【正文】 大都經(jīng)過(guò)一定的會(huì)議討論通過(guò)?！　⊥ǜ嫖姆N各行政主管部門(mén)使用的比較多，時(shí)常見(jiàn)諸報(bào)端。大多數(shù)類(lèi)型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫(xiě)明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱(chēng)及原發(fā)文單位?！　⊥▓?bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用?！　∵@類(lèi)通報(bào)，有的是批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定，行文較短。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)題工作報(bào)告和研究工作的專(zhuān)題工作報(bào)告。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€(gè)問(wèn)題提出處理意見(jiàn)請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)而寫(xiě)的請(qǐng)示，就屬這一類(lèi)?！　∨鷱?fù)具有針對(duì)性、權(quán)威性、鮮明性。主要用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。　　結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。正文可以分為兩個(gè)部分。為了使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開(kāi)放的新形勢(shì)和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國(guó)務(wù)院在廣泛征求意見(jiàn)和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。標(biāo)識(shí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。　　4．附件。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。　　2．抄送機(jī)關(guān)。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 ～?！　?．頁(yè)碼。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動(dòng)也要給上級(jí)行一份“服告”，似乎是想說(shuō)明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對(duì)行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。特別是對(duì)上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。二是發(fā)文的時(shí)間不同?！　⌒形囊?guī)則對(duì)于文件的質(zhì)量和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門(mén)的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措　　施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問(wèn)題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《細(xì)則》）都可以解決。審核的重點(diǎn)是：　　（一）行文。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門(mén)一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號(hào)有明確規(guī)定，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門(mén)較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機(jī)要信投遞登記”、“掛號(hào)信投遞登記”手續(xù)制度。　　收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書(shū)人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。同時(shí)，“請(qǐng)示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。承辦人員提出處理意見(jiàn)，要做到及時(shí)、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報(bào)請(qǐng)一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來(lái)文機(jī)關(guān)。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個(gè)主要問(wèn)題作一些說(shuō)明。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)辦理。國(guó)務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級(jí)上報(bào)的公文”，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。　　2．公文要素。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類(lèi)依次登記，同時(shí)將文件辦理過(guò)程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分?！　“l(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全?！昂灠l(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并簽署姓名和時(shí)間”?！　。ㄋ模┲鞴懿块T(mén)及有關(guān)部門(mén)要以大局為重，不能只顧部門(mén)利益。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類(lèi)’中作了介紹，不再重述。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對(duì)“報(bào)告”可不答復(fù)，對(duì)“意見(jiàn)”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)?！皥?bào)告”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)?！保ā掇k法》第二十條）　　（四）掌握聯(lián)合行文的要求。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見(jiàn)”等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用“函”。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。這條線(xiàn)一般在發(fā)文字號(hào)下4mm處與版心等寬，采用紅色反線(xiàn)。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲(chǔ)、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。按照《省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》“公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專(zhuān)用章外，其他公文一律加蓋印章。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。整個(gè)意思就是省人民政府在1999年所發(fā)的第82號(hào)文件。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。紀(jì)要常用第三人稱(chēng)進(jìn)行敘述，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議號(hào)召”、“會(huì)議決定”之類(lèi)。專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫(xiě)為事由加會(huì)議紀(jì)要。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示可以分為三種類(lèi)型?！　「鶕?jù)需要，工作報(bào)告可以寫(xiě)成綜合性的，也可以寫(xiě)成專(zhuān)題性的。　　希望和要求，既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，又包括對(duì)廣大群眾的號(hào)召和希望。　　5．任免通知。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日?qǐng)?bào)＞）發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫(xiě)為：市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《日?qǐng)?bào)》發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知，就簡(jiǎn)明多了?！　∥?、通知通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號(hào)?！　?．處分決定的寫(xiě)法有所不同，應(yīng)寫(xiě)受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對(duì)錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫(xiě)這部分了?！　∶睿睿┯?個(gè)特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在實(shí)際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點(diǎn)。要加強(qiáng)對(duì)從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。如電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，“請(qǐng)示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話(huà)”。比如公文用紙，國(guó)辦《辦法》規(guī)定，一般為16開(kāi)型，也可以用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型?！薄　　暗诹率瘴霓k理”，這一章也是從國(guó)辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會(huì)簽人姓名。這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：　　（一）發(fā)布的主體機(jī)關(guān)不同。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。新中國(guó)成立后，公文的范疇比過(guò)去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類(lèi)，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專(zhuān)用公文。在擬制文件、承辦來(lái)文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的。其中，‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。主要是對(duì)收到的公文分為下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類(lèi)，重點(diǎn)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。具有選擇性?！　∪?、加強(qiáng)對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)?！　￡P(guān)于行政機(jī)關(guān)公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。要解決這個(gè)問(wèn)題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令等。也有的命令的正文沒(méi)有明顯地分為三個(gè)部分，而是篇段合一的?！　?．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。在公告的正文中，要簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)?！　⊥ㄖ鞘褂玫帽容^多的一種公文?！　?．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對(duì)當(dāng)時(shí)形勢(shì)需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對(duì)性，概括、鮮明、不千篇一律?！　【C合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)?！　〉谝环N是請(qǐng)求指示的?！　〉谒?，它的格式也包括標(biāo)題。正文結(jié)尾可寫(xiě)上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫(xiě)?！　≌氖呛闹饕糠郑床煌猛緛?lái)確定寫(xiě)法。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要。　　第三，會(huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。　　3．緊急程度。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001，不加“第”字?！　?．公文正文。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后?！　。?）版記中各要素之下均加一條黑色反線(xiàn)，寬度同版心。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1／4處，允許誤差177。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。對(duì)需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以使用“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“意見(jiàn)”等；上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“批復(fù)”、“意見(jiàn)”等?！　　巴?jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?！罢?qǐng)示”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。下級(jí)政府向上一級(jí)政府的“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”，由上一級(jí)政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門(mén)答復(fù)。　　針對(duì)上述幾個(gè)方面的問(wèn)題?！　。ㄋ模┮摹⒔Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺(jué)維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用?！安块T(mén)不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。內(nèi)送是由秘書(shū)人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)；外投是由機(jī)要通信人員送出。（2）分類(lèi)式登記法。原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門(mén)和下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見(jiàn)，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理?！　∫弧⒐牧⒕須w檔的范圍　　公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類(lèi)型。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)再次會(huì)商，取得處理結(jié)果?！　∪?、承辦是收文辦理的重點(diǎn)　　承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問(wèn)題的階段。如果收文是涉密文件而沒(méi)有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。如，可分為中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門(mén)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件等。無(wú)論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。如國(guó)務(wù)院2000年發(fā)的第1號(hào)文件，就寫(xiě)作國(guó)發(fā)［2000］1號(hào)等?！薄　」囊呀?jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等?！　C(jī)關(guān)文秘人員在接受一項(xiàng)具體的寫(xiě)作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。“意見(jiàn)”作為下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級(jí)機(jī)關(guān)是否遵照?qǐng)?zhí)行和參照?qǐng)?zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見(jiàn)供對(duì)方參考。“報(bào)告”是為了讓上級(jí)知道情況，而“請(qǐng)示”是為了讓上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。　　三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式　　《辦法》在“行文規(guī)則”中，對(duì)行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。就是文件內(nèi)容、事項(xiàng)是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。對(duì)于向上級(jí)的“報(bào)告”也要注意研究所報(bào)告的事情有無(wú)必要。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文時(shí)間上。數(shù)字、年份不能回行。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行