【正文】 身體狀況， 優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上級領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與做 事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍； 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)上級領(lǐng)導(dǎo)的 業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點； 25 ? 對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免 安排沖突； ? 明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序， 分清輕重緩急，酌情安排處理； ? 定期與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會 遇到情況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展； ? 注意日程安排的時間松緊，適當(dāng)安排； （二）經(jīng)驗與技巧 ? 周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)； ? 在兩個約會間留出機(jī)動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)； ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報刊資料及其他信息； 26 ? 對于領(lǐng)導(dǎo)的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)日程表內(nèi)容一致； ? 不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理； ? 控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； ? 掌握近期要回避的人物； 周計劃安排模版 ? 利用領(lǐng)導(dǎo)一周活動安排表掌握領(lǐng)導(dǎo)周活動安排，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。 “ 日程安排 ” 是指時間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作 量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集 中體現(xiàn)。 各職能部門、各公司發(fā)文由各部門和各公司指定 專人負(fù)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。 需要上級領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； 重要郵件及時進(jìn)行存檔 17 四、文件管理 集團(tuán)文件實行歸口管理，總裁辦公室和各公司總經(jīng)理 辦公室為公文管理責(zé)任部門。 ? 整理電話留言，在上級領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報相關(guān)信息。 通話技巧： ? 日常禮貌用語： 詢問對方時，可用： “ 請問您哪里？ ” 、 “ 請問您怎么稱呼？ ”“ 請問有什么事？ ” 等 ? 對直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。 ? 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄 ? 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確； ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話 。我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個機(jī)會使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。 優(yōu)秀的秘書會使人想到干練 、 精明 、 繁忙的處事作風(fēng) ，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一貫展現(xiàn)胸有成竹的樣子 …… 無論如何 ， 秘書這個詞會讓許多正準(zhǔn)備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想象 。 在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項工作的時候 ， 我們會隨時身處其中 ， 自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié) ， 而不可或缺 ， 有時我們需要扮演更多角色 ， 以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要 。 Interdependence) Γ 溫柔的心和自省 7 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 打電話前的準(zhǔn)備 ? 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆 ? 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。 直接下屬 問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入 問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理 如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。 11 ? 如遇上級領(lǐng)導(dǎo)不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣： “ 實在抱歉， **總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？ ” 做到有禮有節(jié)、滴水不漏。 必要的傳真分類存檔 14 傳真機(jī)使用方法 15 三、郵件 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告 /總結(jié)、新聞 /通報、私人郵件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。 各職能部門、各公司的外來文件由各部門和各公司總經(jīng)理辦公室指定專人負(fù)責(zé)接受、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。 其他需要報集團(tuán)總裁審閱的，應(yīng)及時予以呈報。 這工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助上級領(lǐng)導(dǎo)工 作基礎(chǔ)，安排好上級領(lǐng)導(dǎo)的日程，意味著秘書將和上級領(lǐng)導(dǎo) 一進(jìn)行有序的工作。 （一）國內(nèi)出差 ? 出差前： ? 確定出差目的和日期； ? 確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人 ? 與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確 如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接 待人員等信息。 31 出差物品攜帶表 名片 若干 日程表 證件（身份證、護(hù)照、邊防證等） 筆記本電腦 2張 往返機(jī)票（將保險費(fèi)保留在秘書手中） 書面講話稿及素材 2份 活動或會議等背景材料 出訪地聯(lián)系人通訊錄 準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款 備用筆等文具 準(zhǔn)備一支彩色筆 禮品 包裝 應(yīng)急藥及常用藥品 32 三、會議安排 召開和參加會議是領(lǐng)導(dǎo)的主要工作方式之一。 40 （二）參與支持的大型活動： 參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請 ?得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見； ?如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期 ?參加分工會，明確領(lǐng)導(dǎo)和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將領(lǐng)導(dǎo)日程細(xì)化落實； 如果講話稿、 PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時間； ?幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備 PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿； 定稿的 PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者； ?參加彩排；對重大活動中需要配合演示的 PPT一定要反復(fù)演練； 41 活動當(dāng)天 ?參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡； ?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等； ?活動中配合演示 PPT，做好錄音； ?活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求； ?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作； 活動后 ?整理業(yè)務(wù)資料和名片； ?根據(jù)錄音整理講話稿； ?總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進(jìn)落實。 46 二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因 此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。 （一）作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。 第三，主動與上級領(lǐng)導(dǎo)交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意 見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地 體現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)的思想。秘書可從以下幾方 面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自 身的行動影響他人，秘書是上級領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必須 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項工作： （ 1）要待人熱情，例如在上級領(lǐng)導(dǎo)開展某項活動之 前，詳細(xì)了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身 份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好 的交際活動創(chuàng)造條件。 2. 忠誠守信。 1. 表情。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 ?有固定的格式 —— 格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。 ? 調(diào)查研究收集材料。 ?文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再