【文章內(nèi)容簡介】 我找了一遍，不在我那里，是不是已送到您這里來了？” 孫總在一大堆文件里翻出研發(fā)部的報告，一目十行地看了一下，便簽了字。他把文件交給我，讓我送到人力資源部去，并讓我通知魯天明，五點半到他辦公室來一趟，他要了解這個項目的一些具體情況。 我把文件送到人力資源部后，就給魯天明打電話。 “魯天明嗎？我是秘書科的于雪，你的報告孫總已經(jīng)批了，我已把它送到人力 資源部去了，他們馬上給你辦手續(xù)?！? 魯天明連忙說謝謝。 “另外，今下午五點半，你去一趟孫總的辦公室，孫總想跟你談?wù)?，了解頂目的一些具體情況，請你好好準備一下?！? 放下電話，瑪麗就對我說： “像他這種不知好歹的人，你說一句‘孫總找你’就得了，他已經(jīng)占了那么大的便宜，還有必要跟他說那么多嗎？” “瑪麗，別看魯天明個頭那么高，脾氣那么大，可他實際工作時間不長，經(jīng)驗不足；如果在電話里我只對他說‘孫總找你’這幾個字，他心里說不定多緊張，甚至會以為孫總不讓他去美國了；如果真是這樣，作為一名 新員工，他在毫無準備，心情又緊張的情況下去見孫總，他能把項目的情況說清楚嗎？他如果說不清，讓孫總不高興，孫總真的有可能讓研發(fā)部換人。因此，幫魯天明消除緊張心理，讓他提前作些準備，是我們秘書的責任；再說，我們也只是做個順水人情。” 不管是什么原因，人家把怨氣發(fā)到你身上，你就跟人家治氣，對于秘書來說，是一件非?？膳碌氖?。對自己看得不順眼的人極少理睬，在工作上能辦的也盡量拖著不辦；而對另一些自己覺得滿意的人則是極為熱情。時間長了便會有人覺得你是在拉幫結(jié)派，那些不被你理睬的人對你更充滿了敵意，不時以種種借口與 你過不去，而原先與你要好的人因擔心別人議論以至無形樹敵，也開始避免與你多接觸，弄得你孤家寡人似的。 作為秘書，要學會與各種人打交道，若是一味關(guān)照與自己相近的人，而對自己不喜歡的人予以排斥，最后受損失的還是自己。所以待人應(yīng)多些寬容，以工作大局為重，切不可根據(jù)自己的好惡去處理人際關(guān)系。 秘書應(yīng)該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。首先她要理解領(lǐng)導的工作意圖，思維方式和工作方法，只有這樣，才能及時、準確、完整地將領(lǐng)導的指示傳達給各個科室。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間溝通協(xié)調(diào)好，理解他們的工作意圖，準 確地向領(lǐng)導匯報。部門與部門之間，領(lǐng)導與部門之間，如果秘書能協(xié)助去除溝通屏障，會讓各科室之間的協(xié)調(diào)更和諧。在各科室的人眼里，秘書比較了解領(lǐng)導，所以經(jīng)常希望能得到秘書的“關(guān)照”，了解領(lǐng)導的真正想法和意圖。事實上，每個人由于處在這信息爆炸的時代，每天吸收不同的信息與情報，思想也時時隨著資訊沖擊、知識的累積而改變，所以作為秘書，應(yīng)隨時了解領(lǐng)導的真正想法。誠實是最好的溝通協(xié)調(diào)的方法了。 如果作為秘書，你不善于溝通，而是今天跟這個治氣，明天跟那個治氣，你的工作還怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗來斗去會有好心情 嗎？