【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì) （ 如： CAD系統(tǒng) ）或其他制圖軟件生成的靜態(tài)圖形文件 。 類別代碼為G。 （ 由一些簡(jiǎn)單的線條組成的圖形如建筑上的設(shè)計(jì)圖等 ） 歸檔時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備依賴性 、 易修改性等問題 ，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息 。 對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件 ， 收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù) 。 圖像文件：將公文或圖紙 、 圖表通過掃描儀 、 數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備輸入計(jì)算機(jī)而形成的二維點(diǎn)陣圖文件 。類別代碼為 I。 其通用格式為 JPEG、 TIFF。 2021/6/16 30 影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)圖像文件 。 類別代碼為 V。 其通用格式為 MPEG、 AVI。 聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件 。類別代碼為 A。 歸檔時(shí)應(yīng)注意收集器屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件 。 其通用格式為 WAV、 MP3。 數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析 、 計(jì)算 、 測(cè)試 、 設(shè)計(jì)參數(shù)及管理數(shù)據(jù)等文件 ， 類別代碼為 D。 其通用格式為DBF、 XLS 計(jì)算機(jī)程序 (命令 )文件：指計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上開發(fā)的系統(tǒng)軟件 、 支撐軟件和應(yīng)用軟件以及軟件的版本等 。 類別代碼為 P。 各行各業(yè)根據(jù)自己工作的需要開發(fā)了相應(yīng)的軟件 ， 指揮計(jì)算機(jī)完成某項(xiàng)任務(wù) ，這個(gè)軟件就是命令文件 ， 應(yīng)注意收集保管 。 超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。類別代碼為 O。 2021/6/16 31 （ 3） 電子文件的功能類型： 草稿性電子文件 M；輔助性電子文件 U；正式性電子文件 F。 ? 定稿電子文件 ? 正式電子文件 對(duì)各種類型的電子文件 ， 應(yīng)有格式方面的明確要求 必須為電子文件編號(hào) 2021/6/16 32 ? 電子文件原文的編號(hào)：全宗號(hào) 電子文件的類別號(hào) 年度 件號(hào) 。 （ 類別可以是組織機(jī)構(gòu) ，也可是事由 ） 如一份標(biāo)題為 “ 平谷區(qū)檔案局關(guān)于檔案室配置現(xiàn)代化辦公設(shè)備的通知 ” 的電子文件的檔號(hào)構(gòu)成 100 1 2021 12 全宗號(hào) 政辦室 2021年 第 12件 2021/6/16 33 （二）電子文件的收集積累 積累方法 ? 系統(tǒng)性積累：不但要積累電子文件全文 ,而 且要積累生成它的軟硬件環(huán)境或記錄 、 元數(shù) 據(jù)和背景信息 （ 電子文件目錄 ） 。 ? 制度性積累：建立電子文件積累制度 （ 積累 方案和歸檔不歸檔范圍及保管期限表 ） 。 ? 全面性積累：立檔單位形成的所有最終稿本 的電子文件都要先行登記造冊(cè) 。 積累范圍 一份電子文件的全文，以及生成它的軟硬件環(huán)境或記錄、元數(shù)據(jù)和背景信息。 2021/6/16 34 積累要求 （ P317） （ 1） 積累經(jīng)過審批的 “ 最終版本 ” 。 （ 2） 在檔案部門的指導(dǎo)監(jiān)督下 ， 由電子文件的責(zé)任者指定專人負(fù)責(zé)積累 。 （ 3） 對(duì)積累起來的電子文件要進(jìn)行登記 。 （ 4） 對(duì)在通用軟硬件環(huán)境下生成的電子文件 ，在登記表中要有關(guān)于該電子文件軟硬件條件及相關(guān)參數(shù)的明確記錄 ， 對(duì)在特殊軟硬件環(huán)境下形成的電子文件 ， 要把這一特殊條件及相關(guān)參數(shù)一并積累 。 （ 5）對(duì)積累起來的電子文件要逐一備份。 2021/6/16 35 積累的時(shí)間和方式 （ 1） 及時(shí)積累 （ 2） 在檔案部門指導(dǎo)下制定積累方案 。 （ 3） 網(wǎng)絡(luò)傳輸積累 （ 4） 載體移送積累 （ 5） 在電子文件數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)識(shí) 2021/6/16 36 ? 積累的時(shí)間：一般要求在電子文件形成或 任務(wù)完成后及時(shí)進(jìn)行 。 