【文章內(nèi)容簡介】 享信 息資源等方式得以實(shí)現(xiàn)，如圖 42所示 [29] 。 (1)采購組織的構(gòu)建 Champoux認(rèn)為，組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不僅僅是描繪一張正式的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖表， 或根據(jù)企業(yè)的人員配備和職能管理需要增設(shè)或減少幾個(gè)職能部門 [30] 。 采購的組織 框架是基礎(chǔ)元素，如果連采購的組織都沒有，談何采購。但采購組織組建起來以 后，再選擇合適的工作人員。 (2)需求分析 采購業(yè)務(wù)最基本的工作就是需求分析，只有把需求分析做好了，才能準(zhǔn)確、 合理地制定相關(guān)的采購工作。 (3)分析資源市場 拿到需求計(jì)劃以后，必須到相關(guān)的市場了解該物料的所有情況，包括生產(chǎn)廠 29家、價(jià)格、運(yùn)輸?shù)取? (4)采購計(jì)劃的制定 根據(jù)上述分析情況，可以了解所需信息，然后就能制定出切實(shí)可行按整的采 購訂貨計(jì)劃，包括一些如供應(yīng)商的具體細(xì)節(jié)。 (5)采購計(jì)劃的實(shí)施 制定好采購計(jì)劃以后，經(jīng) 查無誤以后，就可以具體實(shí)施。通過談判等一系列 的工作以后完成一次完整的采購活動。 (6)采購評價(jià) 一次完整的采購活動以后，為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在未來尋求改進(jìn)措施，在一 定時(shí)間內(nèi)就必須對此進(jìn)行總結(jié)、評估。 (7)采購監(jiān)控 在一次完整的采購活動中，對包括采購人員、資金等在內(nèi)的情況必須實(shí)施一 定的監(jiān)控措施，以保證采購的順利進(jìn)行，防止違法行為出現(xiàn)。 (8)采購基礎(chǔ)工作的完成 在當(dāng)前信息化程度越來越高的情況下，為適應(yīng)現(xiàn)代社會的激烈競爭，必須在 軟、硬件基礎(chǔ)上有所建設(shè)。 物資采購供應(yīng)需要 恰到好處，既不能多也不能少。否則就會影響生產(chǎn)，或者 產(chǎn)生貨物的跌價(jià)損失（物資價(jià)格不斷上漲除外，但該情況的概率很低），增加成本。 到貨時(shí)間也必須恰到好處，早到、晚到都不行，同樣會影響生產(chǎn)或者產(chǎn)生跌價(jià)損 失的概率，同樣升高了成本，同樣是不行的。因此適時(shí)適量的采購是戰(zhàn)略采購的 目標(biāo)之一。 同理，對于采購物料的質(zhì)量來說，既不能太低也不能太高，要保證費(fèi)用較低。 在采購的過程中，費(fèi)用無處不在。也許你在某處節(jié)約了費(fèi)用，但在另一處卻 浪費(fèi)更多，這顯然是不行的，與初始目標(biāo)背道而馳。因此坦白而言，采購時(shí)的總 費(fèi)用最少才是最終目 標(biāo)。 綜上所述，實(shí)施戰(zhàn)略采購管理有三大目標(biāo)，如圖 43所示，也是四川長虹以 戰(zhàn)略采購取代傳統(tǒng)采購的目的。 現(xiàn)代 MRP要求，采購物料既必須滿足生產(chǎn)計(jì)劃的需要，也必須滿足庫存合理 化的需要。因此，合理編制采購計(jì)劃成為采購人員的重要任務(wù)，否則就會產(chǎn)生要 不不能滿足生產(chǎn)，要不就是庫存超標(biāo)的情況，需要從以下幾個(gè)方面加以考慮： (1)生產(chǎn)計(jì)劃 首先必須有銷售計(jì)劃，這是由四川長虹市場部和銷售部經(jīng)過研究編制的。然 后就可以計(jì)算出生產(chǎn)計(jì)劃。 (2)產(chǎn)品用料計(jì)劃 查閱 BOM表，再根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃計(jì)算出制造某一產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。 (3)庫存報(bào)表 查閱 ERP系統(tǒng)，以明確所需物料目前的庫存狀況。再通過計(jì)算得出正確的采 購數(shù)量，如圖 44所示： 總的來說，上述三種報(bào)表作為依據(jù)決定采購數(shù)量。只要有必要，四川長虹隨 時(shí)可以召開產(chǎn)銷計(jì)劃銜接會議，使各個(gè)部門充分的溝通、交流，得出合適的產(chǎn)銷 計(jì)劃。 (1)固定訂貨量法 主要針對價(jià)格便宜的物料，而且隨時(shí)都需要。如四川長虹的輔料采購，如焊 膏、焊絲等。這些物料基本上都是以噸為訂貨單位（鋼材、高塑除外），當(dāng)庫存量 接近安全 庫存時(shí)，就需要采購人員按一定的數(shù)量進(jìn)行采購，該數(shù)量根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來設(shè) 定。一般來說，都由倉儲人員負(fù)責(zé)向采購人員進(jìn)行預(yù)警，但隨著信息技術(shù)的快速 發(fā)展，四川長虹應(yīng)該利用 ERP系統(tǒng)自我預(yù)警來解決該問題。 (2)按需確定訂購量法 該方法的目的是盡量降低庫存，減少保管費(fèi)用 [31] ，主要針對價(jià)高量少的物料， 如四川長虹的液晶屏幕等貴重器件的采購主要就是按此種方法訂購，但相對來說 成本費(fèi)用比較高。 (3)經(jīng)濟(jì)訂購批量法 (4)最小總費(fèi)用方法 (5)最小單位費(fèi)用方法 后三種訂貨方式長虹使用較少，原因在于該方式需要采購人員進(jìn)行 費(fèi)用的核 算，比較之后才選擇最優(yōu)方式，但慣性思維使其直接選擇前兩種方式。因此，四 川長虹應(yīng)大力發(fā)展后三種方式，使采購做到最精準(zhǔn)。 在采購的過程中必須增強(qiáng)管理控制力度，分清各部門的職責(zé)，避免混淆重復(fù)， 才能夠有批量采購的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng) [32] 。采購訂單是執(zhí)行采購的重要依據(jù)，必須對 32其嚴(yán)格控制，否則必會引起混亂，可以從以下方面加以節(jié)制： (1)采購人員收到子公司的需求以后，根據(jù)提供該物料的供應(yīng)商的配額協(xié)議進(jìn) 行分配，然后向各個(gè)相關(guān)供應(yīng)商提出具體需求。 (2)檢查該需求的有效性，是否有相關(guān)授權(quán)人的簽字。 (3)檢查該需求的相關(guān)信息的正確性，包括數(shù)量、價(jià)格等。 (4)要求供應(yīng)商在收到訂單后書面反饋情況，包括能否按訂單供貨等，防止意 外情況的發(fā)生。 供應(yīng)的一個(gè)必不可少的控制環(huán)節(jié)就是貨到驗(yàn)收，四川長虹質(zhì)量部或者子公司 質(zhì)量處負(fù)責(zé)質(zhì)量鑒定，物資部作為輔助方要進(jìn)行協(xié)作，貨物數(shù)量的驗(yàn)收工作則由 物流公司的倉儲部門負(fù)責(zé)。對于多發(fā)、少發(fā)、漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)及品質(zhì)等問題有事后控 制的作用，但事實(shí)已經(jīng)證明，事后控制猶如亡羊補(bǔ)牢，不能從根本上解決貨物品 質(zhì)的問題，所以，對于四川長虹來說，應(yīng)當(dāng)采取事前、事中及事后的全程控 制 [33] 的綜合性方式，而并不僅僅拘泥于某一方式。 包括合格證在內(nèi)的所有出廠檢測數(shù)據(jù)都必須隨貨物一起發(fā)送以及簽收。每一 個(gè)批次的物料都需要質(zhì)量部門進(jìn)行檢測（免檢品除外），由質(zhì)量部門人員出具專業(yè) 驗(yàn)收報(bào)告（特殊情況可由研發(fā)部門人員出具驗(yàn)收報(bào)告）。