【文章內(nèi)容簡介】 采購員均須于每月18日提交一份《材料市場調(diào)查報告》，提供至少五類材料的即時行情，送采購部總監(jiān)審核后，報供應總部總經(jīng)理審閱。調(diào)查報告的完成質(zhì)量作為采 購員的業(yè)務水平考核項目之一。 4． 3． 7 采購員對直接操作的采購價格負主要責任。 4． 4 執(zhí)行： 4． 4． 1 經(jīng)以上程序確定的采購價格，才能實施于采購計劃的執(zhí)行。采購合同的簽訂和訂單的下達，必須使用合法的價格，對使用不合法價格的訂單或合同不予確認，并追究采購人員的失職責任。 4． 4． 2 《新材料核價報告》和《價格通知單》存入供應商檔案備查，并作為新采購計劃的價格基礎。 4． 5 質(zhì)量 /價格評審： 4． 5． 1 每月 18日，由采購部總監(jiān)抽查至少五份《新材料核價報告》或《價格通知 14 單》，組織采 購部全體人員召開質(zhì)量 /價格評審會，由有關采購員講解核價或調(diào)價的經(jīng)過，集體評議價格與質(zhì)量的合理性與科學性。 4． 5． 2 采購部總監(jiān)可邀請質(zhì)檢、全質(zhì)、審計部門參加，對有關材料的質(zhì)量價格比提出意見。 4． 5． 3 如果《新材料核價報告》或《價格通知單》的實際執(zhí)行結(jié)果與集體評議結(jié)果高出 10%以上而又不能作出合理解釋的，將追究有關采購員的失職責任，嚴重的予以即時停職。 4． 5． 4 對《新材料核價報告》或《價格通知單》的實際執(zhí)行結(jié)果的價格質(zhì)量比高于集體評議結(jié)果的情況，要在會上定出解決方案和目標，馬上實施，在新采購計 劃執(zhí)行之前重新確定價格和質(zhì)量，并在下一次評審會上匯報執(zhí)行結(jié)果。 5． 特別說明： 5． 1 五金雜耗、辦公用品的采購價格原則上執(zhí)行以上的步驟，對不能按以上步驟操作的物料，則由采購員收集供應商報價，送業(yè)務主管審核后，報采購部總監(jiān)以上的主管審批后執(zhí)行。 5． 2 特別采購如禮品等的價格采取特批的方法，經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報供應總部總經(jīng)理審批。 六、付款管理制度 QB/GJG090081999 1． 目的：規(guī)范付款程序，準確核算付款金額。 2. 適用范圍： 原輔材料 、廣告促銷品、五金雜耗、辦公用品等物料的付款管理工作； 供應總部付款管理工作； 定金、預付款、保修款的管理工作等。 3. 流程附圖 4. 細則： 審核： 核對材料的《合同》、《訂單》與《計劃進貨通知單》、《送貨單》、《進倉單》數(shù)量的一致性，發(fā)現(xiàn)不一致時，有關采購員要作出合理解釋，超出 5%差異的，還要報告采購部總監(jiān)，由經(jīng)理處理其計劃工作的質(zhì)量問題。對應簽而不簽合同訂單進貨的行為，由采購部總監(jiān)處理后再上報供應總部總經(jīng)理。 付款計劃員負責核對 《新材料核價報告》、《價格通知單》與《進倉單》、《發(fā)票》價格的一致性，確認無誤后才能在《進倉單》的供應審核欄上簽名通過。如發(fā) 15 現(xiàn)差異應退回有關采購員或倉庫重辦，直到相符為止。 辦公用品、五金雜耗品等零星采購，由有關采購員核對《物資認購通知單》、《進倉單》、《發(fā)票》的數(shù)量、價格和有關驗收手續(xù)無誤后完成付款申請，交業(yè)務主管審核，再交采購部總監(jiān)或供應總部總經(jīng)理審批。 檢查有無質(zhì)量投訴或索賠報告，如有要及時停付有關款項的，由相關采購員填寫《供應總部暫停付款通知單》并經(jīng)審批后交付款計劃員處。對造成 或可能造成損失的供應商要做好登記，列入暫時停付的名單，直到處理完事故或接到供應總部總經(jīng)理的解除指示為止。 