【正文】 須 弄懂下述三個概念 ： ? ? ①公式序號：即用戶定義公式的順序號，其編號從 1開始，依次遞增，且系統計算時，將按照公式順序號逐個進行。 ②目的項：即存放計算結果的欄目名或字段名。 一個數據庫中可有多個計算公式，但一個公式中只能且必須有一個目的項。 ③來源項：即系統運算時，運算數據所來自的欄目名或字段名， 一個計算公式可以有多個來源項目，其項目必須用加、減、乘、除運算符連結。 系統設置（十一） ? 操作實例 定義前述固定資產數據庫的計算公式： ①在進入定義公式模塊后，即可根據屏幕提示點擊“新增”，進入公式設置狀態(tài)。系統首先要求用戶選擇一數值型字段作為該公式的目的項。用戶可利用上下方向鍵進行選擇，按回車鍵或雙擊確認，本例可將帶形光標移到“年折舊額”欄目，然后按回車鍵。 屏幕上即顯示“年折舊額＝”字樣，同時要求用戶選擇來源項， 本例可將帶形光標移到“資產原值”欄目，按回車鍵；如果運算符不作改變，可繼續(xù)選擇下一個來源項，本例可點擊運算符列表，選擇除號； 系統繼續(xù)在屏幕左邊彈出來源項選擇畫面，本例將帶形光標移到“使用年限”欄目，回車； 然后點擊“結束公式定義”項目并點擊“確認”按鈕， 即結束第一個公式的設置。按照上述操作方法，即可設置好第 4.....個公式。 ? 定義超級用戶計算公式（推薦使用此功能） ? 自 ，其特點一是可以由用戶任意編輯；二是可以可以對任意數據類型設置計算公式；三是可以在計算公式中運用函數了，參見 關于函數 。因此，其計算功能與 ，但為了保持和 ，故依然保持了以前的計算功能，并將以前的計算公式稱為 一般計算公式 ，一般計算公式將在 20xx年予以取消，請各位用戶以后只設置超級計算公式，并將一般計算公式轉入超級計算公式中。 系統設置（十二） ? 超級計算公式的設置比一般計算公式的設置更加簡單方便，點新增按鈕后，先是選擇目的項，確定之后即可編輯來源項。用戶編輯來源項時，系統會自動進行檢測，每當來源項能得出正確的計算結果且數據類型與目的項相同時，公式確定按鈕會變?yōu)楹谏捎茫?，否則為灰色（禁用）。如下圖： 系統設置（十三） ? 定義公式的計算范圍（條件） 默認計算范圍是數據庫的全部記錄，用戶可通過定義某個公式的條件表達式而改變其計算范圍。如在工資管理系統中 ,可通過定義某公式的條件表達式為“姓名 =周 ,則該公式只對姓周的員工的工資數據進行計算，對其他員工不起作用。 ? 可以通過對同一個數據項目設置多個計算公式，并對其中的每個公式設置不同的計算范圍，即可達到有條件計算的目的。如對工資管理中的 個人所得稅 項目，即可按照應稅工資額的大小設置具有不同稅率的多個計算公式，具體設置方法如下： ? 假如從應稅工資額 800以上開始計稅，且分為 1200、 1800、 2500、 3200、 4000及以上共 6個區(qū)段，其每個區(qū)段的稅率分別是 B B B B B B6 ，則可對個人所得稅項目設置如下6個計算公式： ? 公式 1：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B1 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 工資額 =1200 公式 2：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B2 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 稅工資額 =1800 公式 3：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B3 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 稅工資額 =2500 公式 4：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B4 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 稅工資額 =3200 公式 5：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B5 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 稅工資額 =4000 公式 6：個人所得稅 =9應稅工資額 800)*B6 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 4000 系統設置（十四） ? 