【正文】 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選擇： 1. 處理這件事?！跋乱徊叫袆印笔侵改切┍仨毟吨T實施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標前行。此外，你還需要一個完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個人管理體系中溜掉，是不是應該想想辦法、加以解決呢？當我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時，我們又應該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價值的信息，這僅僅 是由于客戶當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。 當你掌握了下一個階段的技巧，學會如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務時，“工作籃”就可以恢復其最初的功能了。不要把它再次 放回到工作籃中。 隨著生活和工作變得日益復雜煩瑣，采用標準的工具和手段來捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。 47 這些收集工具應該成為你生活方式的一部分。我們一起來看看成功收集的三個必要條件： 中，而不是在你的大腦里。（同時，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進行處理的情況也將隨之膨脹！） “計算機！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包。 電子記事簿 計算機可以用于存儲簡短信息，以便日后再處理。如果沒有一個可靠的外 在體系對它們進行直接的管理，那么， 這些事情必定會藏匿于你腦中的某個角落里。如：在你書柜里的記事簿上，某些決策思路遲遲不能付諸實施；在你書桌的抽屜里，某些壞了的小電器需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過期的雜志 — 這些全都屬于這類“材料”的范疇。因為只有這樣，你才能夠開始恰如其分地推進加工處理的過程。顯而易見，我把大部分時間花在了我應該做的事情上。還有一些人建立起了良好的系統(tǒng)，但是沒能堅持回顧和檢查，結(jié)果導致它們無法發(fā)揮應有的功能。 F 只有 當人們徹底地擺脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗 時，他們才可能認識到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力啊。也就是說，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認定，你應該自始至終努力完成那件事情。很多人終日里忙忙碌碌，而隨機存儲器的接縫處早已漲裂四溢了。 你無法逃避這種思考。如果是這樣的話，對于我所說的一切 你就獲取了一個參照點。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領域之中。哈維爾 （ Vaclav Havel） 34 橫向和縱向的行動管理 你需要從橫向和縱向兩個角度出發(fā)來控制各種任務、工作和行動。 當你用于對付實施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個組成部分時，這也就是說，你為進行更高一級的思維活動作好了更加充分的準備。它們陷 入困境往往是由于未能判定行動而造成的。之 32 所以有這種感覺，是因為你根本沒有能力一口氣完成一項工作，你僅僅能夠完成這項任務中的某一個步驟。 * 你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。但是，一旦“材料”進入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。 控制你的頭腦，要么由它來操縱你。 持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務當中，是對時間和精 力的最大浪費。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。 — 拉爾夫原則是：你對工作投入的思考必須比你認識到的多得多，但是又比你所擔心的工作量少得多。 像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。明白了嗎？好，請用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。 第二，你必須明白你的工作到底是 什么。 現(xiàn)在，你內(nèi)心很有可能已經(jīng)承擔了比你自己所意識到的還多得 23 多的工作。范很多人對于一些事情，要么給予過分的關注，要么不屑一顧，這僅僅是因為他們無法做到“心靜如水”般地行事。 —Shunryu Suzuki 空手道中的擊拳動作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。努力變成了為努力而努力，其結(jié)果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。米夫林公司 1998 年出版）一書中這樣描述這種感受： 劃船手們用這樣一個詞語來描述這種無摩擦的狀態(tài)：搖蕩。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個角落的所有的事情，同時保持隨意而放松，花費最少的氣力完成一切有意義的工作。例如，對一位人力資源部的經(jīng)理來說，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來吸引并留住人才，這并不 能使事情變得簡單化。 3. 一旦闡明了更高一級的水準和價值觀，我們原有的標準尺度也隨之提升，這使我們認識到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單。而當“時間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時，個人日程表隨之成為一種關鍵性的工作管理工具。 15 舊的模式和習慣已顯得力不從心 無論是我們所接受的標準教育，或是傳統(tǒng)的支配時間的方法，還是當今那些充斥市場 、隨手可得的管理輔助工具，如個人記事本、微軟的 O u t l o o k 軟件或者個人掌上電腦 （ P D A ），都無法全面地幫助我們應付我們所面對的各種新要求，如果你已經(jīng)試過使用上述任何一種處理器或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復雜要求。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于 “包羅萬象的發(fā)展大潮之中，無論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。 工作在不斷地變化 一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對任何人來說都是一個不小的挑戰(zhàn)。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對怎樣改善這種局面感到茫然。 ) 正如在你之前的很多人已經(jīng)體驗到的那樣，你可以把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。這樣一來，在任何時候，你都把下一步行動計劃掌握在手，可以實施或者進行再議。