【文章內容簡介】 統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 檔案管理系統(tǒng)服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。 企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)與實施應有檔案部門的參與。各業(yè)務系統(tǒng)應有生成電子文件自動 歸檔功能的模塊或接口 。 （ 各業(yè)務系統(tǒng) 與 檔案管理系統(tǒng) 的 關系參 見附 錄 B） 檔案管理系統(tǒng)軟件的要求 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。 應具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。 應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 ，可逐步從單機版向網(wǎng)絡版發(fā)展。 電子檔案的安全與保存 電子檔案可參照紙質檔案的分類、整理。 電子檔案應存儲到脫機載體上。 本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、閃存等。 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 存儲在脫機載體上的電子檔案保管除應符合紙質 檔案的要求外，還應符合下列條件： a）歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 b）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 14 c）存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 d）環(huán)境溫度選定范圍： 17℃～ 20℃；相對濕度選定范圍： 35％～ 45％。 存儲電子檔案的磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10％，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。 對磁性載體上的電子檔案，應每 4年轉存一次。原載體同時保留，時間不少于 4年。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。 9 檔案工作設施、設備配置 根據(jù) 檔案工作需要，配置 設施 、 設備。 設施 要求 企業(yè)應合理配置檔案庫房、閱覽室、辦公室、檔案業(yè)務和技術用房、陳列室等 檔案工作用房 。 至少應做到庫房 專用 。 檔案 工作用房應集中設置在企業(yè) 管理 工作 區(qū)域 內 。 檔案庫房 檔案庫房 應遠離 存有 易燃易爆 物品 等不安全的 場所，不 適宜設置在地下樓 層或頂層。 檔案庫房樓面 應滿足檔案及其裝具的的承重要求 2。 檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體 等 有關要求，庫房照明應采用 冷光源熒光燈 。 檔案庫房 面積應 滿足檔案工作發(fā)展的需要 ,留有存儲空間 。 設立檔案館的庫房應滿足今后二十年檔案存儲需要 。 檔案館建筑 應 符合有關 標準 要求 。 閱覽室 閱覽室 是供利用者查閱檔案的場所， 應緊鄰辦公室和檔案庫房，環(huán)境應安靜舒適，照明良好。 辦公室 辦公室 應滿足檔案人員的工作、學習等需要。 檔案業(yè)務和技術用房 檔案業(yè)務 和技術 用房應滿足接收 、 整理 、修復 檔案的實際需要 。 獨立的檔案管理 樓宇 或檔案館，可視工作需要設立檔案接 收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等 用房。 陳列室 （展覽室） 陳列室（展覽室）是展示企業(yè)歷史和發(fā)展的窗口，企業(yè)可根據(jù)實際 需要 設 立。 15 陳列室（展覽室）應設置在 適于 觀覽 的 場所。 設備要求 企業(yè)應配置 滿足工作需要的 檔案裝具、庫房保護設備、日常管理設備 。 檔案 裝具 檔案 柜架應牢固， 具有防火、防盜、防塵作用 。 有條件的可采用 密集架。 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放 ，其它非紙質載體檔案應保存在專用柜、架、盒中 。 檔案的卷盒、卷夾應采用無酸制品，其規(guī)格、式樣和質量符合國家相關標準。 庫房保護設備 、溫濕度監(jiān)控 儀 、防光窗簾、防盜門窗 等必要的設備 。 根據(jù)庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備。 獨立的檔案管理 樓宇 或檔案館還應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備。 日常 管理 設備 檔案整理所需要的裝訂機、打印機 等設備 。 庫房管理需要的 除塵器、消毒柜 、去濕機、加濕機、去酸 等設備 。 檔案 修復 、 利用 需要的照相機、攝像機、復印機 、 閱讀機、 裱糊機 等設備 。 現(xiàn)代化 管理 需要的計算機 、 掃描儀、光盤刻錄機 等 設備。 根據(jù)需要配備 CAD繪圖儀 、工程圖紙復印機、縮微機、縮微閱讀復印機 。 16 附錄 A 表格式樣 （資料性附錄） 圖 A1 檔案移交（接收）登記表 17 圖一： 圖 A2 溫濕度登記表 18 圖 A3 檔案銷毀清冊 19 圖三 圖 A4 借閱檔案登記表 20 圖 A5 檔案利用效果登記表 21 附錄 B 業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關系參考架構圖 （資料性附錄） 收集 整理 鑒定 核對 統(tǒng)計 移交 數(shù)字化 分級管理 全宗級管理 案卷級管理 文件級管理 專題管理 全文索引 收 集 子 系 統(tǒng) 管 理 子 系 統(tǒng) 利 用 子 系 統(tǒng) 企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng) 電子文件 數(shù)據(jù)（庫） 文本 視頻 音頻 圖形 圖像 動畫 多媒體 非電子 檔案 紙質 照片 聲像 實物 實現(xiàn)途徑 本地 局域網(wǎng) 外聯(lián)網(wǎng) 互聯(lián)網(wǎng) 