然后必須把驗(yàn)收報(bào)告的副 本分送到財(cái)務(wù)部、物資部，以方便后續(xù)操作。然后由倉儲人員辦理入庫手續(xù)，并 錄入 ERP系統(tǒng)中，方便采購人員查詢所購物資的到貨情況及合同履行情況。 如果供應(yīng)商所發(fā)貨物超過訂單數(shù)量，為保證庫存的合理性，一般退回給供應(yīng) 商（特殊情況除外）。如若有少發(fā) 、漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)的情況出現(xiàn)，則在第一時(shí)間內(nèi)倉儲 人員就必須通知到物料采購的具體負(fù)責(zé)人，以方便其及時(shí)查找核對訂單的進(jìn)度、 交貨時(shí)間、質(zhì)量等情況，并與供應(yīng)商溝通處理該錯(cuò)誤情況。 總的來說，企業(yè)存在的根本目的其實(shí)就是為了追求利潤的最大化。采購管理 的一項(xiàng)重要工作就是降低采購成本、確定最優(yōu)的采購價(jià)格，能夠提升企業(yè)的核心 競爭力。因此，如何確保滿足其他條件的同時(shí)，又要力爭價(jià)格的最低成為所有企 業(yè)的工作重心，這樣做的目的是為了能夠最大限度地降低企業(yè)的采購成本，而最 直接的結(jié)果就是將增加公司的利潤總額 ，有利于為企業(yè)在未來的市場競爭中贏得 總之，在按照市場規(guī)律的前提下，無論采取何種定價(jià)管理制度都是可行的。 與此同時(shí)，必須有規(guī)章制度來規(guī)范采購人員的行為，在這樣的前提下，再給予采 購人員充分的信任度，做到重視人性化管理 [35] 。 合同管理是依據(jù)法律、法規(guī)和管理制度，對合同的簽訂、履行進(jìn)行的監(jiān)督檢 查，是采購管理工作的重要組成部分。根據(jù)四川長虹集中采購管理要求，物資部 作為合同主體，與供應(yīng)商簽訂外部《采購合同》，同時(shí)與子公司簽訂內(nèi)部《購銷 合同》。據(jù)此，合同管理包括外部合同管理和內(nèi) 部合同管理兩方面內(nèi)容。 (1)外部合同管理 外部合同是物資部合同管理工作的重點(diǎn)。物資部對合同簽訂前、簽訂中和履 行中三個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)管理控制。具體為： ①合同簽訂前須加強(qiáng)的工作 一是完善合同管理制度。合同管理制度包括合同管理職責(zé)、權(quán)限及管理內(nèi)容 等。實(shí)行集中采購后，物資部須在現(xiàn)有《合同管理制度》的基礎(chǔ)上，細(xì)化管理職 責(zé)、明確管理權(quán)限及內(nèi)容，構(gòu)建完善的制度保障基礎(chǔ)。 二是規(guī)范合同管理流程及標(biāo)準(zhǔn)。管理職責(zé)、權(quán)限等要通過管理流程及標(biāo)準(zhǔn)落 實(shí)。合同管理的各環(huán)節(jié)要建立相應(yīng)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。每筆合同，都要經(jīng)由相關(guān) 責(zé)任人簽字（包括合同發(fā)起人、審核人、批準(zhǔn)人等），嚴(yán)格履行職責(zé)并要負(fù)責(zé)到 底，包括采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間、使用效果等都要落實(shí)到位，詳細(xì)記錄，建 立完善的“責(zé)任追溯機(jī)制”。 34三是嚴(yán)格招標(biāo)管理。采購合同是招標(biāo)談判結(jié)果的具體化，是供需雙方履行各 自權(quán)利義務(wù)的法律依據(jù)。加強(qiáng)招標(biāo)環(huán)節(jié)管理，是對采購合同的“超前管理”。