【正文】 中國軟件行 數(shù)據(jù)大師 數(shù)據(jù)大師 使用說明 中國軟件行 功能簡介 ? 功能簡介 ? 《 數(shù)據(jù)大師 》 ─ 通用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) ,設計獨特，功能強大，經(jīng)不同領域、不同行業(yè)、不同層次的管理、業(yè)務人員多年使用，反映良好。該系統(tǒng)集通用性、實用性、易用性于一體，具ＦＯＸＢＡＳＥ除編程以外的全部功能且更強，其主要特點如下： ? 適用范圍廣 能用于各行政、企事業(yè)單位的各種事務管理和數(shù)據(jù)處理工作，諸于工資、固定資產(chǎn)、人事、通訊錄、檔案、商務、庫存、客戶資料、中介信息、圖片資料及家庭事務等等各種具有二維表特征的數(shù)據(jù)信息。 ? 管理功能強 用戶能完全根據(jù)自身業(yè)務需要和特點，迅速建立各種管理系統(tǒng)，可自定義數(shù)據(jù)項目、屏幕格式、錄入限制條件、計算公式、打印參數(shù)、系統(tǒng)密碼等，能對任意數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)全方位數(shù)據(jù)處理（如追加、修改、排序、置數(shù)、復制、累加、計算、匯總、多庫操作等 )、系統(tǒng)報警、關聯(lián)更新、 萬能查詢和統(tǒng)計分析， 每個備注字段可存儲６４Ｋ的文本型數(shù)據(jù)；制表打印時，既可設置表格大小，選擇打印欄目，又能指定記錄范圍，選擇字體字型號，還能任意分類別打印制作各種二維式、卡片式、工資條式表格，對超寬表格可任意壓縮打印。 系統(tǒng)管理（一） ? 建立您的管理系統(tǒng) ? 盡管行業(yè)、領域不同且管理者的經(jīng)營理念千差萬別，但在數(shù)據(jù)大師中，用戶能完全根據(jù)自身業(yè)務需要和特點，迅速建立各種管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)數(shù)量不受任何限制，可自定義數(shù)據(jù)項目、錄入限制條件、計算公式、報表格式、系統(tǒng)密碼、操作權限等，因而真正實現(xiàn)了用戶自己定制管理軟件的功能。 系統(tǒng)管理員可以在系統(tǒng)管理主菜單中選擇新建管理系統(tǒng)菜單，即可進入系統(tǒng)登記窗口。新建管理 系統(tǒng)功能只允許系統(tǒng)管理員調(diào)用。 系統(tǒng)管理（二） ? 點擊上面系統(tǒng)登記窗口的確定按鈕后，即可進入數(shù)據(jù)項目的設置窗口。 ? 用戶安裝數(shù)據(jù)大師后，在啟動數(shù)據(jù)大師時，會出現(xiàn)下面的 系統(tǒng)選擇 窗口，并且可以選擇其中的任何一個軟件自帶的數(shù)據(jù)庫即可進入數(shù)據(jù)大師主窗口。同時，如果用戶想根據(jù)自身業(yè)務需要，建立新的管理系統(tǒng)，也可以在系統(tǒng)選擇窗口點擊 新建 按鈕，進入建立新系統(tǒng)的系統(tǒng)登記窗口，點擊 確認 之后才能進入設置數(shù)據(jù)項目窗口。 ? 數(shù)據(jù)項目設置好后，新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件也就正式建立，一個新的管理系統(tǒng)也就初步形成，此時便可進行數(shù)據(jù)的錄入、查詢等操作了。 系統(tǒng)管理（三） ? 更換管理系統(tǒng) ? 用戶可選擇系統(tǒng)管理主菜單的更換管理系統(tǒng)菜單項，也可以選擇工具條中的第一個按鈕 來進入系統(tǒng)選擇窗口，選擇需要操作的管理系統(tǒng)。 系統(tǒng)管理（四） ? 為加強系統(tǒng)管理，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全 ? 