【文章內(nèi)容簡介】 時檔案管理工作。參加竣工資料編制的各有關(guān)單位管理工作機構(gòu)的共同職責(zé)： l 貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策。 l 建立健全本單位竣工資料收集編制工作的規(guī)章制度。 l 統(tǒng)一管理本單位在職責(zé)范圍內(nèi)的竣工資料編制工作，并維護其完整與安全，開發(fā)利用信息資源。l 負(fù)責(zé)對有關(guān)部門和文件材料形成者進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。 l 業(yè)主和總監(jiān)辦對竣工資料編制管理的職責(zé)：l 明確竣工資料編制管理負(fù)責(zé)人，履行竣工資料編制咨詢服務(wù)協(xié)議書約定的責(zé)任，根據(jù)竣工文件管理組的建議及時發(fā)布與竣工資料收集編制管理有關(guān)的通知指令。l 協(xié)調(diào)業(yè)主有關(guān)部門、設(shè)計單位、承包商、監(jiān)理單位和竣工文件管理組之間的關(guān)系，為竣工資料的管理提供有利的工作條件和環(huán)境；并督促各職能部門及時履行竣工文件編制管理的相應(yīng)職責(zé)： l 及時、準(zhǔn)確、完整地收集從項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工到交工竣工驗收的全過程中形成的與業(yè)主總監(jiān)辦有關(guān)的文件材料，包括提供項目的各種批文、全套施工圖設(shè)計文件、征遷資料、建設(shè)過程中下發(fā)及上報的各種文件、總監(jiān)辦和業(yè)主主持的各種會議紀(jì)要、工程決算及有關(guān)資料、交工及竣工驗收全套資料、工程交接表及交接會議紀(jì)要、中心試驗室抽檢評價等資料、全套工程量清單及每個月清單累計、執(zhí)行情況表、政府監(jiān)督提交的各種資料、項目建設(shè)以及科研工作總結(jié)報告等。項目竣工文件管理組對竣工資料編制管理的職責(zé)：l 在業(yè)主和總監(jiān)辦的領(lǐng)導(dǎo)下，對竣工資料收集編制的各方進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)，對疑難問題進(jìn)行解決，并逐步完善竣工資料收集編制體系。l 對業(yè)主和總監(jiān)負(fù)責(zé)，認(rèn)真收集、整理、保護、編制和分析資料，按時完成協(xié)議書約定的任務(wù)并履行其責(zé)任。l 對竣工資料編制工作進(jìn)行統(tǒng)一管理和指導(dǎo)，及時檢查竣工資料的收集編制情況，包括資料的時效性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性、規(guī)范性、美觀等。審查承包商、監(jiān)理單位上報的資料，及時簽認(rèn)或反饋審查結(jié)果。l 對業(yè)主、總監(jiān)辦、監(jiān)理單位、承包人和質(zhì)檢部門提供的竣工資料進(jìn)行整理、匯總和歸檔。工程完工，竣工資料的編制也進(jìn)入尾聲。交工驗收前，對基本的竣工資料進(jìn)行裝訂，接受交工驗收檢查并符合交工驗收要求，移交給高速公路檔案管理部門。l 實施全過程的動態(tài)管理，為業(yè)主和總監(jiān)辦決策提供依據(jù)。監(jiān)理單位對竣工資料編制管理的職責(zé)：l 按時完成與監(jiān)理工作有關(guān)的資料收集、整理、保護和編制工作，包括提交抽檢和試驗資料、質(zhì)量評價資料、已審批生效的變更資料和計量支付資料、指令及反饋資料、事故處理有關(guān)資料、下發(fā)和上報各種文件及內(nèi)部自身建設(shè)的有關(guān)文件和制度等、各種會議紀(jì)要、監(jiān)理月報（包括本月計劃完成數(shù)、累計計劃完成數(shù)、本月實際完成數(shù)、累計實際完成數(shù)、下月計劃完成數(shù)）、索賠有關(guān)資料及處理結(jié)果資料、監(jiān)理總結(jié)等。l 明確竣工資料編制管理的負(fù)責(zé)人，根據(jù)竣工文件管理組的建議及時發(fā)布與竣工資料編制管理有關(guān)的通知，積極協(xié)調(diào)承包商與竣工文件管理組的關(guān)系。