名”是子表中的關(guān)鍵子段名。 例 2：如要統(tǒng)計子表中每個員工家里的男性人數(shù)，則可以這樣使用該函數(shù)： count_zbre(家庭成員 ,員工姓名 39。,性別 =[男 ])，“性別”是子表中的的一個字符型子段。注意，由于公式來源項相中不能輸入單引號，因此，本例中用中括號 []代理單引號。 在主表中對子表的某個數(shù)值型字段進行求和的函數(shù)： sum_zbfield() 函數(shù)名： sum_zbfield(cTableAlias,cfield_name[,keyfldname][,lExpression]) 參數(shù)說明： cTableAlias 為子表文件名， cKeyFldname 為子表關(guān)鍵子段名， lExpression 為一邏輯型表達式。 本函數(shù)至少必須有 2個參數(shù)，即子表文件名和要統(tǒng)計的字段名稱，否則返回 0 ，不帶關(guān)鍵字段名和條件表達式參數(shù)時，將統(tǒng)計該字段的全部數(shù)據(jù)。只帶關(guān)鍵字段名參數(shù)，則返回與主表關(guān)鍵字相匹配的求和數(shù)，如果同時輸入了第 4個參數(shù)，則返回與主表關(guān)鍵字相匹配的記錄中符合條件表達式的求和數(shù)。 函數(shù)返回值為數(shù)值型。 例 1：假定維修記錄的材料消耗額資料保存在子表“材料明細(xì)”中，如要統(tǒng)計每個維修記錄的材料消耗額，可以： sum_zbfield(材料明細(xì) ,材料金額 ,維修編號 )，“材料金額”是子表中要求和的數(shù)值型子段名，“維修編號”是子表的關(guān)鍵子段名。 例 2：如要統(tǒng)計每個維修編號的輔助材料金額，則可以這樣使用該函數(shù)： sum_zbfield(材料明細(xì) ,材料金額 ,維修編號 ,材料類別 =[輔助材料 ]) “材料類別”是子表中的的一個字符型子段。注意，由于公式來源項相中不能輸入單引號，因此，本例中用中括號 []代理單引號。 又如： sum_zbfield(材料明細(xì) ,材料金額 ,維修編號 ,材料金額 =200) 系統(tǒng)設(shè)置（十八） ? 正確定義自動填充功能，減少數(shù)據(jù)錄入工作量 自動填充 ，即根據(jù)用戶指定的關(guān)鍵字段等設(shè)置，把已經(jīng)錄入到當(dāng)前庫或其他庫的的數(shù)據(jù)資料，自動寫入到正在錄入的當(dāng)前庫的某些字段中。 利用自動填充功能，用戶能大大減少數(shù)據(jù)錄入的工作量 。 本功能一經(jīng)設(shè)置，則會在卡片式方式錄入數(shù)據(jù)時自動執(zhí)行，如果不想執(zhí)行本功能，則請取消所有需要填充的字段，并點擊“確認(rèn)”按鈕。 關(guān)鍵字段名即根據(jù)哪個字段的值來尋找要填充的數(shù)據(jù)，自 到了 5個。 關(guān)鍵字段名不能選取在錄入限制條件中設(shè)置為不允許重復(fù)值的字段。 只有數(shù)據(jù)類型為字符型的字段，才能設(shè)置為關(guān)鍵字段。 只有字符型、數(shù)字型和日期型的字段，才可以設(shè)置為需填充數(shù)據(jù)的字段。 操作舉例： 假定某系統(tǒng)字段名稱如下： 產(chǎn)品名 規(guī)格 產(chǎn)地 進口稅 英文名 ` 日期 供貨次數(shù) 供貨數(shù)量 現(xiàn)在的目的是想只輸入產(chǎn)品名，后面的規(guī)格 產(chǎn)地 進口稅 英文名等字段內(nèi)容一直沿用上次錄入的數(shù)據(jù)。則其設(shè)置方法為： 選擇 產(chǎn)品名 為關(guān)鍵字段名； 選擇 產(chǎn)地 進口稅 英文名 為需填充字段； 選擇數(shù)據(jù)來源為“以最后錄入的數(shù)據(jù)填充”； 點擊“確認(rèn)”按鈕。 系統(tǒng)設(shè)置（十九） ? 關(guān)聯(lián)更新功能 ? 一、 更新原理： 關(guān)聯(lián)更新 即在對當(dāng)前系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入時，用當(dāng)前庫某個或多個字段剛錄入的數(shù)據(jù)更新關(guān)聯(lián)庫中某個或多個被指定更新字段的數(shù)據(jù)。