《 數(shù)據(jù)大師 》 將用戶分為系統(tǒng)（管理）員和操作員兩類，系統(tǒng)員只能設置一人，而操作員可以設置多名，系統(tǒng)員可操作任意數(shù)據(jù)系統(tǒng)，享有最高權力，因而在首次啟動數(shù)據(jù)大師后，必須將其設置為 “ A”級，操作員可有 B、 C、 D、 E四個級別的選擇。 ，可由管理員根據(jù)具體管理要求，調(diào)整部分默認的權限設置。如限制 C級操作員只能在卡片式中錄入新的數(shù)據(jù)，但不可以修改和刪除已有數(shù)據(jù)。 ? 本系統(tǒng)的系統(tǒng)管理模塊，只能由系統(tǒng)員調(diào)用， 其功能包括：設置操作員及其密碼和操作級別，對某數(shù)據(jù)庫文件設置密碼等， 便于系統(tǒng)員對各操作員實 行管理和控制，達到加強系統(tǒng)管理，提高內(nèi)控能力，確保數(shù)據(jù)安全的目的。 必須注意的是，操作員姓名和密碼（或稱口令）一旦設置， 則系統(tǒng)在每 次啟動時，均向操作者詢問姓名及口令， 若回答不正確，則不能進入系統(tǒng)， 因此密碼設置后，必須絕對記住。 ? 設置密碼的操作相當簡單，故不詳述。 ? 另外，新建管理系統(tǒng)功能也只能由系統(tǒng)管理員調(diào)用。 系統(tǒng)管理（五） ? 設置操作員可操作的字段 ? 有時候出于某種管理方面的要求，只能讓某個操作員操作某個數(shù)據(jù)庫中的部分字段，而屏蔽另一部分字段，這時，管理員可以通過設置每個操作員的可操作字段來達到要求。系統(tǒng)默認為可以操作全部字段，設置時只需先選擇操作員，然后選擇數(shù)據(jù)庫，把要屏蔽的字段的鉤去掉，最后保存即可。 需要注意的是，當設置了可操作字段后，如果再修改或增加新的字段名稱，則需要重新設置可操作的字段，否則，新增加的字段將不可操作。 系統(tǒng)管理（六） ? 。如果選擇了 禁止錄入時選擇字段 ，將不會出現(xiàn)下面的窗口： 系統(tǒng)管理（七） ? 文件加密 通過給您的管理系統(tǒng)設置密碼 ,可以確保多人操作情況下系統(tǒng)的安全性。對某一系統(tǒng)設置密碼后，除非是系統(tǒng)管理員，否則，進入該系統(tǒng)時都要詢問系統(tǒng)密碼。在 系統(tǒng)管理 主菜單中選擇 輔助管理 文件加密 即可進入文件加密主菜單。 ? 例如：您的數(shù)據(jù)大師既管理工資又管理人事，則您可以分別對其設置密碼，然后將工資管理的密碼告知其工資操作員，將人事管理的密碼告知其人事操作員，則可保證工資管理的數(shù)據(jù)不被人事操作員知道，同樣，管理工資的操作員也不能進入人事管理系統(tǒng)。 系統(tǒng)設置（一） ? 建立您需要的數(shù)據(jù)庫結構 ? 系統(tǒng)名稱等定義，并不意味著系統(tǒng)已經(jīng)建立，此時若在 DOS 提示符下用 “ DIR”列文件，也將看不到“ ”這個文件。 只有調(diào)用建數(shù)據(jù)庫模 塊，方可將已登記注冊的數(shù)據(jù)庫文件真正建立起來。 本模塊包括建立新庫和 對舊庫結構進修改等功能。建立數(shù)據(jù)庫結構的內(nèi)容也較簡單，共有四項內(nèi)容， 即：①欄目名稱；②欄目類型；③欄目寬度；④小數(shù)位數(shù)（注：本系統(tǒng)將數(shù) 據(jù)庫的字段與欄目視為同一概念，即在數(shù)據(jù)庫中稱字段，若當表格對待，則稱欄目）。 所謂數(shù)據(jù)庫結構，是指組成數(shù)據(jù)庫文件的所有字段的有機集合。 它好似 一張二維表格的表頭，數(shù)據(jù)庫中的字段則相當于表格中的欄目， 數(shù)據(jù)庫中的 記錄則相當于表格中的表體。如下圖： 系統(tǒng)設置（二） 必須指出，建立數(shù)據(jù)庫結構，還只相當于建立了一張空表格。 系統(tǒng)設置（三） ? 1. 欄目名稱（字段名稱） ，允許由不超過 10個字符的字母、數(shù)字、漢字等組成，但必須以字母或漢字開頭，中間不得留有空格，也不允許在同一數(shù)據(jù)庫中有相同字段名存在。本系統(tǒng)建議用戶全部采用漢字欄目名，便于檢索、打印等。 ? 2. 