l 及時全面審查承包商上報的竣工資料，監(jiān)理必須慎重行使個人簽字權(quán)，對已簽認(rèn)文件的準(zhǔn)確性、真實性和完整性負(fù)責(zé)，及時閉合和完善監(jiān)理和承包商之間的交叉資料。承包商對竣工資料編制管理的職責(zé)：l 承包商必須成立與竣工資料編制管理相適應(yīng)的管理機構(gòu)和人員，而且在整個管理過程中不允許私自更換竣工資料收集編制管理人員（竣工文件管理組要求更換除外）。l 按時完成與工程施工有關(guān)的資料收集、整理、保護和報送，按規(guī)范要求自檢，提供計量附件資料（開工報告、自檢自評資料、竣工圖紙等）、計量資料、進(jìn)度計劃及執(zhí)行情況報告、提交變更申請、施工總結(jié)（包括階段總結(jié)和竣工總結(jié)）。l 對上報的竣工資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)全責(zé)，即使得到監(jiān)理、竣工文件管理組和業(yè)主的簽認(rèn)，承包商仍不能免除在該方面的責(zé)任。l 竣工資料按“誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行。承包人和監(jiān)理單位對報送的原始資料的內(nèi)在質(zhì)量負(fù)責(zé)，竣工文件管理組對編制質(zhì)量和動態(tài)管理負(fù)責(zé)。在編制過程中，各單位有責(zé)任提供本單位在工程管理中的相關(guān)資料。 竣工資料收集編制管理人員的要求為了使竣工資料收集編制管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求，確?？⒐べY料的時效性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性、規(guī)范性、美觀，各相關(guān)單位應(yīng)該把竣工資料的形成積累納入工程建設(shè)計劃，納入工作程序，納入有關(guān)部門和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)。各單位要建立與任務(wù)相適應(yīng)的工作機構(gòu)，配備專(兼)職人員，且保持穩(wěn)定，以保證工作順利進(jìn)行?？⒐べY料收集編制工作專、兼職人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具有專業(yè)技術(shù)技能，并具備對資料的收集、整理、保護和分析的能力。對在竣工資料的收集、整理、保護和分析等方面成績顯著的單位或者個人應(yīng)給予獎勵?？⒐べY料編制管理單位和相關(guān)人員要嚴(yán)格履行職責(zé)，對失職的單位和人員要依法嚴(yán)肅處理，擅自損毀、丟失有保存價值的竣工資料，要追究有關(guān)單位和當(dāng)事人的責(zé)任。項目的實施要求在正式實施之前應(yīng)首先建立健全組織隊伍。建立組織隊伍是實施成功的第一要素，主要包括成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組、竣工檔案管理組。具體組織結(jié)構(gòu)圖見下圖：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組竣工檔案管理組檔案資料檢查組竣工檔案指導(dǎo)組管理領(lǐng)導(dǎo)小組：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由業(yè)主主要領(lǐng)導(dǎo)主持，它由與項目有關(guān)的項目經(jīng)理或總工、檔案管理等有關(guān)部門負(fù)責(zé)人構(gòu)成。他們的主要職責(zé)是：l 提出竣工檔案編制所要達(dá)到的目標(biāo)，范圍及評價考核標(biāo)準(zhǔn)。l 協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系。l 調(diào)動及組織有關(guān)管理部門和竣工檔案管理組，按計劃逐步實施。l 決定項目竣工檔案管理組的人選l 審批工作流程及工作規(guī)程及作業(yè)進(jìn)度計劃。l 監(jiān)控竣工檔案工作進(jìn)度?？⒐n案管理組：竣工檔案管理組下設(shè)竣工檔案指導(dǎo)組和檔案資料檢查組其主要職責(zé)有:l 制定統(tǒng)一、規(guī)范的竣工文件編制辦法并制訂工作目標(biāo)及工作計劃，并落實實施計劃的實現(xiàn)。