通 過嚴(yán)格招標(biāo)管理，做好合同簽訂前的資源調(diào)查、市場預(yù)測及采購決策準(zhǔn)備工作， 對采購物資的品類、數(shù)量和質(zhì)量信息，供應(yīng)商及競爭程序以及招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公開， 這是采購合同管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。嚴(yán)格招標(biāo)管理，可以 有效地避免因招標(biāo)方法 不科學(xué)、運(yùn)作程序不嚴(yán)謹(jǐn)、監(jiān)管措施不到位給后續(xù)合同管理造成的困難。 ②合同簽訂中須加強(qiáng)的工作 一是認(rèn)真審查合同簽訂資格。合同簽訂時(shí)，要認(rèn)真審查供應(yīng)商的主體資格、 資信情況及履約能力，審核法人證明和營業(yè)執(zhí)照；對委托代理人簽訂合同的，要 審核法人授權(quán)委托書、代理人身份證明，杜絕憑關(guān)系或熟人介紹草率簽訂合同； 對合同談判情況和中標(biāo)通知書等內(nèi)容要認(rèn)真復(fù)核，檢查簽約人是否為中標(biāo)供應(yīng)商， 對資格審查、資信材料和談判資料等進(jìn)行檢查，建檔管理。 二是全面審核合同內(nèi)容。合同簽訂時(shí)，要依據(jù)法律、法規(guī)及中標(biāo)通 知書，對 采購合同的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，確保合同合法、有效，條款全面、準(zhǔn)確，以利履 行。審核過程中，任何環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題，都要明確提出審核意見，合同發(fā)起人要按 照審核意見及時(shí)修改合同，保證合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完備。 三是嚴(yán)格合同審批流程。合同簽訂時(shí)，要檢查合同簽訂是否符合公司管理制 度和流程的要求，是否具備完備的簽訂手續(xù)。集中采購合同須經(jīng)物資部內(nèi)部審核 后報(bào)公司審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，方可履行簽訂、蓋章手續(xù)。 ③合同履行中須加強(qiáng)的工作 一是跟蹤檢查合同履行。物資部要依據(jù)合同約定，認(rèn)真落實(shí)采購任務(wù)，并跟 蹤檢查合同履行， 對供貨數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、交貨時(shí)間、運(yùn)輸?shù)冗M(jìn)行全程管理， 及時(shí)處理合同履行中發(fā)生的問題。 二是嚴(yán)格物資驗(yàn)收。需求子公司要嚴(yán)格按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法做好 物資驗(yàn)收。各子公司須制定驗(yàn)收考核制度，對把關(guān)不嚴(yán)、弄虛作假、以次充好等 問題嚴(yán)格考核。物資部要按合同約定和集團(tuán)管理制度，對子公司驗(yàn)收工作進(jìn)行檢 查，督促和監(jiān)督企業(yè)做好物資驗(yàn)收，保證合同履行到位。 三是加強(qiáng)貨款結(jié)算。財(cái)務(wù)部要依據(jù)合同約定和驗(yàn)收結(jié)果，認(rèn)真把好結(jié)算關(guān)。 對驗(yàn)收不合格的，要按照合同約定及時(shí)扣罰違約金或履約金；對履約優(yōu)良的，優(yōu) 先辦理結(jié)算，對采購合 同執(zhí)行成果定期進(jìn)行財(cái)務(wù)評價(jià)。 35四是跟蹤監(jiān)督考核。物資部要對采購合同的準(zhǔn)備、簽訂及履行情況跟蹤管理 和考核，定期總結(jié)，持續(xù)提升合同管理效率和質(zhì)量。