【文章內容簡介】 析，對一些采購價格不合理的物資嘗試用其他物品替代或者換一個供應商，并且根據(jù)物資消耗得規(guī)律，與庫存管理模塊功能結合，提醒采購人員進行采購計劃。 監(jiān)獄管理高層可以通過這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)作下一季度的一些采購計劃并大概了解監(jiān)獄里物資的消耗情況。根據(jù)這些情況可以設置某些物品庫存數(shù)量低于某個數(shù)量時，提醒采購，例如廁紙、膠布這些日常管理的必需品。當庫存數(shù)量高于某值時，限購，例如水果、飲料這些有使用限期的物品。 統(tǒng)計分析模塊主要為管理層人員對物資消耗情況進行分析并作下一個月的決策。l 系統(tǒng)管理模塊：這是軟件的管理模塊，讓軟件進行分級管理。因為在實際應用中，下層管理人員與上層人員與上層管理人員的權限是不相同的，如下層人員不允許批準通過采購單，并且通過用戶賬號的管理，我們可以了解采購單的申請者是何人，讓上層管理人員更好地管理整個采購過程【18】。在本系統(tǒng)中，對于管理權限主要分為采購部門與其他部門。采購部門的員工可以對采購單進行入庫等操作，同時可以填寫盤點表。采購部門主任除上述權限外，還有對采購單的審批、關閉，對盤點表的審批、刪除權限。其他部門僅可以生成與修改申購單，部門主任擁有對申購單的生成、修改、審核等權限。所有部門均可對行資料查詢與庫存查詢，但只有采購部主任可以對這些資料進行添加、修改、刪除等操作。系統(tǒng)管理模塊主要針對系統(tǒng)管理員，是所有員工對采購活動有序進行的前提。該系統(tǒng)是用于監(jiān)獄中的物資采購，符合當前時代對于信息管理需求的高效化，而且大量的物資采購管理常常讓人感到疲乏，所以軟件的操作的簡便需求，尤為重要。并且我們需要考慮到監(jiān)獄物資的存放環(huán)境，使物資的存放合理化，延長物資使用壽命并節(jié)省一定的空間資源【19】。 由于本系統(tǒng)是一個小型系統(tǒng)，為了使日后方便維護更新和管理，將使用比較成熟的開發(fā)軟件來開發(fā)，在這里我們選擇VB為開發(fā)軟件，VB為大多開發(fā)人員所熟知，且開發(fā)難度相對比較低，適合本系統(tǒng)。又由于數(shù)據(jù)并不復雜，所以選擇容易維護管理的Access數(shù)據(jù)庫。所以技術上需要有VB語言及開發(fā)環(huán)境，還有SQL語言及Access的使用規(guī)則。并且要對軟件開發(fā)流程有一定的認識和理解。因為監(jiān)獄物資的采購是其管理的一個重要環(huán)節(jié)，本系統(tǒng)能為采購活動帶來極大的便利，有其開發(fā)的意義。監(jiān)獄管理人員學歷一般在本科或以上，對計算機的操作并不陌生，所以軟件界面的過程中，只需要考慮易于操作這一方面即可。第4章 監(jiān)獄物資采購系統(tǒng)設計監(jiān)獄物資采購管理系統(tǒng)采用C/S結構，主要對監(jiān)獄物資采購活動中的各個方面的信息進行集中管理，建立一個完善的的信息數(shù)據(jù)庫，并且根據(jù)客戶操作進行調節(jié)、管理。本系統(tǒng)是一個將資料管理、采購管理、銷售管理、庫存管理和統(tǒng)計分析等業(yè)務融為一體的系統(tǒng)。一個完善的物資管理系統(tǒng)的任務主要包括以下幾項： ●資料管理，主要負責管理供應商資料和物資資料?！癫少徆芾?，主要負責進行采購管理，包括采購單、采購管理和采購查詢?！駧齑婀芾恚饕撠熯M行庫存管理，包括庫存維護、價格管理和庫存盤點?！窠y(tǒng)計分析，主要負責統(tǒng)計監(jiān)獄物資的出入庫情況以及庫存消耗速度。●系統(tǒng)管理，主要負責管理用戶信息和用戶登錄，以及初期建賬。其功能流程圖如圖41。