【文章內容簡介】 地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸 “心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導意義。 原則：有效地處理內心中的承諾 . 從事 2 0 余載的培訓工作，我發(fā)現(xiàn)了一個最為基本的常識，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔的義務不明確，導致了他們承受著重重壓力的折磨。即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。 恐怕你已經(jīng)與自己達成了許多項協(xié)議 （這一點多半連你自己也尚未認識到）。而每一項協(xié)議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務，也可能是 “雇傭一個新 助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。 現(xiàn)在，你內心很有可能已經(jīng)承擔了比你自己所意識到的還多得 23 多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復電子郵箱、語言信箱以及工作中的新信息；你知道有無數(shù)的工程項目將會被劃分到你的責任范圍內；你還需要確定某些目標和方向，經(jīng)營自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。 任何沒有找到應有的位置和恰當?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。 為了能夠高效地應付這 一切問題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計劃如何一一地解決掉。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅持下去。 管理承諾時的基本要求 如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面 幾點： 首先，如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會受阻。任何一件你認為沒有完成的事情，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中 — 必須經(jīng)?；卦L并且清理它。 第二，你必須明白你的工作到底是 什么。你還必須作出判斷：需要采取什么行動來推動工作的發(fā)展進程。 24 第三，一旦決定了需要采取的行動方案，你必須在某一個你會經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。 檢驗這種模式的一個重要訓練 我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問題需要解決，而且越早處理越好。也許，你馬上就 要背上行裝外出度假去了。出發(fā)之前，你還有幾個重大決策要敲定?；蛟S你剛剛繼承一筆 6 0 0 萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。明白了嗎？好，請用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結果是什么。換句話說，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像 “去夏威夷度假”，“處理有關客戶 X 的事情”，“與蘇珊協(xié)調大學里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結構”或者 “實施新的投資策略”。你現(xiàn)在都清楚了嗎？好極了。 現(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。如果你目前除了要 馬上結束這件事，再無其他的事情要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動步驟呢？ 你會不會打一個電話？會不會走到計算機前敲一封電子郵件？會不會坐下來，取出紙和筆，心血來潮地寫上幾筆呢？有沒有可 25 能與你的配偶、秘書、律師或你的老板面對面地談上一會兒呢？還是去五金商店買一些釘子呢？是什么？ 你找到答案了嗎？好極了。 你能從這短短 2 分鐘的思考中挖掘出什么有價值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時完成了這個訓練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會體驗到，至少你的 控制力增加了一點點，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，對于某些長久以來一團亂麻的局面，你似乎也會增加動手解決它的沖動。設想一下，在生活和工作中，這種驅動力放大 1 000 倍時將會是怎樣的一番景象。 像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。 — 亨利伯格森（ Henry Bergson） 如果這個小小的試驗能夠對你產(chǎn)生一些積極影響，請你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并 不會向前發(fā)展，至少在這個物質世界中這一點是千真萬確的。當然，事情還沒有結束呢。恐怕，所發(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結果和確定了下一步需要采取的行動方案。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。你并不需要進行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔的責任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了。 26 “知識工作”的本質 歡迎參與到“知識工作”的真實經(jīng)驗以及意義深遠的運作原則中來。原則是：你對工作投入的思考必須比你認識到的多得多，但是又比你所擔心的工作量少得多。就 像彼得德魯克所描寫的那樣：“在知識工作中，任務沒有被指定，它需要被確定?！@項工作的預期成果是什么？’這是一個提高知識工作者工作效率的關鍵性問題。這個問題可能導致一些極具風險性的決定。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高效益，一定要明確地認定預期結果。” 行動來源于思想。 — 拉爾夫沃爾多愛默生（ Ralph Waldo Emerson） 要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實面目，要決定為此需要采取的種種行動，都將消耗人們 大量的氣力。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒。實際上，我們從來沒有學過在開始行動之前進行周密的思考。大部分的日?；顒? （如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預期的結果。然而事實上，思考后果是促使希望轉化為現(xiàn)實的最為有效的手段之一。 