【正文】 這樣的情形維持了好一段時(shí)間，但我并未向主管呈報(bào)，因?yàn)殡m然他們心有不悅，卻總會依時(shí)前往；另一方面，我認(rèn)為教育訓(xùn)練是公司額外對員工的投資，應(yīng)該是求之不得的好差事，有什么好抱怨的 ! 當(dāng)老板知道這樣的情形，馬上訂正我錯誤的觀念，說道： “ 公司的教育訓(xùn)練預(yù)算要花在刀口上，讓樂意受培訓(xùn)的人得到他需要的，比隨便派人充數(shù)，要更有價(jià)值 !” 多年的秘書生涯中，由于長時(shí)間處于代替主管發(fā)號施令的地位，稍有不慎就容易在過程中加入自己的想法與作法，以致偏離主管的初衷，結(jié)果不但壞了主管的美意，在執(zhí)行 中也苦了自己。 與主管充分的溝通是必要的，細(xì)心揣摩主管的用意，讓事情圓滿，才是更需用心學(xué)習(xí)的功課。 小秘密：好險(xiǎn) !工作了好一段時(shí)間后才發(fā)現(xiàn)，有人背后叫我 “ 地下老板 ” ，好在及時(shí) “ 浪子回頭 ” 。這原來都是 “ 拿著雞毛當(dāng)令箭 ” 惹的禍呢 ! 現(xiàn)在要做的事： 執(zhí)行上司指令必修 ，確認(rèn)工作的目的。 ，一定要詳細(xì)詢問，直到完全明白為止。 ，絕不加入自己的想法或作法。 ，以上司的意 見為主，并在執(zhí)行過程中確保與上司 “ 同心 ” 。 ，務(wù)必記得自己的身份，尊重他人。 ，但別忘了下指令的人才是該負(fù)責(zé)任的人。 。 小叮嚀：隨時(shí)為上司保持在同仁面前的善意形象，才叫做圓滿的溝通。 第 7 節(jié) 提升會議成效 一個主動積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，在會前與各主管有基本的互動，如此便能提升會議成效，皆大歡喜 ! 在企業(yè)中許多會議時(shí)常面臨會而不議、議而不決、決而不行的窘境 ，因此召開會議就成為大家的夢魘，不但無法達(dá)到效果，還浪費(fèi)不少時(shí)間成本。 以高級主管 10 人每人每月平均 10 萬新臺幣月薪計(jì)算，若每周會議 2 小時(shí)，一年所支出的會議人事成本，大約要新臺幣 45 萬元。 通常開會的目的，上司希望的是達(dá)到目標(biāo)，而一個主動積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，送至各單位主管處，在會前與各主管有一個簡單的互動，并在事前將溝通結(jié)果讓上司了解，如此一來比較棘手的議題，主管就可以事先察覺，而預(yù)作準(zhǔn)備或評估其他可行方案。 7 經(jīng)常在有效的溝通之后，因?yàn)榕c會者事先就了解狀況，會議 上容易呈現(xiàn)比較平和的態(tài)度，更重要的是會議主席就著搜集來的資訊，可以針對重點(diǎn)一一再作討論，更容易達(dá)成共識，縮短會議時(shí)間，提升會議成效，皆大歡喜不是 ?! 小秘密：部屬與上司的角色不同，若扮演得好，就成為承上啟下的最佳潤滑劑。 現(xiàn)在要做的事：會議溝通技巧 了解會議目的與上司充分溝通，并了解上司期望的結(jié)果。 了解與會者的心聲和與會人員充分溝通，了解各部門立場及看法。 整合上下意見異同處將兩方觀念匯整，并找出歧見的問題所在。 與上司二度溝通將整合后的內(nèi)容，以 書面讓主管了解并裁示。 若有難解問題發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，讓大家充分了解會議結(jié)論可能產(chǎn)生不同結(jié)果。 繕寫議程依照整合后的方向擬定，目的要全員達(dá)成共識。 會議結(jié)束若有好結(jié)果，恭喜你 !溝通高手 !又多了一個磨練得好機(jī)會。 小叮嚀：溝通的目的，一在闡述二在說服，重要的是一定要站在客觀的立場不能偏頗，否則即使達(dá)到目的，也不代表就是一個溝通能手。 第 8 節(jié) 充當(dāng)協(xié)調(diào)高手 在各部門搭上溝通的橋梁，敏銳地觀察出問題癥結(jié)，居中協(xié)調(diào)出一個最好的合作模式。 