人有時只要稍微想想，就會明白一個很簡單的道理：除開睡覺的時間，一個人在辦公室里的時間遠遠超過在家的時間，如果你在辦公室像在家里一樣互愛和謙讓，哪怕只有一半的互愛和謙讓，你會覺得工作和生活會溫暖美好多少倍！ [上一篇 ] [下一篇 ] 求和不求氣 (2) 譚一平 除開個別人是出于妒忌的原因，絕大部分是由于這種誤會造成的，因此，一個稱職的秘書，在承受這些抱怨的同時，應(yīng)想方設(shè)法改進自己的工作，加強與對方的溝通，為使自己這座橋梁更順暢一些，盡量幫對方的忙。 下午四點，孫總開完常務(wù)會，我 去他辦公室確認他明天上午的工作日程，順便提起魯天明去美國的報告： “孫總，今天研發(fā)部派人去美國的事，他們來找我，問報告的事，我找了一遍，不在我那里，是不是已送到您這里來了？” 孫總在一大堆文件里翻出研發(fā)部的報告，一目十行地看了一下，便簽了字。他把文件交給我，讓我送到人力資源部去，并讓我通知魯天明，五點半到他辦公室來一趟，他要了解這個項目的一些具體情況。 我把文件送到人力資源部后，就給魯天明打電話。 “魯天明嗎？我是秘書科的于雪，你的報告孫總已經(jīng)批了，我已把它送到人力資源部去了，他 們馬上給你辦手續(xù)?！? 魯天明連忙說謝謝。 “另外，今下午五點半，你去一趟孫總的辦公室，孫總想跟你談?wù)劊私忭斈康囊恍┚唧w情況，請你好好準備一下?！? 放下電話，瑪麗就對我說： “像他這種不知好歹的人，你說一句‘孫總找你’就得了，他已經(jīng)占了那么大的便宜，還有必要跟他說那么多嗎？” “瑪麗，別看魯天明個頭那么高，脾氣那么大，可他實際工作時間不長，經(jīng)驗不足；如果在電話里我只對他說‘孫總找你’這幾個字，他心里說不定多緊張，甚至會以為孫總不讓他去美國了；如果真是這樣，作為一名新員工，他在毫 無準備，心情又緊張的情況下去見孫總，他能把項目的情況說清楚嗎？他如果說不清，讓孫總不高興，孫總真的有可能讓研發(fā)部換人。因此，幫魯天明消除緊張心理，讓他提前作些準備，是我們秘書的責任；再說，我們也只是做個順水人情?！? 不管是什么原因，人家把怨氣發(fā)到你身上，你就跟人家治氣，對于秘書來說，是一件非?？膳碌氖隆ψ约嚎吹貌豁樠鄣娜藰O少理睬，在工作上能辦的也盡量拖著不辦；而對另一些自己覺得滿意的人則是極為熱情。時間長了便會有人覺得你是在拉幫結(jié)派，那些不被你理睬的人對你更充滿了敵意，不時以種種借口與你過不去，而原 先與你要好的人因擔心別人議論以至無形樹敵，也開始避免與你多接觸，弄得你孤家寡人似的。 作為秘書，要學會與各種人打交道，若是一味關(guān)照與自己相近的人，而對自己不喜歡的人予以排斥，最后受損失的還是自己。所以待人應(yīng)多些寬容，以工作大局為重，切不可根據(jù)自己的好惡去處理人際關(guān)系。 秘書應(yīng)該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。首先她要理解領(lǐng)導的工作意圖，思維方式和工作方法，只有這樣，才能及時、準確、完整地將領(lǐng)導的指示傳達給各個科室。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間溝通協(xié)調(diào)好，理解他們的工作意圖，準確地向領(lǐng)導匯報 。部門與部門之間，領(lǐng)導與部門之間，如果秘書能協(xié)助去除溝通屏障，會讓各科室之間的協(xié)調(diào)更和諧。在各科室的人眼里，秘書比較了解領(lǐng)導，所以經(jīng)常希望能得到秘書的“關(guān)照”，了解領(lǐng)導的真正想法和意圖。