【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 14 臺(tái)可和預(yù)警系統(tǒng)、審批系統(tǒng)相聯(lián)系，制定、提示所要處理的工作信息。 內(nèi)部 ? 內(nèi)部 是一個(gè)任務(wù)和消息提示程序，具有個(gè)性化的個(gè)人任務(wù)提示和消息發(fā)布功能。 ? 每個(gè)人在自己的計(jì)算機(jī)用自己的用戶名和口令登錄后，當(dāng)系統(tǒng)中有該人相關(guān)的審批任務(wù)、預(yù)警信息或發(fā)布的消息時(shí)，內(nèi)部 會(huì)在系統(tǒng)窗口下自動(dòng)彈出，提示現(xiàn)在有任務(wù)或消息需要完成。 ? 內(nèi) 部 在登錄系統(tǒng)后自動(dòng)啟動(dòng)。 郵件管理 ? 郵件歸類 ：公司所有業(yè)務(wù)郵件資源全部自動(dòng)存放在系統(tǒng)中，并按照業(yè)務(wù)、客戶、合同、國(guó)別、性質(zhì)等業(yè)務(wù)內(nèi)容，進(jìn)行多級(jí)次的劃分，實(shí)行郵件統(tǒng)一管理，分類統(tǒng)計(jì)、查詢、管理，便于業(yè)務(wù)跟進(jìn)、業(yè)務(wù)歸檔和業(yè)務(wù)移交，對(duì)客戶、訂單的郵件進(jìn)行通閱，管理業(yè)務(wù)進(jìn)程。 ? 郵件分發(fā)： 公司固定崗位的人員，可以將接收到的公司統(tǒng)一對(duì)外的郵箱中的郵件，分別轉(zhuǎn)發(fā)給具體的銷售人員、投訴處理部門等，實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)。 ? 郵件群發(fā)： 公司新產(chǎn)品發(fā)布、客戶重點(diǎn)關(guān)心產(chǎn)品推介，以及公司產(chǎn)品目錄、市場(chǎng)宣傳資料等，都可以按照系統(tǒng)中的客戶郵件 地址（可按照關(guān)注商品、地區(qū)、聯(lián)系人等條件過(guò)濾查找），進(jìn)行郵件群發(fā)。 ? 郵件模板： 隨附大量標(biāo)準(zhǔn)外貿(mào)商業(yè)函電格式，使公司對(duì)外聯(lián)系的商業(yè)用語(yǔ)、函電標(biāo)準(zhǔn)化，提高服務(wù)質(zhì)量。 ? 和業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫鏈接： 在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的功能模塊，可隨時(shí)、自動(dòng)啟用南北郵件系統(tǒng)。例如，出口報(bào)價(jià)、應(yīng)收催款等模塊，可以將結(jié)果自動(dòng)直接發(fā)送郵件。 ? 安全機(jī)制： 普通人員，對(duì)郵件（包括廢件箱內(nèi)容）無(wú)物理刪除權(quán)限；只有系統(tǒng)管理員，才具有物理刪除郵件的權(quán)力。 15 自營(yíng)出口標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程管理 采 購(gòu) 合 同自 營(yíng) 發(fā) 貨 單入 庫(kù) 通 知入 庫(kù) 回 單采 購(gòu) 發(fā) 票出 庫(kù) 回 單銷 售 發(fā) 票貨票對(duì)應(yīng)必 須 要 貨 票 對(duì) 應(yīng) 完 畢 才能 做 出 庫(kù) 商 品 選 擇自 營(yíng) 出 口 合 同開(kāi) 始商 品 信 息 及 條 款 可 以從 報(bào) 價(jià) 單 拷 貝 過(guò) 來(lái)報(bào) 價(jià) 單到 證 登 記條 款 錄 入 審 證出口合同號(hào)信用證信息出 口 收 匯出 口 單 證核 銷 單 領(lǐng) 用預(yù) 付 貨 款付 貨 款付 國(guó) 內(nèi) 費(fèi) 用（ 采 購(gòu) 環(huán) 節(jié) ）付 國(guó) 內(nèi) 費(fèi) 用（ 銷 售 環(huán) 節(jié) ）付 國(guó) 外 費(fèi) 用 、傭 金出 口 報(bào) 關(guān) 登 記 16 詢報(bào)價(jià)管理 出口報(bào)價(jià) ? 支持按照多種計(jì)算方法生成對(duì)外報(bào)價(jià)（利潤(rùn)率－ 外銷價(jià)；換匯比－ 外銷價(jià)）；也可以根據(jù)外商的還盤計(jì)算本次報(bào)價(jià)的利潤(rùn)率和換匯比，以及根據(jù)原有的利潤(rùn)率、換匯比倒算廠價(jià)。 ? 