【文章內(nèi)容簡介】 溝通和聯(lián)絡。第二個要求是運輸代理必須在展覽會場設立全套辦公設施，如果會場不具備條件，要在合理的距離 (步行距離內(nèi) )設立辦公設施，并配備常設的支持設備，以便與地方辦公室及時聯(lián)系。第三個要求是為了協(xié)助客戶與運輸代理的聯(lián)絡，必須要配備以下設施：國際電話和國際傳真。第 四個要求是運輸代理必須提供詳細、有效的郵政地址，這一點對于臨時在現(xiàn)場工作的代理非常重要。因為參展商會在展會前后把運輸單證文件(提單、海關文件 )直接寄給運輸代理。 (二 )海關手續(xù) 運輸工作最關鍵的部分應該是辦理海關手續(xù)。海關手續(xù)辦理是否及時直接影響到國際參展商的展覽計劃，如果不能及時辦理，就可能出現(xiàn)展會開幕而展品未到展場的情況。對此主要有兩個要求：一是展會組織機構和代理共同為展會設立臨時免稅進口手續(xù)，根據(jù)海關的規(guī)定，對于有些題材如汽車展會，運輸代理可能還需要擔?；蚪槐ＷC金；二是要與海關商妥現(xiàn)場工作的時 間和期限，包括正常工作之外的時間、周末和節(jié)假日等，以便有足夠的時間辦理海關手續(xù)。以下是辦理進出口手續(xù)的一些時間標準： (1)進口手續(xù)。整車放行卸貨．在預先通知的情況下，貨車抵達后 6 小時；未預先通知的情況下，貨車抵達后 14 小時。空運貨物放行，在預先通知的情況下，貨車抵達后 8 小時；在末預先通知的情況下，貨車抵達后 48 小時。 (2)出口手續(xù) ①包裝檢查。在預先通知的情況下，開始后 2 小時；未預先通知的情況下，申請后 8小時。 ②裝車檢查、鉛封、貨車放行。在預先通知的情況下，裝車后 3 小時；未預先 通知的情況下，申請后 8 小時。 ③辦理出口或轉(zhuǎn)口文件。在預先通知的情況下，提交文件后 4 小時；在未預先通知的情況下，申請?zhí)峤晃募?8 小時。 另外為順利辦理梅關手續(xù)，參屜商有義務向會屜運輸代理提供全套準確的相關文件，事先通知并準確地表述和申報； (三 )搬運操作 國際展覽運輸協(xié)會對搬運操作的要求主要有以下五點： (1)運輸代理必須熟悉現(xiàn)場，并在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適設備和有經(jīng)驗的搬運工，應事先預計到非常規(guī)的、大尺寸的物品運輸裝卸問題，并準備好需使用的特殊沒備。 (2)運輸代理要在現(xiàn)場安排倉儲地，如果不可能，就在盡可能近的地方 (不超過 30 分鐘的路程 )安排倉庫，以存放保密和易盜的物品。 (3)空箱應當存放在現(xiàn)場或離會場盡可能近的地方，以確保參展商在展會后能迅速運回空箱，這是展會撒展成功的關鍵因素。 (4)卸車和裝車必須在同一天內(nèi)盡快完成。 (5)要協(xié)調(diào)好所有參展商的要求，并相應安排好搬運操作，以避免出現(xiàn)混亂。 總之，現(xiàn)場搬運操作的成功完全在于運輸代理，因此運輸代理必須事先就協(xié)調(diào)好所有參展商的搬運需求，提前把相應的安排告知組辦機構和所有的參展 商，避免節(jié)外生枝， 二、報關代理的工作準則 海關報關對國際參展商是非常重要的工作。國際展覽運輔協(xié)會對出口代理的海關報關工作主要有以下六個方面的要求：聯(lián)絡、展前客戶聯(lián)系、單證辦理從通知、最佳運輸、現(xiàn)場支持和展后處理 (回運 )。 (一 )聯(lián)絡 有效聯(lián)絡的三個因素分別是語言、通信設施和明確的郵政地址。 (二 )展前客戶聯(lián)系 這是最關鍵的部分。出口代理要努力將報關要求全面清楚地傳遞給參展商。全面是指把報關所需的單證文件、包裝和標識、截止期以及報關特別要求和審查等都告訴參展商。 (三 )單證辦 理及通知 貨物啟程時必須將展品情況和搬運細節(jié)通知現(xiàn)場運輸代理，如參展商的展臺號、展 品運到展臺的要求時間、箱數(shù)、尺寸、毛重、凈重、體積、 CⅣ價格等及運輸細節(jié)如航 班號、提單／空運提單號、卡車貨車／集裝箱／鐵路貨車號等。出口代理必須保證按基本規(guī)定提供正確、完整的單證，以確保不延誤海關手續(xù)。 (四 )最佳運輸 考慮到貨物的特性、預算和時間限制，出口代理應向參展商建議最佳的運輸方式和 路線。 (五 )現(xiàn)場支持 現(xiàn)場支持主要目的是保證客戶在運輸和裝卸兩個方面獲得國際展覽運輸協(xié)會的 專業(yè)標準服務，并幫助和支持現(xiàn)場運輸代理使其順利完成現(xiàn)場搬運工作。 要達到現(xiàn)場支持的目的，出口代理可以作為客戶和現(xiàn)場運輸代理的協(xié)調(diào)人員，處理有關運輸?shù)氖聞?；出口代理應迅速安排空箱運出和運回，協(xié)助現(xiàn)場運輸代理的工作。另外在展會期間出口代理還要巡視所有客戶，收集展品處理或回運的要求，整理成準確簡明的圖表交給現(xiàn)場運輸代理。 (六 )展后處理 出口代理應將貨物的展后處理和回運的有關要求明確地告知現(xiàn)場運輸代理，并監(jiān)督其現(xiàn)場搬運工作，如果是進口貨物，還要協(xié)助辦理當?shù)氐亩悇帐乱恕? 展品成為進口 品，出口代理要辦理相關稅務事宜；展品改變流向，出口代理應通過現(xiàn)場運輸代理辦理，交代交貨條件、交貨地點和銷售條款，以便安排運輸；回程運輸通常由出口代理自行辦理運輸手續(xù)。 國際展覽運輸協(xié)會對會展運輸代理和報關代理的工作準則是針對其會員單位的，對我們選擇會展運輸代理有很大的參考價值。 有些會展只指定一家運輸公司作為代理，統(tǒng)一負責海內(nèi)外的運輸事宜。但對于國內(nèi)運輸和跨國運輸來說，差別非常大。所以，有些組展機構通常分別指定國內(nèi)運輸代理和海外運輸代理。 三、國內(nèi)運輸代理 國內(nèi)運輸代理主要負責國內(nèi)參 展商的展品及相關物資的運輸工作，有時也作為海外運輸代理國內(nèi)段運輸?shù)拇?。國?nèi)運輸代理主要分為來程運輸和回程運輸。 (一 )來程運輸 來程運輸是指將參展商的展品及相關物資自參展商所在地運至會展現(xiàn)場，主要有以下幾環(huán)節(jié)： 展品集中和裝車 參展商將展品和相關物資，按要求的日期集中到統(tǒng)一指定的集中地點，由國內(nèi)運輸代理進行理貨并安排運輸路線和方式；確定后再將展品和相關物資裝上運輸工具，運往車