請原諒作者不熟悉現行個人所得稅的分級數額和每個級別的稅率，如果是累進稅制，則其 6個計算公式應該是： ? 公式 1：個人所得稅 =(應稅工資額 800)*B1 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 =1200 公式 2：個人所得稅 =(1200800)*B1+(應稅工資額 1200)*B2 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 =1800 公式 3：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+(應稅工資額 1800)*B3 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 =2500 公式 4：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+(應稅工資額 2500)*B4 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 =3200 公式 5：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+700*B4+(應稅工資額 3200)*B5 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 =4000 公式 6：個人所得稅 =(1200800)*B1+600*B2+700*B3+700*B4+800*B5+(應稅工資額 4000)*B6 此公式的條件表達式為 :應稅工資額 4000 系統設置（十五） ? 定義余額結轉公式 通過對數據庫定義余額結轉公式，可以實現簡單的 進銷存（帳務）式數據管理 。設置方法很簡單，用戶只需指定一個關鍵字段欄目，一個期初數據欄目和一個期末數據欄目即可。在數據錄入修改過程中，系統會自動將前一相同關鍵字記錄的期末欄目數據結轉到當前記錄的期初欄目，相當于將上期末余額結轉為期初余額。如果再在定義計算公式中設置一個“期末余額 =期初余額 +本期收入 本期支出”的計算公式，則完全可以方便地管理收支、往來賬戶或庫存商品的進銷存數據。 必須注意 ：在數據錄入、修改時的計算，只能作用于當前記錄，因此，只有調用菜單中的計算功能，才能保證全部數據的正確。 系統設置（十六） ? 將子表數據提取到主表中 ? 子表的數據總是和主表相聯系的，例如在人事管理中，有時就需要在主表中體現每個員工家庭成員的人數，在售后服務管理中，就需要在主表中記錄每件商品多次維修所發(fā)生的材料費用總額，那么，如何在錄入子表數據時，使子表中的有關數據自動反饋到主表中來呢？可以利用下面的兩個函數，通過對主表設置計算公式來實現。 ? 在主表中對指定的子表統計記錄數的函數： count_zbre() 函數名： count_zbre(cTableAlias[,keyfldname][,lExpression]) 參數說明： cTableAlias 為子表文件名， keyfldname 為子表關鍵子段名， lExpression 為一邏輯型條件表達式。 本函數至少必須有一個參數，即子表文件名，否則返回 0 ，不帶關鍵字段名或條件表達式參數時，返回子表的全部記錄數。只帶關鍵字段名參數，則返回與主表關鍵字相匹配的記錄個數，如果同時輸入了第 3個參數，則返回與主表關鍵字相匹配的記錄中符合條件表達式的記錄數。 函數返回值為數值型。 系統設置（十七） ? 例 1：假定員工的家庭成員資料保存在子表“家庭成員”中，如要統計每個員工的家庭成員數，可以：count_zbre(家庭成員 ,員工姓名 )，“員工姓名”是子表中的關鍵子段名。 例 2：如要統計子表中每個員工家里的男性人數，則可以這樣使用該函數： count_zbre(家庭成員 ,員工姓名 39。,性別 =[男 ])，“性別”是子表中的的一個字符型子段。注意，由于公式來源項相中不能輸入單引號，因此，本例中用中括號 []代理單引號。 在主表中對子表的某個數值型字段進行求和的函數： sum_zbfield() 函數名： sum_zbfield(cTableAlias,cfield_name[,keyfldname][,lExpression]) 參數說明： cTableAlias 為子表文件名， cKeyFldname 為子表關鍵子段名， lExpression 為一邏輯型表達式。 本函數至少必須有 2個參數，即子表文件名和要統計的字段名稱，否則返回 0 ，不帶關鍵字段名和條件表達式參數時，將統計該字段的全部數據。