【正文】 工作成就，少計(jì)較應(yīng)得回饋。 有個(gè)星期六，來了一個(gè)重要的電話，對(duì)方要求老板一定要當(dāng)天回電，但我卻一時(shí)疏忽而未向主管報(bào)告，回到家中突然想起，心想： “ 如果讓老板知道一定會(huì)被罵死。 眼見招生愈演愈烈，身為教務(wù)主任的我又無法說服班主 任放棄到手的學(xué)費(fèi)，心中真是義憤填膺，最后當(dāng)然就是道不同不相為謀，不干了 ! 工作經(jīng)驗(yàn)多了，對(duì)于如何與老板配合，又有一番新的體認(rèn)：老板之所以招募員工，就是要用來解決問題，而不是制造問題的。這原來都是 “ 拿著雞毛當(dāng)令箭 ” 惹的禍呢 ! 現(xiàn)在要做的事： 執(zhí)行上司指令必修 ，確認(rèn)工作的目的。 若有難解問題發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，讓大家充分了解會(huì)議結(jié)論可能產(chǎn)生不同結(jié)果。 8 身為秘書，由于接近核心，若能洞悉決策者心意，自然能在各部門間搭起溝通的橋梁，有時(shí)不 見得對(duì)該行業(yè)一定有什么完整的專業(yè)知識(shí)，卻能因女性特有的直覺，敏銳地觀察出問題癥結(jié)，并居中協(xié)調(diào)出一個(gè)最好的合作模式。為了讓上司節(jié)省不需浪費(fèi)的時(shí)間，還得適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)學(xué)生時(shí)代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢 ! 第三章 時(shí)間管理：幫自己和上司做好時(shí)間管理 第 11 節(jié) 配合上司的時(shí)間 身為助理， “ 時(shí)間 ” 并不屬于自己，即使求神仙多給我一些時(shí)間，也不見得有用 !面對(duì)這位對(duì)工作十分投入的主管，如何運(yùn)用有限的時(shí)間可還真是個(gè)挑戰(zhàn)呢 ! 最好的時(shí)間管理就是 “ 不管理 ” 。 ，可提升工作效率。公司的政策、業(yè)務(wù)方面，無一不是他費(fèi)心之處。 ” 不是挺糟的嗎 ?離婚率高漲的社會(huì)現(xiàn)狀，為避免被誤以為是歧視或別有用心，這類過于私密的問題，還是多加保留吧 ! ：想想十字軍東征，再看看美國 “9?1 1” 事件，拜托，談點(diǎn)其他話題吧 ! ：為了維持良好的人際關(guān)系，政治立場(chǎng)不要過于鮮明。 偶爾從主管處可看到一些餐廳的名片妥善保存，說不定哪天主管會(huì)說 ：就去那天那個(gè)什么餐廳吧 ! 了解受邀者飲食習(xí)性如為吃素者、高血壓及糖尿病患者點(diǎn)菜時(shí)需費(fèi)心。 公司初上柜造成股價(jià)狂飆，每天求購股票的電話接都接不完。他 17 還大膽提出了 “ 男人來自火星，女人來自金星 ” 的論點(diǎn)，說明兩性之間的差異，并非三言兩語可以道盡。 交際廣泛準(zhǔn)備電話簿，于上司電腦 /桌上 /車上及自己身上，以備下班時(shí)上司隨時(shí)來電查詢。 情緒發(fā)泄不同男人喜獨(dú)自思考；女人喜與人分享心情。 ● 丈夫薪水高過妻子是正常；妻子薪水多過丈夫則非一般。 相較于其他招募的新進(jìn)員工，空降部隊(duì)通常都是優(yōu)秀又學(xué)有專精的，甚至是公司為了解決某些問題，或執(zhí)行某一特寫專案而高薪禮聘的專才。 人事問題 提供近期內(nèi)重要的人事升或懲處的公文 (最忌道人長短 )。 對(duì)于這樣的情形，老板并非不知情，只是這些員工都是曾經(jīng)篳路藍(lán)縷、患難與共的昔日戰(zhàn)友，所以只要不過分，也就睜只眼閉只眼算了。結(jié)果造成業(yè)務(wù)部門以交通不便為由，減少拜訪客戶的次數(shù)；財(cái)務(wù)人員跑銀行改搭公車，用掉一整個(gè)下午跑兩家銀行是常有的事；不會(huì)開車的人找駕駛護(hù)送，人事成本徒增一倍。