【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。 企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)有檔案部門(mén)的參與。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng) 歸檔功能的模塊或接口 。 （ 各業(yè)務(wù)系統(tǒng) 與 檔案管理系統(tǒng) 的 關(guān)系參 見(jiàn)附 錄 B） 檔案管理系統(tǒng)軟件的要求 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿(mǎn)足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。 應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢(xún)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。 應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 ，可逐步從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版發(fā)展。 電子檔案的安全與保存 電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類(lèi)、整理。 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)、閃存等。 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì) 檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： a）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 b）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 14 c）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 d）環(huán)境溫度選定范圍： 17℃～ 20℃；相對(duì)濕度選定范圍： 35％～ 45％。 存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體每滿(mǎn) 2年、光盤(pán)每滿(mǎn) 4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10％，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 對(duì)磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留，時(shí)間不少于 4年。 超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷(xiāo)毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的電子檔案應(yīng)有銷(xiāo)毀文件目錄存檔。 9 檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置 根據(jù) 檔案工作需要，配置 設(shè)施 、 設(shè)備。 設(shè)施 要求 企業(yè)應(yīng)合理配置檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、陳列室等 檔案工作用房 。 至少應(yīng)做到庫(kù)房 專(zhuān)用 。 檔案 工作用房應(yīng)集中設(shè)置在企業(yè) 管理 工作 區(qū)域 內(nèi) 。 檔案庫(kù)房 檔案庫(kù)房 應(yīng)遠(yuǎn)離 存有 易燃易爆 物品 等不安全的 場(chǎng)所，不 適宜設(shè)置在地下樓 層或頂層。 檔案庫(kù)房樓面 應(yīng)滿(mǎn)足檔案及其裝具的的承重要求 2。 檔案庫(kù)房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體 等 有關(guān)要求，庫(kù)房照明應(yīng)采用 冷光源熒光燈 。 檔案庫(kù)房 面積應(yīng) 滿(mǎn)足檔案工作發(fā)展的需要 ,留有存儲(chǔ)空間 。 設(shè)立檔案館的庫(kù)房應(yīng)滿(mǎn)足今后二十年檔案存儲(chǔ)需要 。 檔案館建筑 應(yīng) 符合有關(guān) 標(biāo)準(zhǔn) 要求 。 閱覽室 閱覽室 是供利用者查閱檔案的場(chǎng)所， 應(yīng)緊鄰辦公室和檔案庫(kù)房，環(huán)境應(yīng)安靜舒適，照明良好。 辦公室 辦公室 應(yīng)滿(mǎn)足檔案人員的工作、學(xué)習(xí)等需要。 檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房 檔案業(yè)務(wù) 和技術(shù) 用房應(yīng)滿(mǎn)足接收 、 整理 、修復(fù) 檔案的實(shí)際需要 。 獨(dú)立的檔案管理 樓宇 或檔案館，可視工作需要設(shè)立檔案接 收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等 用房。 陳列室 （展覽室） 陳列室（展覽室）是展示企業(yè)歷史和發(fā)展的窗口，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際 需要 設(shè) 立。 15 陳列室（展覽室）應(yīng)設(shè)置在 適于 觀覽 的 場(chǎng)所。 設(shè)備要求 企業(yè)應(yīng)配置 滿(mǎn)足工作需要的 檔案裝具、庫(kù)房保護(hù)設(shè)備、日常管理設(shè)備 。 檔案 裝具 檔案 柜架應(yīng)牢固， 具有防火、防盜、防塵作用 。 有條件的可采用 密集架。 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放 ，其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專(zhuān)用柜、架、盒中 。 檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸制品，其規(guī)格、式樣和質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。 