欄目類型（字段類型） ，即欄目的數(shù)據(jù)類型。用戶一般可選擇五種欄目類 型：①字符型（以字母Ｃ表示）指一切能打印的字符和字符串包括英文字母、阿拉伯數(shù)字、各種符號和空格，漢字以及由這些符號組成的字符串。 如上表中的編號、資產(chǎn)名稱、類別均屬字符型欄目；②數(shù)值型（以字母 N表示） ，該類型數(shù)據(jù)能夠進行數(shù)學運算，如上表中的原值、本期折舊、 累計折舊、 凈值，均為數(shù)值型欄目；③日期型（以字母 D表示），能用于表示日期，系統(tǒng) 采用“ YYYY/MM/DD”即“＿＿＿＿年＿＿月＿＿日”的日期格式。如數(shù)上表 中的購建日期。在錄入日期型數(shù)據(jù)時， 必須按正確的格式錄入，如“ 1962年 4月 8日”，則必須輸入“ 1962/04/08”， 方能被系統(tǒng)接受。 ④邏輯型（以字母 L表示），用于存放真（ T）或假（ F）值。邏輯型 欄目的真值只能接受 T、 t、 Y、 y，假值只接受 F、 f、 N、 n。 ⑤備注型（以字 符M表示），是一種可變的字符型欄目，每記錄的每個備注字段最多可存 儲 65535個字符，相當于 32767個漢字。專為存儲文本信息而設計， 該欄目的 數(shù)據(jù)內(nèi)容存儲在與數(shù)據(jù)庫同名而擴展名為 fpt的文件中。 系統(tǒng)設置（四） ? 3. 欄目寬度 ，指某一欄目或字段存儲數(shù)據(jù)的寬度。 上述日期型固定為 8個字符寬度；邏輯型固定為 1個字符寬度；備注型固定為 10個字符寬度， 用 戶不需輸入；字符型欄目的寬度可在1254之間選擇，例如“姓名”字段，考 慮到雙名雙姓的情況，故應定義 8個字符寬；數(shù)值型欄目寬度可在 119之間選 擇。若為數(shù)值型欄目，則在定義欄目寬度時，必須特別注意： ①欄目寬度中包括了要定義的小數(shù)位數(shù)寬度。如某數(shù) ，則寬度至 少應定義為 7，小數(shù)位定為 2，若只定義為 6，則小數(shù)位上的數(shù)無法錄入，因為小 數(shù)點本身還要占一個字節(jié)寬度。 ②定義數(shù)據(jù)寬度時，還必須考慮到數(shù)據(jù)庫匯總時該欄目的寬度， 以某單位工資庫“實發(fā)工資”字段為例， 假若全部職工無一人的“實發(fā)工資”數(shù) 超過 1000元，有二位小數(shù)，若不匯總，則其實發(fā)工資欄目只定義 6個字符寬即可，若考慮到匯總時，則必須按匯總數(shù)額的大小來定義其欄目寬度， 若匯總數(shù)大于 1000小于 100000，則定義為 8即可，其中小數(shù) 2位。否則，匯總數(shù)據(jù)因超過欄目寬度而無法寫入數(shù)據(jù)庫中。 ? 4. 小數(shù)位數(shù) ，此項參數(shù)只限于數(shù)值型字段，其概念及注意事項已在欄目寬度一節(jié)中說明，不再重復。 ? 5. 字段名說明 ：由于字段名稱被限制不能超過 5個漢字，因而，有時難以把該字段的意思完全表達明白， ，但字段名說明也被限制在 8個漢字（ 12個字節(jié)）內(nèi)。 系統(tǒng)設置（五） ? 進入建立數(shù)據(jù)庫結構模塊后，可對其進行添加、插入、修改、刪除等編輯操作。 當處于非編輯狀態(tài)時，按 ESC鍵可退出建數(shù)據(jù)庫模塊。退出時，若該庫未曾建立，則系統(tǒng)會詢問用戶現(xiàn)在追加記錄嗎？一般可回答“否”，則建立該庫。若該庫原已建立，則系統(tǒng)將問用戶“保持本次修改嗎？”，回答“是”，則按修改后的庫結構重整該庫文件，否則，保持原文件數(shù)據(jù)不變。 ? 操作實例 ：假設要建立含有上述字段結構的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，其步驟如下：①在系統(tǒng)設置菜單中，用鼠標選擇“建數(shù)據(jù)庫項目”菜單項，即進入建立數(shù)據(jù)庫模塊。②在 字段名 下的編輯區(qū)中輸入“編號”，系統(tǒng)會自動顯示 字段類型為“字符型”，字段寬度為 10，此時用鼠標點擊其相應項目可更改其設置，本示例可將字段寬度改為 6即可。