YNYN開啟系統(tǒng)連接數(shù)據(jù)庫登錄系統(tǒng)驗證身份資料管理系統(tǒng)管理退出系統(tǒng)供應商資料客戶資料用戶管理密碼修改重新登錄創(chuàng)建賬號登錄失敗連接數(shù)據(jù)庫失敗監(jiān)獄物資采購管理系統(tǒng)采購管理申購單修改采購單入庫采購單查詢申購單審核申購單查詢采購單審批填寫申購單庫存管理庫存維護盤點表填寫庫存盤點統(tǒng)計分析采購單分析庫存分析庫存上下限設置圖41監(jiān)獄物資采購系統(tǒng)流程圖該模塊用來管理供應商資料和物資資料，其功能模塊如圖42所示：資料管理供應商資料物資資料圖42 “資料管理”功能模塊 “供應商資料”模塊負責維護供應商的基本信息。供應商資料對于采購而言非常重要，是超市貨物管理系統(tǒng)的重要資料。供應商資料主要包括供應商編號、供應商名稱、地址、電話、傳真、信譽等級、提供商品和簡介等。信譽等級根據(jù)供應商所提供的物資好壞、發(fā)貨時間、售后服務等方面結合物資的價值和實際情況，進行一個大概的評估，分為零星、一星、二星、三星、四星、五星6個等級，對于采購活動中的決策有一定參考價值【20】。良好的供應商資料管理有助于監(jiān)獄管理者對采購進行管理和控制，從而降低采購活動中的資金開銷，并且縮短物資采購所消耗的時間，物資更快更好的到位對于監(jiān)獄管理有其積極的意義。 “物資資料”模塊負責維護商品的基本資料信息，基本信息一般變動較小。物資資料主要包括物資編號、物資名稱、計量單位、物資類型、供應商編號、供應商名稱、采購單價和物資說明等。根據(jù)物資類型，我們可以了解該物資是供監(jiān)獄中哪個部門使用，并把它們存放在適合的位置當中。物資說明是對物資進行一個大概的描述，使操作人員對物品有大概的認知并了解其基本用途，方便區(qū)別一些物資名稱相近的物資。各個部門之間所需物資類別有一定差異性，更詳細的物資信息可使管理模塊進行精確的管理并且方便操作者使用本系統(tǒng)。 本模塊主要負責進行采購管理，包括申購單的填寫、修改、審核和查詢，還有采購單的審批、查詢和入庫。采購管理是監(jiān)獄管理的重要一環(huán)，是保證監(jiān)獄管理有序進行的關鍵環(huán)節(jié)，是在確保合適的物資品質的前提下，從合適的供應商那里，在合適的時間、以合適的價格購入合適數(shù)量的商品的管理活動【21】。采購單管理的便利性和合理化，是需重要考慮的地方。為此，界面的操作按鈕必須清晰易懂，并且功能和數(shù)據(jù)處理方面要符合監(jiān)獄實際管理活動。其功能模塊如圖43所示：采購管理申購單修改采購單入庫采購單查詢申購單審核申購單查詢采購單審批填寫申購單圖43 “采購管理”功能模塊“填寫申購單”模塊用于生成申購單。填寫完畢后，根據(jù)所填資料分別生成申購單和申購單明細。申采單主要包括申購單號、提交日期、申購人、申購部門、狀態(tài)、物資編號、物資名稱、采購數(shù)量、采購單價和采購總額等項。當一般部門人員填寫好申購單信息并生成時，會按照需要生成申購單項， “提交日期”在生成采購單時生成，“關閉日期”在操作人員執(zhí)行關閉采購單操作時生成，“狀態(tài)”分為“待審核” 、“已審核” 。只有當申購單為“已審核狀態(tài)時才可以生成采購單?！吧曩弳涡薷摹蹦K主要用于當工作人員在生成申購單時填寫了錯誤信息，或者因其他特殊原因，需要對申購單進行修改時，對采購單的數(shù)據(jù)進行修改。只有當“狀態(tài)”標志為“待審核”時，該操作才能進行，并且每次修改更新“提交日期” 。“申購單審核”模塊負責申購單審核和采購單的生成操作?！按龑徍恕睜顟B(tài)的申購單會在此處顯示出來。只有該部門主任可以使用該功能。當申購單被審核并生成采購單后，申購單自動刪除。不通過審核的申購單同樣被刪除?！吧曩弳尾樵儭蹦K負責查詢申購單信息、申購單審核情況，以便操作人員獲取所需申購單信息?！安少弳螌徟蹦K負責采購單審批和采購單的關閉操作?！按龑徟睜顟B(tài)的采購單會在此處顯示出來。只有采購部門主任可以使用該功能。當采購單指定采購人員并且被審核后，采購單狀態(tài)變?yōu)椤安少徶小?