【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 要的庫(kù)存占用。 2)空間不被用來儲(chǔ)存不必要的貨物。 3)監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。 4)保持充足的庫(kù)存。 5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。 12．編制時(shí)間表的方法 (1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。 (2)編制時(shí)間表的方法 1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。 2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng) 之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。 3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡(jiǎn)明的文字將信息填人表格。 13．管理工作日志 (1)工作日志的使用方法 1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。 2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。 (2)工作日志填寫的主要內(nèi)容 1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況；上司的個(gè)人安排；上司的私人信息。 2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。 (3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問題 1)安排的活動(dòng)之間要留有 10 分鐘左右的間隔。 2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。 3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。 4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。 常用事務(wù)文書的擬寫 鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 了解公文的格式；掌握會(huì)議記錄、意向書 、訂貨單及產(chǎn)品說明書的擬寫方法。 二、重點(diǎn)提示 1．公文用紙及印裝格式 (1)公文用紙采用 A4 型。 (2)公文印裝要規(guī)范。 2．公文眉首格式 (1)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) (公文版頭 )。 (2)公文份數(shù)序號(hào) (印刷順序號(hào) )。 (3)發(fā)文字號(hào)。 (4)簽發(fā) (會(huì)簽 )人。 (5)秘密等級(jí)和保密期限。 (6)緊急程度。 (7)紅色反線 (間隔橫線 )。 3．公文主體格式 (1)公文標(biāo)題。 (2)主送機(jī)關(guān)。 (3)公文的主體 (正文 )格式。 (4)附件及附件說明。 (5)印章 (發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 )。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。 4．版記 (文尾 )格式 (1)主題詞。 (2)抄送機(jī)關(guān)。 (3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。 5．公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)會(huì)議紀(jì)要格式。 6．通告與通知 (1)相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖與要求，并要求下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。 (2)不同點(diǎn)：告知范圍不同；格式不同；行文渠道不同。 (3)通知的寫作 1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸 屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 2)通知的分類：指示型通知；發(fā)布型通知；批轉(zhuǎn)型通知；轉(zhuǎn)發(fā)型通知；任免型通知。 7．通知與通報(bào) (1)相同點(diǎn)：都屬于告知性文種；都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動(dòng)；都是下行文。 (2)不同點(diǎn)：發(fā)文目的不同；內(nèi)容不同；發(fā)送對(duì)象不同。 (3)通報(bào)的寫作 1)通報(bào)的適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。 2)通報(bào)的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)，一般情況下，通報(bào)不具有指揮性。 3)通報(bào) 的分類：根據(jù)通報(bào)的內(nèi)容，可分為三種，即表?yè)P(yáng)性通報(bào)，用于表?yè)P(yáng)好人好事；批評(píng)性通報(bào)，用于通報(bào)對(duì)違法亂紀(jì)人員的處理情況；情況通報(bào)，側(cè)重于告知，一般不涉及表?yè)P(yáng)或批評(píng)。 4)通報(bào)的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。 5)通報(bào)正文的擬寫：通報(bào)正文的寫作以表?yè)P(yáng)和批評(píng)性通報(bào)為例，有四個(gè)要素，即傾向性導(dǎo)語(yǔ)、通報(bào)的事實(shí) (事件 )、對(duì)事實(shí) (事件 )的認(rèn)定和分析、處理意見等。 8．請(qǐng)示與報(bào)告 (1)相同點(diǎn)：都是上行文種；行文對(duì)象一般都是直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 (2)不同點(diǎn)：行文目的不同；寫作結(jié)構(gòu)不同；結(jié)束語(yǔ)不同；處理方式不同；內(nèi) 容寬窄不同；發(fā)文時(shí)機(jī)不同；報(bào)送制度不同；失誤后責(zé)任劃分不同。 (3)報(bào)告的寫作 1)報(bào)告的適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 2)報(bào)告的分類：工作報(bào)告；情況報(bào)告；調(diào)查報(bào)告；報(bào)送報(bào)告。 3)報(bào)告的擬寫：報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)語(yǔ)、報(bào)告主體、報(bào)告結(jié)束語(yǔ)三部分構(gòu)成。 (4)請(qǐng)示的寫作 1)請(qǐng)示的適用范圍：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文件。 2)請(qǐng)示的分類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示；請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示；請(qǐng)求審批的請(qǐng)示。 3)請(qǐng)示正文的擬寫：請(qǐng)示正文由請(qǐng)示原因、請(qǐng)求事項(xiàng)、結(jié) 束語(yǔ)三部分組成。 9．函 (1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 (2)函的分類。 (3)函的擬寫：?jiǎn)枏?fù)函要做到問得清楚，答得明白；請(qǐng)準(zhǔn) (審批 )函的結(jié)構(gòu)安排有點(diǎn)類似于請(qǐng)示 (批復(fù) )。 10．文章要素 公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章 “四要素 ”，即材料、主題 (主旨、發(fā)文意圖 )、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語(yǔ)。 11．公文的表達(dá)方式 (1)敘述：完整的敘述有六要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。 (2)議論 1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。 2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。 3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法等。 (3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。 12．簡(jiǎn)報(bào) (1)概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫 “動(dòng)態(tài) ”“簡(jiǎn)訊 ”“摘報(bào) ”“工作通訊 ”“情況反映 ”“情況交流 ”“內(nèi)部參考 ”等。 (2)特點(diǎn)：簡(jiǎn)，即簡(jiǎn)明扼要；快，即報(bào)道迅速 快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實(shí)，即真實(shí)準(zhǔn)確。 (3)簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭 +報(bào)核 +報(bào)尾。 (4)簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭有以下內(nèi)容：簡(jiǎn)報(bào)名稱、期號(hào)、編印單位、印發(fā)日期。 (5)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)： (按語(yǔ) )+標(biāo)題 +導(dǎo)語(yǔ) +主體 +結(jié)尾。 (6)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。 13．