采購人員提報(bào)的采購單， 他幾乎都要修改單價(jià)，以他認(rèn)為合理的價(jià)格購買。席間飲料、點(diǎn)心甚至速食面一應(yīng)俱全，大伙兒在辦公室就像在家一樣舒適，難怪，工程師們個(gè)個(gè)賣命，一個(gè)留得比一個(gè)晚 ! 她自己也沒閑著，只有高中學(xué)歷的她，積極地參與坊間許多女性管理人員的課程或演講，時(shí)下所謂 “ 老板娘訓(xùn)練班 ” 也常常可以看到她的芳蹤，目的就是要跟上潮流， 與新時(shí)代有共通的語言。 ，連這都不曉得。 ，壞了名聲不可以。于是找來配合多年的廠商，一探究竟。但同時(shí)是不是也斷了開發(fā)新客源的機(jī)會(huì) ? 不耐煩往往是人際關(guān)系上最大的敗筆，也是客服工作最嚴(yán)重的問題。她提醒老板盡量減少男同事不必要的應(yīng)酬，因?yàn)橛袀€(gè)美滿幸福的家庭，是 成功男人事業(yè)的后盾。 22 許多政策的制定原本是要防患于未然，但若事先未與員工取得共識(shí)，很可能到頭來反倒造成灰色地帶，而帶來更大的損失。細(xì)細(xì)詢問后才發(fā)現(xiàn)，即便是墨守成規(guī)的老員工，也不見得能說出個(gè)所以然來。 10 年以上的 “ 老 ” 員工比 比皆是，我們這種新來的菜鳥，會(huì)四處碰壁，自然不足為奇了。他找適當(dāng)?shù)娜俗鲞m當(dāng)?shù)氖拢沟帽凰概傻耐?，都覺得與有榮焉、倍加賣力。只是如今物換星移，公司冗員充斥。這對(duì)一個(gè)在工作中有成就的女性而言，承受著雙重壓力。 現(xiàn)在，即使是一般旅游，我也自愿每日早晨負(fù)責(zé) Morning Call(以防飯店出差錯(cuò) )。但人本來就各具天性，無論男女，別一味地要求改變對(duì)方。在以男性為主的職場(chǎng)結(jié)構(gòu)里，女性主管的職業(yè)生涯總是要比男性更加賣力，才能得到主管的青睞與信任。 10 分鐘之后，分行經(jīng)理來電，表示只要出示老板親筆簽名的授權(quán)書，就可以由我前往代領(lǐng)。 首先，與主管詳細(xì)討論此次聚餐的目的，以便選擇用餐地點(diǎn)，若是以公事為主，可能包廂較不易受干擾；若是三五好友小酌，就選擇可做出量好質(zhì)精的下酒好菜、知名度高又消費(fèi)合理的海鮮店；若宴請(qǐng)的是重要客戶，恐怕五星級(jí)飯店才看得出主人的誠意了 ! 當(dāng)然，了解宴客預(yù)算也非常重要，如何以最低消費(fèi)得到最大品質(zhì)，往往考驗(yàn)部屬的協(xié)調(diào)能力。 第四章 職場(chǎng)禮儀：幫公司塑造良好的內(nèi)外形象 第 15 節(jié) 職場(chǎng)上的話題禁忌 有些禁忌話題要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治 ?? 不注意的話，小心會(huì)惹禍上身 ! 在辦公室內(nèi)，公事之余，難免大伙隨意聊聊，培養(yǎng)感情原是無可厚非，但有些禁忌話題，可千萬要留意，不要怪我杞人憂天，這些事不注意的話，小心會(huì)惹禍上身。 1 個(gè)月，保證見效。至于次要的或其他八卦消息 ?放心 !到公司有人會(huì)告訴你。 第 10 節(jié) 用幽默拉近距離 當(dāng)老板罵我 “ 笨熊 ” 時(shí)，表示我該減肥了 !哈 ! 9 卡耐基名言錄： “ 關(guān)于溝通，除了詞匯之外，最重要的就是 ‘ 趣味 ’!” 有時(shí)候在面對(duì)日理萬機(jī)的大老板時(shí)，難免覺得過于嚴(yán)肅，一方面不好浪費(fèi)他們的時(shí)間，另一方面也常會(huì)有開不了口的話，尤其是 “ 辭職 ” 這檔子事 ! 已經(jīng)不知道說過多少次要離職了，老板就是不理我 !他不愿意談，我可是一點(diǎn)辦法都沒 有 !不管了，為了自己的生涯規(guī)劃，還是要鼓起勇敢，哪怕要被臭罵一頓，也得硬著頭皮上了 ! “ 總經(jīng)理 !” 