【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門(mén)，為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任 , 使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人 , 必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類(lèi)別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員 . 采購(gòu)人員必須是該種采購(gòu)的內(nèi)行者 , 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé) , 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé) , 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé) , 工模材料由工模部負(fù)責(zé) , 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使 用部門(mén)或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé) . ③ 采購(gòu)審批權(quán)限 .所有采購(gòu)報(bào)價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行 , 有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理 .禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)事宜 , 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品 (如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等 )可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門(mén)采購(gòu) , 但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說(shuō)明理由 , 請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批 . ④ 驗(yàn)收職能 .任何物品購(gòu)入后須經(jīng)非采購(gòu)者本人驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí) . 驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn) . 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符 , 對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu) 約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé) . 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門(mén)批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù) . 驗(yàn)收無(wú)誤后 , 填制材料入庫(kù)單 , 連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù) .為明確責(zé)任 , 結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí) . ⑤ 退貨與索賠 . 為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符 , 采購(gòu)部門(mén)須立即辦理退貨 , 無(wú)論貨品是否退還給了供應(yīng)商 , 均須立即書(shū)面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng) . 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告 , 品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部 , 以有效追蹤 , 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生 . 采購(gòu)約定中必須明 確索賠條款 , 對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失 , 應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款 . 采購(gòu)部門(mén)不能解決的 , 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施 , 以及時(shí)保護(hù)公司的利益 . ⑥ 貨款結(jié)付政策 . 所有采購(gòu)除零散性或不常用無(wú)法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外 , 均為月結(jié)付款方式 . 不能使用月結(jié)的 , 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來(lái)公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買(mǎi)時(shí)直接付款外 , 均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款 . 禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜 . 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi) (每月 5 日前 )提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳 , 此政策采購(gòu)部門(mén)須明確知會(huì)供應(yīng)商 . 貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付 . 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失 , 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金 , 即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間 . 在不影響公司商譽(yù)的前提下 , 適度延長(zhǎng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財(cái)務(wù)政策 . 三 .加強(qiáng)和完善采購(gòu)的環(huán)境管理工作 . 的事前管理 , 建立完善的材料價(jià)格信息檔案 . 為了有效地控制和降低采購(gòu)成本 , 并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量 , 公司采購(gòu)員應(yīng)作好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理 , 及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài) , 并與已在采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析 , 同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新 . 調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)確認(rèn)并留存 . 如有必要 , 采購(gòu)管理會(huì)計(jì)可直接通過(guò)各種渠道收集采購(gòu)價(jià)格信息 , 同時(shí)知會(huì)采購(gòu)員 , 由采購(gòu)員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行 . . 為全面掌握公 司所有供應(yīng)商的情況 , 并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng) , 應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案 . 所謂重要性供應(yīng)商 , 即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商 . 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來(lái) , 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后 , 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理 . 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行 . 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件 、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等， 并定期或不定期更新， 由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理 , 同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本 . 原則上公司采購(gòu)只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行 . 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過(guò)程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問(wèn)題， 公司可考慮對(duì)其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來(lái)，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利 . 、激勵(lì)和約束 , 這是防范采購(gòu)中人為欺詐的有效方法 . 采購(gòu)員是采購(gòu)的實(shí)際實(shí)施者 , 在采購(gòu)過(guò)程中起著至為重要的作用 , 經(jīng)歷表明 , 采購(gòu)員以與供應(yīng)商串通抬價(jià)、采購(gòu)的實(shí)物與約定不符、采購(gòu)?fù)任锪峡梢缘蛢r(jià)但不選擇低價(jià)采 購(gòu)等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣 , 這是采購(gòu)中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐 , 而這則在很大程度上取決于采購(gòu)人員的職業(yè)道德、誠(chéng)信敬業(yè)和行為操守，因此 , 一要注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng) , 以公司制度約束其行為操守 , 能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生 .二是注重考核采購(gòu)員的專(zhuān)業(yè)能力 , 一個(gè)合格的采購(gòu)員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ) , 又要了解物料的本身屬性、市場(chǎng)行情等 , 這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購(gòu)回不適用或根本不可用的材料 , 使公司不會(huì)蒙受不必要的損失 . 公司對(duì)采購(gòu)員的考核應(yīng)定期舉行 , 一般可 采用半年考核制，考核由人事部及采購(gòu)部聯(lián)合進(jìn)行，財(cái)務(wù)部同時(shí)參予 . 對(duì)考核結(jié)果優(yōu)良 , 完成或降