l 負(fù)責(zé)組織工程檔案編制指導(dǎo)工作，每月對項目各施工、監(jiān)理單位原始資料進(jìn)行細(xì)化檢查，并監(jiān)督原始資料的填寫、簽字、蓋章等工作的規(guī)范性及收集的完整性、系統(tǒng)性并派員短期直接到工地駐地指導(dǎo)，對出現(xiàn)的問題提出建議方案和建議。l 制定管理組各崗位的工作職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門工作，及時將問題反映給領(lǐng)導(dǎo)小組，提交各階段報告。l 組織和開展工程竣工檔案的培訓(xùn)，協(xié)助業(yè)主定期對項目各施工、監(jiān)理單位資料整理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。協(xié)助業(yè)主收集相關(guān)資料。l 實時跟蹤各階段的工作實施。按時整理提交完整的竣工檔案。l 建立資料文件檔案收集、控制及竣工檔案編制計算機系統(tǒng)，負(fù)責(zé)向各單位提供軟件系統(tǒng)的培訓(xùn)及服務(wù)。l 對竣工檔案統(tǒng)一進(jìn)行條目著錄,工程檔案編制、裝訂。管理控制程序45項目文件編制流程檔案存放辦公軟件辦公設(shè)備專業(yè)人員單位、分部、分項工程劃分編制段落劃分表格格式文書格式電子版格式檔案用品管理手冊作業(yè)指導(dǎo)書計劃與標(biāo)準(zhǔn)施工段落、工序、統(tǒng)計、評定填寫格式處理流程電子版文件夾(名)施工原始資料生成監(jiān)理抽檢資料生成文書格式生成全宗卷生成范本電子版生成范本整理電子版組卷排列編目裝訂裝盒出版自驗初驗全卷宗臨時檔號案卷目錄(題名)卷內(nèi)目錄(排序)YYN人員設(shè)備段落劃分確定格式作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化移交N拆合卷NY確定臨時檔號與永久檔號流程業(yè)主項目部公路工程竣工文件材料歸檔范圍交辦發(fā)[2001]390號業(yè)主單位設(shè)計單位監(jiān)理單位施工單位科研單位可行性研究設(shè)計文件工程管理文件施工文件監(jiān)理文件竣工文件科研文件設(shè)計基礎(chǔ)材料業(yè)主單位一、可行性研究二、設(shè)計基礎(chǔ)資料三、設(shè)計文件四、工程管理文件五、施工文件六、監(jiān)理文件七、竣工文件八、科研文件設(shè)計單位二、設(shè)計基礎(chǔ)資料三、設(shè)計文件七、竣工文件 （設(shè)計總結(jié)）監(jiān)理單位六、監(jiān)理文件七、竣工文件 （設(shè)計總結(jié)）施工單位五、施工文件七、竣工文件 （施工總結(jié)、竣工圖）科研單位七、竣工文件 （科研總結(jié)）八、科研文件單位分部分項工程和編制段落劃分細(xì)分本類檔案自驗永久檔號調(diào)整業(yè)主臨時檔號案卷題名設(shè)計臨時檔號案卷題名監(jiān)理臨時檔號案卷題名施工臨時檔號案卷題名科研臨時檔號案卷題名電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)劃分單位、分部、分項工程和編制段落流程業(yè)主項目部監(jiān)理文件電子版監(jiān)理合同段抽檢頻率施工合同段單位工程子單位工程分部工程子分部工程分項工程子分項工程編制段落施工文件電子版編制段落分項工程統(tǒng)計/評定分部工程統(tǒng)計/評定單位工程統(tǒng)計/評定電子版文件名臨時檔號案卷題名子分項工程，抽檢統(tǒng)計/評定子分部工程，抽檢統(tǒng)計/評定子單位工程統(tǒng)計/評定電子版資料卷內(nèi)目錄資料排序樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量抽檢用表統(tǒng)計/評定樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量統(tǒng)計/評定樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量統(tǒng)計/評定歸入監(jiān)理資料電子版歸入監(jiān)理紙質(zhì)資料樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量統(tǒng)計/評定樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