【文章內(nèi)容簡介】 ..................................................................................... 21 . 在線幫助 ................................................................................................... 22 . 備份管理 ................................................................................................... 22 第三部分 系統(tǒng)技術(shù)方案 ............................................................................................ 24 8. 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu) .......................................................................................................... 24 第四部分 實施計劃與服務(wù) ........................................................................................ 25 9. 實施計劃 ................................................................................................................. 25 . 項目目標(biāo)及任務(wù) ........................................................................................ 25 . 系統(tǒng)運行維護(hù) ............................................................................................ 25 第五部分 關(guān)于公司 ................................................................................................... 26 黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 5 第一部分 前 言 1. 整體概述 . 項目背景 為滿足企業(yè)信息化及內(nèi)部辦公自動化的需求 ，希望在企業(yè)內(nèi)部 建立信息管理平臺 ，完成了 公司內(nèi)信息 化 的建設(shè) 。 要實現(xiàn)公司統(tǒng)一 的公文業(yè)務(wù)、 業(yè)務(wù)流程 、信息類業(yè)務(wù) 和 通用 辦公類業(yè)務(wù)，實現(xiàn) 了 集中 、 統(tǒng)一 管理， 達(dá)到 企業(yè) 的目標(biāo) ，并支撐 了 公司全體員工 的 辦公 應(yīng)用 、 能夠 實現(xiàn) 新 業(yè)務(wù) 的 快速 開發(fā) 、 部署 。 OA 系統(tǒng)主要包括公文管理、通用辦公、業(yè)務(wù)流程三大子系統(tǒng)， 其中 ,公文 管理 系統(tǒng) 實現(xiàn) 了 公司內(nèi)的公文的統(tǒng)一管理 、集中管理，業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實現(xiàn) 了 公司 內(nèi)各個 部門的 業(yè)務(wù) 流程的管理 。 系統(tǒng)需要不斷的滿足公司或企業(yè)日益增長的業(yè)務(wù)需求， 在系統(tǒng)應(yīng)用過程中， 形成符合公司內(nèi)部業(yè)務(wù)辦公的系統(tǒng)化，規(guī)劃化業(yè)務(wù)流程，滿足公司發(fā)展的需要 。 . 建設(shè)目標(biāo) 滿足公司對于辦公自動化 的實際業(yè)務(wù)需要； 滿足 公司業(yè)務(wù) 管理、公文管理、 信息管理平 臺 ，通用業(yè)務(wù)管理 滿足 公司 （個性化）公文需求 、業(yè)務(wù)流程需求 ； 滿足公司信息化平臺的建設(shè) ； 實現(xiàn)信息有效共享，快速檢索； 快速應(yīng)對新需求及需求變更，減少開發(fā)維護(hù)工作量 ； . 建設(shè)原則 系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性、可靠性、實用性、安全性、易使用性、開放性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等原則。 先進(jìn)性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺和工具的先進(jìn)，更要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計的先進(jìn)性，以適應(yīng)宏觀上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和微觀上事務(wù)辦理的需求。 黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 6 可靠性：系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的 情況下長時間不間斷地安全運行。 實用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計要求簡捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等各種現(xiàn)實情況。 安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符合用戶對信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)病毒應(yīng)具有很強的防范能力，確保系統(tǒng)具有嚴(yán)格的身份認(rèn)證功能，并有相應(yīng)的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護(hù)。 易使用性：主要體現(xiàn)在兩個方面：一是應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不必要的點擊過程，使用戶 在使用時一目了然，便于快速掌握系統(tǒng)操作方法，特別是要符合工作人員的思維方式和工作習(xí)慣，方便非計算機(jī)專業(yè)人員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機(jī)的或脫機(jī)的幫助手段。 開放性：為了使系統(tǒng)具有較強的生命力和開放性，應(yīng)遵循已有的國際標(biāo)準(zhǔn)和國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，以利于采用多種先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品。 可擴(kuò)展性：該信息系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計時要考慮到新技術(shù)，新產(chǎn)品出現(xiàn)時對本系統(tǒng)的兼容性；當(dāng)業(yè)務(wù)需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，可以擴(kuò)展系統(tǒng)的功能和性能。