【正文】 加強(qiáng)賬套備份的管理工作，以防止在出現(xiàn)意外情況的時(shí)候有備份的數(shù)據(jù)可以調(diào)用，避免服務(wù)器出現(xiàn)問題時(shí)，管理陷入混亂，給集團(tuán)公司帶來損失，所以賬套備份工作應(yīng)該是駐外財(cái)務(wù)經(jīng)理的一項(xiàng)常態(tài)性，事務(wù)性的工作，切記因?yàn)楣ぷ鞣泵Χ栌趥浞荨２襟E四：安裝金算盤軟件（分三部分）A、 服務(wù)器的安裝；運(yùn)行金算盤安裝光盤的安裝程序（）,選擇“安裝軟件”=》“安裝金算盤軟件”=》“服務(wù)器安裝”=》更改安裝路徑（最好不要裝在系統(tǒng)盤）=》安成安裝。順序依次為：采購=銷售=庫存=存貨。③查看是否全部生成憑證，及記錄未能生成憑證的單據(jù)信息及原因。有很多的銷售為不開銷售發(fā)票的銷售。（注：新系統(tǒng)必須安裝紅字成本補(bǔ)丁，否則無法計(jì)算紅字成本。（比如：庫存明細(xì)賬、貨位余額表….等。 然后選擇“確定”保存新建的盤點(diǎn)表。（財(cái)務(wù)可不錄入物品單價(jià)，盤虧單價(jià)及貨值經(jīng)“成本計(jì)算”后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算得出。）u 此處是很容易犯錯(cuò)誤的地方，因?yàn)槟爿斎肓藬?shù)量之后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)過入一個(gè)單價(jià)，所以很多人就不在進(jìn)行處理，其實(shí)這樣做是錯(cuò)誤的操作，單價(jià)不能u 以系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入的為準(zhǔn)，而是應(yīng)該以我們查詢庫存明細(xì)賬中的庫存余額成本之后，然后手工輸入的為準(zhǔn)。銷售報(bào)表的設(shè)置及查詢l 根據(jù)需要，可自定義設(shè)置銷售報(bào)表（比如：銷售周報(bào)、銷售毛利表……等）；l 具體操作為：首先點(diǎn)擊某一個(gè)報(bào)表，然后進(jìn)去在報(bào)表的左上方的“報(bào)表設(shè)置”里面進(jìn)行設(shè)置，根據(jù)自己的需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行命名，設(shè)置你所需要的查詢的表頭項(xiàng)目，期間，等等，可以設(shè)置不同的篩選條件，然后可以把你設(shè)置好的這張報(bào)表進(jìn)行另存，需要注意的是有的時(shí)候由于系統(tǒng)的原因不一定能夠保存成功。u 已作采購分?jǐn)偟摹拔锲凡少彙眴螣o法直接進(jìn)行修改及刪除操作，必須先取消費(fèi)用分?jǐn)?。操作方式為：在右上角的模板選項(xiàng)框內(nèi)，選擇修改，之后在彈出的對(duì)話框上根據(jù)自己的需要進(jìn)行操作。B、設(shè)置各環(huán)節(jié)物品的計(jì)量單位，“采購單位”，“銷售單位”，“庫存單位”，“生產(chǎn)單位”，“核算單位”，點(diǎn)擊“新增”、“修改”等操作，并設(shè)置包裝單位的換算關(guān)系及允許小數(shù)位。 必須設(shè)置一些區(qū)分商品的費(fèi)用物品類型，因?yàn)槠綍r(shí)必須將一些進(jìn)貨費(fèi)用或關(guān)稅，作為一種商品采購入庫，并通過采購分?jǐn)倲側(cè)胂嚓P(guān)物品成本?？梢陨蓱?yīng)收賬款賬齡分析表用于查詢應(yīng)收賬款的收賬日期，過期日期等，便于管理層管理應(yīng)收賬款的回收工作。一般是月初輸入一個(gè)匯率，月末輸入一個(gè)匯率，這樣期末可以做“期末調(diào)匯”處理，有時(shí)候匯率波動(dòng)較大，也可以采用資金存放最多的開戶行的銀行匯率的中間價(jià)作為入賬匯率，有時(shí)候在做單的時(shí)候也可以自己輸入一個(gè)匯率。