【文章內(nèi)容簡介】 通過向全體聽眾復(fù)述問題并給出答案來控制問答過程。 在發(fā)言 進(jìn)行中 回答提問可以使大家注意力集中，并可以了解聽眾對 你所傳遞信息的理解程度。但這種方法可能會使你對發(fā)言失去控制。 ? 如果你選擇這種方法，可以立即回答提問，也可以在發(fā)言間隙插入問題回答。 在發(fā)言進(jìn)行中 某一特定的時刻 回答問題可以使你兼得以上兩種方式的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)你想得到聽眾的反應(yīng)或了解他們想法的時候可以使用這種方式。 ? 如果你選擇這種方法，一定要事先確定好這些時刻并且作好標(biāo)記，這樣你就不會忘記停下來征求問題。 如果你不知道問題的答案怎么辦 ? 如果你不知道問題的答案，可以為提問者提供找出答案的渠道或主動提出為其尋找答案。 第二章 步驟 一、準(zhǔn) 備發(fā)言的步驟 1. 明確 目的 。 你希望取得什么結(jié)果？你希望聽眾聽完你的報(bào)告后做些什么？你的目的決定了你說什么和怎樣說。 ? 仔細(xì)研究你的目的。你是想告知、勸說還是推銷？你想讓觀眾理解、知曉還是采取行動？你希望聽眾何時采取行動、如何采取行動？ ? 目的要清晰。你的目的越清晰，你設(shè)計(jì)的發(fā)言就越有可能達(dá)到這些目的。例如， 我希望這些聽眾能夠要求他們的下屬參與第一季度系統(tǒng)試運(yùn)行的首次展示。 2. 選擇與目的相匹配的 策略 。 11 ? 例如，推銷產(chǎn)品應(yīng)傾向于增強(qiáng)說服力，內(nèi)容要涉及產(chǎn)品的特性、利益和競爭數(shù)據(jù)的比較說明。 ? 只將那些有助于達(dá)到目的的信息納入發(fā)言之中。省略任何與此無關(guān)、分散注意力或干擾主題的內(nèi)容。 3. 了解你的 聽眾 。 ? 在發(fā)言之前，要了解聽眾的知識水平、興趣和立場，以及他們根據(jù)你的發(fā)言采取行動的能力。 ? 清楚你的發(fā)言能夠帶給他們什么。讓你的發(fā)言以聽眾為導(dǎo)向是至關(guān)重要的。 ? 如果你對聽眾不熟悉，請會議的聯(lián)絡(luò)人員提供背景資料。如果可能，試著與至少一名能代表聽眾特征的人進(jìn)行接觸。 4. 使發(fā)言適合 聽眾的特 點(diǎn)。 ? 例如，比起針對非技術(shù)專業(yè)中層經(jīng)理的發(fā)言，針對技術(shù)專業(yè)決策層的發(fā)言應(yīng)該包括更多量化的細(xì)節(jié)內(nèi)容。 ? 在聽眾成分多樣化的情況下，要盡量談及問題的不同側(cè)面，以照顧到各類聽眾的興趣所在。例如， 這將對產(chǎn)品經(jīng)理產(chǎn)生以下影響 ?? ，而對工程師的影響將是 ?? 。 ? 在聽眾懷有敵意的情況下，開場時強(qiáng)調(diào)大家共同關(guān)注的問題。如果可能，應(yīng)化消極為積極。 ? 為了給那些無動于衷、倦怠或饑餓的聽眾注入活力，應(yīng)該以驚人的結(jié)論或生動的案例作為開場白。 二、 設(shè)計(jì)發(fā)言的步驟 1. 集思廣益尋找靈感。 2. 確定內(nèi)容和論據(jù)。 3. 選擇 論點(diǎn)數(shù)量 , 使發(fā)言在規(guī)定時間內(nèi)完成。 ? 論點(diǎn)最好少而精。 ? 如果你沒有時間將一個論點(diǎn)講清楚或讓聽眾接受，把它留到下一次發(fā)言。 ? 如果對講話的長度沒有把握，多準(zhǔn)備一些數(shù)據(jù)、比喻或事例等輔助材料，如果時間不夠可以省略掉。 4. 組織 論點(diǎn) 。 ? 為使聽眾思路集中，發(fā)言應(yīng)始終保持邏輯清晰。 ? 將最強(qiáng)有力的論點(diǎn)放在開始或結(jié)尾。不要將最好的觀點(diǎn)埋沒了。 ? 開始時 ,說明你發(fā)言的大方向及需要證實(shí)或說明的事項(xiàng)。 ? 正文部分用事例、視覺效果和趣聞軼事來支持主要論點(diǎn)。 ? 在適當(dāng) 的間隔說明已經(jīng)講述的內(nèi)容和將要講述的內(nèi)容。 ? 結(jié)尾時，總結(jié)主要論點(diǎn)，提出結(jié)論。 5. 列出可能遇到的問題及反對意見，并決定如何面對和回答這些問題。 6. 準(zhǔn)備 視覺效果 工具和輔助材料。 12 使用視覺工具來幫助聽眾： ? 記住事實(shí)； ? 理解觀點(diǎn)、關(guān)系或?qū)嵨锊季郑? ? 意識到你要轉(zhuǎn)入一個新的話題。 三、 練習(xí)和評價的步驟 1. 預(yù)演 。 ? 預(yù)演時練習(xí)使用你現(xiàn)場將用到的設(shè)備和視覺工具。 ? 每次練習(xí)時預(yù)演發(fā)言的全過程，包括站姿、舉止及如何使用視覺工具。 ? 預(yù)演時聲音要大 。 ? 預(yù)演要進(jìn)行到使自己的發(fā)言聽上去不是在背誦為止。 ? 