核對定金、預付款和保修款等款項與所屬合同或協(xié)議等書面形式文件的一致性。 一般要求供應商在貨款到期前 15 天將發(fā)票、進倉單等有關的收款憑證送到付款計劃員處審核。 付款計劃：每月月度生產(chǎn)經(jīng)營和資金配置計劃會后次日，計劃員根據(jù)資金配置計劃和材料付款條件做好月付款計劃，交采購部討論后，報供應總部總經(jīng)理審批。 付款申請： 計劃員根據(jù)貨款到期的具體情況和財務總部的 具體資金安排，做好周付款計劃，安排具體的付款順序。 計劃員按計劃填寫付款申請書，交采購部總監(jiān)審核后，再交供應總部總經(jīng)理審批。 計劃員將合法的付款申請書送財務總部后，如果財務總部有新的調(diào)整，計劃員要及時重辦，并通報有關的采購員或客戶。 對帳： 計劃員落實付款后，要及早通知有關采購員或客戶，以便客戶安排資金。 計劃員在每月財務結(jié)帳后，要生成供應商已付款匯總和應付款匯總，再結(jié)合材料進倉情況生成供應商對帳單，及時與供應商對帳。一般情況下，財務總部不再與供應商直接對 帳。 做好定金、預付款和保修款的登記工作。 不容許發(fā)生多付款或錯付款的情況，否則視為重大失職。 第二章 倉儲管理制度 一、原料進出倉制度 QB/GJG090091999 總則： 16 所有物資均須憑有關單據(jù)（如計劃進貨通知單、物資認購通知單、產(chǎn)品入庫單、領料單、產(chǎn)品提貨單等）辦理進出倉手續(xù)，對無單據(jù)的物資倉庫有權予以拒收或拒出。 ：規(guī)范原料進出倉程序，保證原料進出倉數(shù)量準確和妥善保管。 ：公司所有原料進出倉的管理工作。 ： . 原料進 倉 收貨準備：倉庫以采購部的《計劃進貨通知單》為收貨依據(jù)，并作好安排倉位、搬運工人和其它準備。 質(zhì)量檢驗： 原料進倉時先依據(jù)質(zhì)量驗收標準進行外觀的初檢，并根據(jù)要求確認所須附證明文 件，確認符合要求后方可進倉并開《臨時寄存單》，同時通知檢驗部門進行檢驗。 需要抽撿原料，不得讓客戶自行送檢，必須由倉管員指定提取并由中心檢驗室按規(guī)定的標準進行抽檢。 所有原料由中心檢驗室出具 《 原料檢驗報告》， 化驗合格后方可開《進倉單》并投入使用。 檢驗狀態(tài)的標志具體按照《檢驗狀態(tài)控制程序》有關規(guī)定執(zhí)行 。檢驗合格且正在使用的原料 , 掛綠色標志牌 ；檢驗不合格的原料，掛紅色標志牌 ；待檢的原料掛藍色標志牌；讓步接收使用、可以使用而未使用的原料，掛黃色標志牌 。 數(shù)量核對： 所有原料必須憑采購部總監(jiān)審批的《計劃進貨通知單》中計劃數(shù)量收貨。倉管員認真清點數(shù)量，將《計劃進貨通知單》、供應商《送貨單》和實物相核對。允許收貨數(shù)量正負差異不超出計劃數(shù)量的 5%，對超出 5%部分，原則上拒收。 如果供應商對多送部分作為贈送處理的 ，倉庫就多送部分開具以采購部為客戶名稱的《進倉單》（注明供貨單位），不作盤盈處理。 倉管員若抽檢發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，則全批材料按抽檢的平均實數(shù)來計算數(shù)量，另外，因質(zhì)量和其他原因需要扣罰的，應在備注欄說明扣罰原因、比例和原來實數(shù)，并登記輔助帳備查。 其他： 經(jīng)檢驗合格和數(shù)量無誤后，倉庫開具《專用進倉單》或《普通進倉單》。 倉管員初驗如發(fā)現(xiàn)不符合驗收標準或因特殊原因未確定價格等情況，不能立即開進倉單的 ,需填制《臨時寄存單》，并通知采購部或相關部門三天內(nèi)處理完 17 畢，對逾 期未能處理的原料，由倉庫主管上報倉儲科科長。 