② 手工逐一設(shè)置各模塊的基礎(chǔ)設(shè)置：通過各模塊的“基礎(chǔ)設(shè)置”界面，對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置，具體操作步驟將在各模塊的操作流程作詳細(xì)描述。具體設(shè)置流程可參考賬套管理中的賬套屬性設(shè)置，此略。已安裝好的就可以不進(jìn)行此操作?！锊僮鳈?quán)限：根據(jù)需要分配各模塊的操作權(quán)限給各操作員，可事先設(shè)置不同的權(quán)限組，把各操作員分配到相應(yīng)的操作組即可；根據(jù)日常經(jīng)營的實(shí)際情況，可把平時(shí)不涉及的模塊單據(jù)及操作權(quán)限取消（即屏蔽掉），簡化系統(tǒng)的操作界面。在導(dǎo)出數(shù)據(jù)之后，保存在你自己清新明了的路徑，然后進(jìn)入你新建的賬套，選擇“文件”，“手工導(dǎo)入”，選擇你保存的路徑，導(dǎo)入基礎(chǔ)設(shè)置，在導(dǎo)入的過程中會(huì)彈出很多對(duì)話框，里面顯示的有打?qū)蝈e(cuò)的，錯(cuò)的表示導(dǎo)入沒有成功或者賬套里面已經(jīng)有次數(shù)據(jù)無法覆蓋，對(duì)的表示導(dǎo)入成功，對(duì)于錯(cuò)的有些項(xiàng)目需要你之后注意檢查一下。（如無必要，所有損益類科目都不需要設(shè)置“輔助核算”；2) 科目期初 主要是指個(gè)會(huì)計(jì)科目的期初余額，在這里要注意的是有些如會(huì)計(jì)科目，物品編碼的資料都可以在期初直接從上期的賬套導(dǎo)出來然后導(dǎo)入本期新建的賬套，但是科目期初余額不行，以前有過不少失敗的案例，直接導(dǎo)入的數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)期初余額不平衡的錯(cuò)誤等，導(dǎo)致本期無法核算，這可能是系統(tǒng)的原因，所以科目期初的數(shù)據(jù)需要手工輸入?；A(chǔ)設(shè)置中的有些科目都不需要在進(jìn)行設(shè)置，因?yàn)橹霸O(shè)置過的它會(huì)直接過入此處。 同級(jí)編碼和名稱不能重復(fù)；如果在已經(jīng)使用的末級(jí)編碼下增加新的下級(jí)編碼，系統(tǒng)會(huì)把原末級(jí)編碼下的物品，轉(zhuǎn)入新增編碼。）178。在“財(cái)務(wù)管理”模塊已經(jīng)設(shè)置過了，數(shù)據(jù)會(huì)直接通用到此處。 ?。?、采購費(fèi)用的分?jǐn)偂　　〈瞬襟E是將物品采購入庫過程中所產(chǎn)生的一些費(fèi)用（海運(yùn)費(fèi)、內(nèi)陸費(fèi)、關(guān)稅及清關(guān)費(fèi)用等），分?jǐn)傆?jì)入相應(yīng)的物品進(jìn)貨成本中?！　　　　　　　、蓉?cái)務(wù)簽章及審批單據(jù)　　　　　　①選擇“進(jìn)銷存管理 存貨管理 日常業(yè)務(wù)（或單據(jù)列表） 物品出庫”，打開在“銷售模塊”中所生成的“物品銷售”出庫單；③ 務(wù)核對(duì)物品單據(jù)的單價(jià)及金額無誤后，選擇“財(cái)務(wù)”按鍵，進(jìn)行財(cái)務(wù)簽章處理，最后點(diǎn)擊“審批”按鈕，審批保存物品出庫單，完成物品銷售的出倉處理。A. 日常入庫時(shí)的物品盤盈：u 每批貨物入庫時(shí)，庫管根據(jù)國內(nèi)總部提供的“INVOICE”驗(yàn)收貨物，如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收的物品數(shù)量溢余，則必須作“盤盈入庫”處理。