又見 Peter 垂頭喪氣 地從總經(jīng)理室出來。 Peter 原是研發(fā)部門的人員，從大學(xué)時(shí)代起就在公司服務(wù)，工作認(rèn)真且專業(yè)能力強(qiáng)，因此留職停薪念完研究所后，再度被網(wǎng)羅至該部門，成為獨(dú)當(dāng)一面的研發(fā)部經(jīng)理。 老板對他信任有加，由他負(fù)責(zé)本年度的新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，只見他每天忙進(jìn)忙出，好不起勁。 沒想到花了兩三個月的時(shí)間，最后竟因經(jīng)費(fèi)無著落，計(jì)劃全盤擱置。 眼見這樣一個重要的年度計(jì)劃無法進(jìn)行，經(jīng)請示老板后才知道：原來是老板娘對 1600 萬的研究預(yù)算有意見，這下弄得老板也無計(jì)可施，急得跳腳。 這個公司的財(cái) 務(wù)大權(quán)向來握在老板娘的手里，這在一般中小企業(yè)，尤其是由夫妻白手起家的公司更是普遍。通常先生在前面開發(fā)、銷售產(chǎn)品，太太則在后面負(fù)責(zé)資金運(yùn)作、預(yù)算控制，因?yàn)榉蚱蘩砟畈煌?，造成部屬無所適從，也是常有的事。 眼見日子一天過一天，顧不得我自己只是剛進(jìn)公司幾個月的新人，還是硬著頭皮，請示老板娘的意見。只見平日看來嚴(yán)肅的她，大概受到我的真誠感召，不禁娓娓道來：原來上項(xiàng)產(chǎn)品研發(fā)時(shí)，因?yàn)橛?jì)劃不夠周詳，導(dǎo)致公司花了千萬成本，結(jié)果不但產(chǎn)品失敗血本無歸，差點(diǎn)還使公司陷入當(dāng)季無商品可賣的窘境，所以老板娘只好狠下心來，對于研 發(fā)經(jīng)費(fèi)一律仔細(xì)評估，絕不輕易松手。 問題一解開，可就好辦多了 !先向老板報(bào)告事情始末，再找 Peter 請他將新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃詳詳細(xì)細(xì)地制成書面報(bào)告，內(nèi)容盡量數(shù)字化、表格化；并與業(yè)務(wù)、采購及財(cái)務(wù)部門主管敲下會議時(shí)間，正正式式地開了一個 “ 新產(chǎn)品開發(fā)協(xié)調(diào)會 ” 。 經(jīng)過會議中熱烈討論，討價(jià)還價(jià)，預(yù)算經(jīng)費(fèi)由 1600 萬刪至 1200 萬，并由各單位全力配合執(zhí)行，會后 Peter 的臉上一掃日前的陰霾，露出他一貫燦爛的笑容。 8 身為秘書，由于接近核心，若能洞悉決策者心意，自然能在各部門間搭起溝通的橋梁，有時(shí)不 見得對該行業(yè)一定有什么完整的專業(yè)知識，卻能因女性特有的直覺，敏銳地觀察出問題癥結(jié)，并居中協(xié)調(diào)出一個最好的合作模式。這真是一個令人成就感十足、也極富挑戰(zhàn)的工作。 小秘密：故事的結(jié)局是： Peter 以 1350 萬完成計(jì)劃；公司新產(chǎn)品大賣，三月的銷售額突破前二季的實(shí)績；我呢，則得到一個 “ 協(xié)調(diào)高手 ” 的美名，皆大歡喜不是 ?! 第 9 節(jié) 別用嘴巴爭取加薪 日理萬機(jī)的老板，難免 “ 忽略 ” 身邊的人正在進(jìn)步， “ 不經(jīng)意 ” 地提醒，很重要 ! 與人溝通要有方法，要求加薪當(dāng)然也要有技巧。 有一位朋友沮喪 地說： “ 我問老板覺得我的工作表現(xiàn)怎樣 ?他雖然覺得滿意，但告訴了我若干尚需改進(jìn)的缺點(diǎn)后，還是婉轉(zhuǎn)地拒絕了我加薪的要求 !” 我問： “ 你對老板不滿意的地方有沒有意見 ?” “ 當(dāng)然是可以接受 !” “ 好啊，那就趕緊修正自己的工作方式，為什么要沮喪 ?” “ 可是這樣的對談后并沒有達(dá)到我的要求呀 !” “ 你又還沒改好，他為什么要加你的薪水呢 ?” “% amp。 *※??!” 通常是溝通時(shí)的盲點(diǎn)，好像不達(dá)到目的就等于失敗 ! 曾經(jīng)聽過一個寓言故事：若將一只 青蛙放入熱水中，它一定立刻跳出來；但若將它放入冷水中，再用小火慢慢加熱，不知不覺地青蛙就被煮熟了 ! 我倒不是說要把上司當(dāng)青蛙煮了吃，只是這個故事實(shí)在充滿溝通的技巧，尤其是加薪這類敏感的話題，一天到晚掛在嘴邊，難免令人覺得倍感壓力而產(chǎn)生反感，若能讓上司看見自己一點(diǎn)一點(diǎn)進(jìn)步，每天都比昨天更努力，升遷加薪自然是水到渠成。 很多人以為一旦雙方溝通，達(dá)到自己所設(shè)定的目的才是最好的結(jié)果，殊不知彼此溝通時(shí)，其實(shí)也正是彼此相互說服的時(shí)候。由于立場不同，當(dāng)然所持的觀點(diǎn)也不盡相同，若硬要使兩方對某件事達(dá)成共 識，意見分歧在所難免，如何借著一方的努力，改變對方的觀點(diǎn)也更重要。 小秘密：對于日理萬機(jī)的老板，有時(shí)候難免 “ 忽略 ” 身邊的人正在進(jìn)步，這時(shí) “ 適時(shí) ”“ 不經(jīng)意 ” 地提醒，也是很重要的 ! 現(xiàn)在要做的事：要求加薪必修 。 。 。 ，確保自己的修正方向正確。 ，直到主管 “ 發(fā)現(xiàn) ” 為止 ! 小叮嚀：公司一般 會比照公司機(jī)關(guān)或自訂的標(biāo)準(zhǔn)固定薪資調(diào)幅，否則會視景氣、物價(jià)等變數(shù)調(diào)整，這時(shí)若要求 “ 額外 ” 加薪，當(dāng)然也得有 “ 額外 ” 出色的表現(xiàn)了。 第 10 節(jié) 用幽默拉近距離 當(dāng)老板罵我 “ 笨熊 ” 時(shí)，表示我該減肥了 !哈 ! 9 卡耐基名言錄： “ 關(guān)于溝通，除了詞匯之外，最重要的就是 ‘ 趣味 ’!” 有時(shí)候在面對日理萬機(jī)的大老板時(shí)，難免覺得過于嚴(yán)肅，一方面不好浪費(fèi)他們的時(shí)間，另一方面也常會有開不了口的話，尤其是 “ 辭職 ” 這檔子事 ! 已經(jīng)不知道說過多少次要離職了，老板就是不理我 !他不愿意談，我可是一點(diǎn)辦法都沒 有 !不管了，為了自己的生涯規(guī)劃，還是要鼓起勇敢，哪怕要被臭罵一頓，也得硬著頭皮上了 ! “ 總經(jīng)理 !” 我唯唯諾諾地， “ 我想做到月底，因?yàn)???” 話還沒說完呢，只見他雙眼一瞪，嚇得我后半段話硬生生又吞回去 ! “ 為什么不做 ?這么多秘書里面，我可是最容忍你的 !” 說得也是，像我這樣迷迷糊糊的又少根筋，也常給他帶來不少麻煩 ! “ 我有罵過你嗎 ?” “ 有啊 !” 這下我可想起來了： “ 上次您罵我 ‘ 蠢 ’ 。 ” “ 有嗎 ?” 他似乎難以置信。 “ 有呀 !這事還跟我媽說過呢 !” 我振振有詞地說。 有時(shí)辭職并不代表與公司就此一刀兩斷，至少在多年之后，這段話還是聊天時(shí)必談的話題呢 !附帶一提，聽說他對后來的秘書愈來愈好了 !真是前人種樹，后人乘涼 ! 小秘密：被人罵是個特別的經(jīng)驗(yàn) !你會突然覺得自己的頭漸漸變大、變大、變大 ?? 然后就覺得自己真的像個笨熊 ! 現(xiàn)在要做的事：超級解讀法 當(dāng)老板罵我 “ 笨 ” 時(shí)表示我還沒完全聽懂他的話 ! 當(dāng)老板罵我 “ 慢 ” 時(shí)表示我還不能參加奧運(yùn)會 ! 當(dāng)老板罵我 “ 蠢 ” 時(shí)表示我還有學(xué)習(xí)的空間 ! 當(dāng)老板罵我 “ 亂 ” 時(shí)表示整理檔案的時(shí)間到了 ! 第三章 時(shí)間管理：幫自己和上司做好時(shí)間管理 老板日理萬機(jī)，時(shí)間有限，訪客如果拖延不走， “拯救 ”老板有手段 …… 每個人都只有 24 小時(shí)，這對于公司繁忙日理萬機(jī)的上司，無疑是一 大限制。