把注意力集中在所要交流的主題和交流的愿望上，而不要集中在你的筆記上。 ? 如果發(fā)言是面對大量聽眾的公開活動，將練習(xí)進(jìn)行錄像，逐段仔細(xì)檢查。 2. 發(fā)言前 收集反饋信息 。 ? 正式發(fā)言前，在試聽聽眾面前預(yù)演并征詢他們的反饋意見。試聽聽眾應(yīng)與真實(shí)聽眾的身份特征相近。例如，你要就某一主 題向?qū)＜易鲌?bào)告，那么就找一位專家來試聽。 ? 盡可能從各個方面對發(fā)言進(jìn)行測試，包括視覺效果、邏輯等。 ? 你對這些聽眾產(chǎn)生了什么影響？ 3. 在發(fā)言 進(jìn)行過程中 進(jìn)行評估。 ? 從一些跡象中觀察聽眾的反應(yīng)，看他們是感興趣還是不耐煩。 ? 如果可能，請一個人坐在聽眾席間記錄聽眾的反應(yīng)。 ? 你可以在發(fā)言結(jié)束之后立即記錄聽眾的反應(yīng)，那時你的記憶還 很清晰。 ? 注意聽眾所提的問題。這些問題也許表明了你的發(fā)言中有哪些地方需要澄清。 ? 適當(dāng)情況下可以問問聽眾的感覺。 4. 發(fā)言 結(jié)束后 進(jìn)行評估。 ? 評價發(fā)言的整體效果。目的達(dá)到了嗎？聽眾很投入嗎？記下好的方面和需要改進(jìn)的地方。 ? 向可信賴的聽眾征詢反饋意見。 ? 如果你要再次發(fā)言，可以從哪些方面對其加以改進(jìn)？ ? 你總結(jié)出哪些關(guān)于發(fā)言的 經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)？ 第三章 技巧 一、 為發(fā)言做準(zhǔn)備的技巧 * 明確發(fā)言的目的 —— 這將決定你發(fā)言中的所有因素。 * 盡可能多地了解你的聽眾和他們的偏見及期望。 * 從聽眾的角度提出你的主題。 * 調(diào)整你的發(fā)言內(nèi)容以適應(yīng)當(dāng)時的環(huán)境背景 ——物理環(huán)境、時間和可能會影響你的聽眾的正在發(fā) 13 生的重大事件等。 二、 組織 發(fā)言 內(nèi)容的技巧 *在整個過程中，要保證你的發(fā)言邏輯清晰。 *將最強(qiáng)有力的論點(diǎn)放在開始或結(jié)尾。不要將最好的觀點(diǎn)埋沒掉。 *開始時說明你發(fā)言的大方向及需要證實(shí)或說明的論點(diǎn)。 *在適當(dāng)?shù)拈g隔說明已經(jīng)講述的內(nèi)容和將要講述的內(nèi)容。 *結(jié)束時，總結(jié)主要論點(diǎn)，提出結(jié)論。 三、 制造視覺效果的技巧 使用簡短的文字，每張幻燈片不能超過六行字。 要斟酌你所使用的詞語。 要盡可能地使用圖形。 不要使用豎行字。 每張幻燈片最多使用兩種大小的字體。 對于沒有先后順序的內(nèi)容，使用項(xiàng)目符號而不要使用數(shù)字編號。 使用大寫字體和小寫字體。只有在題目和縮略語中才全部使用大寫字體。 四、 有效發(fā)言的技巧 不要對著講稿照本宣科，講話時可以參考筆記。 面對聽眾進(jìn)行目光交流。 如果想控制場面、引導(dǎo)聽眾參與或與聽眾融為一體，可以采用在聽眾中走動的方法。 不要把口袋中的鑰匙或硬幣弄得叮當(dāng)響。 手勢要放松、自然。 有效地控制說話的聲音。 把注意力放在你要講的內(nèi)容和你的聽眾身上。 五、 回答提問的技巧 如果你知道答案，要回答得清楚簡潔 . 如果你不知道問題的答案，可以為提問者提供尋找答案的渠道或主動提出為其尋找答案 . 對可能遇到的問題或爭議進(jìn)行預(yù)測，不要拒絕回答或者掩蓋問題 . 如果觀眾的提問開始打斷你發(fā)言的主題內(nèi)容，可以在白板或筆記本上將這些問題記錄下來，在會議結(jié)束時再 對其進(jìn)行回答。 14 第四章 工具 哈佛管理導(dǎo)師 —— 表達(dá)技巧輔助工具 預(yù)先計(jì)劃工作表 使用這個工作表可以幫助你對發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃。 主題 : 應(yīng)何要求 : 目的 如果你的發(fā)言取得了成功，直接結(jié)果將是什么？ 主要內(nèi)容 從你的發(fā)言中，聽眾必須要了解和記住什么？ 1. 2. 3. 4. 5. 論據(jù) 什么事實(shí)證據(jù)能支持你的主要信息？ 信息 1 信息 2 信息 3 信息 4 信息 5 169。版權(quán)所有：哈佛大學(xué)校長和教師及其許可人。 1998 中文版 本由北京光華管理研修中心翻譯并制作 15 哈佛管理導(dǎo)師 —— 表達(dá)技巧輔助工具 聽眾特點(diǎn)調(diào)查表 當(dāng)你為發(fā)言做準(zhǔn)備工作時，向自己提出以下與聽眾有關(guān)的問題。 問題 備注 1. 聽眾是誰，他們和你的發(fā)言主題有什么關(guān)系？ 2. 他們對于發(fā)言的主題了解多少？ 3. 他們想要知道什么？ 4. 對你發(fā)言中的重大事件，他們的期望是