【正文】 外來(lái)人員借閱檔案，須出示有效證件，說(shuō)明查閱原因等，在秘書(shū)處辦理登記借閱手續(xù)，并經(jīng)市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理認(rèn)可后，方可查閱。 部門應(yīng)在每季度終了后十天內(nèi)作好經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析和預(yù)算執(zhí)行情況小結(jié)，年度終了后二十天內(nèi)作為全年分析和執(zhí)行總結(jié)，并為參加飯店定期召開(kāi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)議作好專業(yè)分析資料的準(zhǔn)備。(8) 對(duì)維護(hù)飯店合法權(quán)益，工作成績(jī)顯著的應(yīng)予褒獎(jiǎng)，如造成飯店經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)對(duì)直接責(zé)任者或責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)按情節(jié)輕重進(jìn)行處理。市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃應(yīng)于前一年十月份完成，當(dāng)年六月根據(jù)執(zhí)行情況制定下半年度調(diào)整計(jì)劃，下一年度一月完成上一年度市場(chǎng)計(jì)劃執(zhí)行情況總結(jié)。 合同雙方代表簽署合同，蓋章生效。保管與利用 所有檔案都應(yīng)放入專用的資料柜內(nèi)，特別是需保密的檔案柜要上鎖。 (7)員工工作檔案 包括本部門各員工的簡(jiǎn)歷、聘書(shū)或任命書(shū)、工作評(píng)估、培訓(xùn)記錄等。(2)設(shè)計(jì)、校對(duì)： 廣告宣傳片按現(xiàn)有的格式附一外景照片，若廣告公司免費(fèi)設(shè)計(jì)，即請(qǐng)此廣告公司設(shè)計(jì)，由市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理審定；若廣告公司不免費(fèi)設(shè)計(jì)，也可請(qǐng)有關(guān)人員直接設(shè)計(jì)制作，由市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理審定后寄廣告公司刊登。 (7)向客人介紹商務(wù)中心的服務(wù)設(shè)施及服務(wù)時(shí)間。(5) 作好電話記錄。(3) 在符合客戶需求大體一致的情況下，闡述將給客戶帶來(lái)的利益和方便，承諾滿足客戶需求的具體方法，恰到好處地對(duì)待和處理客戶的疑問(wèn)。在各節(jié)日環(huán)境布置方面均有策劃和創(chuàng)意意見(jiàn)。 通曉外事紀(jì)律。 1負(fù)責(zé)處理到店團(tuán)隊(duì)的接待事宜，辦理入住登記，協(xié)調(diào)住店團(tuán)隊(duì)的飲食起居適宜，問(wèn)候領(lǐng)隊(duì)和客人。 1不斷搜集各競(jìng)爭(zhēng)酒店的市場(chǎng)動(dòng)向、銷售策略、價(jià)格政策及出租率，并提出建議上報(bào)經(jīng)理或助理。 根據(jù)銷售拜訪、市場(chǎng)推廣計(jì)劃和銷售策略要求，走訪客戶、征求意見(jiàn)、收集信息，并作好銷售日?qǐng)?bào)、資料整理和檔案歸類。 負(fù)責(zé)落實(shí)市場(chǎng)營(yíng)銷部召開(kāi)的會(huì)議、作好記錄、撰寫(xiě)紀(jì)要。 負(fù)責(zé)編制年度市場(chǎng)銷售計(jì)劃，制定客房營(yíng)收，餐飲營(yíng)收和綜合服務(wù)營(yíng)收及公關(guān)廣告宣傳和促銷的計(jì)劃與經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，提出相應(yīng)的政策性建議和措施方案。 總之，飯店市場(chǎng)營(yíng)銷部既要實(shí)施飯店管理模式規(guī)定的統(tǒng)一運(yùn)作體系和基礎(chǔ)管理制度，又要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，充分發(fā)揮飯店自身的資源優(yōu)勢(shì)和經(jīng)營(yíng)特色，認(rèn)真調(diào)查研究和學(xué)習(xí)思考，特別要求在營(yíng)銷分析與策劃、銷售計(jì)劃與手段、預(yù)算管理與費(fèi)用控制以及在應(yīng)變預(yù)測(cè)與對(duì)策上要有所創(chuàng)新、有所突破，為占領(lǐng)穩(wěn)定的市場(chǎng)，謀求穩(wěn)定的效益，充分發(fā)揮“龍頭”作用。1認(rèn)真完成上級(jí)交辦的其他各項(xiàng)任務(wù)。1妥善保管、節(jié)約使用各種美工工具、顏料、材料。 1負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的訂房及協(xié)議事宜。 負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)境外直接預(yù)訂業(yè)務(wù)的定金和銀行擔(dān)保的確認(rèn)，確保無(wú)差錯(cuò)。 