【正文】 b) 根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引人以下文件類別： —— 上行文：請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)； —— 平行文：函、會(huì)議紀(jì)要。 d) 公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理。 附件。 落款。 秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： a) 普通文件不加注明； b) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； c） 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； d) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2 號(hào)宋體字。 發(fā)文字號(hào)。 行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 合同 的續(xù)約。 合同的履約。 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。 評(píng)審內(nèi)容 a) 對外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價(jià)格； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會(huì)效益； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 合同的形式包括以下幾種形式。 目的 規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司 利益、信譽(yù)得到保障。 名片印制的權(quán)限： a) 公司部門主管（含）以上人員及采購員、綜合部相關(guān)人員可印制名片； b) 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他人員。 相關(guān)支持文件 《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 行政部核對廢止章，記錄歸檔。 行政部按《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》對責(zé)任人予以行政處罰。 總經(jīng)理審批。 部門主管提出印章刻制申請，并提供印章圖案及要求。 9. 印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。 具有可追溯性： a) 需要進(jìn)行追溯的標(biāo)識(shí)應(yīng)具有惟一性，如編碼、編號(hào)、日期、來源、相關(guān)人員簽名等； b) 有追溯性要求的標(biāo)識(shí)（如記錄、合同、單據(jù)、憑證）不允許有非授權(quán)的涂改。 停車場及泊車位和行駛限制速度，以標(biāo)示牌、車位線和禁停線予以標(biāo)識(shí)。管理公司在每個(gè)托管小區(qū)用區(qū)域示意區(qū)的形式在小區(qū)明顯位置標(biāo)識(shí)出小區(qū)的建筑構(gòu)成和方位；各類設(shè)備房如變配電室、水泵房、停車庫等均用標(biāo)識(shí)牌清晰標(biāo)識(shí)出名稱。要求做到使住戶 /客人進(jìn)入公共場所尋求服務(wù)、消費(fèi)無須再 詢問即可完成全過程。 a) 物業(yè)管理公司各類管理人員均著不同顏色、式樣統(tǒng)一的服裝，包括保安人員、清潔工、花木工、管理員、機(jī)電維修工和辦公室文員、管理人員。 《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《接收傳真登記表》。 行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰 當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象； 安全管理。 b) 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。 e) 個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，部門主管需指定人員做好登記記錄，次月 I 日報(bào)行政人事部備案。 b) 發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度：部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批；公司／管理處的傳真件由公司行政人事部／管理處經(jīng)理審批，內(nèi)容包括： —— 傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等； —— 文員放好傳真件并撥通對方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去； —— 文員應(yīng)在 3 分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真 記錄表》內(nèi)。 復(fù)印機(jī)。一般情況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。 電腦。 各崗位員工上班前需檢 查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及 各部門辦公區(qū)的日常管理工作。 檢查、考評(píng)時(shí)，如出現(xiàn)《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中所列明的應(yīng)受嘉獎(jiǎng)事件，則應(yīng)視情節(jié)在正常 考評(píng)完畢后在總分中追加 1— 20 分（但總分不應(yīng)超過100 分），另依據(jù)《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》對受考人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。 文員績效考評(píng)的月檢、抽檢評(píng)分均按百分制進(jìn)行。 行政部文員每日工作的儀容儀表、言談舉止應(yīng)符合《公司機(jī)關(guān)員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的各項(xiàng)要求。 撥打電話。 e) 電梯停止，梯門打開后，首先出去站立在梯門旁，一只手斜放在梯門上，手背朝外，另一只手五指并攏，手心向上，指向通道，面帶微笑地說：“到了，請走好。 服務(wù)要求。 問候語：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上辛苦了、 P, 回來了。顧客離去時(shí)，應(yīng)面帶微笑道別。必要時(shí)應(yīng)到衛(wèi)生間或工作間整理。 個(gè)人衛(wèi)生。 a) 上班時(shí)間必須穿工作服，工作服要整潔，領(lǐng)帶、領(lǐng)花結(jié)正，扣齊紐扣。 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 月度工作計(jì)劃、工作小結(jié)由行政部統(tǒng)一歸檔保存。 d) 檢查以糾正違規(guī)、提高工作水準(zhǔn)為目的，因而在檢查出違規(guī)現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)場予以糾正，示范指導(dǎo)，嚴(yán)禁只查不幫的行為。 e) 會(huì)議均包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中組織與會(huì)后落實(shí)工作：會(huì)前準(zhǔn)備一般包括會(huì)議材料、數(shù)據(jù)，會(huì)議地點(diǎn)的聯(lián)系與確認(rèn)，通知相關(guān)人員到會(huì)，并實(shí)行簽到制度；會(huì)中要求有記錄；會(huì)后要求有跟蹤落實(shí)。 a) 管理處主任、各部門主管每周應(yīng)定期召開工作例會(huì)。 