【文章內容簡介】 不得提前或早退；工作時間內不得吃零食、 打游戲，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 進入他人辦公室，必須先敲門，征得許可方可進入； 已開門或沒有門的情況 下，應先打招呼，如 “您好 ”、 “打 擾一下 ”等詞語后，再進入。 禁止使用公司電話打私人電話，聊天。接撥公務電話言語盡量簡潔，做到長 話短說；接聽電話中要使用文明用語：您好 請 謝謝 對不起 再見。 辦公設施的擺放應盡量做到在入口處一目了然，整齊劃一。 辦公設備應保持固定地點放置，不得隨意變換位置。 辦公臺面只允許放置電腦顯示器、鼠標、電話機、臺歷及少量必要的辦公文 具，放置物品所占面積不得超過辦公臺面的 1/2。為了使辦公職場人性化，辦公區(qū)域內可以放置一些個人喜愛的物品，但要保持辦公場所的整潔 美觀。 辦公桌下只允許放置電腦主機、廢紙簍等必需物品。 1辦公文件、業(yè)務資料須分類整理歸檔，編制目錄或索引，放置在固定地點， 并作相應標識，以便于查找。 1辦公桌擺放整齊，做到橫平豎直，要注意保持與參照物之間的擺放位置，不 得隨意變動。辦公坐椅不用時放置于辦公臺下，椅背或扶手緊靠辦公臺外沿。 1辦公設備應保持清潔、干凈，不得出現灰塵、紙屑及其他污漬。 1辦公室電腦及網絡由專人維護保養(yǎng)，任何個人不得私自更換系統(tǒng)；所有電腦 不得安裝游戲軟件、 優(yōu)盤在使用前，必須確保無病毒；專人使用電腦，應設置密碼；上班時間不得使用電腦做與工作無關的事情。 1辦公室擺放文件柜、設備柜、辦公桌、飲水機、電腦等辦公設施，應規(guī)范、 合理、整齊并隨時保持清潔。 1辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、煙頭、傾倒剩茶和吐痰。 1與同事見面時主動打招呼；在辦公室內不得私下議論、竊竊私語；使用文明 用語、禁止用方言與他人交流。 1辦公室人員不得擅自翻印、復制、抄錄和摘取公司私密文件。 1及時做好辦公室日常安全事務工作地自查， 注意做好防火防電。 離開座位時，將辦公臺面整理好，將機密文件、公章、票據、現金和貴重物 品存放好，且把椅子擺放整齊。 2在辦公室區(qū)域走路時，要舒展肩背，不要彎腰、駝背，有急事也不要跑步， 可快步行走。 2下班時隨手整理自己的辦公桌；關閉空調，關窗，斷電，門反鎖。 2離開辦公室后，每個人都要記住自己是一位公司員工，出去的一言一行，一 舉一動，都代表著公司的形象。 2凡違背上述規(guī)定者，第一次予以口頭警告改正，第二次處罰 20 元引以為戒， 第三次自動離職。 2本制度自公司公布之日起執(zhí)行。 2本制度解釋權歸行政部。 陜西圣愛米倫乳品營銷有限公司 20201217 行政辦公室日常管理制度 目錄 一、辦公室管理制度 .......................... 3 二、考勤制度 ................................ 3 三、出差管理制度 ............................ 4 四、例會制度 ................................ 5 五、公文管理規(guī)定 ............................ 6 六、郵件收發(fā)管理制度 ....................... 10 七、辦公室設備管理制度 ..................... 11 八、員工請假、休假與薪給制度 ............... 12 員工休假項目 .............................. 12 員工法定假 ................................ 12 帶薪假 .................................... 12 病假 ...................................... 13 事假 ...................................... 14 遲到與早退 ................................ 15 值班制度 .................................. 15 1 曠工 ...................................... 16 九、檔案管理制度 ........................... 16 公司檔案范圍 .............................. 16 公司檔案管理體制 .......................... 17 檔案管理工作 .............................. 18 檔案借閱、利用工作 ........................ 19 附 則 ...................................... 20 十、接待管理制度 ........................... 20 接待范圍 .................................. 20 接待程序 .................................. 20 接待標準及要求 ............................ 21 十一、印章管理規(guī)定 ......................... 21 2 一、辦公室管理制度 行政辦公室各分辦公室對自己所在辦公室負責，保 證辦公室清潔，物品擺放整齊有序； 各辦公室的設備禁止外人操作，保證設備完好； 行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌 待人，集體活動時必須統(tǒng)一穿工作服； 在公司范圍內行走不準勾肩搭背，嚴禁串崗； 辦公室電腦不準用來上網玩游戲、聽音樂、聊天等， 做與工作無關的事情。不準圍成一團、嬉戲、打鬧、閑聊； 上班時間禁止吃東西； 講話要文明，有禮貌。上門辦事 的要熱情接待，接 電話時必須說 “您好、再見 ”，杜絕 “不知道、不清 楚 ”等詞語。如有涉及公司機密，不可告知的內容 要委婉的拒絕。 二、考勤制度 公司的考勤實行打卡制。所有內勤員工應于每個工 作日的早 9： 00 前到公司，其他上班時間按規(guī)定的 正常時間為準； 3 凡遲于上班時間到崗，早于下班時間退崗者，即為 遲到、早退。無故不到或擅自離崗一小時以上，視 為曠工； 請假必須填寫請假條，并請直屬領導簽字批準。