庫(kù)房保護(hù)設(shè)備 、溫濕度監(jiān)控 儀 、防光窗簾、防盜門(mén)窗 等必要的設(shè)備 。 根據(jù)庫(kù)房管理需要配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。 獨(dú)立的檔案管理 樓宇 或檔案館還應(yīng)配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào)控等設(shè)備。 日常 管理 設(shè)備 檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī) 等設(shè)備 。 庫(kù)房管理需要的 除塵器、消毒柜 、去濕機(jī)、加濕機(jī)、去酸 等設(shè)備 。 檔案 修復(fù) 、 利用 需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī) 、 閱讀機(jī)、 裱糊機(jī) 等設(shè)備 。 現(xiàn)代化 管理 需要的計(jì)算機(jī) 、 掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī) 等 設(shè)備。 根據(jù)需要配備 CAD繪圖儀 、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī) 。 16 附錄 A 表格式樣 （資料性附錄） 圖 A1 檔案移交（接收）登記表 17 圖一： 圖 A2 溫濕度登記表 18 圖 A3 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 19 圖三 圖 A4 借閱檔案登記表 20 圖 A5 檔案利用效果登記表 21 附錄 B 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關(guān)系參考架構(gòu)圖 （資料性附錄） 收集 整理 鑒定 核對(duì) 統(tǒng)計(jì) 移交 數(shù)字化 分級(jí)管理 全宗級(jí)管理 案卷級(jí)管理 文件級(jí)管理 專(zhuān)題管理 全文索引 收 集 子 系 統(tǒng) 管 理 子 系 統(tǒng) 利 用 子 系 統(tǒng) 企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng) 電子文件 數(shù)據(jù)（庫(kù)） 文本 視頻 音頻 圖形 圖像 動(dòng)畫(huà) 多媒體 非電子 檔案 紙質(zhì) 照片 聲像 實(shí)物 實(shí)現(xiàn)途徑 本地 局域網(wǎng) 外聯(lián)網(wǎng) 互聯(lián)網(wǎng) 館(室)藏檔案 實(shí)時(shí)管理 在線(xiàn)登記 在線(xiàn)統(tǒng)計(jì) 在線(xiàn)指導(dǎo) 在線(xiàn)答疑 歸檔 登記 統(tǒng)計(jì) 反饋 數(shù)據(jù)分析 數(shù)據(jù)挖掘 過(guò)程管理 接收 管理 利用 統(tǒng)計(jì) 鑒定 銷(xiāo)毀 說(shuō)明 ： 信息流 檔案源 系統(tǒng)模塊 功能要求 檔案管理系統(tǒng) 訪(fǎng) 問(wèn) 管理 22 附錄 C 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表 （資料性附錄） 一、黨群管理 序號(hào) 基 本 范 圍 保管 期限 1 黨務(wù)工作 本企業(yè)黨委（總支、支部）工作計(jì)劃、總結(jié) 工作規(guī)劃、總結(jié) 永久 年度工作計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期 本企業(yè)黨委（總支、支部）決定、決議、辦法、通知、通報(bào)等 永久 本企業(yè)黨委（總支、支部）會(huì)及召開(kāi)的工作會(huì)議、民主生活會(huì)會(huì)議記錄、 紀(jì)要 永久 本企業(yè)黨員（代表）大會(huì)文件材料 主報(bào)告、決定、決議、通報(bào) 永久 發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等 短期 本企業(yè)黨委（總支、支部）調(diào)查研究材料、專(zhuān)題總結(jié)報(bào)告等 重要的 永久 一般的 短期 黨委（總支、支部）評(píng)先創(chuàng)優(yōu)文件材料 長(zhǎng)期 黨委（總支、支部）綜合性文件材料 重要的 長(zhǎng)期 一般的 短期 本企業(yè)黨務(wù)工作大 事記 永久 上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的文件材料 針對(duì)本企業(yè)重大問(wèn)題的指示、批示文件 永久 針對(duì)本企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件 短期 對(duì)下屬單位關(guān)于黨務(wù)工作請(qǐng)示的批復(fù) 長(zhǎng)期 2 組織工作 對(duì)黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久 黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、取消預(yù)備期資格的決議、決定及黨員名 冊(cè) 永久 本企業(yè)黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度 長(zhǎng)期 本企業(yè)黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決議、決定及通知 長(zhǎng)期 黨費(fèi)收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根 長(zhǎng)期 23 本企業(yè)黨員學(xué)習(xí)教育與整黨工作中形成的文件材料 長(zhǎng)期 本企業(yè)老干部工作中形成的文件材料 長(zhǎng)期 黨組織情況方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 3 宣傳工作 本企業(yè)宣傳工作報(bào)告、會(huì)議記錄、調(diào)研材料等 長(zhǎng)期 本單位編輯的簡(jiǎn)報(bào)、出版物樣本與定稿 永久 反映本企業(yè)活動(dòng)的的報(bào)刊、廣播稿 