軟件設(shè)計要簡明，各功能模塊間的耦合度小，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴(kuò)展。 可維護(hù)性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的結(jié)構(gòu)，各個部分應(yīng)有明確和完整的定義，使得局部的修改不影響全局和其他部分的結(jié)構(gòu)和運行。 . 建設(shè)內(nèi)容 系統(tǒng)主要的建設(shè) 主要包括公文管理內(nèi)容 、業(yè)務(wù)流程管理、信息管理平臺、維護(hù)管理、 通用辦公管理，組織機(jī)構(gòu)管理 ： 公文管理內(nèi)容 ： 主要 包括發(fā)文管理、收文管理、傳閱管理 、 查詢與統(tǒng)計 等 。 信息 管理平臺： 新建信息采編、發(fā)布平臺，滿足公司內(nèi)的 各類信息管理需求。 業(yè)務(wù)流程管理： 對公司部門業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，方便公司業(yè)務(wù)流程 運行 。 通用辦公 管理： 日常辦公的輔助功能，主要包括餐飲管理，值班管理，辦公黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 7 用品管理，通知、公告管理 。 維護(hù)管理： 主要是為系統(tǒng) 管理員提供維護(hù)工具，包括公文稿簽信息維護(hù)、審批意見維護(hù)、作廢文件、流程重定位、業(yè)務(wù)活動監(jiān)控 ，業(yè)務(wù)流程信息維護(hù)等 。 組織結(jié)構(gòu)管理 ： 主要是 系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)權(quán)限進(jìn)行管理 。 . 術(shù)語解釋 OA： Office Automation，辦公自動化。 業(yè)務(wù)文檔：從一個業(yè)務(wù)來說，業(yè)務(wù)文檔是指流轉(zhuǎn)中的數(shù)據(jù)的整體。如一個發(fā)文。具體的業(yè)務(wù)中，它可能包括一些紙質(zhì)文件，一些電子文檔，一些審批意見，一些流轉(zhuǎn)過程記錄等等。這里指一條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān) 聯(lián)的控制數(shù)據(jù)。 . 參考資料 黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 8 第二部分 業(yè)務(wù)功能方案 2. 公文管理平臺 發(fā)文管理主要處理來文轉(zhuǎn)發(fā)和企業(yè)內(nèi)部起草的公文。在發(fā)文管理中進(jìn)行擬稿工作，提交后，此文件將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后進(jìn)行登記和歸檔處理。流程結(jié)束后進(jìn)行發(fā)布，然后將發(fā)布的文件進(jìn)行傳閱。在整個過程中，用戶可以隨時查看、打印流程跟蹤表，查看公文流轉(zhuǎn)、處理的狀態(tài)信息。 發(fā) 文在辦理過程中包括草稿文件、待辦文件、已辦文件與辦結(jié)文件四種狀態(tài)。 草稿文件：指已起草并保存，但還未發(fā)送的文件。 待辦文件：需要當(dāng)前用戶處理的文件。 已辦文件：上一步處理過的待辦文件，發(fā)送給下一步處理人后，待辦文件自動轉(zhuǎn)為已辦文件。即本人處理過的但審批流程未結(jié)束的文件。 辦結(jié)文件：指當(dāng)前辦公人員已經(jīng)處理過，并且文件流轉(zhuǎn)過程已經(jīng)結(jié)束的文件。 其中包含的主要功能有起草文件、文件審批、發(fā)文登記、發(fā)布、文件查詢、登記簿查詢、流程查看與監(jiān)控等。 起草文件 ：辦公人員啟動一個文件審批流程時的第一步操作，主要包括 填寫稿簽內(nèi)容、起草正文 、選擇下一步操作人及將文件送出等功能。 文件流轉(zhuǎn) ： 在發(fā)文流轉(zhuǎn)過程中，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門領(lǐng)導(dǎo)及辦理人員等參與者所執(zhí)行的會簽、核稿、簽發(fā)等操作 。 發(fā)文登記 ： 文件在審批流程結(jié)束后、綜合秘書封發(fā)前進(jìn)行的登記操作，將文件的基本信息提取放在登記頁面上，并可對頁面內(nèi)容進(jìn)行修改、編輯。 文件發(fā)布 ：在文件審批流程結(jié)束后，并且未執(zhí)行辦結(jié)操作前，發(fā)文秘書將文件按主送、抄送單位進(jìn)行文件下發(fā)。文件發(fā)布之后，綜合部發(fā)文秘書、發(fā)文的起草者和部門綜合代表要對文件的接收情況進(jìn)行監(jiān)控，查看是否已被接收。 文件查詢 ： 關(guān)鍵字的模糊查詢。根據(jù)文件的關(guān)鍵字，如文件標(biāo)題、來文時黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 9 間、來文字號等對所有文件進(jìn)行模糊查詢。 流程查看與監(jiān)控 ： 所有處理過該文件的處理人可以對該文件的流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行查看， 發(fā)文管理員可以對文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。流程流轉(zhuǎn)信息包括處理人、審批時間、當(dāng)前步驟、到達(dá)時間、送出時間等。 . 發(fā)文傳閱 發(fā)文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由發(fā)文秘書將文件發(fā)送給主送與抄送單位相關(guān)部門及單位進(jìn)行文件傳閱。傳閱過程中由相關(guān)部門及單位的綜合秘書按其領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行文件傳閱。如果只閱文件則不需要參與到文件處理流程中，即文件無需等待只閱人員辦理完后就可辦結(jié)；但文件處理人需要填寫辦理意見，并將文件送回后才可辦結(jié)。 傳閱的文件在整個過程中有待閱文件、已閱文件與閱畢文件三個狀態(tài)。 待閱文件：需要當(dāng)前 辦公人員 閱讀處理的文件。 已閱 文件：指當(dāng)前 辦公人員 已經(jīng)閱讀并處理過，但是傳閱過程并未結(jié)束的文件。 閱畢文件：指文件傳閱過程已經(jīng)結(jié)束，并且當(dāng)前 辦公人員 已閱或處理過的文件。 文件查詢：關(guān)鍵字的模糊查詢。根據(jù)文件的關(guān)鍵字，如文件標(biāo)題、文件字號、主題詞等對所有文件進(jìn)行模糊查詢。 在待歸檔文件中，辦公人員可根據(jù)時間、分類等特定的查詢條件查詢文件列表，進(jìn)行批量歸檔操作。 . 文件歸檔 針對流轉(zhuǎn)完成的公文類文件進(jìn)行電子歸檔，按照裝訂、分類、排列、編號、編目等檔案管理系統(tǒng)的要求歸入檔案管理系統(tǒng)，以備調(diào)閱。 主要包括以下功能： ? 待歸檔查詢：針對待歸檔文件提供 的查詢功能。 ? 歸檔登記：對于待歸檔文件進(jìn)行的歸檔信息的登記的操作。 ? 歸檔：將已進(jìn)行歸檔登記的文件導(dǎo)入到檔案庫的操作。 黑龍江省新逸科技發(fā)展有限 公司 OA 建設(shè)方案 10 ? 歸檔歷史查詢：對已歸檔文件的查詢操作。 ? 導(dǎo)出公文列表：對根據(jù)不同查詢條件查詢出的文件導(dǎo)出 excel 列表的功