，等待采購人員進行實際采購活動。關閉操作將在下文中介紹。不通過審核的采購單將被刪除?！安少弳尾樵儭蹦K負責查詢采購單信息、采購單核銷情況，以便操作人員獲取所需采購單信息。采購單主要包括采購單號，采購人，物資編號，物資名稱，采購數(shù)量，采購金額，采購總額，申購部門，狀態(tài)，關閉日期。狀態(tài)分為“待審批” 、“采購中” ，“已入庫” ，“已關閉”當使用關閉采購單操作時會更新“關閉日期” ，同時，“狀態(tài)”更改為“已關閉” 。 “采購單入庫”模塊負責管理物資的采購入庫情況。當采購單狀態(tài)為“采購中”時，可以進行該操作。采購入庫時需要將采購明細單中的數(shù)量對應添加到庫存數(shù)量中去。采購單的 “狀態(tài)”變?yōu)椤耙讶霂臁?，然后等待下一次的盤點工作，如果沒有問題，采購部門主任便可以對采購單進行關閉操作。庫存管理主要用于管理監(jiān)獄物資龐大的庫存信息，主要工能有庫存維護、盤點表填寫以及庫存盤點。其功能模塊如圖44所示：庫存管理庫存維護盤點表填寫庫存盤點圖44 “庫存管理”功能模塊 “庫存維護”模塊用于維護監(jiān)獄物資庫存信息。庫存維護通常只對物資狀態(tài)、信息進行維護，其他信息只有在第一次初始化系統(tǒng)時進行維護。庫存信息主要包括物資編號、物資名稱、物資狀態(tài)、采購價、供應商、庫存數(shù)量、最低儲備、最高儲備、存放位置、最近操作日期、操作人員和備注等。當改變供應商或者供應商對物所提供的價格有所變動時，就對該物資的采購價屬性進行修改。由于監(jiān)獄物資按需存放，物資存放的位置會十分繁雜，通過“存放位置”定位物資，可以更好的管理物資位置，提高采購活動中的工作效率【22】?！氨P點表填寫”模塊用于監(jiān)獄物資庫存的盤點表生成。將實際盤存的物資數(shù)量輸入計算機，通過和庫存數(shù)量進行核對產生盤盈盤虧統(tǒng)計信息。針對盤盈和盤虧情況，進行盤點調整，盤盈時做入庫處理，盤虧時做出庫處理?？筛鶕?jù)實際要求，進行日盤和月盤兩種。盤點調整的結果要求寫入盤點表。盤點表主要包括編號、物資編號、物資名稱、調整數(shù)量、操作日期、操作人員和狀態(tài)。對于入庫處理“調整數(shù)量”為正數(shù)，而出庫處理則為負數(shù)。庫存盤點生成后，“狀態(tài)”為“待審批” ，盤點結果并不是立刻寫入庫存信息中，需要更高級的用戶進行確認后才進行入庫操作。 “庫存盤點”模塊用于對盤點的審批操作。審批通過后 把盤點結果寫入庫存信息中，同時“狀態(tài)”變?yōu)椤耙褜徍恕辈㈥P閉該盤點表。本模塊主要負責統(tǒng)計監(jiān)獄的出入庫情況以及物資消耗情況，其功能模塊如圖45所示：統(tǒng)計分析采購單分析庫存分析庫存上下限設置圖45 “統(tǒng)計分析”功能模塊 “采購單分析”模塊負責對某一時期的采購單進行統(tǒng)計分析，顯示一定時間內采購次數(shù)大于一定值的物資，可按月或者按年統(tǒng)計。月大于3次，年度大于10次。此模塊對于采購活動中的年度計劃有重大的參考價值。 “庫存分析”模塊負責對某一時期的庫存物資進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計各種物資在這一時期中消耗速度，可按月，按季或者按年統(tǒng)計。此模塊與“采購單分析”模塊得出的信息結合起來，往往成為月計劃、季度計劃的參考值。 “庫存上下限設置”模塊負責對庫存物資的“最低儲備”與“最高儲備”進行設置修改?！白畹蛢洹钡臄?shù)值設置必須大于上一月該物資的消耗數(shù)量，“最高儲備”的數(shù)值設置必須小于上一月該物資的消耗數(shù)量的三倍。當“庫存數(shù)量”低于“最低儲備”時，會提醒用戶進行采購工作。當庫存數(shù)量高于“最高儲備”時，限購，含有該物資的申購單將不能拖過審核【23】。