【文章內(nèi)容簡介】 定保存年限。 第十二 章 注意事項 第三十 六 條 重要的機(jī)密文書，一律存放在 保險柜或帶 鎖 的文件柜中。 第三十 七 條 保存期滿 及 沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后 銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料 需 逐件登記 ， 報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后 銷毀。 第三十 八 條 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。 第 三 十 九 條 必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第十三 章 附 則 第 四 十 條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。 第 四 十 一 條 本辦法由行政部 解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 二 、 文件管理制度 第一 章 總 則 第一 條 為提高 行 文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)我公司的實際情況，特制 訂 本制度。 第二 條 文件管理內(nèi)容主要包括 上級 函 、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。 第三 條 全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。 第二 章 收文的管理 第四 條 公文的簽收 。 （ 1） 凡 送 公司 的 文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和 辦公室 秘書均需注意檢查封口和郵 票 ，對密件開口和國外信函郵票被 撕 應(yīng)拒絕簽收 。 （ 2） 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。 第五 條 公文的編號保管 。 （ 1） 辦公室秘書對上級 公 文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱 單 ”，并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟 的 文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室 秘書 辦理正常手續(xù)。 （ 2） 公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號，個人 不得 私自 保存。 第六 條 公文的閱批與分 轉(zhuǎn) 。 （ 1） 凡正式文件均需辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi) 容及性質(zhì) 閱簽 后，由辦公室秘書分送承辦部門 閱辦 ，重要文件應(yīng)呈送公司 總經(jīng)理 閱批后分送承辦部門 閱辦 。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天 閱簽 完，緊急文件要 即閱即辦 。 （ 2） 一般 函 、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分 轉(zhuǎn) 處理 ， 如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分 轉(zhuǎn) 處理。 （ 3） 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外） 。 第七 條 文件的傳閱與催辦 。 （ 1） 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將 有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人 閱 看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 （ 2） 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天 閱 完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司 總經(jīng)理 “批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司 總經(jīng)理 批示辦理有關(guān)事宜。 （ 3） 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文 件 及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失 、 泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書。 （ 4） 辦公室秘書對文件負(fù)有催辦 、 檢查 、 督促的責(zé)任 。 承辦 部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理 ， 不得將文件 壓 放 、 分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。 第三 章 發(fā)文的管理 第八 條 發(fā)文的規(guī)定 。 （ 1） 全公司上報 、 下發(fā)正式文件 由 公司辦公室 辦理 ，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 （ 2） 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。 （ 3） 對全公司影響較大、涉及兩 個以上子公司分管范圍的文件 ， 須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。 第九 條 發(fā)文的范圍 。 （ 1） 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。 （ 2） 公司下發(fā)文件主要用于 以下事項。 ① 發(fā) 上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件 。 ② 公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定 ， 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項 。 （ 3） 公司上行文、外發(fā)文主要用于 以下事項。 ① 對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定 ， 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞 資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。 ② 在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排 部 署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部 室 書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。 ③ 凡 各業(yè)務(wù)部 室如 開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可 以用 部室 名義發(fā)會議紀(jì)要。 ④ 各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查） ， 不用公司名義發(fā)文。 第四 章 發(fā)文程序與要求 第十 條 發(fā)文程序規(guī)定 。 （ 1） 各單位需要發(fā)文 ，應(yīng)事先向辦公室提出申請 。 （ 2） 辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。 （ 3） 草擬文稿必須從 公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡 練 、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整 ， 嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。 （ 4） 文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印 刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章 ， 標(biāo)定日期和密級。 （ 5） 辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿 ， 應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。 （ 6） 經(jīng)辦公室審查 、 修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。 （ 7） 對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新 纂 寫清楚。 （ 8） 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會 簽 部門會簽。 （ 9） 文稿審核 、 會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司 領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿 交辦公室秘書 ， 統(tǒng)一編號 后 送打印室打印。 （ 10） 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按 量 印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況 。 對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公 室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。 第五 章 文件的借閱和清退 第十一 條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件 須 辦公室主任同意后方可借閱。 第十二 條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許 拆 卷和在文件上勾 畫 等。 第十三 條 辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事 情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作 （一般為月底一小 清 ，季末一中 清 ，年終一總 清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。 第十 四 條 各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件 收交 、保管、保密、催辦 、 檢查工作。 第六 章 文件的立卷與歸檔 第十五 條 文件的歸檔范圍 。 （ 1） 上級機(jī)關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù) 統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔 。 （ 2） 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。 （ 3） 公司 總經(jīng)理 辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。 （ 4） 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。 （ 5） 上級 領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告 、 指示 、 記 錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。 （ 6） 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作 的音像攝制品。 （ 7） 公司日志和大事記 。 （ 8） 公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。 （ 9） 業(yè)務(wù)部 室 日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十六 條 立卷要求 。 （ 1） 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 （ 2） 要堅持平時立卷 與 年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料 ，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完 ， 6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（ 接 交單位各留存一份