【正文】 文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由?！保ā秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》第三十二條）　　擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。　?。ㄋ模┪淖帧；驎灢块T本身就沒有達成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖?！　鴦?wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。而“請示”則多用“特此請示，望予批準(zhǔn)。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。”（《辦法》第十五條）　　2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文?！　《⒚鞔_行文方向，把握行文權(quán)限　　行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：　　（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字?！　?．附注?！　?．成文日期?；匦袝r要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。　　1．公文份數(shù)序號?？梢詫憣ψh題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進行撰寫。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。撰寫請示應(yīng)注意：　　第一，要控制使用，當(dāng)用才用。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類?！　蟾娣N類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。直述式通報在介紹先進事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可?！　M制通告要注意三點：一要突出中心。如宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染?！　∶罹売刹糠种仃U明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻、自我犧牲精神，甘當(dāng)“無名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。《辦法》新增了督查的要求，強調(diào)了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規(guī)定“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進行督促檢查并建立督查制度。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。但《辦法》刪除了“指示”種類，增加了“意見”種類；并將國辦《辦法》中的“公告、通告”分列為兩類、兩種?！　《?、行政機關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實現(xiàn)“三化”　　國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運行的規(guī)律和實際。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了“黨政分開”1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。”修改為“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門?！　《菑娬{(diào)了督查落實。行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。要堅持“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。　　三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)?！　?．行政令。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。公告可以分為三種類型。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求?！　∠冗M事跡是這類通報的主要內(nèi)容。七、議案議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”?！　?．情況報告。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意?！　∨鷱?fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。　　撰寫函件應(yīng)注意：　　第一，要寫的內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱（函件）。　　1．公文標(biāo)題。附件名稱后不加標(biāo)點符號。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊?！　。?）排版規(guī)格。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推諉扯皮，搞公文旅行?！保ā掇k法》第十五條）　　2．“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！保ā掇k法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。三是正文中的結(jié)束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平?！　。ǘ┮J(rèn)真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。提出“取得一致意見后方可行文”。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。第六講　收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分?！弊龊脤徍税殃P(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時退回文件呈報部門并說明理由。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。第七講　公文歸檔　　　新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理?！倍瓏鴦?wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章?！　。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進行復(fù)審。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖?！　∫?、草擬公文公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。　　“報告”不得夾帶請示事項?！保ā掇k法》第十七條）　　3．“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)系、平行關(guān)系?！保ā掇k法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。　?。?）裝訂要求?！　∷?、其他　　1．格式中的幾個用線。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“Ｏ”）。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文?！　?。　　撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：　　第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀(jì)要必須做好處理材料的工作?！　∈?、會議紀(jì)要會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。　　十二、函函：“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考?！　〉诙?，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。二要體現(xiàn)方針政策。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等?！　Q定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。第二講　公文種類國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。在審批來文時“對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。這些年來我們一直在強調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。在發(fā)文程序中新增了“復(fù)核”環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定?！惫?條，對原各條內(nèi)容進行了修改。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進行是十分重要的。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行文要確有必要，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍?！　。ǘ┙Y(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?！　　暗诎苏鹿墓芾怼?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。這主要是指行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。這類決定