倉管員現(xiàn)場指揮工人在非風沙區(qū)和防雨區(qū)文明裝卸，進貨堆垛完畢后， 在材料上記錄好該批原料的供應商、品名、批號和數(shù)量等情況。 對調(diào)撥進倉的原料必須憑采購部組長以上主管審批的《材料調(diào)撥通知單》和該批材料的《原料檢驗報告》進倉收貨。 生產(chǎn)領用： 倉庫根據(jù)生產(chǎn)科的《排產(chǎn)單》限額發(fā)料，由每班的工段長填寫，《領料單》一式三聯(lián) ,倉管員按實際發(fā)料情況填寫《領料單》相應欄并簽名，留下倉庫與財務聯(lián)，退回車間聯(lián)。排產(chǎn) 計劃內(nèi)工段長有權批領，若實際用量超出排產(chǎn)計劃，須憑車間主任審批的《領料單》方能發(fā)料，要求車間主任在當日《排產(chǎn)單》備注欄中注明原因。 車間每次領料必須憑《領料單》領料，對無單的領料倉庫有權拒發(fā)。 若車間要求對領料的數(shù)量進行抽檢，則按領料員與倉管員雙方當面抽檢的平均實數(shù) 填寫實發(fā)數(shù)量。 領用的材料必須是合格的材料 , 倉管員發(fā)料時必須嚴格按標志牌上標識發(fā)料，領料后要馬上結(jié)清數(shù)量。 非生產(chǎn)領用：須憑領料總部總經(jīng)理以上主管簽名的《領料單》發(fā)料。審批人：中心檢驗室主任、科研所所長 、全質(zhì)科經(jīng)理、行政科經(jīng)理、生產(chǎn)技術總部副總經(jīng)理及各總部總經(jīng)理。 備注：生產(chǎn)領料用規(guī)定的專用領料單，非生產(chǎn)性領料用普通領料單，兩者不能混淆使用。 具體按照《原輔料退倉控制程序》有關規(guī)定執(zhí)行；原料在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，車間要停止使用 , 由車間填寫《不合格材料退回通知單》，經(jīng)車間主任簽名和倉管員驗收后進倉，倉庫另行堆放，并作好標志牌的記錄，車間退回倉庫的材料，由倉庫填寫《原輔料質(zhì)量問題報告單》，上報中心化驗室和采購部三天內(nèi)處理完畢。對逾期未處理的待處理原料，由倉庫主管及時上報倉儲科 科長。 在倉儲過程中確屬不可抗拒的客觀原因造成不合格材料，填寫《 原輔材料質(zhì)量問題報告單》，送中心檢驗室和采購部，同時，還要登記《 待處理物料明細帳》。 若檢驗部門認為材料可以使用，倉庫有權發(fā)給車間使用，車間不能無理拒絕，否則，造成損失由車間負責；若車間發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，有權拒絕，并即時上報中心檢驗室處理。如經(jīng)檢驗后確屬廢品，倉庫須及時填寫《物資報廢申請表》，按 18 審批權限報相關主管審批。 每天下班前或月末盤點，車間把剩余物資退回倉庫，用紅字《領料單》填寫，由工段長以上主管審批，倉管員 清點數(shù)量無誤并驗收后，辦理退倉手續(xù)。停產(chǎn)和月末盤點倉管員有責任督促車間退回非暫存剩余物資。 原料退貨： 原料確屬質(zhì)量問題，倉管員憑中心化驗室檢驗報告，協(xié)助采購部辦理退貨手續(xù)，不能采取以貨抵貨的形式，倉管員有責任督促采購部經(jīng)辦采購員及時處理需退貨的原料，對逾期未能處理的退貨 (一般三天內(nèi)處理完畢 )，由相應倉庫的主管上報倉儲科科長。一般退貨應根據(jù)業(yè)務發(fā)生情況開具紅字進倉單，按進貨時的價格計算（特殊情況由采購部通知），并且經(jīng)收貨單位經(jīng)手人簽字后方有效。 生產(chǎn)線由于停產(chǎn)或轉(zhuǎn)產(chǎn)退倉的各 種原料再領用規(guī)定 生產(chǎn)線退倉的各種原料倉庫要做好密封保存工作。 白砂糖、樂百氏母液、羧甲基纖維素、檸檬酸鈉、檸檬酸、乳酸、山梨酸鉀、香精復產(chǎn)領用時若外觀沒有異常情況（變色、變味、結(jié)塊），不需化驗室重檢，可直接領用。 