事實上，每個人由于處在這信息爆炸的時代，每天吸收不同的信息與情報，思想也時時隨著資訊沖擊、知識的累積而改變，所以作為秘書，應(yīng)隨時了解領(lǐng)導的真正想法。誠實是最好的溝通協(xié)調(diào)的方法了。 如果作為秘書，你不善于溝通，而是今天跟這個治氣，明天跟那個治氣，你的工作還怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗來斗去會有好心情嗎？人有時只要 稍微想想，就會明白一個很簡單的道理：除開睡覺的時間，一個人在辦公室里的時間遠遠超過在家的時間，如果你在辦公室像在家里一樣互愛和謙讓，哪怕只有一半的互愛和謙讓，你會覺得工作和生活會溫暖美好多少倍！ [上一篇 ] [下一篇 ] 麻風病人 (1) 譚一平 三月某日 昨晚紛紛揚揚下了一夜的雪，今早西北風又嗚嗚地刮個不停，整個世界仿佛都掉進冰窖里去了，讓人從心里感到了寒意。在人們已隱隱約約聽見了春天的腳步的時候，還下這么大的雪，的確少見。 今天是星期五，下午四點開始，秘書科開例 行的工作小結(jié)會。 “鈴??”小石桌上的電話鈴響了。 “是我。你找我有什么事??我正在開會?！闭f著，小石就把電話掛了。小石昨天才正式上班。 會開完了。 科長問：“小石，剛才是誰來的電話？” “是我表哥?！? “哦?！? 科長點點頭，之后對大家說： “你們大家都給我記住，作為秘書，你們永遠不能說‘你找我有什么事嗎？’這句話！小石，剛才即使是你表哥，你也不能這么跟他說話?！? “我表哥他非常無聊??”小石想分辯。 “作為秘書，就不能養(yǎng)成這么說話的習慣！” 科長打斷了小石的話。 “不管是打電話還是直接上門來，客人找你肯定就是有事。沒事他找你做什么？不管是什么事，作為秘書，你都要熱情接待。你問客人‘你找我有什么事嗎？’表面上是很禮貌，實際上是一種冷淡，而且是從骨子里表現(xiàn)出來的冷漠。你們可能沒享受過這種‘待遇’，沒有這方面的體會；我是深有體會的！就是在前幾天，我到一家公司去，對方的秘書小姐也是這么問我，讓我感到非常別扭，覺得自己是個小偷，還沒進門，就要接受盤問。其實，她只要稍微換一種口氣，問‘你找我是什么事？’我心里就會好受得多！” “我想補充一點。 ” 孟姐接著科長的話題，不緊不慢地說：“還有一些秘書喜歡問客人＇你預(yù)約了嗎＇，這種說法跟＇你找我有事嗎？＇一樣，容易讓客人反感。作為秘書，客人預(yù)約沒預(yù)約，你自己心里應(yīng)該有數(shù)，所以，這么問客人就是失職；客人沒有預(yù)約不請自來，那是他們沒有禮貌，但你不能用＇你預(yù)約了沒有？＇這種冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客氣地問對方預(yù)約了沒有，實際上是告訴客人，我知道你沒有預(yù)約，你不請自來，讓我討厭。別人不走斑馬線橫穿馬路，你就有理由開車去撞他？客人既然上門了，作為秘書，你就得無條件地熱情接待，不能因為他們沒有預(yù)約而怠 慢他們?！? “沒有預(yù)約，怎么接待？”小石認真地問。 這應(yīng)該是常識，但孟姐還是很認真地對小石說： “首先要弄清來客的姓名、所在的公司或單位，有什么事情。如果客人點名要與某某見面，就應(yīng)當立即與當事人聯(lián)系。但是，在聯(lián)系好之前，不要給客人肯定的答復(fù)，因為當事人可能不在，也可能不愿見這位客人。如果是不愿見這位客人，你就要這樣答復(fù)人家：‘實在對不起，某某不在家??’。這樣，你就不至于給客人留下一個缺乏誠意、為人冷漠的印象?！? “對！”