【正文】 。在此基礎上，結合本機關的主要工作任務，掌握熟悉相關的業(yè)務知識。當然，知識的海洋是浩瀚的，一個人的精力和生命都是有限的，學海無涯，學無止境。但是只要我們持之以恒，以學為本，學以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的?！　∪桥囵B(yǎng)良好的工作作風。行政機關的公文處理工作任務多、責任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關系到機關工作的質量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護政府機關的形象。筆者多年從事機關公文處理工作，所經所見所聞，深深體會到，機關公文處理工作大到公文擬制、審核把關，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標準、嚴要求，謹慎細致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質量和效率。第二講　公文種類國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種?！　∠旅婢透鱾€文種作一介紹?！　∫?、命令（令）命令（令）：“適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”?！　∶睿睿┯?個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等?！　?．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據，說明是經過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現予頒布（公布、發(fā)布）”、“現予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件?！　?．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結語）?！　∶罹売刹糠种仃U明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性?！　∶钍马検敲畹闹黧w部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方一目了然，易于執(zhí)行?！　?zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的?！　?．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質和意義，嘉獎項目、號召和希望。　　優(yōu)秀事跡部分是構成嘉獎令的依據和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡?！　〖为勴椖渴羌为劻畹闹饕煞?。要交代是什么機構或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。　　二、決定決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”?！　Q定是領導機關發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導作用的下行文。各類決定的寫法：　　1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內容比較單純，主要是決定依據和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快?！　?．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內容等?！　?．關于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經發(fā)出，震動較大。如：《國務院關于全面推進依法行政的決定》（國發(fā)〔1999〕23號）等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性?！　∪?、公告公告：“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。公告可以分為三種類型?！　〉谝活愂窍驀鴥韧庑贾卮笫马椀墓妗ＫǔＲ試覚C關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項。如宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等?！　〉诙愂切加绊懨婧艽蟮膶ｉT事項的公告。這類公告，是由有關職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產的公告，企業(yè)換證公告，質量監(jiān)督公告等等?！　〉谌愂窍蛱囟▽ο蟀l(fā)布的公告?！　」鎯热輪我?，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關、事由、文體組成；由發(fā)文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據、公告事項。結尾一般以“現予公告”、“特此公告”作結語?！　∷?、通告通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”?！　⊥ǜ嫖姆N各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等?！　⊥ǜ娴臉祟}大體有三種：一是由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據、規(guī)定事項和要求三部分內容構成。正文之后，習慣以“特此通告”、“此告”等詞語結尾。　　擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解?！　∥?、通知通知：“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”?！　⊥ㄖ鞘褂玫帽容^多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效?！　“础掇k法》通知可以分為批轉和轉發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現幾個“關于”或“通知的通知”等情況；二是轉發(fā)和批轉性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：　　1．標題。一般由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關于”再加事由和通知即可。如：《省人民政府關于印發(fā) 1997年國民經濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標點符號。在起草層層轉發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發(fā)。如：關于轉發(fā)市計委“關于轉發(fā)省計委‘關于轉發(fā)國家計委辦公廳《關于批轉（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：市計委關于轉發(fā)國家計委辦公廳批轉《日報》發(fā)行工作會議紀要的通知，就簡明多了。　　2．批轉和轉發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉或轉發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉性或轉發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉發(fā)對象和批注意見。轉發(fā)對象要寫明被批轉、轉發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉性通知的批語和轉發(fā)性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。有的照批照轉，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經貿委《關于1998年經濟運行調控方案》已經省政府同意，現轉發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行?！庇械膹娬{重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結合實際情況，對所轉發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的補充完善，對所轉發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發(fā)、批轉文件內容重復。　　3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規(guī)、政策?！　?．要根據轉發(fā)公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語?！　?．任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇　　六、通報通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”?！　⊥▓蠛屯ㄖ季哂兄獣孕院椭笇?，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等?！　。ㄒ唬┍頁P性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分?！　∠冗M事跡是這類通報的主要內容。在直述式通報中，這部分內容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉述式通報中，這部分內容已出現在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義?！　”碚脹Q定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。　　希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律?！薄　。ǘ┡u性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出?！　∵@類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。七、議案議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”?！　∽h案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。　　八、報告報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”?！　蟾娣N類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等?！　?．工作報告。這是用于匯報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數分項寫，或列出小標題來寫?！　「鶕枰ぷ鲌蟾婵梢詫懗删C合性的，也可以寫成專題性的。　　綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。　　專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉?！　?．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況采取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類?！　?．答復報告。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答復依據、答復事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據，后答復；有的邊寫依據，邊答復?！　【?、請示請示：“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示可以分為三種類型?！　〉谝环N是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充?！　〉诙N是請求批示、解決問題的。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批復而寫的請示，就屬這一類?！　〉谌N是請求批轉的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的