報(bào)盤時(shí)，基于 按外銷價(jià)計(jì)算利潤(rùn)率 的方法，系統(tǒng)自動(dòng)生成 3 種價(jià)格條款（ CIF/CFR/FOB）的報(bào)價(jià)矩陣，并可打印輸入（含圖片）。 ? 可根據(jù)公司銷售策略，以及銷價(jià)指導(dǎo)價(jià)、折扣率，自動(dòng)形成對(duì)外報(bào)價(jià)。 ? 可以記錄并顯示歷次報(bào)盤、還盤信息。 ? 報(bào)價(jià)單可以直接導(dǎo)出通用 OFFICE 文件格式，并可以直接打印預(yù)覽，發(fā)送傳真和 EMAIL。 ? 報(bào)價(jià)管理可以和郵件管 理系統(tǒng)結(jié)合，錄入報(bào)價(jià)信息后，可通過(guò)系統(tǒng)直接發(fā)送郵件給客戶。 ? 對(duì)每一報(bào)價(jià)單可以實(shí)現(xiàn)盈虧預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)結(jié)果作為本業(yè)務(wù)在執(zhí)行過(guò)程中的成本跟蹤單進(jìn)行管理監(jiān)控。 ? 提供“匯率風(fēng)險(xiǎn)減值準(zhǔn)備”的功能。系統(tǒng)中可由公司統(tǒng)一規(guī)定當(dāng)前的匯率風(fēng)險(xiǎn)減值準(zhǔn)備，并在 ERP 系統(tǒng)中登記。系統(tǒng)自動(dòng)將 匯率風(fēng)險(xiǎn)減值準(zhǔn)備 參與報(bào)價(jià)計(jì)算。 ? 報(bào)價(jià)單可以支持網(wǎng)上審批。 ? 報(bào)價(jià)單生效執(zhí)行后可以直接生成對(duì)應(yīng)銷售合同。 采購(gòu)詢價(jià) ? 可以針對(duì)某個(gè)供應(yīng)商、某種商品查詢以往的歷史報(bào)價(jià)記錄和成交記錄。 ? 可以針對(duì)某個(gè)商品在多個(gè)供應(yīng)商之間進(jìn)行工廠間比價(jià)，以及同一工廠不同歷史時(shí)期的 歷史詢價(jià)查詢。 ? 支持對(duì)詢價(jià)單的成本測(cè)算、成本追蹤、網(wǎng)上審批。 17 ? 詢價(jià)單中詢價(jià)商品的價(jià)格結(jié)果可以直接進(jìn)入商品信息中作為最新的采購(gòu)價(jià)格使用。 簽約管理 自營(yíng)出口合同 ? 對(duì)國(guó)外銷售合同或外銷形式發(fā)票 (P/I)的管理。 ? 實(shí)現(xiàn)按部門、人員、商品、客戶、業(yè)務(wù)類型等對(duì)合同訂單進(jìn)行分類管理。 ? 實(shí)現(xiàn)合同從詢報(bào)價(jià)單的生成以及合同數(shù)據(jù)之間相互拷貝等合同快速生成模式。 ? 實(shí)現(xiàn)跟單預(yù)算，對(duì)每合同可以實(shí)現(xiàn)盈虧預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)結(jié)果作為本業(yè)務(wù)在執(zhí)行過(guò)程中的成本跟蹤單進(jìn)行管理監(jiān)控。支持對(duì)匯率風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)。 ? 實(shí)現(xiàn)版本修改（痕跡保留）。 ? 支持合同文 本條款的范本導(dǎo)入。合同和 WORD、 EXCEL 高度集成。 ? 實(shí)現(xiàn)當(dāng)前合同和當(dāng)前合同客戶的歷史往來(lái)跟蹤以及當(dāng)前盈虧和進(jìn)程的實(shí)時(shí)查詢。 ? 合同商品可支持多計(jì)量單位和商品圖片錄入。 ? 支持大銷售訂單下的多筆采購(gòu)的運(yùn)作方式。 ? 支持大銷售訂單下的分批次出貨甚至不同訂單下相同、不同工廠貨物混合出貨的情況。 ? 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的時(shí)效性提示預(yù)警功能。 ? 實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的采購(gòu)合同和銷售合同的自動(dòng)匹配。 ? 支持合同網(wǎng)上審批。 ? 支持合同條款之間的相互糾錯(cuò)。 ? 支持非標(biāo)準(zhǔn)合同的預(yù)警。 18 國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同 ? 支持國(guó)內(nèi)采購(gòu)的處理。 ? 支持多個(gè)采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)一個(gè)銷售合同 。 ? 實(shí)現(xiàn)對(duì)“零庫(kù)存、非零庫(kù)存”業(yè)務(wù)模式的管理。 ? 選擇“供應(yīng)商”，系統(tǒng)會(huì)帶出相應(yīng)信息。 ? 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同和對(duì)應(yīng)出口合同的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，采購(gòu)合同可以拷貝銷售合同商品，保證合同商品的一致性。 ? 采購(gòu)合同中采購(gòu)商品超過(guò)合同預(yù)算中采購(gòu)商品的金額時(shí)，系統(tǒng)可以預(yù)警提示。 ? 采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)的條款能夠生成并打印成標(biāo)準(zhǔn)合同。 出口信用證管理 出口信用證管理根據(jù)外貿(mào)企業(yè)的實(shí)際操作流程，內(nèi)容包括催證、到證登記、到證查詢、業(yè)務(wù)員認(rèn)領(lǐng)和信用證審核。 ? 實(shí)現(xiàn)出口信用證統(tǒng)一登記管理。 ? 支持查詢未到證的出口合同，以及此合同信用證條款的金額。 ? 支持信用證的網(wǎng) 上認(rèn)領(lǐng)。 ? 信用證修改、追加和審批功能。 ? 信用證到證登記時(shí)，登記商品信息，發(fā)貨時(shí)通過(guò)信用證號(hào)確定發(fā)貨商品明細(xì)。 自動(dòng)跟蹤信用證議付信息；可查詢每個(gè)信用證的開(kāi)證金額、余額、發(fā)貨總數(shù)量；以及查詢每個(gè)信用證下，每票貨的應(yīng)收外匯、已結(jié)外匯、待結(jié)匯的情況。 出口信用證在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的作用： 僅限于到證登記（用于業(yè)務(wù)認(rèn)領(lǐng)），體現(xiàn)在出口進(jìn)程查詢中、以及信用證使用金額統(tǒng)計(jì)中。因此在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中登記的內(nèi)容是極少的關(guān)鍵信息（滿足信用證的業(yè)務(wù)認(rèn)領(lǐng)需要即可）。 采購(gòu)到貨管理 ? 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中的入庫(kù)通知、驗(yàn)收入庫(kù)、到貨確認(rèn)的管理。 19 ? 系統(tǒng)可以自動(dòng)從上級(jí)單據(jù)（如合同）中拷貝相關(guān)信息生成發(fā)貨及出庫(kù)信息，提高了業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的工作效率。 ? 系統(tǒng)通過(guò)發(fā)貨處理自動(dòng)核銷庫(kù)存商品余額。 ? 系統(tǒng)支持用戶可根據(jù)合同 /訂單管理工作的不通商品購(gòu)銷要求來(lái)進(jìn)行以上各項(xiàng)內(nèi)容的添加、修改等操作（如按照各別計(jì)價(jià)或單品管理時(shí)，可以有選擇的對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行出庫(kù)確認(rèn)）。 存貨管理 ? 系統(tǒng)可根據(jù)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行貨票對(duì)應(yīng)，自動(dòng)進(jìn)行成本確認(rèn)。 ? 系統(tǒng)可進(jìn)行“庫(kù)存業(yè)務(wù)”和“直運(yùn)業(yè)務(wù)”兩種不同庫(kù)存處理模式的管理。 ? 系統(tǒng)允許到貨入庫(kù)（或發(fā)貨出庫(kù)）的商品在與采購(gòu)合同的商品數(shù)量、重量、品質(zhì)、規(guī)格不一致 的情況下錄入系統(tǒng)，但是系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)管理制度設(shè)置審批確認(rèn)流程。 ? 實(shí)現(xiàn)庫(kù)存占用的鎖定管理。 ? 實(shí)現(xiàn)庫(kù)存調(diào)撥管理。 ? 實(shí)現(xiàn)庫(kù)存存量預(yù)警管理。 出口發(fā)貨單管理 ? 針對(duì)國(guó)外銷售訂單及銷售合同發(fā)貨過(guò)程的管理。 ? 系統(tǒng)可進(jìn)行“庫(kù)存業(yè)務(wù)”和“直運(yùn)業(yè)務(wù)”兩種不同庫(kù)存處理模式下的發(fā)貨處理。 ? 