同時，這也是那些經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種關鍵性的運作 模式，你已經(jīng)知 如何做才能達到這種高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會有一種被深埋其中的感覺。在過去的 2 0 多年中，我作 為一名“管理學顧問”獨立地工作著，并與別人進行了小范圍的合作。 我希望你加入這個行列，我盼望你檢驗這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我試圖這樣安排本書，以便使你 在實踐的過程中，一面領悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見影的成效。 一方面，我們需要一些大家公認的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術的雙重角度來集中精力，不遺漏任何一件事情。而且，我已經(jīng)找到了一些完全可以學習到的簡單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務的能力。哈特菲爾德（ J. A. Hatfield） 5 本書寫作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時，如何才能盡管去做達到高效和輕松的最佳境界。 我認為高效是一種非常有價值的東西。 第 12章 竅 門 2：下一步行動 無論問題有多么大、多么嚴峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來根除掉束手無策的感覺。 第 5章 收集階段：填充工作籃 訓練自己發(fā)現(xiàn)那些沒有到位的事情。 第 2章 橫向管理工作進 程的 5 個階段 我們應該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。 第 10章 創(chuàng)造性地思考工作 準備行動、創(chuàng)造條件，對工作進行一些創(chuàng)造性的思考。這里介紹了如 何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。 放松精神的技巧和使其遠離煩惱與憂慮的力量，很可能 就是我們那些偉人的秘訣。由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)，公然否定了任何一個促成你達到目的、解決問題可以套用的簡單公式或者人們最近流行的某種方法。 長期以來，頂層的經(jīng)理主管們一直不遺余力地向他們自己和 其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個基本標準。而對于我 們每個人來說，這樣的信息也是不可或 缺的。它是你 的私人培訓顧問，指導你循序漸進地在真刀真槍的現(xiàn)實生活中運 用這些行動模式。我將 為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎技能，將它們推 向高效的新境界。這是一種疫苗，可以預防日常生活中的 ‘救火現(xiàn)象’（在某個工作日中，出現(xiàn)的所謂 的緊急事件和危機）；同時也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力。 — 戴維它可以是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有別于當前狀況的事情。由于受到這一目標的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理 1 5 0 多封電子郵件。 — 阿什利 13 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。這必然導致各種現(xiàn)存的結(jié)構、模式、角色和責任的重組整頓。 — 埃里克吉本 （ Edward Gibbon ） 傳統(tǒng)的時間管理法和個人管理法在過去的時代大顯身手。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。我經(jīng)常看到，出于下面三個原因，這些努力往往都付諸東流了： 17 1. 在處理每天、每小時的事務時，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關注更重要的問題。 當然，集中精力對付主要的成果和價值觀是至關重要的。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇 巨著都是如此。對于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然 狀態(tài)中，速度在吟唱著。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應呢？答案 是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應的反應，然后又歸于平靜。掃除雜念和靈活柔 21 韌是關鍵之所在。你還希望再次體驗這樣的感覺嗎？ 有一件事我們可以做到，最幸?？鞓返娜耸悄切┍M力而為的人，我們完全可以達到這一境界，我們能夠全身心地投入。而每一項協(xié)議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅持下去。也許，你馬上就 要背上行裝外出度假去了。 你能從這短短 2 分鐘的思考中挖掘出什么有價值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時完成了這個訓練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會體驗到，至少你的 控制力增加了一點點，精神放松了一些，注意力更集中了。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。大部分的日?；顒? （如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預期的結(jié)果。通常情況下，當你對某件事感到無能為力時，你的某根神經(jīng)仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進一步增加你的精神負擔。而且這往往只會增加你的焦慮不安。 多年以來，我所見過的絕大部分任務清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務中的 某一部分的提示信息，而這些事務也仍未轉(zhuǎn)化為預期結(jié)果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細節(jié)。但是，他們?nèi)匀粵]有認識到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細節(jié)，才能夠獲得真正的回報。畢竟： * 你不可能通過對 5 分鐘進行管理，賺取 6 分鐘的時間。然而，希望管理那些尚未確認或決定的行動是極其困難的。就像第一次在雷達屏幕上觀察到敵情時，你應在前期界定問題，而不是等到問題嚴重化了才手忙腳亂地判斷。 現(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動態(tài)，并 且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。 僅僅懷有對前景的展望是遠遠不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談論起下一次度假，這時，你內(nèi)心深處