中外企業(yè)物資采購管理制度的差異精選(編輯修改稿)
2025-05-29 04:06 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 工模部、總務維修及工程材料消耗的總務部、機械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門，為明確采購員的權(quán)利和責任 , 使各采購活動有條不紊并將責任歸落到人 , 必須對公司的所有采購活動按類別進行明確分工并落實到相應采購人員 . 采購人員必須是該種采購的內(nèi)行者 , 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負責 , 工程物資由總務部負責 , 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負責 , 工模材料由工模部負責 , 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機器設(shè)備等由使 用部門或?qū)I(yè)人員負責 . ③ 采購審批權(quán)限 .所有采購報價、采購合同、采購辦理必須先批準后實行 , 有效批準者是總經(jīng)理 .禁止未經(jīng)批準的采購事宜 , 但突發(fā)性或臨時性急需物品 (如工作中的機械突損部件、臨時特采等 )可以由財務部確認后即由采購負責部門采購 , 但請購單上須注明急購字樣并說明理由 , 請購單由總經(jīng)理補批 . ④ 驗收職能 .任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實 . 驗收人員由財務部指定或確認 . 驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符 , 對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購 約定所載之要求的相符性負責 . 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準特殊放行的物品才準驗收入庫 . 驗收無誤后 , 填制材料入庫單 , 連同供應商送貨單分送財務部作為結(jié)算貨款的憑據(jù) .為明確責任 , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購員簽名作實 . ⑤ 退貨與索賠 . 為避免損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符 , 采購部門須立即辦理退貨 , 無論貨品是否退還給了供應商 , 均須立即書面通知財務部及時扣回相應款項 . 凡檢驗結(jié)果為不良品的來料檢驗報告 , 品管部應分發(fā)至采購部門和財務部 , 以有效追蹤 , 不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生 . 采購約定中必須明 確索賠條款 , 對因供應商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導致產(chǎn)生的其他損失 , 應由采購部門根據(jù)實際應由供應商負責的損失以正式公函向供應商索賠，并由財務部在貨款中扣回相應款項或收取現(xiàn)款 . 采購部門不能解決的 , 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施 , 以及時保護公司的利益 . ⑥ 貨款結(jié)付政策 . 所有采購除零散性或不常用無法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外 , 均為月結(jié)付款方式 . 不能使用月結(jié)的 , 除小金額或零散性的因供應商不能來公司收款而由采購人員購買時直接付款外 , 均由供應商直接到公司財務部收款 . 禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜 . 月結(jié)供應商必須在規(guī)定期間內(nèi) (每月 5 日前 )提供對帳單至財務部對帳 , 此政策采購部門須明確知會供應商 . 貨款由財務部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付 . 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟損失 , 采購部門應盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金 , 即對非月結(jié)的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間 . 在不影響公司商譽的前提下 , 適度延長付款時間是公司進行信用融資的財務政策 . 三 .加強和完善采購的環(huán)境管理工作 . 的事前管理 , 建立完善的材料價格信息檔案 . 為了有效地控制和降低采購成本 , 并保證采購材料的質(zhì)量 , 公司采購員應作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理 , 及時地了解市場行情和動態(tài) , 并與已在采用的采購價格進行比較和分析 , 同時進行相應的調(diào)整和更新 . 調(diào)整和更新后的價格檔案應同時分發(fā)采購管理會計確認并留存 . 如有必要 , 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息 , 同時知會采購員 , 由采購員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行 . . 為全面掌握公 司所有供應商的情況 , 并對供應商進行相應的資質(zhì)考評 , 應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案 . 所謂重要性供應商 , 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商，而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商 . 當一般性的供應商因業(yè)務需要而進行持常性往來 , 且經(jīng)考核符合公司重要性供應商標準后 , 應轉(zhuǎn)為重要供應商進行檔案管理 . 供應商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務部聯(lián)合進行 . 供應商檔案應有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件 、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負責管理 , 同時由財務部留存副本 . 原則上公司采購只選擇重要供應商進行 . 如果供應商在供應材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴重者終止其業(yè)務往來，并保留追究法律責任的權(quán)利 . 、激勵和約束 , 這是防范采購中人為欺詐的有效方法 . 采購員是采購的實際實施者 , 在采購過程中起著至為重要的作用 , 經(jīng)歷表明 , 采購員以與供應商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購同等物料可以低價但不選擇低價采 購等方式向供應商收受或索取回扣 , 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐 , 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此 , 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng) , 以公司制度約束其行為操守 , 能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生 .二是注重考核采購員的專業(yè)能力 , 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運作和物料存儲 , 又要了解物料的本身屬性、市場行情等 , 這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料 , 使公司不會蒙受不必要的損失 . 公司對采購員的考核應定期舉行 , 一般可 采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進行，財務部同時參予 . 對考核結(jié)果優(yōu)良 , 完成或降
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