本功能可以同時對多個數(shù)據(jù)庫進行更新。且可實現(xiàn)對需更新的字段進行直接改寫、原值相加或原值相減的操作。 二、基本概念： 本功能一經(jīng)設(shè)置，則會在卡片式方式錄入數(shù)據(jù)時自動執(zhí)行，如果不想執(zhí)行本功能，則請按刪除按鈕將其全部刪除。 點擊公式序號的向上箭頭，可以設(shè)置新的關(guān)聯(lián)更新公式。 關(guān)鍵字段名即根據(jù)哪個字段的值來尋找要更新的記錄，自 許的關(guān)鍵字段數(shù)增加到了 5個。 一個關(guān)鍵字段名可以用于多個關(guān)聯(lián)更新公式。 只有數(shù)據(jù)類型為字符型的字段，才能設(shè)置為關(guān)鍵字段，字符型、數(shù)字型和日期型的字段，可以設(shè)置為需更新數(shù)據(jù)的字段。 下面表格中的字段名稱，都是關(guān)聯(lián)庫中的字段而非當(dāng)前系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫欄目。 系統(tǒng)設(shè)置（二十） ? 三、操作舉例： 假定在進銷存管理中，有庫存、銷售、進貨 三個系統(tǒng)，可以通過選擇進貨或銷售系統(tǒng)后，通過本設(shè)置對庫存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行更新。 庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)項目： 產(chǎn)品名 規(guī)格 產(chǎn)地 英文名 `期初數(shù)量 期初金額 累計進貨量 累計銷售量 期末數(shù)量 期末金額 進貨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)項目： 產(chǎn)品名 供貨商 進貨日期 進貨單價 進貨數(shù)量 進貨金額 銷售系統(tǒng)的數(shù)據(jù)項目： 產(chǎn)品名 銷售日期 收貨單位 銷售單價 銷售數(shù)量 銷售金額 A、現(xiàn)在的目的是想當(dāng)錄入進貨數(shù)據(jù)時，自動修改庫存系統(tǒng)的進貨數(shù)量和進貨金額，則可以進行如下關(guān)聯(lián)更新設(shè)置： 需要更新何系統(tǒng)中選擇 庫存 當(dāng)前庫的關(guān)鍵字段選擇 產(chǎn)品名 關(guān)聯(lián)庫的關(guān)鍵字段選擇 產(chǎn)品名 將累計進貨量 和 累計進貨額 兩個字段前的需要更新打上鉤，在用當(dāng)前庫何字段更新，分別選擇進貨數(shù)量、進貨金額，在更新方式中選擇“原值相加”，最后點確認(rèn)按鈕即可。 B、對銷售系統(tǒng)的設(shè)置與上述方法相同。 通過設(shè)置關(guān)聯(lián)更新功能，并通過對庫存系統(tǒng)設(shè)置計算公式，并在進貨或銷售系統(tǒng)的數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，通過對庫存系統(tǒng)執(zhí)行計算功能以后，即可及時掌握庫存數(shù)據(jù)的實時變化情況，并且可保證庫存系統(tǒng)中每個品名只有一個記錄。 系統(tǒng)設(shè)置（二十一） ? 定義數(shù)據(jù)刪除方式 ? 如果想在以后能查看到已經(jīng)徹底刪除了的記錄，則可通過設(shè)置數(shù)據(jù)刪除方式為刪除時自動保存，即可達到此目的，系統(tǒng)在做刪除操作時，將會自動將所刪除的記錄保存到備忘庫中，您可通過 數(shù)據(jù)查詢 其他查詢 備忘庫查詢 來瀏覽，您也可以在 系統(tǒng)設(shè)置 選輔助庫中刪除已有的備忘庫，刪除后，系統(tǒng)將會自動建立新的備忘庫。 系統(tǒng)設(shè)置（二十二） ? 輔助庫概念 ? 數(shù)據(jù)大師的任一系統(tǒng)均可包括： ? 基本庫 進行數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢等日常操作的數(shù)據(jù)庫