對于全脂奶粉，停產(chǎn)超過七天，復產(chǎn)前三天通知中心檢驗室檢測衛(wèi)生指標。 用于生產(chǎn)出口反斗星的脫脂奶粉，在生產(chǎn)的三天前通知中心檢驗室檢測衛(wèi)生指標。 破包奶粉處理規(guī)定 進倉時發(fā)現(xiàn)的破包奶粉，必須另行堆放，立即通知中心檢驗室， 檢驗合格才能予以進倉；檢驗不合格的作暫收處理，通知采購部處理。 在倉儲過程中發(fā)現(xiàn)的破包奶粉 , 須通知中心檢驗室 , 檢驗合格的打好包裝 ,避免再受污染，檢驗不合格的，按造成破包的原因作相應的處理。 5． 復檢：為避免進倉原料存儲過久，在受到污染、侵蝕、擠壓等導致品質(zhì)變異而被誤用，凡初檢判定合格入庫原料，倉儲時間超過規(guī)定的安全、有效時限時，再啟用（運）投入生產(chǎn)使用前必須實施復檢。由倉管員對超期原料填寫《復檢報告單》提出一欄后，送中心化驗室，由按中心化驗室復檢判定結(jié)果重新標識。對不合格者，由中心化驗室 會同采購部、品管科協(xié)商決定后，以書面形式通知倉庫和有關方作相應之處置。 二、輔料進出倉制度 QB/GJG090101999 總則： 19 所有物資均須憑有關單據(jù)（如計劃進貨通知單、物資認購通知單、領料單、產(chǎn)品提貨單等）辦理進出倉手續(xù)，對無單據(jù)的物資倉庫有權予以拒收或拒出。 1. 目的：規(guī)范進出倉程序，保證輔料進出倉的數(shù)量準確和妥善保管。 2. 適用范圍：公司所有輔料的進出倉管理工作 3. 流程附圖 4. 細則： 輔料進倉制度： 收貨準備：倉庫根據(jù)采購部的《計劃進貨通知單》作好收貨 準備，安排位置和搬運工人。 質(zhì)量檢驗： 倉管員對輔料的外觀和外包裝進行初檢，收取供應商的《送貨單》和《出貨檢驗報告》和《送貨單》，填寫《申檢記錄單》后，通知輔料檢驗中心進行檢驗。 檢驗狀態(tài)標志按照《檢驗狀態(tài)控制程序》有關規(guī)定執(zhí)行；經(jīng)檢驗合格的輔料，輔料檢驗中心的質(zhì)檢員會以綠色的方形標簽作標識，倉管員將合格的輔料移至規(guī)定區(qū)域儲放，同時掛綠色標牌；經(jīng)檢驗不合格的輔料，以紅色的三角形的“ IQC退貨證”標簽作標識，倉管員掛紅色標牌，通知采購部作退貨處理 ；待生產(chǎn)試用的輔料 （如鋁箔和 PVC等），以藍色的菱形“待處理”標簽作標識 ，倉庫掛暫收藍色標牌，倉庫開具《臨時收料報告》。經(jīng)檢驗不合格，但采購部提出異議時，經(jīng)采購部總監(jiān)批準后輔料檢驗中心進行復檢，對復檢結(jié)果有異議時，由相關部門會審，會審結(jié)果由全質(zhì)科裁定。會審方主管共同簽署批準方有效，倉庫根據(jù)會審結(jié)果開具相應的單據(jù)，辦理進倉或扣罰或退貨手續(xù)。對經(jīng)檢驗不合格，存在有不影響使用的缺陷，但屬緊急或特別用料，會審時，裁定或批準為“讓步接收”時，此類輔料質(zhì)檢員張貼圓形黃色標簽，倉庫掛黃色標牌，根據(jù)會審結(jié)果作進倉或扣罰處理。 數(shù)量核對： 所有輔料必須憑采購部總監(jiān)審批的《計劃進貨通知單》中計劃數(shù)量收貨。倉管員認真清點數(shù)量，將《計劃進貨通知單》、供應商《送貨單》和實物相核對。允許收貨數(shù)量正負差異不超出 5%，對超出 5%部分，原則上拒收。 如果供應商對多送部分作為贈送處理的，倉庫就多送部分開具以采購部為客戶名稱的進倉單（注明供貨單位），不作盤盈處理。 倉管員若抽檢發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，則全批材料按抽檢的平均實數(shù)來計算數(shù)量，另外，因質(zhì)量和其他原因需要扣罰的，應在備注欄說明扣罰原因