第18章：值班工作管理標(biāo)準(zhǔn)-其它制度表格(編輯修改稿)
2024-09-23 13:58 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的依據(jù)，同時(shí)以備查考。值班記錄一般包括兩種形式：值班日志、接待記錄。 它以一天為單位或以一個(gè)班為單位，記錄值班室一天或一班中遇到的情況和經(jīng)歷的主要工作。它是值班室內(nèi)部的記事冊(cè)，其作用就是讓下一班人員了解本值班期間所發(fā)生的情況，以保持上下班處理問(wèn)題的連續(xù)性；有利于領(lǐng)導(dǎo)了 解值班室的情況，也可作為檢查或考核值班室工作的依據(jù)；有利于查詢已經(jīng)過(guò)去事件的時(shí)間及情況，必要時(shí)也可作為證據(jù)。 它記錄一個(gè)單位對(duì)來(lái)訪問(wèn)題的處理過(guò)程，涉及到內(nèi)外、上下關(guān)系。因此，接待記錄要在一定時(shí)間內(nèi)存檔。接待記錄要有編號(hào)，依次記錄來(lái)訪人姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容。在“處理意見(jiàn)”一欄要記錄接待人的承辦意見(jiàn)，比較重要的問(wèn)題要記錄領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見(jiàn)。最后還要署上接待人的姓名，以明確責(zé)任。 二、交接班工作 交接班對(duì)于值班人員的溝通情況，保持工作的連續(xù)性具有重要作用。交接班有兩種形 式： 個(gè)人交接班即由上下兩班單位交接工作，上一班值班人員應(yīng)當(dāng)把主要工作情況、已辦和未辦的事情、注意事項(xiàng)等，確實(shí)向下一班值班人員交代清楚，以便接班人員順利的工作?？梢钥陬^交代，也可以利用值班日志交代。 集體交接班即一個(gè)工作單位 (如處理科、室、組等 )的工作人員在一起交接班。以上一班值班人員為主，大家都把已處理的或重要的工作交代一下；如發(fā)生什么大事，有什么新問(wèn)題，還有什么需要繼續(xù)辦理的事情，發(fā)現(xiàn)了什么重要缺點(diǎn)等等。擔(dān)任交接工作的負(fù)責(zé)人可以在交班時(shí)明確扼要地傳達(dá)上級(jí)指示，分配任務(wù)，通 知有關(guān)事項(xiàng)等，借以達(dá)到互通訊息、有益值班工作的目的。 交接班的主持人應(yīng)是交接班范圍的主要領(lǐng)導(dǎo)人。個(gè)人交接班在下午下班或早上上班時(shí)均可；集體交接班以放在早上上班時(shí)最好。 三、節(jié)假日管理 秘書(shū)應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)確定節(jié)日休息時(shí)間，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定后，發(fā)布節(jié)日放假通知，并口頭告知各部門(mén)提前做好準(zhǔn)備工作。 有的單位由辦公室秘書(shū)安排，有的單位由保衛(wèi)部門(mén)安排，但節(jié)前秘書(shū)要檢查值班安排的落實(shí)情況，并將值班表上報(bào)一份給主管單位。 應(yīng)由辦公室組織有關(guān)部門(mén) (保 衛(wèi)科、行政科、工會(huì)、安技科 )對(duì)本單位進(jìn)行節(jié)前檢查，一方面檢查環(huán)境衛(wèi)生，一方面檢查安全保密，并對(duì)專用文件柜和辦公室的門(mén)加鎖或加封條。 節(jié)后秘書(shū)應(yīng)到各部門(mén)檢查、詢問(wèn)休假期間有無(wú)發(fā)現(xiàn)異常情況，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并做好善后處理工作。 第四節(jié) 值班所遇問(wèn)題的處理 一、對(duì)假親屬的鑒別 假親屬一般有兩種情況。 有些上訪者想直接見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)，因此就冒充領(lǐng)導(dǎo)的親屬以達(dá)到見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)者的目的。 值班人 員要善于鑒別真假親屬，不管是什么情況，都要先問(wèn)清來(lái)訪人的姓名、工作單位、與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，并且要掌握來(lái)訪者的外貌，包括身高、性別、年齡、相貌等，與領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面一說(shuō)，就會(huì)清楚。如果領(lǐng)導(dǎo)人不在本地的話，那就應(yīng)向有關(guān)方面核實(shí)后再處理。 二、對(duì)假印信的鑒別 在值班工作中，有時(shí)會(huì)遇上持假印信的招搖撞騙者，因此，必須十分重視對(duì)印信的鑒別工作。 