只帶關鍵字段名參數，則返回與主表關鍵字相匹配的求和數，如果同時輸入了第 4個參數，則返回與主表關鍵字相匹配的記錄中符合條件表達式的求和數。 函數返回值為數值型。 例 1：假定維修記錄的材料消耗額資料保存在子表“材料明細”中，如要統計每個維修記錄的材料消耗額，可以： sum_zbfield(材料明細 ,材料金額 ,維修編號 )，“材料金額”是子表中要求和的數值型子段名，“維修編號”是子表的關鍵子段名。 例 2：如要統計每個維修編號的輔助材料金額，則可以這樣使用該函數： sum_zbfield(材料明細 ,材料金額 ,維修編號 ,材料類別 =[輔助材料 ]) “材料類別”是子表中的的一個字符型子段。注意，由于公式來源項相中不能輸入單引號，因此，本例中用中括號 []代理單引號。 又如： sum_zbfield(材料明細 ,材料金額 ,維修編號 ,材料金額 =200) 系統設置（十八） ? 正確定義自動填充功能，減少數據錄入工作量 自動填充 ，即根據用戶指定的關鍵字段等設置，把已經錄入到當前庫或其他庫的的數據資料，自動寫入到正在錄入的當前庫的某些字段中。 利用自動填充功能，用戶能大大減少數據錄入的工作量 。 本功能一經設置，則會在卡片式方式錄入數據時自動執(zhí)行，如果不想執(zhí)行本功能，則請取消所有需要填充的字段，并點擊“確認”按鈕。 關鍵字段名即根據哪個字段的值來尋找要填充的數據，自 到了 5個。 關鍵字段名不能選取在錄入限制條件中設置為不允許重復值的字段。 只有數據類型為字符型的字段，才能設置為關鍵字段。 只有字符型、數字型和日期型的字段，才可以設置為需填充數據的字段。 操作舉例： 假定某系統字段名稱如下： 產品名 規(guī)格 產地 進口稅 英文名 ` 日期 供貨次數 供貨數量 現在的目的是想只輸入產品名，后面的規(guī)格 產地 進口稅 英文名等字段內容一直沿用上次錄入的數據。則其設置方法為： 選擇 產品名 為關鍵字段名； 選擇 產地 進口稅 英文名 為需填充字段； 選擇數據來源為“以最后錄入的數據填充”； 點擊“確認”按鈕。 系統設置（十九） ? 關聯更新功能 ? 一、 更新原理： 關聯更新 即在對當前系統進行數據錄入時，用當前庫某個或多個字段剛錄入的數據更新關聯庫中某個或多個被指定更新字段的數據。本功能可以同時對多個數據庫進行更新。且可實現對需更新的字段進行直接改寫、原值相加或原值相減的操作。 二、基本概念： 本功能一經設置，則會在卡片式方式錄入數據時自動執(zhí)行，如果不想執(zhí)行本功能，則請按刪除按鈕將其全部刪除。 點擊公式序號的向上箭頭，可以設置新的關聯更新公式。 關鍵字段名即根據哪個字段的值來尋找要更新的記錄，自 許的關鍵字段數增加到了 5個。 一個關鍵字段名可以用于多個關聯更新公式。 只有數據類型為字符型的字段，才能設置為關鍵字段，字符型、數字型和日期型的字段，可以設置為需更新數據的字段。 下面表格中的字段名稱，都是關聯庫中的字段而非當前系統的數據庫欄目。 系統設置（二十） ? 三、操作舉例： 假定在進銷存管理中，有庫存、銷售、進貨 三個系統，可以通過選擇進貨或銷售系統后，通過本設置對庫存系統的數據進行更新。 庫存系統數據項目： 產品名 規(guī)格 產地 英文名 `期初數量 期初金額 累計進貨量 累計銷售量 期末數量 期末金額 進貨系統的數據項目： 產品名 供貨商 進貨日期 進貨單價 進貨數量 進貨金額 銷售系統的數據項目： 產品名 銷售日期 收貨單位 銷售單價 銷售數量 銷售金額 A、現在的目的是想當錄入進貨數據時，自動修改庫存系統的進貨數量和進貨金額，則可以進行如下關聯更新設置： 需要更新何系統中選擇 庫存 當前庫的關鍵字段選擇 產品名 關聯庫的關鍵字段選擇 產品名 將累計進貨量 和 累計進貨額 兩個字段前的需要更新打上鉤，在用當前庫何字段更新，分別選擇進貨數量、進貨金額，在更新方式中選擇“原值相加”，最后點確認按鈕即可。 B、對銷售系統的設置與上述方法相同。 通過設置關聯更新功能，并通過對庫存系統設置計算公式，并在進貨或銷售系統的數據發(fā)生變化后，通過對庫存系統執(zhí)行計算功能以后，即可及時掌握庫存數據的實時變化情況，并且可保證庫存系統中每個品名只有一個記錄。 系統設置（二十一） ? 定義數據刪除方式 ? 如果想在以后能查看到已經徹底刪除了的記錄，則可通過設置數據刪除方式為刪除時自動保存，即可達到此目的，系統在做刪除操作時，將會自動將所刪除的記錄保存到備忘庫中，您可通過 數據查詢 其他查詢 備忘庫查詢 來瀏覽，您也可以在 系統設置 選輔助庫中刪除已有的備忘庫，刪除后，系統將會自動建立新的備忘庫。 系統設置（二十二） ? 輔助庫概念 ? 數據大師的任一系統均可包括： ? 基本庫 進行數據錄入、修改、查詢等日常操作的數據庫