27 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因為你希望它們當前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認定它們的 預期結果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結果存儲到那個系統(tǒng)中去，同時心里十分清楚，需要時你能夠隨時調用查詢這個系統(tǒng)，你的大腦才會放松下來。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預期的結果和行動的提 示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當?shù)臅r候在你的意識中浮現(xiàn)出來。如果你沒有作好這些準備，那么，你的大腦就一分鐘也不會停止運轉。通常情況下，當你對某件事感到無能為力時，你的某根神經(jīng)仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進一步增加你的精神負擔。 28 你的大腦并不總那么管用 有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當愚蠢的。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時及時地提醒你。 持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務當中，是對時間和精 力的最大浪費。 — 克里格利森 （ Kerry Gleeson） 你有沒有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時候，才發(fā)現(xiàn)電池沒有電了呢？這不能算是反應靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應該當你在商店里看到電池時給你通風報信了，而且提醒你選擇正確的型號。 從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了 它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進展的事情純粹是浪費時間和精力。而且這往往只會增加你的焦慮不安。 似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當我們一談到有許多事要處理時，這一現(xiàn)象更加嚴重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個實體目前卻無法有效地應付這些 29 情況。 控制你的頭腦，要么由它來操縱你。 — 賀勒斯 （ Horace ） “材料”的轉化 我是這樣定義“材料”（ S t u ff）的：任何進入你的精神或現(xiàn)實世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的事情。對于很多人來說，大部分的組織管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應有的功效，原因在于沒有首先完成對它們的轉化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉化為可以付諸行動的事務。 多年以來，我所見過的絕大部分任務清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務中的 某一部分的提示信息，而這些事務也仍未轉化為預期結果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細節(jié)。 “材料”在本質上并不是一件壞事。就其本質而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式 30 表現(xiàn)出來。但是，一旦“材料”進入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動者，這是我們的責任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉化過程，而且明白無誤，那么，我們的價值觀（不是我們的體力勞動）就大可不必存在了。 在一次研論會臨近結束時，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她 最初列出的工作任務表時，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個人管理系統(tǒng)中所謂的計劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調整那些性質原本模糊不清、殘缺不全的任務清單。但是，他們仍然沒有認識到，到底需要組織多少內容，管理什么細節(jié)，才能夠獲得真正的回報。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。 過程：管理你的行動 . 你幾乎可以像訓練運動員那樣來訓練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏 捷、積極主動和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還可以針對搜集到的全部“材料”進行前期階段的判定，為你的工作和生活制定出標準的運作程序。 然而，在你未達到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個習慣： 31 在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過管理時間、信息或者重要事情，都無法實現(xiàn)這一目標。畢竟： * 你不可能通過對 5 分鐘進行管理，賺取 6 分鐘的時間。 * 你 無法對付超載的信息量，否則，你會走進圖書館便立刻死 掉。或者當你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本 時，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。 * 你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。 因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關鍵所在。 管理行動是一個重要的挑戰(zhàn) 你利用你的時間都做了些什么事情呢？你是如何運用你獲取的信息的呢？你是如何調用你的身體和關注焦點事物的精力的呢？這些是當你面臨著分配有限 資源的時候必須作出的選擇。真正的問題是，在某一時間，如何恰當?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動。 這似乎是顯而易見的。然而，希望管理那些尚未確認或決定的行動是極其困難的。很多人手頭有許多事情有待推進，但連他們自己都還沒有搞清楚要做些什么。常常聽到有人抱怨“我沒有時間去??”，這完全是可以理解的，因為許多工作似乎都難以控制。之 32 所以有這種感覺，是因為你根本沒有能力一口氣完成一項工作，你僅僅能夠完成這項任務中的某一個步驟。在多數(shù)情況下，很多推動整個工作進程的步驟實際上僅僅需要一兩分鐘 的時間就可以搞定。 開始便是行動的一半。 — 希臘諺語