（3） 盤虧出庫（單據(jù)類型選擇為“盤虧出庫”）：倉庫日常管理中發(fā)生的物品短缺及損耗的處理，根據(jù)我司的實(shí)際情況，主要有以下兩種情況需作盤虧處理。通過盤點(diǎn)，可清查物品數(shù)量有無損耗和溢余，可發(fā)現(xiàn)庫存管理上存在的問題，以便及時(shí)采取措施，減少企業(yè)損失。以免對(duì)期末處理帶來更大的困難。 選擇成本計(jì)算截止日期；178。（指庫存商品及主營業(yè)務(wù)成本）３、 成本結(jié)轉(zhuǎn)每期期末計(jì)算成本后，必須作“成本結(jié)轉(zhuǎn)”，生成記賬憑證。進(jìn)銷存模塊：采購管理：⑴在“單據(jù)列表”中，檢查所有采購單據(jù)，是否無誤及審批；⑵雙擊“期未業(yè)務(wù)”的“采購憑證”，選擇本期采購單據(jù)，按單據(jù)類型生成憑證；銷售管理：⑴在“單據(jù)列表”中，檢查所有銷售單據(jù)，是否無誤及審批；⑵雙擊“期未業(yè)務(wù)”的“銷售憑證”，選擇本期銷售單據(jù)，按單據(jù)類型生成憑證。⑷重復(fù)步驟（①、②）進(jìn)行“成本計(jì)算”、“成本結(jié)轉(zhuǎn)”生成憑證。注：安裝完此步后，以下安裝ORACLE跟金算盤工具或其它軟件，必須在（“控制面板”=“添加或刪除程序”=“添加新程序”=“CD或軟盤”）中選擇運(yùn)行安裝程序。第五步：手工調(diào)整需要更改的基礎(chǔ)設(shè)置（如：幣種、會(huì)計(jì)科目、物品編碼等），再手工錄入往來客戶及庫存等期初數(shù)據(jù)，并進(jìn)行試算平衡及跟上年度期末余額核對(duì)是否一致，確保期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。賬套的恢復(fù)與賬套的備份的操作方式類似，都是在賬套管理的界面，選定賬套，然后右鍵賬套恢復(fù)，選定之前賬套備份時(shí)候的保存路徑，進(jìn)行賬套恢復(fù)。運(yùn)行安裝光盤下的加密狗安裝程序即可。應(yīng)付管理：①在單據(jù)列表中，查看所有單據(jù)是否完成審批；②雙擊“期未業(yè)務(wù)”的“應(yīng)付憑證”， 選擇本期單據(jù)，按單據(jù)類據(jù)生成憑證；③選擇“期未結(jié)賬”完成結(jié)賬，并查看結(jié)賬報(bào)告。A、調(diào)整“成本調(diào)整單CA0001”：① 雙擊打開“期未業(yè)務(wù)”的成本調(diào)整窗口，右鍵點(diǎn)擊選擇“單據(jù)列表”，打開編號(hào)為“CA0001”的成調(diào)整單。 采購、銷售、庫存模塊的業(yè)務(wù)單據(jù)都可以在存貨模塊逐一生成憑證；（即在自動(dòng)憑證向?qū)е兄鹨贿x擇單據(jù)類型為“采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)、其它業(yè)務(wù)”。（注：如有提示有些物品成本為“０”時(shí)，必須查看這些物品是否出現(xiàn)負(fù)庫存，并查找原因作相應(yīng)的調(diào)整。第六部分　存貨管理模塊操作流程一、 基礎(chǔ)設(shè)置u 本模塊的大部分基礎(chǔ)設(shè)置都跟“庫存模塊”或其它模塊里的設(shè)置是通用的，如在之前已作設(shè)置，則在此可不用進(jìn)行設(shè)置。 右鍵點(diǎn)擊空白的“物品盤點(diǎn)”表頭，選擇“篩選”或“單據(jù)列表”，打開已存在的物品盤點(diǎn)表；178。178。B. 月未或定期倉庫盤點(diǎn)：178。你可以直接點(diǎn)打印進(jìn)行打印。）2) 報(bào)表的打印及導(dǎo)出到文件：A. 直接打印：直接選擇“打印”可通過打印機(jī)打印出紙質(zhì)報(bào)表；B. 