我唯唯諾諾地， “ 我想做到月底，因?yàn)???” 話還沒說完呢，只見他雙眼一瞪，嚇得我后半段話硬生生又吞回去 ! “ 為什么不做 ?這么多秘書里面，我可是最容忍你的 !” 說得也是，像我這樣迷迷糊糊的又少根筋，也常給他帶來不少麻煩 ! “ 我有罵過你嗎 ?” “ 有啊 !” 這下我可想起來了： “ 上次您罵我 ‘ 蠢 ’ 。 眼見日子一天過一天，顧不得我自己只是剛進(jìn)公司幾個(gè)月的新人，還是硬著頭皮，請(qǐng)示老板娘的意見。 現(xiàn)在要做的事：會(huì)議溝通技巧 了解會(huì)議目的與上司充分溝通，并了解上司期望的結(jié)果。原本公司出于一片好意，卻無法得到大家的共識(shí)，使得這項(xiàng)對(duì)同仁的投資，非但沒有好評(píng)，反而人人叫 苦連天。 小叮嚀：最重要的是，上班一定要帶 “ 腦袋 ” ，否則再怎樣預(yù)防也沒用。 ；若是老板授意，我也愿意心平氣和地提供過去的經(jīng)驗(yàn)參考，但絕不強(qiáng)求公司比照辦理。 多 幾聲贊美，少幾分抱怨。 情緒起伏大，注意自己的感覺勝于事實(shí)；也會(huì)顧及別人的感受。上班精神苦，下班塞車苦；買不起房子苦 ，賣不掉房子更苦；銀行借不到錢苦，貸款付不出也苦。 不喜歡有變化的工作，態(tài)度保守，會(huì)顧全大局，抗壓度低。 可解決所有問題。 因?yàn)橹肮居羞@樣的經(jīng)歷，遂將實(shí)情告訴后來的公司，公司評(píng)估后，不但依實(shí)際薪資額投保，并給所有員工另加團(tuán)體意外險(xiǎn)。 ，寧可重復(fù)提醒，也不要掛一漏萬。 每天工作量極大的研發(fā)部門，要這些工程師撥出上班時(shí)間或下班后去上課，實(shí)在也是難為他們了，可是話說回來，去外面上課充實(shí)知識(shí)也是為他們好，怎么會(huì)如此反彈呢 ? 這是一家成功的電腦機(jī)械整合公司， 專門為模具廠提供軟硬體配套服務(wù)，目前在臺(tái)灣地區(qū)有 6 個(gè)分公司，數(shù)年前并分別設(shè)廠于南京、上海等重要城市，經(jīng)營者是一對(duì)年輕夫婦，他們倆的學(xué)習(xí)熱誠就是成功的關(guān)鍵。 以高級(jí)主管 10 人每人每月平均 10 萬新臺(tái)幣月薪計(jì)算，若每周會(huì)議 2 小時(shí)，一年所支出的會(huì)議人事成本，大約要新臺(tái)幣 45 萬元。 眼見這樣一個(gè)重要的年度計(jì)劃無法進(jìn)行，經(jīng)請(qǐng)示老板后才知道：原來是老板娘對(duì) 1600 萬的研究預(yù)算有意見，這下弄得老板也無計(jì)可施，急得跳腳。 。 有沒有可能發(fā)生以下的情形呢 ?早上起床梳洗打扮半小時(shí)；上下班通勤 2 小時(shí)；工作時(shí)與同事閑聊或私人電話共 1 小時(shí)；每天閱讀回復(fù) (含網(wǎng)絡(luò)垃圾 )2 小時(shí)；工作中發(fā)一會(huì)兒呆或打瞌睡 1 小時(shí)；開會(huì) 2 小時(shí)；被主管訓(xùn)示 1 小時(shí)；午休吃飯連排隊(duì) 1 小時(shí)；檔案管理不當(dāng)找資料 1 小時(shí)；晚上回家看報(bào)紙、打電話或與家人小聚 2 小時(shí)；睡覺 8 小時(shí)。 ，一面看一節(jié)新聞 (一節(jié)就好，因?yàn)槎际侵夭サ模丛俣嘁膊粫?huì)變聰明 )；一面吃飯一面與家人聊聊；一面讀 一面聽收音機(jī)；一面做運(yùn)動(dòng)一面想想明天穿什么衣服；一面睡覺一面敷臉，總之不要只做一件事就對(duì)了 ! 怎么樣，時(shí)間是不是變多了呢 ? 多出來的時(shí)間可以讀我的文章，上我的網(wǎng)站 信告訴我 ()：多的時(shí)間，你做了什么 ? 小秘密：很多人都以為我是個(gè)急性子，殊不知善用時(shí)間提高效 率，多出來的時(shí)間可以多分擔(dān)老板的工作，老板不愛死你才怪呢 ! 現(xiàn)在要做的事： 。 