館(室)藏檔案 實時管理 在線登記 在線統(tǒng)計 在線指導 在線答疑 歸檔 登記 統(tǒng)計 反饋 數(shù)據(jù)分析 數(shù)據(jù)挖掘 過程管理 接收 管理 利用 統(tǒng)計 鑒定 銷毀 說明 ： 信息流 檔案源 系統(tǒng)模塊 功能要求 檔案管理系統(tǒng) 訪 問 管理 22 附錄 C 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表 （資料性附錄） 一、黨群管理 序號 基 本 范 圍 保管 期限 1 黨務工作 本企業(yè)黨委（總支、支部）工作計劃、總結 工作規(guī)劃、總結 永久 年度工作計劃、總結 長期 本企業(yè)黨委（總支、支部）決定、決議、辦法、通知、通報等 永久 本企業(yè)黨委（總支、支部）會及召開的工作會議、民主生活會會議記錄、 紀要 永久 本企業(yè)黨員（代表）大會文件材料 主報告、決定、決議、通報 永久 發(fā)言、簡報等 短期 本企業(yè)黨委（總支、支部）調查研究材料、專題總結報告等 重要的 永久 一般的 短期 黨委（總支、支部）評先創(chuàng)優(yōu)文件材料 長期 黨委（總支、支部）綜合性文件材料 重要的 長期 一般的 短期 本企業(yè)黨務工作大 事記 永久 上級機關關于黨務工作的文件材料 針對本企業(yè)重大問題的指示、批示文件 永久 針對本企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件 短期 對下屬單位關于黨務工作請示的批復 長期 2 組織工作 對黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久 黨員入黨、轉正、延期、退黨、取消預備期資格的決議、決定及黨員名 冊 永久 本企業(yè)黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度 長期 本企業(yè)黨群機構設置、調整、人員編制等方面決議、決定及通知 長期 黨費收支與黨組織關系介紹信及存根 長期 23 本企業(yè)黨員學習教育與整黨工作中形成的文件材料 長期 本企業(yè)老干部工作中形成的文件材料 長期 黨組織情況方面的統(tǒng)計報表 永久 3 宣傳工作 本企業(yè)宣傳工作報告、會議記錄、調研材料等 長期 本單位編輯的簡報、出版物樣本與定稿 永久 反映本企業(yè)活動的的報刊、廣播稿 長期 本企業(yè)精神文明建設方面的文件材料 重要的 長期 一般的 短期 4 紀檢與監(jiān)察工作 紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、統(tǒng)計報表、會議記錄與紀 要、請示報告及上級批復 永久 違紀案件調查處理材料 重大案件的立案報告、調查依據(jù)、審查結論、處理意見等材料 永久 一般案件的調查處理材料 長期 5 工會工作 本企業(yè)工會工作計劃、總結、會議記錄、統(tǒng)計報表 長期 本企業(yè)職工代表大會及有關會議文件 重要的 永久 一般的 短期 本企業(yè)工會制發(fā)的規(guī)章制度、決定、通知 長期 本企業(yè)民主 管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利方面的文件材料 長期 本企業(yè)女工工作、文體活動等方面的文件材料 短期 本企業(yè)工會會費與財務管理材料 長期 6 共青團工作 本企業(yè)共青團工作計劃、總結 長期 本企業(yè)共青團組織情況方面的統(tǒng)計報表 永久 本企業(yè)團代會、團委（常委、擴大）會會議文件材料 重要的 永久 一般的 短期 本企業(yè)團員及團組織管理方面的決定、通知、批復 長期 本企業(yè)團費收據(jù)與團組織關系介紹信及存根 長 期 7 民間團體工作 專業(yè)學會、協(xié)會 24 重要活動的文件材料 長期 一般活動的文件材料 短期 民間組織 重要活動的文件材料 長期 一般活動的文件材料 短期 二、行政管理 序號 基 本 范 圍 保管 期限 1 行政事務 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應執(zhí)行的有關文件 長期 上級領導視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料 永久 本企業(yè)行政工作計劃、總結等 長 期 本企業(yè)經(jīng)理辦公會、行政辦公會會議記錄、紀要、決定等 永久 本企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報和簽訂的行政協(xié)議、合同 長期 工商行政管理方面的材料 長期 本企業(yè)的設立、關、停、并、轉及更名、啟用與廢止印模等方面的文件材 料 永久 本企業(yè)文秘、機要、保密、信訪等方面的文件材料 長期 本企業(yè)編史修志方面的文件材料 永久 本企業(yè)其他行政事務方面形成的材料 重要的 長期 一般的 短期 2 安全保衛(wèi)工作 上 級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件 短期 本企業(yè)安全保衛(wèi)、民征兵工作的計劃、總結、報告、請示與批復、決定、 辦法、通知、報表等 長期 對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表 長期 武裝保衛(wèi)、民兵、預備役人員名單及有關機構設置、干部任免文件 長期 法律及公證事務中形成的文件材料 永久 3 審計工作 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關審計工作文件 長期 經(jīng)審計機關批準的審計任務書 永久 本企業(yè)審計工作會議記錄與紀要、計 劃、報告、總結、決定、辦法、請示與批復等 長期 25 本企業(yè)專項審計的重要通知、報告、決定、評價書（結論）、調查與證明 等材料 永久 下級單位報送的審計工作文件 短期 4 勞動人事 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關材料 長期 本企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等 長期 本企業(yè)內部機構設置、人員編制方面的有關文件材料 永久 本企業(yè)干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考察、