假 期結束按時上班并要提前找行政人 員銷假。如果假 期結束還不能上班，必須按規(guī)定續(xù)假，否則視為曠 工； 不準代替請假，特殊原因也必須電話請假，再補寫 假條； 必須在當日早會前請假，否則視為遲到； 無故曠工 1 日內由行政辦公室處理，停職反省寫出 深刻檢查， 1 日以上者交公司處理； 每個月月底由行政人員統(tǒng)計考勤記錄，匯總成考勤 表交給財務人員； 外出業(yè)務人員，需填寫外出登記表。 三、出差管理制度 為規(guī)范出差行為，確保出差目的的實現，確保差旅 費合理使用特制訂本制度； 員工或部門領導出差，由上級領導直接安排，如跨 4 級委派應先通知其直接領導； 出差人員在指定的時間出發(fā)，在預定的時間到達目 的地，不得借出差之機游山玩水或故意繞道延長出 差天數； 出差人員返回后必須提交出差報告或考察報告、會 議記錄、經主管領導批準后方可填寫差旅費報銷單； 出差人員必須維護工作形象，不得參與任何影響公 司形象的活動，不得接受客戶宴請，不得接受客戶禮物，不得私自提高食宿標準。 四、例會制度 會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會 議服從 例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨 時會議、部門會議，因處置突發(fā)事件而召集的緊急 會議不受此限制。除公司級例會外，會議提擬人應 至少提前一天向行政部提出會議室使用申請； 會議發(fā)起人或部門應在會議舉行前收 集和準備好會 議相關資料； 行政部負責會務工作，如會場布置、儀器準備、瓜 5 果茶水準備及會中的端茶倒水等； 如會議有攝像需要，會議發(fā)起人應至少提前半天通 知行政部； 參會人在會議期間應將手機調至靜音或震動等不打 擾會議進行的模式，會間原則上不允許接聽電話。 若為緊急情況，應離開會場后接聽； 非參會人員不得進入會場。若緊急情況需與參會人 協(xié)商，應在獲得會議主持人允許后，方可離開會場 進行商議。 五、公文管理規(guī)定 為了規(guī)范公司 各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制 定本制度； 本公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復 問題，指導或商洽工作的重要工具，由行政部實行 統(tǒng)一管理、科學管理、保密管理，真正做到規(guī)范、 準確、及時、安全； 公文管理在公司分管經理的領導下，由行政部主任、 秘書、文書和檔案管理員負責，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內部公文的起草、核對、簽 6 發(fā)、歸檔進行管理，相關部門要密切配合； (4) 對于急件、急電，或是無法及時請示行政部領導批辦 的特殊情 況下，文秘可視情況直接送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報； 機、絕密文件不得自行處理，要單獨造冊，安全存 放。一般的函件，可由行政部轉有關部門處理； 業(yè)務往來的文件由行政部主任和文書根據文件內容 要求經公司領導批示后，交有關部門處理； 凡是寫給 “四川非常有效科技有限公司 ”且沒有具 體部門和姓名的函件一律由行政部拆閱。寫明部門和姓名的直接轉給相關部門處理； 引用的公文要寫明標題、發(fā)文部門、公文編號和發(fā) 文時間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序； 在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。字體要 規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡稱，約定俗成的可以用簡稱； 注意數字的寫法，正式的文件中除文件編號、統(tǒng)計 表、計劃表、序號專用術語和百分比等必須用阿拉 7 伯數字外，其他均用漢字書寫； 公文由行政人員根據相關會議或精神起草，由行政 部主任核稿，送總經理審批，然后安排打印，行政 部蓋章、發(fā)送。分送要填寫文件收發(fā)登記表； 核稿的重點：看有無必要行文要素；是否符合國家 的 方針政策、法律法規(guī)；與本單位已發(fā)公文是否銜 接、是否相互抵觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實可行；行文關系和公文格式是否符合相關規(guī)定 或是習慣；文字敘述是否符合文法邏輯；標點符號 是否合適等。如發(fā)現不妥之處，必須進行修改，屬 于重要內容或是原則性問題，則應退回起草部門修 改； 專業(yè)性公文由對應部門起草，分管領導審批后按原 程序進行； 重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機構設置、以及 其他重要公文，由董事長簽發(fā)。一般性公文由總經 理簽發(fā)； 簽發(fā)的 公文，不得做任何修改，如需要修改的需要 重新送簽。公文發(fā)送的范圍、份數根據其內容確定， 8 需要的發(fā)夠，無關的不發(fā)； 每年總結完畢后，將一年來形成的文書，按相關檔 案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定 保存期限； 重要的會議材料，包括通知、報告、決議、總結、 講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀要等公司內部 發(fā)文；公司對外的正式發(fā)文和與相關單位來往文書 都在歸檔范圍； 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表 等；與有關單位簽訂的重要合 同、協(xié)議、意向書等；公司內部獎懲、任免等文字材料；員工工資、福利 等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動的簡 報，照片，其他資料也都需要歸檔管理； 需要銷毀的公文，應登記造冊，寫明發(fā)文單位或部 門、標題、文號、份數，報主管領導批準后，方可 銷毀； 各部門及有關人員，對公文中涉及本公司應保密的 事項，必須嚴守機密不準隨便向他人泄露； 所有發(fā)文，文件原稿 (經領導簽字 )審核稿件連同正 9 本二份送行政部存檔。