【文章內(nèi)容簡介】 直接書寫新電子郵件和回復轉發(fā)郵件。 ? 郵箱文件夾和郵件管理 系統(tǒng)提供豐富的文件夾和郵件管理，使用戶在 Web 頁面上方便的管理自己的電子郵件。 系統(tǒng)可以顯示每個電子郵件夾的使用情況。 ? 郵箱設置 用戶密碼設置； 電子郵件過濾規(guī)則設置：電子郵件用戶可以設置自己郵箱的 Email過濾處理功能，對符合電子郵件過濾規(guī)則的電子郵件 可以采取如下操作：拒收電子郵件、將電子郵件轉移或拷貝到指定文件夾、改變郵件的重要性等、電子郵件過濾規(guī)則數(shù)量不限。 ? 地址本 企業(yè)內(nèi)部郵箱地址是基于組織架構的多級目錄系統(tǒng)。 ? 察看郵箱使用狀況 用戶可以察看自己郵箱的使用情況，包括：郵箱空間占用情況，每個文件夾使用情況，新電子郵件有多少，各個文件夾中的電子郵件數(shù)量等。以便于用戶可以根據(jù)情況管理自己的郵箱。 ? 郵件查詢 電子郵件用戶輸入需要查詢的關鍵字，系統(tǒng)將會在 發(fā)件人 、 收件人 、 標題 等欄目進行搜索，將滿足匹配條件的電子郵件和電子郵件所在文件夾顯示出來，用戶 便可以進行閱讀、移動、轉發(fā)等各種操作。 ? 短信與移動辦公 短信服務提供用戶可以通過在線發(fā)送短信息到手機的功能。該系統(tǒng)適合發(fā)送容量小的信息內(nèi)容，信息由手機接收。 通過該系統(tǒng)，用戶可以利用該短信息服務通知相關人員參加會議，而不須打許多電話或 LKS 白皮書 藍凌軟件 13 發(fā)送許多郵件進行通知，大大提高了員工之間溝通的效率。 短信息可作為各項緊要通知、重要信息提醒的輔助方式。 短信息文檔發(fā)布后，文檔將按分類保存在系統(tǒng)中。 通過檢索視圖中各文檔的標題，系統(tǒng)將自動返回檢索結果。 ? 名片管理 名片管理是一個個人的通信錄，管理名片的內(nèi)容，并且可以通過郵件地 址直接發(fā)送電子郵件，通過手機號碼直接發(fā)送短信。 可以根據(jù)需要將名片與他人進行共享，供部門或公司其他員工使用。每個人只能看到自己的名片和共享的名片。 . 基于知識管理的辦公信息系統(tǒng) (LKSkOA) 建立知識管理的基礎工作平臺的目的就是弱化企業(yè)經(jīng)營風險的管理、降低企業(yè)工作成本的管理、支持企業(yè)快速反應的管理、優(yōu)化企業(yè)素質(zhì)水平的管理、提高員工工作效率的管理、提高員工工作質(zhì)量的管理、提高員工工作熱情的管理。其實質(zhì)就是強化建立企業(yè)的工作素質(zhì)水平，使企業(yè)員工有能力、有方法、有熱情把工作“做好”、“做快”，使企業(yè)有穩(wěn)定的競 爭能力。 要達到這些目標，藍凌認為：企業(yè)的工作素質(zhì)水平取決于企業(yè)員工的素質(zhì)水平；企業(yè)員工的素質(zhì)水平就是能把工作做“好”、能把工作做“快”、能有激情去做工作的素質(zhì)；這些素質(zhì)更應該被企業(yè)穩(wěn)定與保持；既然企業(yè)素質(zhì)水平的強化和優(yōu)化就是企業(yè)工作管理的實質(zhì)，那么實現(xiàn)方法就是搭建“技能知識管理”平臺支持員工把工作做“好”，搭建“規(guī)范協(xié)作知識管理”平臺支持員工把工作做“快”，搭建“文化知識管理”平臺支持員工有熱情去做工作，搭建“知識沉淀與推進”平臺穩(wěn)定企業(yè)素質(zhì)水平。顯然，這些正是企業(yè)的知識管理。 藍凌 LKSkOA軟件就是 基于以上思想認識進行設計的，它不僅把支持企業(yè)工作的知識有力的管理起來，并且還根據(jù)知識轉移的規(guī)律推動知識優(yōu)化和創(chuàng)新。概括地講， LKSkOA軟件通過信息與知識管理的多功能模塊組合成一套完整的、基于知識管理的企業(yè)工作管理平臺 ,是業(yè)界領先的第三代 OA 系統(tǒng)。 