【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。怎樣為擬寫(xiě)公文搜集 材料和進(jìn)行調(diào)查究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門(mén)今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等?？傊?，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。 三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇 做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以 召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。 四、落筆起草、擬寫(xiě)正文結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)： 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)一。在寫(xiě)作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空 洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。 五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。只要認(rèn)真 如何寫(xiě)好行政公文 [知識(shí)要點(diǎn) ] 一、有關(guān)格式的基本規(guī)定 行政公文和黨的公文都非常重視行文的格式。 《國(guó)家行政 機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！? 《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。” 這些基本格式當(dāng)有者必須具備，不當(dāng)有者不得出現(xiàn) (如密級(jí)和緊急程度，就不是每份文件必需的 )。而且每一格式項(xiàng)目在正式公文中出現(xiàn)的位臵和形式，也都有嚴(yán)格的規(guī)定。 二、公文格式詳解 (一 )版頭 版頭 (在《條例》中稱為版頭，在《辦法》中稱為“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)” )就是我們通常所說(shuō)的“紅頭”。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機(jī)關(guān)名稱不加“文件”二字，黨的公文還可以由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加括號(hào)標(biāo)明文種組成。版頭用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。版頭這一格式項(xiàng)目需要特別注意的問(wèn)題還有：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱， 不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其它機(jī)關(guān)依次在下方整齊對(duì)應(yīng)排列。機(jī)關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中央。黨的公文在聯(lián)合發(fā)文時(shí)，版頭可采取同樣的形式，也可以只列主辦機(jī)關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。 (二 )份號(hào) 份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，行政公文要求“絕密”“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)，黨的機(jī)關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號(hào)。份號(hào)是用自動(dòng)號(hào)碼印刷機(jī)印刷的，每一份公文的份號(hào)都不一樣，這在秘密公文的管理過(guò) 程中有重要意義。份號(hào)的位臵在公文首頁(yè)版心的左上角。 (三 )秘密等級(jí) 秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”?！敖^密”級(jí)別最高，“機(jī)密”次之，“秘密”又次。如無(wú)保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。密級(jí)標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角。有關(guān)保密的法規(guī)還要求公文在密級(jí)后面標(biāo)明時(shí)限，超過(guò)時(shí)限將自動(dòng)解除秘密。 (四 )緊急程度 對(duì)于事關(guān)重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應(yīng)標(biāo)明緊急程度，以便跟一般公文區(qū)分開(kāi)來(lái)。緊急程度分為兩級(jí)，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。不是事關(guān)重 大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。 緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁(yè)右上角，跟秘密等級(jí)上下排列，居秘密等級(jí)下方。緊急電報(bào)的分級(jí)與一般公文有所不同，行政公文要求以三級(jí)標(biāo)示：“特急”、“加急”、“平急”；黨的公文要求以四級(jí)標(biāo)示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 (五 )發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)是公文的一個(gè)重要項(xiàng)目，位于版頭的正下方，文頭部分與正文部分的間隔橫線的正上方。黨的公文也可標(biāo)在版頭的左下方。 發(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份 (發(fā)文 )、序號(hào) (發(fā)文順序號(hào) )三部分組成。 機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡(jiǎn) 縮，但還能識(shí)別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。