印信的鑒別有五個(gè)方面： (1)鑒別印信的真?zhèn)巍? (2)確定印信的文字內(nèi)容。 (3)確認(rèn)印信的代表對(duì)象。 (4)斷定印信的權(quán)利。 (5)鑒 定印信的時(shí)限。 凡是造假印信者總有破綻，真正能以假亂真者總是少數(shù)。印信異常大體上有五種情況： (1)式樣不同 印信都有一定的規(guī)格和一定結(jié)構(gòu)，要仔細(xì)觀察規(guī)格以及線條的粗細(xì)和光滑程度。 (2)字體不同 字體的特征很多，要仔細(xì)觀察字號(hào)、字型、比例、字距、位置。 (3)圖案不同 比如國(guó)徽的圖形，線條緊密，制作精美，只要細(xì)心觀察，異常很容易發(fā)現(xiàn)。有些印章的圖形雖然簡(jiǎn)單，但其幾何尺寸一定，也能據(jù)此進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。 (4)蓋印不合程序 比如采用不正當(dāng)手段竊用空白印信，其異常之處就是黑色壓在紅色上，其實(shí)只要仔 細(xì)地觀察紅色印圖是否在黑色或藍(lán)色字體之上即可。 (5)用紙異常 各個(gè)時(shí)期用紙的情況不同，經(jīng)過(guò)細(xì)心對(duì)比，也可以發(fā)現(xiàn)異常，確定真?zhèn)巍? 三、對(duì)假憑證的鑒別 在對(duì)憑證進(jìn)行鑒別時(shí)，也必須從發(fā)現(xiàn)異常之處入手。由于憑證的項(xiàng)目、內(nèi)容、圖案、文字、表格線條比較多，異常的可能范圍就比較大，每一部門(mén)都可能出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，大體上有以下幾種異同： 必須重點(diǎn)觀察憑證的成裝結(jié)構(gòu)、內(nèi)文結(jié)構(gòu)、表格結(jié)構(gòu)、線條結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)以及圖案結(jié)構(gòu)和附記結(jié)構(gòu)等。 值班人員應(yīng)該掌握字體字 號(hào)的基本知識(shí)，從文字的字形、字號(hào)、位置、筆劃等多方面認(rèn)定文字的異常情況。 。 圖案的結(jié)構(gòu)或圖形的尺寸迥別于常，經(jīng)過(guò)對(duì)比后即可鑒別。 騎縫印章是憑證與存根共同一紙而在蓋印之后截開(kāi)的，各有印章的一部分。如果有異常情況，紙和印就難以重新彌合，騎縫字號(hào)就難以彌合無(wú)縫。在無(wú)法對(duì)照的情況下，看先蓋印后截開(kāi)還是先截開(kāi)后蓋印的邊緣異常也可。 值班人員應(yīng)根據(jù)用紙情況的不同，仔細(xì)分辨真假，確定真?zhèn)巍? 通過(guò)對(duì)上述幾個(gè)方面的觀察，就可以鑒別憑證的真假。 四、對(duì)假簽名手印的鑒 別 有時(shí)會(huì)遇到這樣的情況：有些人假冒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的筆體給下級(jí)寫(xiě)便信。對(duì)這種問(wèn)題，要從兩方面來(lái)解決：對(duì)比較熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，可以根據(jù)字體、筆法、習(xí)慣、墨色、用紙等進(jìn)行鑒別；對(duì)不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是辦那些有一定影響的事情，一定要向領(lǐng)導(dǎo)打電話或派人請(qǐng)示。在一般情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)便信是有一定分寸的，如果有過(guò)頭之詞，完全可以從口氣上辨別出來(lái)。這就不僅要求值班人員有一定的鑒別能力，還要有一定的政策水平。 五、對(duì)偶發(fā)性自然災(zāi)害的處理 一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位總會(huì) 有一些偶發(fā)性自然災(zāi)害的發(fā)生。對(duì)這些偶發(fā)事件，單位值班人應(yīng)及時(shí)掌握并妥善處置。 如果有人報(bào)告有大地震的前兆，處理此事時(shí)應(yīng)十分慎重。首先要記清報(bào)告人姓名、單位、職務(wù)和地震前兆詳細(xì)情況，馬上向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，和當(dāng)?shù)氐卣鸩块T(mén)聯(lián)系，詢問(wèn)情況。如果確有預(yù)報(bào)，應(yīng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一布置防范；如果沒(méi)有根據(jù)，應(yīng)由主管部門(mén)向
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