系統(tǒng)通過(guò)狀態(tài)反映出運(yùn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門在出運(yùn)準(zhǔn)備狀態(tài)錄入出運(yùn)通知相關(guān)信息，船運(yùn)部門在待出運(yùn)狀態(tài)錄入運(yùn)輸相關(guān)信息。 ? 對(duì)每一票出運(yùn)的信息進(jìn)行記錄登記，生成出運(yùn)通知單。 ? 支持一個(gè)合同的商品進(jìn)行多次出運(yùn)的業(yè)務(wù)模式。 ? 可以支持多個(gè)合同的商品，安排一次出運(yùn) 的業(yè)務(wù)模式。 ? 支持合作出口業(yè)務(wù)模式下的零庫(kù)存業(yè)務(wù)的發(fā)貨方式。 20 ? 輸入提單日期和交單天數(shù)后，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算交單期限，交單期限的內(nèi)容，將被自動(dòng)預(yù)警。 ? 可從合同拷貝，自動(dòng)生成出運(yùn)信息；同時(shí)如果一個(gè)合同分成幾次出運(yùn)，可對(duì)出運(yùn)商品的數(shù)量進(jìn)行核銷。 ? 發(fā)貨單收匯方式如果是信用證方式時(shí)，通過(guò)對(duì)應(yīng)信用證中商品明細(xì)與發(fā)貨單中商品明細(xì)比較，為相應(yīng)的業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)給出提示信息，從而再次確定發(fā)貨商品明細(xì)。 出口排運(yùn)、訂艙管理 ? 儲(chǔ)運(yùn)部門根據(jù)業(yè)務(wù)員錄入的合同出運(yùn)計(jì)劃，進(jìn)行排運(yùn)管理。 ? 支持一筆合同項(xiàng)下的同一種商品分成多次出運(yùn)。 ? 可對(duì)出運(yùn)商品的工廠交 貨期以及生產(chǎn)數(shù)量的最后確認(rèn)，便于對(duì)工廠的生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控和跟蹤。 ? 支持對(duì)相同起運(yùn)港、目的港和客戶以及相近裝運(yùn)期的多個(gè)合同進(jìn)行歸并，由儲(chǔ)運(yùn)部門統(tǒng)一租船訂倉(cāng)。 ? 由于特殊原因，在實(shí)際裝柜量小于排運(yùn)量的情況下，對(duì)于差額部分，可進(jìn)行運(yùn)后撤排管理。 ? 系統(tǒng)可自動(dòng)篩選出已排運(yùn)未定艙的業(yè)務(wù)，并進(jìn)行相關(guān)訂艙信息的處理。 ? 可查詢相關(guān)合同的排運(yùn)信息、訂艙、出運(yùn)信息。 提單管理 ? 系統(tǒng)可以對(duì)提單回單、交單進(jìn)程進(jìn)行跟蹤記錄。 ? 可以設(shè)置提單預(yù)計(jì)回單、交單期限，并根據(jù)預(yù)計(jì)回單、交單日期進(jìn)行即期或逾期提醒預(yù)警。 出口單證管理 ? 根據(jù)業(yè)務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)、 結(jié)匯部門的要求（對(duì)報(bào)關(guān)、對(duì)商檢、對(duì)客戶、對(duì)財(cái)務(wù)等）可以實(shí)現(xiàn)同一業(yè)務(wù)生成多套單證，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)運(yùn)單證不同口徑不同 21 數(shù)據(jù)的同時(shí)體現(xiàn)。 ? 單證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從相關(guān)合同、信用證及發(fā)貨單中自動(dòng)獲取。 ? 支持各種套打和非套打的打印格式，打印格式均可自定義。 ? 支持同一單據(jù)的多種打印格式。 ? 單證在打印時(shí)可以直接通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送傳真或 EMAIL。 ? 在打印預(yù)覽時(shí)可支持臨時(shí)修改。 ? 支持單證的查詢和統(tǒng)計(jì)功能。 ? 支持多張發(fā)貨單制作一張單證。 ? 單證信息均可以掛接附件。 交單議付管理 ? 對(duì)銀行交單議付信息進(jìn)行登記。 ? 可對(duì)交單議付登記同時(shí)增加信用證拒付登記。 ? 交 單記錄：公司內(nèi)部（儲(chǔ)運(yùn)和財(cái)務(wù)部門之間的單據(jù)交接情況記錄）。 出口核銷單管理 以核銷單為線索，實(shí)現(xiàn)包括核銷單的領(lǐng)用、發(fā)放及最后的匹配、核銷。 