量統(tǒng)計/評定樁號(段落)名稱編號工程數(shù)量統(tǒng)計/評定臨時檔號案卷題名卷內(nèi)目錄資料排序歸入施工紙質(zhì)資料歸入施工文件電子版電子版文件名電子版資料各單位紙質(zhì)/電子版首件驗收及范本編制流程紙質(zhì)文件交辦發(fā)[2001]390號附件電子版文件竣工圖修改表格格式文書格式聲像格式卷內(nèi)題名案卷題名臨時檔號修改質(zhì)量填寫質(zhì)量處理流程拍錄質(zhì)量卷內(nèi)資料排序案卷排序子文件夾分文件夾第一件生成紙質(zhì)文檔質(zhì)量各單位紙質(zhì)首件各單位紙質(zhì)資料范本全線紙質(zhì)資料范本全線檔案編制范本管理模式(文件類)單位分部分項工程劃分編制段落劃分電子版首件CAD版圖WORD版(PDF格式)JPG版(照片)電子版質(zhì)量各單位電子版首件各單位電子版范本全線電子版范本全線檔案編制首件NNNYY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對簽單接收全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。YN竣交工驗收文件單項工程驗收文件建設(shè)依據(jù)上級指導(dǎo)征地拆遷資料工程管理文件文書格式綜合文件編制流程紙質(zhì)歸檔最終檔號調(diào)整自驗初驗專項驗收出 版組卷整理移 交YYYNNN調(diào)整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對簽單接收全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。YN設(shè)計管理文件設(shè)計依據(jù)設(shè)計基礎(chǔ)資料設(shè)計圖文書格式設(shè)計類文件編制流程變更依據(jù)設(shè)計總結(jié)變更設(shè)計圖紙質(zhì)歸檔最終檔號調(diào)整自驗初驗專項驗收出 版組卷整理移 交YYYNNN調(diào)整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY其它資料格式其它管理文件監(jiān)理管理文件計劃管理文件合同管理文件質(zhì)量管理文件材料試驗檢測資料監(jiān)理獨立抽檢資料交竣工評定資料全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。文書格式單位、分部、分項工程劃分工程質(zhì)量控制文件外業(yè)施工編制段落監(jiān)理資料編制流程紙質(zhì)文檔電子版(PDF版)竣工圖同步審查首件驗收紙質(zhì)文檔同步生成電子版同步生成竣工圖同步審查最終檔號調(diào)整自驗專項驗收出 版組卷整理Y初驗移 交YYYNNNNN注：監(jiān)理文件組成自交公路發(fā)[2004]446號附件2?？⒐D表工程管理文件計量支付文件安全文明施工文件進(jìn)度控制文件合同管理文件工程質(zhì)量文件施工原始記錄全宗卷臨時檔號，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。文書格式單位、分部、分項工程劃分施工質(zhì)量控制文件外業(yè)施工編制段落施工資料編制流程紙質(zhì)文檔電子版(PDF版)竣工圖同步修改首件驗收紙質(zhì)文檔同步生成電子版同步生成竣工圖同步修改最終檔號調(diào)整自驗專項驗收出 版組卷整理Y初驗移 交YYNNNNN注：施工文件組成自交公路發(fā)[2004]446號附件2。試驗檢測報告施工原始資料缺陷責(zé)任期資料評定類文件生成與積累流程評定項目分類項目工程質(zhì)量評定卷內(nèi)資料排序同步制作電子版檔號調(diào)整案卷題名案內(nèi)題名定稿電子版文件夾名調(diào)整裝訂裝盒并入施工文件并入竣工文件評定類文件預(yù)立卷檔號/預(yù)立卷/卷內(nèi)排序單位工程統(tǒng)計分部(子分部)工程統(tǒng)計分項(子分項)工程統(tǒng)計公路公路質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)(第一冊)JTJF80/12004公路公路質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)(第二冊)JTJF80/22004并入監(jiān)理文件交辦發(fā)[2001]390號