長(zhǎng)期 本企業(yè)精神文明建設(shè)方面的文件材料 重要的 長(zhǎng)期 一般的 短期 4 紀(jì)檢與監(jiān)察工作 紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報(bào)、通知、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄與紀(jì) 要、請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)批復(fù) 永久 違紀(jì)案件調(diào)查處理材料 重大案件的立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見(jiàn)等材料 永久 一般案件的調(diào)查處理材料 長(zhǎng)期 5 工會(huì)工作 本企業(yè)工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 長(zhǎng)期 本企業(yè)職工代表大會(huì)及有關(guān)會(huì)議文件 重要的 永久 一般的 短期 本企業(yè)工會(huì)制發(fā)的規(guī)章制度、決定、通知 長(zhǎng)期 本企業(yè)民主 管理、勞動(dòng)競(jìng)賽、表彰先進(jìn)、勞保福利方面的文件材料 長(zhǎng)期 本企業(yè)女工工作、文體活動(dòng)等方面的文件材料 短期 本企業(yè)工會(huì)會(huì)費(fèi)與財(cái)務(wù)管理材料 長(zhǎng)期 6 共青團(tuán)工作 本企業(yè)共青團(tuán)工作計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期 本企業(yè)共青團(tuán)組織情況方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 本企業(yè)團(tuán)代會(huì)、團(tuán)委（常委、擴(kuò)大）會(huì)會(huì)議文件材料 重要的 永久 一般的 短期 本企業(yè)團(tuán)員及團(tuán)組織管理方面的決定、通知、批復(fù) 長(zhǎng)期 本企業(yè)團(tuán)費(fèi)收據(jù)與團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根 長(zhǎng) 期 7 民間團(tuán)體工作 專(zhuān)業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì) 24 重要活動(dòng)的文件材料 長(zhǎng)期 一般活動(dòng)的文件材料 短期 民間組織 重要活動(dòng)的文件材料 長(zhǎng)期 一般活動(dòng)的文件材料 短期 二、行政管理 序號(hào) 基 本 范 圍 保管 期限 1 行政事務(wù) 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長(zhǎng)期 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)的題詞、指示、講話(huà)材料 永久 本企業(yè)行政工作計(jì)劃、總結(jié)等 長(zhǎng) 期 本企業(yè)經(jīng)理辦公會(huì)、行政辦公會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定等 永久 本企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報(bào)和簽訂的行政協(xié)議、合同 長(zhǎng)期 工商行政管理方面的材料 長(zhǎng)期 本企業(yè)的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名、啟用與廢止印模等方面的文件材 料 永久 本企業(yè)文秘、機(jī)要、保密、信訪(fǎng)等方面的文件材料 長(zhǎng)期 本企業(yè)編史修志方面的文件材料 永久 本企業(yè)其他行政事務(wù)方面形成的材料 重要的 長(zhǎng)期 一般的 短期 2 安全保衛(wèi)工作 上 級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件 短期 本企業(yè)安全保衛(wèi)、民征兵工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)、決定、 辦法、通知、報(bào)表等 長(zhǎng)期 對(duì)本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎(jiǎng)懲材料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表 長(zhǎng)期 武裝保衛(wèi)、民兵、預(yù)備役人員名單及有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免文件 長(zhǎng)期 法律及公證事務(wù)中形成的文件材料 永久 3 審計(jì)工作 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)審計(jì)工作文件 長(zhǎng)期 經(jīng)審計(jì)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的審計(jì)任務(wù)書(shū) 永久 本企業(yè)審計(jì)工作會(huì)議記錄與紀(jì)要、計(jì) 劃、報(bào)告、總結(jié)、決定、辦法、請(qǐng)示與批復(fù)等 長(zhǎng)期 25 本企業(yè)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)的重要通知、報(bào)告、決定、評(píng)價(jià)書(shū)（結(jié)論）、調(diào)查與證明 等材料 永久 下級(jí)單位報(bào)送的審計(jì)工作文件 短期 4 勞動(dòng)人事 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)材料 長(zhǎng)期 本企業(yè)制定的勞動(dòng)人事方面的規(guī)章制度、報(bào)告、決定等 長(zhǎng)期 本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的有關(guān)文件材料 永久 本企業(yè)干部職工的任免與招聘、升降、獎(jiǎng)懲、考察、