LKS 白皮書 藍凌軟件 14 即 ? 通過知識沉淀與共享來弱化人才風險； ? 通過知識地圖查詢來提高員工工作技能，進而提高工作質(zhì)量； ? 通過知識優(yōu)化推進來實現(xiàn)優(yōu)化企業(yè)的素質(zhì)水平； ? 通過信息快遞來支持企業(yè)快速反應； ? 通過規(guī)范制度和溝通協(xié)作來提高工作效率； ? 通過企業(yè)文化社區(qū)建立來提高工作熱情。 ? 弱 化人才風險的管理 人才流動是不可避免的。但是，技術人才流失就會帶走技術開發(fā)的方法、經(jīng)驗甚至成果；營銷人才的流失會帶走客戶信息，客戶進攻的方法和經(jīng)驗；管理人才流失帶走的是管理的方法、經(jīng)驗。最終，人才流失帶走的是投資者的投資。這些方法、經(jīng)驗、信息的損失是企業(yè)經(jīng)營的最主要風險之一。顯然，管理這種風險，弱化這種風險就是要把人才在工作中掌握的經(jīng)驗、方法、信息都沉淀下來，管理起來，讓大家共享，讓新來的員工迅速掌握并成為企業(yè)人才。實際中，藍凌 LKS通過知識沉淀與共享的方式， 用“案例管理”、“工作總結”、“文件管理”來分 別實現(xiàn)這個目標。 ? 降低企業(yè)工作成本的管理 企業(yè)工作成本構成比較復雜，但最主要的是企業(yè)員工由于沒有工作能力、沒有工作經(jīng)驗所帶來的時間損失和質(zhì)量損失，進而導致的人力資料成本。解決這個問題的一般方法就是培訓，特別是對新入職員工的培訓。但傳統(tǒng)集中式、主流式的培訓既花費很大，又不能解決每 LKS 白皮書 藍凌軟件 15 個員工所任崗位的特殊培訓。而藍凌 LKS 通過在線“培訓系統(tǒng)”“專家系統(tǒng)”“考試系統(tǒng)”以及“常用資料”介紹等。實現(xiàn)對員工的快速崗位技能培訓，達到降低人力資源成本的目的。 ? 支持企業(yè)工作快速反應的管理 現(xiàn)代企業(yè)的競爭，有一個重要特征就在“ 快”吃“慢”?！翱臁本褪瞧髽I(yè)對市場、對技術對政策等變化的反應速度。能不能有一個快的反應速度，取決于企業(yè)領導和員工快速而充分地掌握市場、技術、政策等的變化信息。所以說，這些變化信息要有快速的通道及時地傳送到員工和領導的手中，才能夠保證他們及時地、正確地行動。藍凌 LKS通過信息快遞系統(tǒng)，用“郵件發(fā)布”、“短消息發(fā)布”、“訂閱發(fā)布”、“新聞發(fā)布”來分別保證提供快速的變化信息傳遞通道。 ? 優(yōu)化企業(yè)素質(zhì)水平的管理 企業(yè)素質(zhì)水平取決于企業(yè)知識水平。在知識爆炸的今天，如何保持企業(yè)知識的不斷積累、不斷應用、不斷更新、不斷創(chuàng) 新，確保企業(yè)知識水平在激烈競爭的復雜環(huán)境下維持并提升到一定高度，需要一整套睿智的知識推進策略和知識優(yōu)化解決方案。通過對沉淀在企業(yè)知識庫中的知識的點評情況，甄別篩選出待優(yōu)化知識庫；遵循事前制定的知識優(yōu)化措施，納入試用系統(tǒng)進行試運行，經(jīng)過多次反復調(diào)整修正，取其精華、去其糟粕，最后將適合企業(yè)的知識固化，正式成為企業(yè)標準知識庫的一個部分。這樣就完成了知識優(yōu)化的一個循環(huán)過程。藍凌LKS 通過知識優(yōu)化推進， 用“點評機制”、“試用修正”、“固化機制”等實現(xiàn)企業(yè)知識優(yōu)化的一個生命周期。 ? 提高工作質(zhì)量的管理 企業(yè)的競爭是人 才的競爭，具體而言是企業(yè)員工素質(zhì)的競爭。要使企業(yè)工作質(zhì)量得到保障，員工的技能素質(zhì)是關鍵。而員工的技能素質(zhì)取決于員工能否快速獲取知識。