如：“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字；“中發(fā)”是中共中央的機(jī)關(guān)代字；“國(guó)辦發(fā)”是國(guó)務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字。陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。 年份就是發(fā)文當(dāng)年的，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)，如把 1999 年減縮為“ 99”。年份加六角括號(hào)，例如：? 1999?。不得用圓括號(hào)或別的括號(hào)。 序號(hào)是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是 1 號(hào)，以后依次順排即可。除命令 (令 )外，其它公文的序號(hào)前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“ 0”。 發(fā)文字號(hào)是引用和查找公文時(shí)的重要依據(jù)，正規(guī)公文一般都要有發(fā)文字號(hào)，其組合方式也要按《辦法》和《條例》的規(guī)定執(zhí)行。 (六 )簽發(fā)人 《辦法》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，會(huì)簽人姓名。”《條例》規(guī)定：“上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注?簽發(fā)人 ?，在?簽發(fā)人 ?后面標(biāo)簽發(fā)人姓名。” “簽發(fā)人”一項(xiàng)的具體位臵，行政公文跟黨的公文一樣，標(biāo)在“紅頭”下方右側(cè)，也就是發(fā)文字號(hào)右邊。 公文的簽發(fā)也有嚴(yán)格的規(guī)定。行政公文“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù) 責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)?！秉h的公文“須經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署公文的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。黨委辦公廳 (室 )根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和時(shí)間。若圈閱，則視為同意?！币陨细黜?xiàng)格式項(xiàng)目，均屬于文頭部分，位于首頁(yè)的間隔橫線之上。 (七 )公文標(biāo)題 公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號(hào)大于正文。 公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、文種組成。例如，在《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國(guó) 人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員的通知》這一標(biāo)題中，“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員”是主要內(nèi)容，“通知”是文種。 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱根據(jù)情況可以省略，如人事部、教育部、國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》，標(biāo)題中就省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。 國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》要求：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容”，中央辦公廳的《條例》則將主要內(nèi)容稱為“公文主題”，這里的“主題”不是中心思想的意思，而是指中心事件、主要問(wèn)題，實(shí)際上就是主要內(nèi)容。 在實(shí)際工作中，公文標(biāo)題中的主要內(nèi)容這一項(xiàng)又被稱為“事由”、“摘由”。 概括主要內(nèi)容是公文標(biāo)題擬定的關(guān)鍵，也是寫(xiě)作中技術(shù)性最強(qiáng)的一環(huán)。以下三種情況要盡力防止： T不 明 確 。 標(biāo) 題 中 的 主 要 內(nèi) 容 部 分 意 義 含 混 ， 令 人 不 知 所 云 。 例 如《 關(guān) 于 盡 快 修 復(fù) 三 號(hào) 公 路 的 請(qǐng) 示 》 這 一 標(biāo) 題 ， 就 可 以 有 三 種 不 同 的 理解 ： 一 是 要 求 上 級(jí) 盡 快 修 復(fù) 三 號(hào) 公 路 ； 二 是 要 求 上 級(jí) 批 準(zhǔn) 本 單 位 修 復(fù)三 號(hào) 公 路 的 計(jì) 劃 ； 三 是 要 求 上 級(jí) 出 面 干 涉 三 號(hào) 公 路 的 修 復(fù) 事 宜 。 到 底是 哪 種 意 思 呢 ？ 標(biāo) 題 的 含 糊 不 清 ， 容 易 使 人 產(chǎn) 生 誤 解 ， 甚 至 可 能 影 響工 作 的 順 利 開(kāi) 展 。 T不 簡(jiǎn) 煉 。 標(biāo) 題 中 的 主 要 內(nèi) 容 是 摘 要 性 的 ， 高 度 濃 縮 化 的 ， 不 能 面面 俱 到 ， 臃 腫 龐 雜 。 例 如 下 面 這 個(gè) 標(biāo) 題 中 的 事 由 部 分 ： 《 鬃 縣 人 民 政府 在 工 業(yè) 會(huì) 議 后 為 貫 徹 省 政 府 關(guān) 于 開(kāi) 展 增 產(chǎn) 節(jié) 約 運(yùn) 動(dòng) 的 指 示 根 據(jù) 本 縣情 況 提 出 措 施 計(jì) 劃 并 增 產(chǎn) 指 標(biāo) 向 市 政 府 的 報(bào) 告 》 ， 說(shuō) 了 許 多 話 ， 極 力想 把 內(nèi) 容 說(shuō) 得 更 具 體 、 更 清 楚 ， 結(jié) 果 反 而 更 不 清 楚 。 T不 規(guī) 范 。 有 個(gè) 別 公 文 的 標(biāo) 題 不 按 照 現(xiàn) 行 格 式 寫(xiě) ， 而 是 刻 意 仿 古 ，或 者 標(biāo) 新 立 異 。 例 如 ， 《 呈 報(bào) 擴(kuò) 建 校 舍 由 》 這 一 標(biāo) 題 ， 就 是 仿 古 的 寫(xiě)法 ， 按 照 現(xiàn) 行 的 格 式 ， 應(yīng) 寫(xiě) 成 《 關(guān) 于 擴(kuò) 建 校 舍 的 請(qǐng) 示 》 。 文 種 是 公 文標(biāo) 題 的 第 三 個(gè) 組 成 部 分 ， 每 一 篇 公 文 的 標(biāo) 題 ， 均 應(yīng) 準(zhǔn) 確 標(biāo) 明 公 文 種 類