對(duì)多年才能完成的 任務(wù)或項(xiàng)目 ， 對(duì)其形成的電子文件可分階 段積累 。 收集積累的電子文件 ， 經(jīng)過鑒定 、 審核 、 檢測(cè) 、 整理后 ， 立即移交檔案管 理部門保存 ， 最晚不超過 3個(gè)月 。 對(duì)一些 有特殊要求的歸檔電子文件 ， 可自行確定 移交時(shí)間 ， 總之越快越好 。 2021/6/16 37 對(duì)積累起來的電子文件進(jìn)行審核 （ 1）是否屬于積累范圍。非最終稿本暫不積累。 （ 2）是否完整系統(tǒng)。 （ 3）是否齊全（相關(guān)資料）。 （ 4）是否可利用、可存取、可理解。 （ 5）是否符合規(guī)定格式。 （ 6）有無病毒感染。 2021/6/16 38 編制積累起來的電子文件目錄 (教程 P318319) （ 1） 目錄應(yīng)包括的內(nèi)容：標(biāo)題 、 內(nèi)容提要 、文件形成日期 、 形成單位及責(zé)任者 ， 形成電子文件的系統(tǒng)名稱 、 形成電子文件系統(tǒng)所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào) 、 性能及操作系統(tǒng) 、 應(yīng)用程序 、 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) ， 背景信息 、 管理人員 、文件編號(hào) 、 保密規(guī)定 、 相關(guān)文檔 、 資料的存放地點(diǎn) 、 存儲(chǔ)同樣信息內(nèi)容的其它載體存放地點(diǎn) 、 目錄編制人的姓名 、 職務(wù) 、 編制日期等 。 （ 2） 目錄的制作方法 2021/6/16 39 五、電子文件的整理歸檔 （ P319） ? 電子文件的整理 ：是指在計(jì)算機(jī)中對(duì)電子文件分門別類 ， 形成一個(gè)邏輯系統(tǒng)的過程 。 為歸檔做好準(zhǔn)備的工作 。 ? 電子文件的歸檔 ：就是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ， 將整理好的電子文件及其生存環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性載體或光盤上保存 。（ 見教程 P304） （ 一 ） 、 電子文件的整理 （ 二 ） 、 電子文件歸檔前的整理 （ 三 ） 、 電子文件的歸檔 （ 見教程 P321323） 2021/6/16 40 電子文件歸檔前的鑒定審核 。 （ 見教程 P320） （ 1） 內(nèi)容真實(shí)性審核 。 （ 2） 讀取有效性審核 。 （ 3） 是否歸檔范圍審核 。 （ 4） 系統(tǒng)性審核 。 內(nèi)容上屬同一問題的所有電子文件是否積累齊全 。 （ 5） 完整性審核 。 構(gòu)成上一份電子文件的軟硬件環(huán)境或記錄以及相關(guān)數(shù)據(jù) 、 目錄是否積累齊全 。 電子文件歸檔前的進(jìn)行檢測(cè) （ 見教程 P320歸檔前的檢測(cè) ） （ 1） 載體質(zhì)量檢查檢測(cè) 。 （ 2） 文件本身準(zhǔn)確讀取檢測(cè) 。 （ 3） 文件格式 、 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 、 壓縮算法檢測(cè) （ 4） 電子文件原文與其軟硬件環(huán)境 、 元數(shù)據(jù) 、 背景信息一致性檢測(cè) （ 5） 文件 、 軟件平臺(tái) 、 載體有無病毒檢測(cè) 2021/6/16 41 確定歸檔電子文件的保管期限 。 （ 見教程P320） 確定原則：反映立檔單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的電子文件，如本單位形成的領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄，召開的重要會(huì)議材料，政策規(guī)定性文件，上級(jí)及其業(yè)務(wù)主管部門形成的針對(duì)本單位黨群工作、行政業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)人事特發(fā)文，定為永久保管；反映立檔單位一般職能活動(dòng)的電子文件，如本單位形成的管理性、業(yè)務(wù)性工作材料，定為長(zhǎng)期保管；只在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的電子文件，如年度性合同、協(xié)議，定為短期保管。電子文件所依賴的軟硬件環(huán)境或記錄的保管期限，從屬于保管期限最長(zhǎng)的電子文件 2021/6/16 42 在電子文件目錄上進(jìn)行著錄標(biāo)引 。 （ 見教程P320321） 主要是在電子文件目錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行 ， 要增加的著錄標(biāo)引有 8項(xiàng) 。 （ 1） 稿本項(xiàng) 。 指功能屬性 ， 草稿 、 輔助 、 正式 。 （ 2） 載體形態(tài)項(xiàng) 。 指載體類型 。 （ 3） 保管期限項(xiàng) 。 （ 4） 分類號(hào)項(xiàng) 。 指歸檔電