曾任市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)理助理二年或市場(chǎng)營(yíng)銷部副經(jīng)理一年。 熟悉秘書(shū)工作知識(shí)，美術(shù)、攝影專業(yè)知識(shí)，懂得接待禮儀禮節(jié)。(2) 判別客戶是否能成為飯店的目標(biāo)市場(chǎng)。如不能立即回答，應(yīng)告訴客戶待了解后 即予答復(fù)并表歉意。 (4)向客人介紹餐廳、酒吧時(shí)，應(yīng)包括基本服務(wù)內(nèi)容和特色。(1) 每月拜訪長(zhǎng)包房，征求其在住店期間對(duì)飯店的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給有關(guān)部門。 (4)批示批復(fù) 包括經(jīng)酒店及上級(jí)有關(guān)部門批復(fù)的各類行文和上級(jí)轉(zhuǎn)批下來(lái)的各類批示等。隨時(shí)補(bǔ)充客戶檔案，將最新資料歸入客戶檔案內(nèi)，要求記錄整齊、清楚。 根據(jù)各級(jí)VIP的賓客身份，提供相應(yīng)VIP接待規(guī)格和內(nèi)容。六、市場(chǎng)營(yíng)銷部管理制度 (一)市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃管理制度 市場(chǎng)營(yíng)銷部日常業(yè)務(wù)工作應(yīng)納入市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃的軌道，做到有序準(zhǔn)時(shí)地完成。(6) 銷售合同必須建立臺(tái)帳登記，合同執(zhí)行完畢，應(yīng)由承辦人員或部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。(5) 部門各項(xiàng)預(yù)算之間要相互銜接。 檔案的保管和使用。 營(yíng)銷人員拜訪客戶之前應(yīng)填寫(xiě)外勤單，寫(xiě)清拜訪客戶的姓名職務(wù)、公司名稱地址、預(yù)計(jì)抵離時(shí)間、拜訪目的等。 工作業(yè)績(jī)按年、季、月進(jìn)行逐級(jí)考核，運(yùn)行評(píng)估采取自評(píng)公議相結(jié)合辦法，最后由部門例會(huì)討論通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理。主要是銷售預(yù)算。 (二)銷售合同管理制度 為了加強(qiáng)銷售合同的管理，保證合同的簽訂、履行、變更、解除能依法進(jìn)行，維護(hù)飯店的合法權(quán)益，根據(jù)飯店經(jīng)濟(jì)合同管理制度和上級(jí)公司及飯店業(yè)主的有關(guān)規(guī)定，特制定本部門管理制度。 檔案建立規(guī)范。移交 每年底將所有檔案進(jìn)行整理，凡過(guò)時(shí)的和不涉及第二年使用的檔案裝訂成冊(cè)后，移交酒店檔案室保管。業(yè)務(wù)類 (1)商務(wù)客戶 包括國(guó)內(nèi)外商社、航空公司、進(jìn)出口公司、使領(lǐng)館、駐華機(jī)構(gòu)等，可分為ABC三類客戶進(jìn)行編號(hào)。(5)廣告宣傳片基礎(chǔ)材料： 具備一套完整的，有質(zhì)量的宣傳圖片、幻燈片、錄象或VCD、企業(yè)標(biāo)識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)色和標(biāo)準(zhǔn)彩稿等，以備各類廣告宣傳之用。長(zhǎng)包房銷售工作流程(1) 請(qǐng)客戶參觀各類房間，確定客戶需求的房間種類（如辦公室、住房、公寓等）后，向客人報(bào)價(jià)。與有關(guān)部門聯(lián)系接待 (1)事先與房務(wù)部（前廳部、客房部）接待聯(lián)系，確定提供參觀的房間。結(jié)束工作填寫(xiě)客戶拜訪情況報(bào)告，并將重要信息記錄客戶檔案。 一年以上相關(guān)工作經(jīng)歷。 取得電腦證書(shū)。三、市場(chǎng)營(yíng)銷部工作人員素質(zhì)要求市場(chǎng)營(yíng)銷部工作人員需具備良好的心理生理素質(zhì)，進(jìn)取向上的品德，努力學(xué)習(xí)，發(fā)揚(yáng)獻(xiàn)身精神和團(tuán)隊(duì)精神。 1認(rèn)真完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。 了解各合資企業(yè)的年度會(huì)議、促銷會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議市場(chǎng)情況，有針對(duì)性對(duì)這些展覽公司與舉辦單位，進(jìn)行接觸和促銷，開(kāi)拓與此有關(guān)的會(huì)議業(yè)務(wù)。 負(fù)責(zé)建立和保管本部門員工的工作檔案，并隨時(shí)補(bǔ)充和更改其內(nèi)容。 主持本部門的工作例會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，督促工作進(jìn)度，解決工作中的問(wèn)題。 及時(shí)搜集旅游市場(chǎng)信息，注重飯店內(nèi)部接待、促銷過(guò)程中的信息反饋，定期向飯店銷售會(huì)議報(bào)告信息，匯總情況，并做好各種市場(chǎng)預(yù)測(cè)。 