此外，公司審計(jì)部要加強(qiáng)合 同履行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，確保合同全面、合法、合規(guī)履行。 五是規(guī)范合同檔案管理。物資部要按合同類別編號管理，分別建檔。合同檔 案要明確合同性質(zhì)、內(nèi)容、歸檔時(shí)間及保存期限。每份獨(dú)立的合同分別建檔，履 行完畢的合同按年分類歸檔入卷、妥善保管。 (2)內(nèi)部合同管理 物資部在加強(qiáng)外部合同管理的同時(shí)，要重視內(nèi)部合同管理工作。內(nèi)部合同管 理不到位， 將直接影響外部合同的全面履行。 ①合同簽訂前須加強(qiáng)的工作 一是加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，保證采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性，為合同管理創(chuàng)造條件。 二是充分發(fā)揮企業(yè)主動性和積極性，消除“等、靠、推”思想。需求子公司 要參加招標(biāo)、談判，對產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格及供應(yīng)商等信息要詳細(xì)掌握，子公司與物 資部共同進(jìn)行招標(biāo)、談判，共同商定合同條款。 ②合同簽訂中須加強(qiáng)的工作 一是明確合同條款及責(zé)任。物資部與子公司要明確內(nèi)部合同責(zé)任，特別是對 采購資金、貨款支付、質(zhì)量驗(yàn)收、延遲付款造成的加價(jià)或斷供責(zé)任等，須在內(nèi)部 合同中明確規(guī)定。 二是簡化合同審批流程 。內(nèi)部合同審批實(shí)行“范本審批、分類管理”，即根 據(jù)物資采購特點(diǎn)，合同范本報(bào)公司審核，物資部按照范本與子公司簽訂《內(nèi)部購 銷合同》，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。具體的采購合同不再逐筆履行公司審批手續(xù)。 ③合同履行中須加強(qiáng)的工作 一是加強(qiáng)合同履行檢查。重點(diǎn)是企業(yè)物資驗(yàn)收檢查，確保各子公司按照合同 約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法執(zhí)行。 二是加強(qiáng)資金管理。子公司要切實(shí)保證采購資金及時(shí)、足額支付給物資部， 進(jìn)而保證物資部對外合同的全面履行。 總之，物資部要全面加強(qiáng)合同簽訂前、簽訂中和履行中的各環(huán)節(jié)管理工作， 持續(xù)規(guī)范和完善合同管理制 度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格履行合同，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提 升采購管理績效。 36采購成本的控制并不容易，因?yàn)榇蟮姆矫娌少徣藛T都會注意，往往最容易遺 漏的卻是一些不起眼的成本。然而，這卻也是公司浪費(fèi)最大的一塊，造成成本高 居不下。因此，在對采購成本進(jìn)行控制的時(shí)候，必須從小地方做起，從小方面考 慮。 (1)樹立采購的“總成本”觀 ①提高質(zhì)量 ②更優(yōu)惠的交易條件 ③提高售后服務(wù)質(zhì)量 (2)做好成本預(yù)算 ①確定適當(dāng)價(jià)格 ②匡算訂購成本 ③計(jì)算存貨儲備成本 (3)采購過程的成本控制 (4)降低采購成本的有效 途徑 ①使用成本分析法 如四川長虹采用存貨管理的 ABC分類法，如表 41所示。 ②網(wǎng)上采購 總的來說，控制采購成本的方法很多，也比較繁瑣，如圖 46所示。但對于 四川長虹而言，只能從細(xì)節(jié)入手，從每一個(gè)采購員做起，才有可能真正做到控制 采購成本。否則，這永遠(yuǎn)只能停留在口號上。 選擇與管理供應(yīng)商的根本目的是為了對