科長說，“秘書最可怕的就是冷漠，而最可貴的則是熱情。有熱情才有 親和力。如果你們幾個要問自己是否已成為一個合格的職業(yè)秘書，你們就問問自己，我身上有沒有這種親和力?！? “科長，什么是親和力？”瑪麗有意將科長的軍。 “親和力就是與人為善，助人為樂，在保持自己心身愉快的同時，讓你周圍的人也感到愉快，使他們愿意和喜歡與你一起工作。” 科長似乎也沒好好琢磨過“親和力”這個詞的確切含義。與做理論家相比，秘書更應(yīng)該是個實干家。 “親和力也可以說是一種氛圍，在自己幫助別人的同時，自己肯定也會得到別人工作和情誼上的回報。” 我覺得，親和力的準確含義是什么并不 重要，重要的是秘書身上必須有親和力。秘書部門是一個企業(yè)的神經(jīng)中樞，上傳下達，左迎右送，都是秘書的工作。幾乎秘書的每項工作，從收集信息到給領(lǐng)導安排工作日程，都需要各科室和各部門的協(xié)助配合。秘書有了熱情，就能把繁雜和許多額外的工作當作機遇，就能把那些不管預(yù)約沒預(yù)約、真正是有急事要找領(lǐng)導的人當成朋友；就能真誠地寬容別人的一些不禮貌甚至是魯莽的行為，這樣，人家會自然而然地信賴你，這就是親和力。 [上一篇 ] [下一篇 ] 譚一平 確實，秘書在公司里的位置是有些特別。有些秘書一方面由于工作能力強， 又善解人意，很受領(lǐng)導的欣賞，所以，她的地位在無形之中上升了；另一方面，由于秘書能經(jīng)常優(yōu)先得到公司內(nèi)部機密，甚至是最高機密，如公司在開常務(wù)會議時進去送茶，就可能聽到某某要調(diào)到什么地方當總經(jīng)理的消息，一些部門的人也會因此而對你另眼相看，甚至相當羨慕，因此，一些秘書在不知不覺中，也會產(chǎn)生一種優(yōu)越感。但是，如果一個秘書在工作中，一天到晚總是帶著這種優(yōu)越感，以睥睨一切的目光看待別人，永遠擺出一副事不關(guān)己的樣子，讓別人 總覺得自己是在求她或打擾她，她的工作還能做好嗎？特別是在秘書部門內(nèi)部，如果她臉上總是露出一副戴著 假面具一樣的表情，即使再有能力，一樣會影響團結(jié)、破壞大家的情緒。一個成功的秘書，總是三分做事，七分做人。 前幾天，在十三樓一家美國投資銀行當秘書的師妹就被老板炒掉了，理由就因為她是個“冷面美人”?？陀^地講，她的工作能力相當強，老板交待的事從來不用老板再操心，人更是長得漂亮，可她自視甚高，加上感情上被在美國哈佛留學的男朋友傷害過，所以對待各部門的人和外來的客人總是帶著幾分警惕和不屑。慢慢地由于不能與各部門配合，老板發(fā)現(xiàn)和意識到事情的嚴重性后，也只好讓她另謀高就。 “當秘書最可怕的是冷漠。一個冷漠的 秘書，就像一個麻風病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且離你越遠越好。這樣的人還能做秘書嗎？”科長最后說。 下班的時間到了，大家收拾東西準備回家。 “瑪麗，你知道怎樣做一個可愛的女人嗎？” 托尼開始跟瑪麗瞎侃?！拔铱梢越棠忝卦E?！? “我不知道。”瑪麗冷冰冰地說，“我也不想知道?！? “托尼，你說說看?！闭淠萃τ信d趣。 “這個秘訣就是十九八七六五四這幾個字。”托尼賣關(guān)子。 “十九八七六五四，怎么理解？”珍妮問。 “十就是十分熱情，九就是九分獨立；八就是八分智慧?！? “為什么不能是十分智慧？”珍妮問。 “這還不明白，因為太聰明的女人會讓人感到害怕；女人最好是在聰明里帶一點點傻氣?！? “瞎說?！闭淠萁又鴨枺骸澳敲雌吣?？”