同樣方法輸入“資產(chǎn)名稱”等字段的參數(shù)，操作同前。④當所有字段的各種參數(shù)全部定義好后，即可點擊“確定”按鈕，即建立該數(shù)據(jù)庫，并自動返回系統(tǒng)設置菜單，若點擊“取消”按鈕，則不會建立該文件。 系統(tǒng)設置（六） ? 設置錄入限制條件 ? 通過設置錄入制條件，可以確保所錄入數(shù)據(jù)的正確性，倘對字符型字段設置了枚舉值，則可提高錄入速度和數(shù)據(jù)的準確性。 ? 錄入限制條件的設置主要包括： ? 一、對字符型欄目可設置： ? 允許全空格 ，如設置為不允許，則在錄入數(shù)據(jù)時為輸入數(shù)據(jù)不能存盤。當設置不允許全空格時可以指定 最少字符個數(shù) ，如姓名可以限制不能少于 4個字符即兩個漢字。 ? 允許重復值 ，如職工編號等欄目，由于必須具有唯一性特征，因而不允許出現(xiàn)重復編號，此時應將其設置為不允許。 ? 只能輸入數(shù)字字符 ，如電話號碼等欄目，應不許輸入阿拉伯數(shù)字以外的其他字符。 ? 需要枚舉值 ，如對性別欄目可設置枚舉值：男、女。 在 ， 可以將操作員的姓名作為數(shù)據(jù)錄入的默認枚舉值進行設置，方法 是在記錄人的枚舉值設置中輸入 “ amp。CZY”這一系統(tǒng)變量。 在 ：當設置了不允許重復值但同時又設置了允許全部空格后，則在卡片式錄入中執(zhí)行查找重復值時空值將不作為重復值處理。 ? 以上除枚舉值功能外，均只適用于卡片時錄入，枚舉值功能可同時適用于表格式和卡片式錄入。 系統(tǒng)設置（七） ? 二、對數(shù)字型欄目可設置： ? 1. 允許輸入負值。 ? 2. 允許輸入最大值。 ? 3. 允許輸入最小值， 如對固定資產(chǎn)可根據(jù)現(xiàn)行會計制度規(guī)定將最小值設置為 20xx后，則在錄入小于 20xx的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)不予存盤。 ? 設置枚舉值 （ ，但作者反復測試好像還不太好使，因此不推薦使用此功能，而且數(shù)字型字段一般也沒有必要使用枚舉值進行列表選擇）。 ? 三、對日期型欄目可設置 ： ? 取系統(tǒng)日期 ，即在卡片式中錄入數(shù)據(jù)時，點新增按鈕后，將把當天的日期自動填充到日期字段中。 ? 是否允許空日期 ，當不允許空日期時，可以設置允許輸入的 最小日期 。 ? 允許日期最大值。 四、自 3． 19版新增字段禁改功能，即選擇該選項后，該字段數(shù)據(jù)不可修改。 ? 以上限制功能中 允許全空格、允許重復值 只適用于卡片時錄入。 系統(tǒng)設置（八） ? 五、卡片式錄入中的操作提示信息 ?？蓪γ總€字段設置卡片式錄入時的操作提示信息。 系統(tǒng)設置（九） ? 如何對已建立的數(shù)據(jù)庫定義計算公式 ? 定義計算公式，就是根據(jù)管理要求而設置的能利用加、減、乘、除、括號和等于符來體現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中數(shù)值型欄目間運算關系的式子。只有對已建立的數(shù)據(jù)庫定義好計算公式后， 才可在數(shù)據(jù)處理中調(diào)用計算功能對數(shù)據(jù)庫進行計算。 如對工資數(shù)據(jù)庫中的“應發(fā)工資”、“扣款合計”及“實發(fā)工資”三個欄目，用戶在錄入和修改時都可以不予考慮， 系統(tǒng)能夠在計算模塊中根據(jù)用戶所定義的計算公式自動將相應欄目的數(shù)據(jù)分別填寫到上述三個欄目中，從而減少用戶的錄入工作量，提高工作效率。 ? 一般計算公式定義說明 :（建議采用超級用戶計算公式） ? 。 即被計算的項目 ,多個來源項之間使用運算符加、減、乘、除 (+、 、 *、/)表示。 即運算結果 ,目的項只能選一個數(shù)值型或日期型欄目。 ，將按公式序號的先后順序進行計算。 。 系統(tǒng)設置（十） ? 定義公式的操作相當簡單， 用戶只需利用上下方向鍵及回車鍵就可完成全部操作，但必