【正文】 文員操作，要求雙面復(fù)印減少單面復(fù)印，對印錯紙張，要查明原因。 一次通話時間不超 5分鐘，超時的通話要使用傳真機聯(lián)系。 (二 )、物業(yè)處根據(jù)會議室使用情況與租用會議室單位商定相關(guān)出租事宜，填寫《會議室使用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認(rèn)后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會議室使用的具體事宜 (預(yù)約時間、需提供的服務(wù)等 )。指對草擬文稿的審核 ，由綜合處負(fù)責(zé)。 三、公文的傳閱 接收的文件需由多部門閱看時，經(jīng)綜合處處長、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門閱看，閱看人員簽字確認(rèn)。 傳真機、照相機、攝像機、多功能廳 (會議室 )內(nèi)彩電及 VCD、 DVD均由綜合處指定專人保管、使用，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時，由綜合處通知 定點維修公司的技術(shù)人員前來檢查、維修、保養(yǎng)。 計算機軟件及應(yīng)用軟件由綜合處統(tǒng)一購買。 第七章 印刷品管理制度 一、職責(zé)及范圍 高新物業(yè)印刷品是指因工作需要而專門印制的各類空白記錄表格、自制內(nèi)部票據(jù)、信封、稿紙等印刷資料。 (二 )發(fā)文：公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應(yīng)由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門負(fù)責(zé)起草文稿，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。項目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件 (竣 工批件 )，在工程結(jié)束后，由相關(guān)責(zé)任部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續(xù)。 第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對外發(fā)出的所有公文，必須經(jīng)行政部審核，并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。 第二十六條 行政部負(fù)責(zé)上述會議的會務(wù)工作，必要時負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要。 1. 公司重大決策中的秘密事項。 第三十四條 保密 (一 ) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由主管經(jīng)理委托專人執(zhí)行。 (二 )出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失，情節(jié)嚴(yán)重者，直至追究其法律責(zé)任 1. 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對其進行扣發(fā)獎金、取消駕駛公司車輛資格、直至辭退等處理。 第三十五條 責(zé)任與處罰 (一 ) 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告。 2. 公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級。 (五 )各部門責(zé)任人要認(rèn)真管理和維護好本部門使用的資產(chǎn)設(shè)備，部門間不得隨意調(diào)換辦公設(shè)備，不得隨意把辦公所用 的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。 第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準(zhǔn)，并認(rèn)真填寫公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準(zhǔn)人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。 第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。 (四 )業(yè)務(wù)往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內(nèi)業(yè)資料等。 五、司機要建立行車記錄，車輛維修保養(yǎng)記錄，內(nèi)容包括：車輛行駛里程、技術(shù)狀況、 維修保養(yǎng)日期，大、中、小修日期，車輛損壞程度及原因，零件更換情況，維修費用等。 二、復(fù)印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關(guān)資料，私人資料恕不接待。移動硬盤使用時注意，在硬盤高速運轉(zhuǎn)時嚴(yán)禁硬盤受 到外力碰撞，嚴(yán)禁移動硬盤。 (七 )、各部門物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權(quán)對各部門的領(lǐng)用情況予以審核與監(jiān)督。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。 第三章 公文收發(fā)傳閱管理制度 根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下： 一、公文撰寫 公文草擬。 (七 )、會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。 辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個人使用登記表，每月底盤點對帳。 本制度包括公司印鑒管理，辦公設(shè)施管理，辦公車輛管理，文檔管理，辦公用品管理，勞保用品管理，員工著裝管理，辦公電腦管理，辦公電話管理，衛(wèi)生管理，宿舍管理等。人事檔案由人事部負(fù)責(zé)管理，公文檔案由行政文員負(fù)責(zé)管理。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的工作局面。 三、電話卡由辦公室負(fù)責(zé)刷卡。 公文簽發(fā)。各處室、部門辦公用品計劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。 需要進行辦公設(shè)備更新時，由各處室、部門或設(shè)備監(jiān)管人填寫《辦公設(shè)備更新 (維修 )申請單》，由處室、部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合處負(fù)責(zé)采購。日常殺毒工作由各處室自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由綜合處提供。 存放印刷品的庫房應(yīng)保持干燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無關(guān)人員不得隨意進入庫房。 (二 )公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公文，須按程序填寫《發(fā)文審批單》 。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動需要，對檔案文件進行摘錄和復(fù)制的，必須經(jīng)行政部長批準(zhǔn)后，方可由公司檔案員進行摘錄或復(fù)制。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。 第三十條 總經(jīng)理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計劃及其他有關(guān)公司重大問題的會議。 6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 (五 ) 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施： 1. 選擇具備保密條件的會議場所。 (三 )各部門用車必須填寫《用