小叮嚀：讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，就 是化無為有，使夢(mèng)想成為實(shí)際。 任職于日亞航 25 年的大姐，不急不徐地告誡我：一出國門給人的印象，就是讓別人如何看待我們來的地方；另一方面穿著的合宜，也好像是告訴別人，我是個(gè)重要的人，需要多一點(diǎn)協(xié)助。 “ 請(qǐng)問小姐有什么貴事嗎 ?” 看來客服小姐警覺 性不錯(cuò)。 將擋土掩法當(dāng)對(duì)方指名找老板時(shí)勇于承擔(dān)，告知何人可以代為處理，并主動(dòng)聯(lián)系。 這些林林總總細(xì)微又不起眼的工作，女性同仁做起來往往格外得心應(yīng)手。 ，如接送小孩、購置家具、安排家庭旅游等，應(yīng)與其配偶保持良好關(guān)系，并經(jīng)?；?dòng)。 要獲得女主管的青睞，要先排除 “ 女人是弱者 ” 先入為主的同情心態(tài)。 小秘密：你的女上司性情敏感嗎 ?沒關(guān)系，她們是對(duì)人不對(duì)事 !不但要讓她了解你對(duì)工作的投入，更要讓她信任并喜歡你。 他的工作時(shí)間長，早上不到 8 點(diǎn)就到生產(chǎn)線上，與尚未開線的作業(yè)員閑話家常；晚上 11 點(diǎn)，他還在工程部門和主管討論產(chǎn)品研發(fā)等技術(shù)問題。 這是一家成立二十多年，擁有數(shù)百名員工的老字號(hào)電子公司。 小秘密：經(jīng)過 1 年的努力，整個(gè)作業(yè)順暢許多。這真是個(gè)值得深思的現(xiàn)象?；叵攵嗄昵霸谝患宜饺藱C(jī)構(gòu)服務(wù)時(shí)，該公司也是由一對(duì)夫婦從無到有建立起來的。原因是，檳榔攤多半搭建在重要路口，且位置突 出明亮；其次因?yàn)樯馊舜蠖己蜌馍?cái)，對(duì)于問路者多半樂意提供協(xié)助。他一看公司給客人用的茶葉，竟然是高級(jí)品，為了節(jié)約成本，于是立即下令改以廉價(jià)的 茶葉代替。 ，外國人怕熱開水。 ，增加工作樂趣。甚至工作不忙的時(shí)候親自下廚，讓大家下班后，還可吃到一桌子香噴噴的家常料理，品嘗老板娘的愛心手藝 ! 所謂帶人要帶心，自認(rèn)是老板的幫手，卻不以 “ 老板娘 ” 自居，自然深受同仁的歡迎 !結(jié)果同事間若有什么問題，多喜歡找她商量。凡遇到難辦的事，電話進(jìn)來就轉(zhuǎn)接主管，讓他自己看著辦。 ● 因工程部門進(jìn)度嚴(yán)重落后，老板要求總機(jī)：所有該部門的電話一律留言，好讓他們專心工作。 21 利用看貨驗(yàn)貨之余，漸漸與廠務(wù)人員熟稔。 第 26 節(jié) 為老企業(yè)注入新動(dòng)力 誰說老企業(yè)一定有甩不掉的包袱 ?只要老板有魄力，老干照樣發(fā)新枝。剛抵國門就走馬上任的他，也就成了名副其實(shí)的 “ 空降部隊(duì) ” 。 ● 男人追根究底是負(fù)責(zé)；女人追根究底是心眼小。 重視不同男人重視結(jié)果；女人注意過程。 小叮嚀：多觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，可以做的事比想像中多得多了 ! 第 23 節(jié) 保護(hù)自己也顧及上司 保護(hù)自己也顧 及上司的好名聲，這樣的部屬才酷 ! 在我擔(dān)任的 “ 秘書實(shí)務(wù)課程 ” 中，最常被問到的問題： “ 老師 !您有沒有碰過職場(chǎng)性騷擾 ?” 好像女秘書一碰到男上司，外界就會(huì)以 “ 特別 ”( 我不愿意用 “ 有色 ” 兩字 )的眼光來看待。例如： ● 照顧上司辦公室盆栽時(shí)看不到一片枯葉。每當(dāng)有客戶抱怨產(chǎn)生，若不能妥善處理，讓客戶產(chǎn)生 “ 爆怨 ” 甚至 “ 報(bào)怨 ” ，最后變成 “ 企業(yè)危機(jī) ” ，那可就得不償失了 ! 找出客戶抱怨的始末，給予一個(gè)合情合理的答復(fù)，讓客戶覺得自