所以向員工快速傳播知識是提高工作質(zhì)量的關鍵所在。藍凌 LKS通過知識地圖與知識查詢，用 [知識地圖 ]、 [專家系統(tǒng) ]來實現(xiàn)上述目標。 ? 提高工作效率的管理 “效率”一直是管理者追求的重要目標。要求工作者在一定的條件下盡可能好盡可能多地順利完成任務。達到所需要求的效率指標并非易事，企業(yè)中的工作過程都是由由一系列工 LKS 白皮書 藍凌軟件 16 作環(huán)節(jié)組成，要在每一個環(huán)節(jié)不遇到阻力，只有首先遵循前人總結的規(guī)章制度行事， 才能少遇紅燈；另一方面各環(huán)節(jié)也潛伏著不少的障礙，這些都會嚴重影響工作效率。沉淀員工以往總結的經(jīng)驗、教訓和辦事方法等，優(yōu)化工作流程并遵循之，將事半功倍；通過溝通及時發(fā)現(xiàn)障礙，暴露問題，通過協(xié)作，跨越障礙，解決問題，這些才是提高工作效率的最有效途徑。 藍凌 LKS系統(tǒng)通過規(guī)范協(xié)作管理，用“規(guī)范制度”“內(nèi)服務單”“工作流程”“項目協(xié)作”來實現(xiàn)這一目標。 ? 提高工作熱情的管理 “以人為本”的現(xiàn)代管理模式不僅僅是一句口號，更要落實到實處，其實質(zhì)就是從企業(yè)文化建設著手切實提高員工工作激情情。這樣的文化建設實際上是要營造 一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產(chǎn)生合力，實現(xiàn)共同目標。藍凌 LKS 通過搭建企業(yè)文化管理平臺，用“企業(yè)論壇”、“員工意見箱”、“文章集錦”、“生活顧問”等來營造良好企業(yè)工作氛圍。 . 知識庫系統(tǒng) (LKSkDOC) 文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量企業(yè)特有的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標。文檔管理的職責就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、 歸類、查找和提取更容易。知識庫系統(tǒng)就是以綜合文檔管理為手段的知識資源管理系統(tǒng)，最終目的就是成為知識管理體系的一部分，與其他的因素構成完整的知識管理網(wǎng)絡體系?，F(xiàn)有的文檔處理方式、共享程度、管理機制都大大的影響了企業(yè)內(nèi)部知識的流轉和共享，企業(yè)已經(jīng)意識到實現(xiàn)文檔共享和集中管理的迫切需要，為了促進知識管理和共享，方便協(xié)同工作，建立網(wǎng)絡化文檔管理系統(tǒng)，統(tǒng)一組織和管理企業(yè)重要的文檔資料就變得尤為重要。 . 藍凌知識文檔管理 藍凌知識庫系統(tǒng) (LKSkDOC)有以下幾個特點和優(yōu)勢： ? 桌面集成：借助各種桌面處理工具和手段，實現(xiàn) 個人電子化處理各種文檔，主要是利用 MS Office 進行文字處理和報表制作，直接將 CAD 工作站中設計的圖紙文件存儲在文檔中心庫中；另外逐步實現(xiàn)對各種紙質(zhì)文件、傳真、圖紙、工程檔案等的電子化掃描和管理。 LKS 白皮書 藍凌軟件 17 ? 集中存儲：除加強個人辦公工具的配備與培訓、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，建立文檔中心庫，在這個基礎上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。 ? 靈活分類：“層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及 進行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。 ? 全程管理：實現(xiàn)對文檔處理周期的管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個環(huán)節(jié)。 ? 文檔流轉：實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動轉發(fā)、自動催辦、自動歸檔等。 ? 版本控制：對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔。對文檔以一定規(guī)則自動備份。 kDoc自動跟蹤文檔版本的升級，維護不同版本在系統(tǒng)中的線索。 kDoc 引入簽入簽出概念，使得文檔在共享時不至于發(fā)生編輯沖突現(xiàn)象。文檔的所有版本都將被保留在數(shù)據(jù)庫中。當一個文檔 進行版本升級時，系統(tǒng)自動對原版本作了一個工作拷貝，所有編輯工作都在工作拷貝上進行，而老版本的文檔仍然可以被其他人閱讀，使得信息可以在最大程度上得到共享。當新版本完成后，工作拷貝被簽入到系統(tǒng)中，自動替換掉老版本成為當前文檔的最新版本。老版本則自動退到系統(tǒng)后臺，只在需要的時候才被調(diào)出查看。 ? 安全性：更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施企業(yè)文檔保密制度的同時，也同時以信息技術的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理。 ? 系統(tǒng)集成：與企業(yè)關鍵業(yè)務處理信息系統(tǒng) 集成，如與郵件系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的集成，從業(yè)務處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報告等等。 ? 海量存儲：如果使用 的“文件柜”對象存儲文檔，在一個文檔數(shù)據(jù)庫增大到一定限額時， 自動把數(shù)據(jù)分攤到多個較小物理數(shù)據(jù)庫中（最大64GB）以提升數(shù)據(jù)庫性能，這個過程是透明的，不會影響文檔使用和管理的正常功能。 ? 智能檢索： Domino 有很強大的全文檢索功能，只要 CAD 文件的信息點提取得恰當就能達到較高的查詢命中率。在這里，還可以針對“ CAD 文檔名稱”、“ CAD 文檔創(chuàng)建人”、圖號 、創(chuàng)建時間、項目名稱、子項目名稱等信息點進行查詢。 LKS 白皮書 藍凌軟件 18 . 知識庫之影象資料管理 影象資料管理主要解決紙紙文檔的數(shù)字化問題： ? 隨著業(yè)務量的持續(xù)增長，大量的圖紙面臨著保存、分類和歸檔的困難，同時還有大批的歷史技術圖紙文檔需要保存、整理，耗費大量的人力。 ? 這些紙張文件傳統(tǒng)采用手工方式進行分類、整理、立卷、歸檔及日常管理，工作量大，調(diào)閱不方便，難以對公司各級人員及客戶的查詢作出及時響應，現(xiàn)已無法適應業(yè)務的不斷發(fā)展。 ? 客戶資料需長期保存，受存儲環(huán)境的限制，可能造成紙張受損、變質(zhì)、變黃甚至丟失。 ? 紙張的占用空間大。 ? 由 于用戶數(shù)量大，當需要查詢多年前的資料時，需花費數(shù)十分鐘的時間在檔案室查找，影響辦公效率。 ? 現(xiàn)有的文檔檢索方式不利于高效、實時的跨部門、跨地區(qū)的提交與調(diào)閱文檔資料，也就是說難于資源共享。 ? 如果不幸存放這些資料的倉庫發(fā)生意外，所有的客戶資料將會毀于一旦，而實施電子文檔影像管理系統(tǒng)將是“災難恢復系統(tǒng)”不可或缺的一部分。 LKS 白皮書