會(huì)議記錄 (1)概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。 (2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。 (3)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題 +正文 +尾部。 (4)會(huì)議記錄正文構(gòu)成是：首部 +主體 +結(jié)尾。 14．意向 書 (1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。 (2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性。 (3)意向書的類型。 (4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題 +正文 +尾部。 15．訂貨單 (1)概念：訂貨單是訂購(gòu)產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。 (2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。 (3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題 + 16．產(chǎn)品說明書 (1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法 的說明性文書。 (2)特點(diǎn)：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。 (3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題 +正文 +尾部。 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 掌握會(huì)議議程、日程的擬定方法；正確選擇會(huì)址；做好會(huì)議記錄、會(huì)議中的信息溝通和會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作以及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；掌握開放參觀活動(dòng)方案的擬定和安排宴請(qǐng)活動(dòng)的要求、商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表的制定方法。 熟悉會(huì)議議程與日程的區(qū)別；掌握會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國(guó)外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要 內(nèi)容。 二、重點(diǎn)提示 1．會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法 (1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。 (2)議程表中第一項(xiàng)是宣布議題，安排討論問題時(shí)應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。 (3)保密性較強(qiáng)的議題一般安排在后面。 2．會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)方法 (1)會(huì)議的日程表一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。 (2)將會(huì)議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元將議題具體化。 3．安排會(huì)議議程和日程應(yīng)注意的問題 (1)會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。 (2)會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。 (3)會(huì)議議程與日程必須吻合。 (4)會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。 4．選擇會(huì)址應(yīng)考慮的因素 (1)交通便利。 (2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。 (3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。 (4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。 (5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)。 (6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。 5．做好會(huì)議記錄 (1)會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作 1)準(zhǔn)備足夠的筆、 筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。 2)備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。 (2)會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述；與會(huì)者姓名；會(huì)議過程；主席、記錄員簽名。 (3)會(huì)議記錄的方法 1)重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。 2)漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做簡(jiǎn)要的解釋。 3)與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。 (4)會(huì)議記錄的修改 1)在定稿打 印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。 2)經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書可以更改。 3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。 (5)會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚。 6．會(huì)議期間的信息溝通 (1)做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入實(shí)際，掌握第一手資料。 3)注重信息的加工。 4)注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。 (2)會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作 1)妥善處理與新聞媒體的關(guān) 系。 2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。 4)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。 5)為召開記者招待會(huì)提供必需的信息資料。 6)信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。 7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí)。 (3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。 (4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。 7．會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作 (1)會(huì)議值 班工作的內(nèi)容 1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。 2)控制與會(huì)議無關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)。 3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。 4)堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。 (2)會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。 8．會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟 (1)會(huì)議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。 (2)會(huì)議文件收集整理工作的方法 1)責(zé)任落實(shí)到人。 2)嚴(yán) 格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。 3)注意保密。 9．會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作 (1)會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī) 1)在會(huì)議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。 2)如用信用卡收費(fèi)，要問清姓名、卡號(hào)、有效期等。 3)與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序。 (2)會(huì)議付款的方法和時(shí)機(jī)：演講者費(fèi)用、場(chǎng)租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會(huì)議結(jié)束后付費(fèi)。 10．?dāng)M定開放參觀活動(dòng)方案 (1)開放參觀活動(dòng)方案的主要內(nèi)容 1)確定開放參觀活動(dòng)的主題。 2)安排開放 參觀的內(nèi)容。 3)選擇開放參觀的時(shí)機(jī)。 4)確定邀請(qǐng)對(duì)象。 5)選擇參觀路線。 6)策劃宣傳工作。 7)做好解說及接待準(zhǔn)備。 (2)安排開放參觀活動(dòng)的注意事項(xiàng) 1)目的明確。 2)時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)。 3)處理好公開與保密的關(guān)系。 4)安排好細(xì)節(jié)問題。