1掌握重要的銷售和接待任務(wù)的情況，即時(shí)檢查和督導(dǎo)銷售人員作好促銷和接待工作。 1負(fù)責(zé)飯店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要的各種指示牌、廣告牌、橫幅、喜聯(lián)、宣傳品、節(jié)慶布置等美工設(shè)計(jì)和制作。 作好會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作，與餐飲、客房、前廳、美工等部門和崗位加強(qiáng)溝通，及時(shí)送達(dá)有關(guān)通知單，確保會(huì)議活動(dòng)順利進(jìn)行。 負(fù)責(zé)接待職責(zé)范圍內(nèi)的協(xié)議事宜。3． 具有管理公關(guān)意識(shí)、良好的語(yǔ)言文字表達(dá)能力。 取得電腦證書(shū)。(3) 簡(jiǎn)單復(fù)述客戶的要求和期望。(7) 作好交談要點(diǎn)記錄。介紹飯店概況 (1)飯店概況應(yīng)在參觀的途中介紹。(8) 在客人進(jìn)店前發(fā)長(zhǎng)包房租房通知單，分別給計(jì)財(cái)部、房務(wù)部等相關(guān)部門，通知單上注明公司名稱、客戶姓名、國(guó)籍、住店日期、房?jī)r(jià)、定金、用餐等情況。(九)檔案管理工作規(guī)范 檔案分類流程類 別規(guī) 范 內(nèi) 容 與 要 求行政類 (1)公文往來(lái) 包括上級(jí)下達(dá)的各類公文及以市場(chǎng)營(yíng)銷部名義發(fā)出的有關(guān)文件、往來(lái)的信函。檔案管理工作流程項(xiàng) 目規(guī) 范 內(nèi) 容 與 要 求接收 銷售人員在平時(shí)工作中搜集到的有關(guān)公司、旅行社、通航的商業(yè)信息后，做好詳細(xì)記錄，秘書(shū)將這些零星的信息加以匯總整理成市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、建議設(shè)想等資料，同時(shí)接收匯總來(lái)自各個(gè)途徑的各種檔案。 及時(shí)根據(jù)客房出租率預(yù)報(bào)，調(diào)整促銷策略，確定近期促銷重點(diǎn)。 遵守飯店紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度。(3) 合同的條款是否超越飯店經(jīng)營(yíng)范圍和簽約承辦人的委托權(quán)限，文字是否正確，手續(xù)是否完備。(2) 預(yù)算的制定要與部門的目標(biāo)責(zé)任制相結(jié)合，與獎(jiǎng)懲相結(jié)合。(7)市場(chǎng)營(yíng)銷和管理工作實(shí)績(jī)情況（如拜訪客戶、簽訂合同、預(yù)訂銷售、實(shí)際房夜、平均房?jī)r(jià)、平均消費(fèi)、新增客戶、回頭客戶、客人投訴、合理化建議等）。 市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理應(yīng)每日閱讀拜訪報(bào)告，并根據(jù)報(bào)告內(nèi)容和每周累計(jì)工作量對(duì)營(yíng)銷人員進(jìn)行考核。(3)銷售策略、客源結(jié)構(gòu)、市場(chǎng)定位和營(yíng)銷手段的變動(dòng)和實(shí)效情況。(3) 管理費(fèi)用預(yù)算。 銷售合同草簽階段必須填寫(xiě)合同審查表，由本部門經(jīng)理簽署意見(jiàn)后連同合同文本送計(jì)財(cái)部經(jīng)理審查簽署意見(jiàn)后報(bào)送總經(jīng)理審批。 (七)辦公室管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 保持有崗、有人、有服務(wù)。 客戶拜訪情況報(bào)告填寫(xiě)及時(shí)，重要信息記錄在案。 (4)長(zhǎng)包房客戶 每家公司編號(hào)，享受A類商務(wù)客戶待遇。對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與訂房中心或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)。(4) 草擬備忘錄，連同合同文本,報(bào)市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。自我著裝準(zhǔn)備 (1)檢查自己的著裝、發(fā)型、美容、做到精神飽滿、神采。(3) 通話時(shí)以對(duì)方姓氏相稱，禮貌問(wèn)候，以示誠(chéng)意和尊重。(3) 出訪前檢查本人的儀表儀容。 掌握相關(guān)市場(chǎng)的運(yùn)作特點(diǎn)和操作流程，懂得接待禮儀禮節(jié)。 掌握飯店管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，熟悉市場(chǎng)調(diào)研分析、公共關(guān)系及銷售專業(yè)知識(shí)和接待禮儀。將銷售日?qǐng)?bào)上報(bào)經(jīng)理或助理核閱。填寫(xiě)每周活動(dòng)總結(jié)，每周活動(dòng)分析，并將有價(jià)值的信息上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)。