報(bào)表導(dǎo)出為文件格式（通常為EXCEL文件）：首先將要導(dǎo)出的報(bào)表，選擇打印到文件，文件格式為金算盤通用表格，后綴名為：＊.TBL”；使用金算盤的“電子表格”軟件，打剛保存的“＊.TBL”文件，最后另存為ＥＸＣＥＬ８．０形式的電子文件即可。）l 選擇錄入采購單位（既總公司）及單據(jù)日期；l 根據(jù)總公司提供的“INVOICE”，錄入統(tǒng)一的單據(jù)號(hào)（即INVOICE NO.）；在日常操作中，同一批貨物的貨值、運(yùn)費(fèi)及清關(guān)費(fèi)等，會(huì)分開作采購入庫；可在原INVOICE號(hào)后加以不同的后綴加以區(qū)分，方便對(duì)同一單據(jù)的費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)偺幚怼?物品稅率：為簡化核算，不需計(jì)算物品的應(yīng)交稅金，故設(shè)一個(gè)“零稅率”既可。 物品性質(zhì)設(shè)置：① 選擇打開：“采購管理”＝“基礎(chǔ)設(shè)置”=“物品性質(zhì)”，進(jìn)入物品性質(zhì)列表；點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以選擇“新增”、“修改”或“刪除”物品性質(zhì)，并定義相應(yīng)的物品性質(zhì)名稱、物品類別，選擇稅率、成本計(jì)算方法和成本核算組?？梢栽诔跏荚O(shè)置里面在用戶權(quán)限組里面把不需要使用的一些小的模塊給屏蔽掉，這樣是操作界面更加簡潔。5) 單位類型，主要是用來分類管理單位的，如區(qū)分是客戶，分公司，或是供應(yīng)商，根據(jù)需要設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目分類管理，可以根據(jù)需要新增單位類型或在不需要使用時(shí)停用某個(gè)單位。主要采用手工錄入記賬憑證的方式，如借記管理費(fèi)用——，貸記銀行存款或現(xiàn)金。（注：在日常操作中，通過各個(gè)模塊的日常單據(jù)輸入時(shí)，也可對(duì)相應(yīng)的單據(jù)模板進(jìn)行修改及新增操作。③在賬套管理界面中，右鍵單擊剛建立的賬套，選擇“賬套屬性”，進(jìn)入賬套屬性的設(shè)置界面。選擇要打開的賬套，錄入注冊(cè)日期，選擇操作員，輸入口令（系統(tǒng)管理員的口令默認(rèn)為空，點(diǎn)擊“修改”可更改口令），進(jìn)入金算盤ERP界面。但導(dǎo)入的項(xiàng)目或數(shù)據(jù)，如目標(biāo)賬套已存在，則無法進(jìn)行替換或覆蓋，必須通過手工進(jìn)行調(diào)整處理。 具體操作為在基礎(chǔ)設(shè)置里面的“幣種匯率”設(shè)置匯率，這樣期末和期初的匯率由于變動(dòng)就會(huì)產(chǎn)生匯兌損益，所以就需要進(jìn)行期末調(diào)匯處理。賬冊(cè)報(bào)表主要是用來查詢各類會(huì)計(jì)科目的明細(xì)賬，總賬的本期發(fā)生額，科目余額等等。 物品類型編碼可以分層次管理，各級(jí)之間用連字符（－）連結(jié)。 物品名稱：錄入由總公司提供統(tǒng)一的名稱；（在現(xiàn)國外分公司操作中，在此欄錄入該物品的英文名稱及規(guī)格型號(hào)，方便外籍職員查看。 核算科目組：針對(duì)“物品性質(zhì)”的分類，設(shè)置相應(yīng)的核算科目組，詳細(xì)設(shè)置請(qǐng)參考“物品性質(zhì)”設(shè)置中的操作流程。（注：進(jìn)銷存的單據(jù)，最好在最后一個(gè)環(huán)節(jié)（即存貨模塊）操作時(shí)才作審批處理；如在之前環(huán)節(jié)作了審批，則庫管或財(cái)務(wù)核對(duì)物品數(shù)量及單價(jià)時(shí)，則無法進(jìn)行相應(yīng)的修改操作。 B、單據(jù)體l 選擇錄入物品l 錄入銷售數(shù)量/銷售單價(jià)/金額等。u