為了讓上司節(jié)省不需浪費(fèi)的時(shí)間，還得適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)學(xué)生時(shí)代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢 ! 第三章 時(shí)間管理：幫自己和上司做好時(shí)間管理 第 11 節(jié) 配合上司的時(shí)間 身為助理， “ 時(shí)間 ” 并不屬于自己，即使求神仙多給我一些時(shí)間，也不見得有用 !面對這位對工作十分投入的主管，如何運(yùn)用有限的時(shí)間可還真是個挑戰(zhàn)呢 ! 最好的時(shí)間管理就是 “ 不管理 ” 。配合上司一步步調(diào)整每天的工作，做得完就算你很厲害了 ! 我的主管每天會提早半小時(shí)進(jìn)辦公室看報(bào)紙，好讓他能準(zhǔn)時(shí)于上班時(shí)間開工，這也代表我的上班 時(shí)間要提前半個小時(shí)，才不會讓主管自己拿鑰匙開門，或面對冷冰冰的隔夜茶。 一上班，大致報(bào)告一下今天的行程，他就立即外出了 !就算他人在外面，也會隔三差五來電詢問有沒有人找他 ?一進(jìn)辦公室就要立刻開會，就算不開會也會找人來談一談 ! 10 第 12 節(jié) 向訪客借時(shí)間 老板日理萬機(jī)，時(shí)間有限，訪客如果拖延不走， “ 拯救 ” 老板有手段 ?? 每個人都只有 24 小時(shí)，這對于公司繁忙日理萬機(jī)的上司，無疑是一大限制。為了讓上司節(jié)省不需浪費(fèi)的時(shí)間，還得適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)學(xué)生時(shí)代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢 ! “ 總經(jīng)理，要不要我進(jìn)去拯救您 ?” 按下內(nèi)線分機(jī)，我一本正經(jīng)地問道。 “ 好 !” 接著我開始進(jìn)進(jìn)出出，一下要老板簽公文，一下借著向賓客倒水的空當(dāng) “ 大聲 ” 提醒：車子已經(jīng)備好了，是不是要出發(fā)了 !這時(shí)通常客人會立即識趣地告辭。 若還不能達(dá)到目的，這時(shí)就要打開天窗說亮話：大家都在會議室等了 !當(dāng)然說的時(shí)候一面還要對著客人說： “ 對不起 !不好意思 !” 讓來賓知難而退。 當(dāng)然這是長久培養(yǎng)的默契。記得有一次，老板借機(jī)出來，說客人不知道還要坐多久，叫我打內(nèi)線進(jìn)去，我隨即按了分機(jī)，那一頭立刻傳 來： “ 喂 !是 !是 !唉呀 !我差點(diǎn)忘了 !我秘書沒提醒我 !好好，我馬上到 !” 掛了電話立即叫我備車 ! “ 哇噢 !” 沒看過老板演戲，可以得金鐘獎了 !從此以后，凡遇到來訪過久的賓客，總能見到我與老板來上一段雙簧呢 ! 小秘密：為避免良心不安，我會告訴自己，這不算欺騙，只是向來賓借時(shí)間罷了 ! 現(xiàn)在要做的事：逐客七招 第 13 節(jié) “時(shí)間”倍增法 同一段時(shí)間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。 在這個變動快速的時(shí)代，每一個人都要感嘆：時(shí)間不夠用 !所以企管顧問公司所開 “ 時(shí)間管理 ” 課程場 場爆滿，大家都恨不得一天有 36 個小時(shí)可以用 ! 其實(shí)仔細(xì)想想，一天 24 個小時(shí)里面，可能浪費(fèi)掉的要比使用的多。 有沒有可能發(fā)生以下的情形呢 ?早上起床梳洗打扮半小時(shí)；上下班通勤 2 小時(shí)；工作時(shí)與同事閑聊或私人電話共 1 小時(shí)；每天閱讀回復(fù) (含網(wǎng)絡(luò)垃圾 )2 小時(shí)；工作中發(fā)一會兒呆或打瞌睡 1 小時(shí)；開會