20xx年公司文件管理方法(編輯修改稿)
2025-01-25 05:33 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉
及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
文件的傳閱與催辦
傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。
辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4. 發(fā)文的管理
發(fā)文的規(guī)定
全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司字發(fā)文。
對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。
發(fā)文的范圍
凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
公司下發(fā)文件主要用于： ① 公布公司規(guī)章制度。
?、?轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。 ③ 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項。
?、?公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定。
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報。 ⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項。
公司上行文、外發(fā)文主要用于：
?、?對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定。
?、?同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)。
② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計
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