主要負責管理用戶，包括用戶管理、密碼維護、重新登錄以及初期建賬4個功能模塊，如圖46所示：系統(tǒng)管理用戶管理密碼修改重新登錄創(chuàng)建帳號圖46 “系統(tǒng)管理”功能模塊 “用戶管理”模塊負責管理用戶信息，設置權限。用戶信息包括用戶ID、用戶名稱、用戶密碼、用戶權限、用戶所屬等。權限分為一般用戶和系統(tǒng)管理員。權限包括申購單的填寫、修改、審核與生成，采購單的入庫、審核與關閉，盤點表的生成、審批，用戶信息的添加、密碼修改、權限修改與刪除。系統(tǒng)管理員將擁有所有權限，一般用戶可根據(jù)實際需求設置權限。例如一般的部門員工可以設置其獲取申購單的填寫、修改，用戶密碼的修改權限。 “用戶信息修改”模塊負責維護、更新用戶密碼信息。 “重新登錄”模塊主要給用戶提供重新登錄功能。 “創(chuàng)建賬號”模塊主要給用戶提供初期建賬功能，用戶可以有選擇地初始化數(shù)據(jù)表。只有系統(tǒng)管理員才能進行該操作。數(shù)據(jù)庫設計(Database Design)是指根據(jù)用戶的需求，在某一具體的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)上，設計數(shù)據(jù)庫的結構和建立數(shù)據(jù)庫的過程。本設計用到的是SQL server數(shù)據(jù)庫。SQL server的數(shù)據(jù)庫是用來存放數(shù)據(jù)、視圖、索引、存儲過程等對象的“容器”。一個數(shù)據(jù)庫可以存放在一個或多個操作系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件中，但是一個數(shù)據(jù)庫文件不能包含多個數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)文件用于存儲數(shù)據(jù)庫中的所有對象，如表、視圖、存儲過程等【24】。一般，數(shù)據(jù)庫的設計過程大致可分為5個步驟：需求分析、概念設計、邏輯設計、物理設計、驗證設計。根據(jù)系統(tǒng)需求分析，系統(tǒng)需要建立7個表()，用戶可以有選擇地初始化數(shù)據(jù)表。這7個表分別為：供應商資料表：保存供應商的基本資料；物資資料表：保存物資的基本資料；采購單信息表：保存采購單信息；采購單明細信息表：保存采購單的具體明細；庫存信息表：保存和庫存相關的信息；盤點明細信息表：保存盤點明細；用戶信息表：保存用戶的基本信息，包括用戶名、用戶密碼等。ER圖即是實體聯(lián)系圖(Entity Relationship Diagram)。實體聯(lián)系模型，實體關系模型或實體聯(lián)系模式圖(ERD)是由美籍華裔計算機科學家陳品山(Peter Chen)發(fā)明，是概念數(shù)據(jù)模型的高層描述所使用的數(shù)據(jù)模型或模式圖，它為表述這種實體聯(lián)系模式圖形式的數(shù)據(jù)模型提供了圖形符號。它為表示實體類型、屬性和聯(lián)系提供了方法，用以描述現(xiàn)實世界的概念模型【25】。通過對監(jiān)獄物資采購管理系統(tǒng)的需求分析，了解了系統(tǒng)的分解功能以及數(shù)據(jù)流程，根據(jù)這些實體和實體之間的關系，可以得到系統(tǒng)ER圖。1） 實體ER圖由一般部門人員填寫并提交申購單，多個人對應多張申購單。申購單需要改部門主任審核，由主任一人負責所有申購單，是一對多的關系。每張申購單對應一張采購單，全部采購單都由采購部門主任處理。采購單由采購人員打印并向供應商進行采購活動，采購完畢后把貨物入庫。具體關系如47。MMMNNNNN11111申購單庫存一般部門人員采購部門人員采購單一般部門主任采購部門主任填寫審核審核打印采購單供應商采購入庫生成圖47 實體ER圖2） 實體屬性圖供應商資料主要包括供應商編號、供應商名稱、地址、電話、傳真、信譽等級、提供商品和簡介等。如圖48。供應商供應商編號供應商名稱地址電話傳真信譽等級提供