將全公司的收匯信息輸入電腦，能夠準(zhǔn)確查詢到每筆業(yè)務(wù)的收匯核銷情況及核銷單的分布情況，杜絕了核銷單的丟失、逾期，加快了核銷單的周轉(zhuǎn)速度。 ? 核銷單實(shí)現(xiàn)購(gòu)回的批量自動(dòng)登記。 ? 核銷單實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)上領(lǐng)用申請(qǐng)。 ? 核銷單網(wǎng)上發(fā)放，自動(dòng)判斷當(dāng)前業(yè)務(wù)是否具備領(lǐng)用條件。 ? 核銷單交單系統(tǒng)自動(dòng)判斷報(bào)關(guān)信息登記等交單條件。 ? 核銷單匹配實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匹配和模糊匹配方式。 ? 核銷單作廢處理功能。 ? 核銷單的手工 使用和登記信息。 ? 支持核銷單的狀態(tài)查詢以及各環(huán)節(jié)領(lǐng)用時(shí)間的監(jiān)控，對(duì)于到期核銷單進(jìn)行預(yù)警提示。 ? 核銷單金額與報(bào)關(guān)金額有差異時(shí)，系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)警提示。 22 采購(gòu)與費(fèi)用發(fā)票管理 ? 對(duì)于采購(gòu)成本核算的主要依據(jù)為供應(yīng)商提供的增值稅發(fā)票或者公司內(nèi)部提供的成本構(gòu)成發(fā)票。 ? 采購(gòu)及費(fèi)用發(fā)票金額超過(guò)合同預(yù)計(jì)金額，系統(tǒng)提示并進(jìn)行特殊審批。 ? 成本發(fā)票可作為財(cái)務(wù)入帳依據(jù)并通過(guò)此環(huán)節(jié)進(jìn)行管理監(jiān)控。 ? 對(duì)于出口增值稅發(fā)票的管理同時(shí)可作為生成退稅上報(bào)表依據(jù)。 出口銷售發(fā)票管理 ? 銷售開(kāi)票可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)與審批。 ? 銷售發(fā)票可根據(jù)銷售發(fā)貨單自動(dòng)生成。 ? 支持 將同一個(gè)客戶的不同業(yè)務(wù)可以開(kāi)在一張銷售發(fā)票上。 ? 對(duì)于出口銷售發(fā)票南北軟件可以直接打印并支持套打。 收款（匯）管理 ? 對(duì)收款水單實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登記分步認(rèn)定。 ? 收款信息認(rèn)定可按照人員、合同、發(fā)票等進(jìn)行單項(xiàng)匹配。 ? 收款信息實(shí)現(xiàn)多幣種管理。 ? 收款認(rèn)定時(shí)，系統(tǒng)提供當(dāng)前業(yè)務(wù)的已收付信息的查詢。 ? 業(yè)務(wù)員認(rèn)領(lǐng)水單并拆分到相應(yīng)合同。 ? 業(yè)務(wù)員確認(rèn)、分拆后財(cái)務(wù)再次確認(rèn)這筆收款才真正到合同。 付款（匯）管理 付款申請(qǐng)流程： ? 新建付款單，輸入收款客戶信息，付款金額，付款明細(xì)。 ? 提交至部門經(jīng)理審核。部門經(jīng)理審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。 ? 出 納確認(rèn)付款。 付款申請(qǐng)控制： 23 ? 當(dāng)付款的費(fèi)用超過(guò)預(yù)算金額時(shí)（付國(guó)內(nèi)費(fèi)用申請(qǐng)：付款的費(fèi)用總額和預(yù)算費(fèi)用 總額做比較），系統(tǒng)控制不準(zhǔn)提交。 ? 預(yù)付貨款：如付款子類型是“預(yù)付貨款”時(shí)，將該筆業(yè)務(wù)項(xiàng)下采購(gòu)合同中的預(yù)付金額，與該付款單的申請(qǐng)金額做比較，大于等于申請(qǐng)金額的可以付款。 ? 付款單打印：在付款單成功提交以后，才能打印。（后面的所有付款打印都一樣） ? 支付貨款申請(qǐng)，如果在出口合同中有溢裝條件，在溢裝比例允許的范圍內(nèi)，支付的貨款可以超出合同的預(yù)算貨款金額。 ? 選擇付款合同號(hào)系統(tǒng)調(diào)入簽約采購(gòu)合同未支付的采購(gòu)金額。 ? 支付貨款（非 預(yù)付款）申請(qǐng)必須選擇對(duì)應(yīng)貨款的處于執(zhí)行狀態(tài)的出口發(fā)貨單。 ? 多合同支付貨款時(shí)，合同對(duì)應(yīng)工廠必須相同。 ? 付款單可以采用紅沖方式，將相同供應(yīng)商的不同合同支付貨款紅沖改變付款合同。不同供應(yīng)商的合同不能紅沖。 退稅管