國(guó)際高力總經(jīng)理室操作手冊(cè)(編輯修改稿)
2025-03-09 06:26 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 質(zhì)監(jiān)人員必須 將通過(guò)審核的文件送有關(guān)人員批核。 將已通過(guò)批核的文件在《文件發(fā)放登記表》 DGMGM001 上列出文件分發(fā)名單。 文件發(fā)出者部門經(jīng)理指定人員根據(jù)文件批核、發(fā)放登記表上 資料復(fù)印所須復(fù)印本。 由文件控制員在每份復(fù)印本上蓋上紅色受控文件印章，然后把文件分發(fā)到各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定收件人。 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定收件人須于 《文件發(fā)放登記表》 DGMGM001 上簽署確認(rèn)收妥文件復(fù)印本 , 并將文件受控復(fù)印本分發(fā)給其部門各有關(guān)使用者。 文件分發(fā)后 , 文件控制員須 在文件原稿的首頁(yè) 封 面蓋上〖受控文件〗印章。 把文件原稿連同《文件發(fā)放登記表》 DGMGM001 存檔于文件中心的總檔案中。 更新 《操作手冊(cè)目錄》 。 若須額外受控文件 , 有關(guān)部門須通知文件控制員安 排復(fù)印。文件分發(fā)后 , 文件控制員須把額外的復(fù)印本數(shù)量記錄在相關(guān)文件的《文件發(fā)放登記表》 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 13 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 中 ，并 在文件原稿的首頁(yè) 封 面蓋上〖受控文件〗印章。而有關(guān)部門須在《文件發(fā)放登記表》 DGMGM001 上簽收。 文件更改 /作廢程序 文件控制員須根據(jù)《文件發(fā)放登記表》 DGMGM001 上的資料將舊版或作廢的受控文件全數(shù)收回。 所有收回的舊版或作廢文件須隨即被銷毀。 若有任何受控文件不能收回 , 有關(guān)具體負(fù)責(zé)人須在《文件發(fā)放登記表》DGMGM001上簽名以確認(rèn)文件之遺失。 對(duì)于存在文件中心的作廢文件原稿 , 文件控制員須 : 把舊版文件從檔案中抽出。 在舊版文件上蓋上〖作廢文件〗印章。 將作廢文件存檔于作廢文件檔案中。一份蓋有〖作廢文件〗印章的作廢文件只有 物業(yè) 總經(jīng)理批核后方可銷毀 , 否則須永久保存于文件控制中心的作廢文件檔案中。 《作廢文件銷毀審批表》 DGMGM009 由文件控制員負(fù)責(zé)保存。 表格的控制 所有表格 的名稱及編號(hào) 必須 明確編寫 于各 操作手冊(cè)的“記錄”項(xiàng)目?jī)?nèi) 。 使用者若有疑問(wèn)必須將表格與有關(guān)程序之附錄核 對(duì)。 當(dāng)新表格發(fā)出后 , 各部門負(fù)責(zé)人須確保及時(shí)收回作廢表格，及時(shí)更新有關(guān)的文件 ，并在文件修訂記錄內(nèi)登記 。 外部文件的控制 圖紙、設(shè)備手冊(cè)由工程部文件控制員根據(jù)工程部經(jīng)理批核的分發(fā)清單、按內(nèi)部文件分發(fā)系統(tǒng)進(jìn)行分發(fā)。工程部文件控制員須保存一份圖紙、設(shè)備手冊(cè)總表。 裝修圖紙由工程部文件控制員按 編號(hào)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，存放于各租戶檔案中。 裝修圖紙、國(guó)家 /國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律 /法規(guī)要求，任何人只有登記后方可借閱。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 14 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 文件控制中心控制員須保存一份國(guó)家 /國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律 /法規(guī)、集團(tuán)有關(guān)規(guī)定總表。 6．引用 文件（無(wú)） 7. 記錄 文件發(fā)放登記表 DGMGM001 文件借閱登記表 DGMGM002 文件制訂修訂申請(qǐng)表 DGMGM003 受控文件清單 DGMGM004 質(zhì)量記錄一覽表 DGMGM005 不合格糾正與預(yù)防措施報(bào) DGMGM006 質(zhì)量記錄銷毀登記表 DGMGM007 體系文件分發(fā)控制表 DGMGM008 作廢文件銷審批表 DGMGM009 8．其他 附 件 1 文件發(fā)放流程圖 附 件 2 文件更改或作廢流程圖 附錄 3 文件批核一覽表 附錄 4 操作手冊(cè)目錄 附錄 5 文件控制印章 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 15 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附件 1 文件發(fā)放流程圖 編制文件 編制文件編 號(hào) 登記文件需發(fā)放的部門于“文件發(fā)放登記表” 有關(guān)人員批 核 復(fù)印所需的復(fù)印本 每份復(fù)印本上蓋上紅色的“受控文件”印章 分發(fā)文件到 有關(guān)部門 A 簽收文件復(fù)印本于 “文件發(fā)放登記表” 蓋上“受控文件” 印章于文件原稿背面 存檔文件原稿及相關(guān)的“文件發(fā)放登記表” 更新“文件總表” 程序執(zhí)行者 文件發(fā)出者 部門負(fù)責(zé)人 質(zhì)監(jiān)組人員 收取文件的部門 文件控制 員 質(zhì)監(jiān)組審核 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 質(zhì)監(jiān)組人員 發(fā)出者部門經(jīng)理指定人員 文件控制員 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 16 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附錄 件 2 文件更改或作廢流程圖 更改文件 更改版次需文件 編號(hào)不變 蓋上“作廢文件”印章 取回全部舊版 / 作廢文件 可否取回 銷毀所有收回的 作廢文件 存檔作廢文件原稿及 相應(yīng)的“文件發(fā)放登記表”于作廢文件檔案中 文件發(fā)放流程圖 于主檔案中 抽出 更改 /作廢文件 簽名于“文件發(fā)放 登記表”以確認(rèn)遺失 程序執(zhí)行者 文件發(fā)出者 NO Yes 文件控制員 遺失的部門經(jīng)理或主管 文件控制員 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 17 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附錄 3 文件批核一覽表 文件類型 批核職權(quán) 操作規(guī)程 發(fā)出者部門經(jīng)理 + 人力資源部經(jīng)理（崗位職責(zé)） +物業(yè) 經(jīng) 理 + 物業(yè) 總經(jīng)理 國(guó)家 /國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、 集團(tuán)有關(guān)規(guī)定 管理代表 客戶文件 租務(wù)部經(jīng)理 + 工程部經(jīng)理 + 物業(yè) 經(jīng) 理 + 物業(yè) 總經(jīng)理 設(shè)備手冊(cè) + 圖紙 不需要審核，由工程部負(fù)責(zé)控制，分發(fā)清單須由工程部經(jīng)理批核 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 18 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附 件 4 操作手冊(cè)目錄 1. 業(yè)務(wù)管理手冊(cè)名稱 文件編號(hào) 版本 頒布日期 第九章 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 19 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附 件 5 文件控制印章 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 20 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 第十章 會(huì)議管理制度 規(guī)范內(nèi)部會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率，并保證會(huì)議
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