a) 每年 6 月 30 日和 12 月 31 日前，各部門主管應(yīng)依據(jù)年度（半年度）工作計(jì)劃、工作記錄、檔案及本部門月度工作小結(jié)，編制出年度（半年度）工作總結(jié)報(bào)告書，并召開部門工作會(huì)議討論通過。 b) 經(jīng)討論修改后的工作計(jì)劃于 6月 25日和 12月 25日前上報(bào)公司總經(jīng)理，申請公司經(jīng)理辦公會(huì)議修訂、批準(zhǔn)，并于每年的 7 月 1 日和 1 月 1 日前下發(fā)各部門執(zhí)行。 目的 規(guī)范公司內(nèi)部管理工作，確保各部門內(nèi)部管理高效有序。 行政部文員（管理處主任室文員、部門內(nèi)勤）任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)，遵守職業(yè)道德；有較強(qiáng)的事業(yè)心，克己奉公。 有良好的內(nèi)外溝通和協(xié)調(diào)能力，有良好的親和力。 熟悉車輛性能，按時(shí)清洗車輛，保證所用車輛處于良好狀態(tài)。 負(fù)責(zé)組織《愛我加州》畫刊的資料整體出版、發(fā)行工作。 嚴(yán)格按工作程序辦事，不散布、傳播在工作中接觸的公司或管理處資料、決策等屬保密的事項(xiàng)。 負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，配合財(cái)務(wù)的成本核算。 行政 部主管崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)公司各類文件、行政制度、計(jì)劃、總結(jié)的制定與草擬及打印工作。 負(fù)責(zé)組織安排公司各類會(huì)議，傳達(dá)會(huì)議精神。 負(fù)責(zé)或協(xié)助、組織、策劃公司的有關(guān)活動(dòng)，含公共關(guān)系的公關(guān)活動(dòng)。 負(fù)責(zé)處理公司的來往信函，對外信息發(fā)布及接待工作。 負(fù)責(zé)對外來公文的簽收、登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作；按規(guī)定程序及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)情況；按時(shí)收集好各類檔案資料，不散失、不遺留，做好主卷歸檔，分類準(zhǔn)確、裝訂工整。 行政部文化、宣傳崗位職責(zé) 在行政部主管領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)做好物業(yè)管理和精神文明建設(shè)的宣傳工作。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 嚴(yán)格按公司有關(guān)規(guī)定出車，嚴(yán)禁公車私用，以職謀私。 2 .0 行政部文化宣傳員任職條件 遵守國家的法律、法規(guī)，遵守職業(yè)道德；有較強(qiáng)的事業(yè)心，克己奉公。 有良好的內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)能力和親和力。 公司各部門主管負(fù)責(zé)組織本部門年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃的制定、實(shí)施與控制，并對年度、月度工作進(jìn)行總結(jié)。 月度工作計(jì)劃： a) 每月月底前，各部門主管應(yīng)根據(jù)公司批準(zhǔn)后的年度（半年度）工作計(jì)劃、公司新的要求具體編制出下月度工作計(jì)劃。 d) 審議結(jié)論作為各部門主管的績效考評(píng)依據(jù)之一。 會(huì)議應(yīng)當(dāng)按以下要求召開： —— 有明確的解決問題目標(biāo)； —— 事先以書面通知形式知會(huì)相關(guān)人員； —— 有相關(guān)人員的主要發(fā)言記錄； —— 有會(huì)議安排的結(jié)果。 各部門主管應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程對下屬的工作進(jìn)行日常例行檢查。 績效考評(píng)的要求詳見公司《績效考評(píng)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》和各部門《績效考評(píng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。保存期二年。 職責(zé) 各部門主管負(fù)責(zé)本部門員工服務(wù)技能的培訓(xùn)，監(jiān)督、考核員工的服務(wù)工作。 c) 在任何工作場合，不得穿背心、短褲、拖鞋。 b) 上班前不得吃異味食品，保持口腔清潔，口氣清新、早晚刷牙、飯后漱口。 a) 面帶微笑。就座時(shí)不許有以下幾種姿勢： a) 坐在椅上前俯后仰搖腿蹺腳； b) 雙手抱于胸前，蹺二郎腿或半躺半坐； c) 趴在工作臺(tái)上； d) 晃動(dòng)桌椅發(fā)出聲音。 告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎您下次再 來。 a) 主動(dòng)按“開門”鈕。 鈴響三聲以內(nèi)必須接聽電話。 6. 行政部人員績效考評(píng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范員工績效考評(píng)工作，確保公平、公開、公正考評(píng)員工的德、績、能、勤。 行政部各級(jí)員工除應(yīng)嚴(yán)格按以上的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程進(jìn)行工作外，還需嚴(yán)格遵守公司其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的要求。具體構(gòu)成詳見行政部主管考核辦法。 記錄 《行政部員工工作月檢、抽檢考評(píng)表》 相關(guān)支持文件 《績效考評(píng)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。 下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。 c) 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時(shí)不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài) 。 d) 正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。 c) 復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡量避免頻繁開關(guān)。 電話：正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 —— 逐項(xiàng)核對登記記錄。 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。 各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí)，下班時(shí)應(yīng)將重要資料放人安全地點(diǎn)，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。 相關(guān)支持文件 《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 職責(zé) 管理公 司各部門主管負(fù)責(zé)各類服務(wù)標(biāo)識(shí)設(shè)置使用的實(shí)施工作。工作卡的配戴方式詳見《員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 b) 提供給住戶的各類有償服務(wù)產(chǎn)品，如時(shí)花等，在提供給住戶時(shí)，均應(yīng)讓住戶權(quán)有明白的簽收、驗(yàn)收記錄；均應(yīng)在提供產(chǎn)品時(shí)標(biāo)清送貨、出貨部門、時(shí)間、使用說明，以免誤用。報(bào)警電話提示。 便于觀察。 行政部進(jìn)行審核。 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)部門印章用印的審核并承擔(dān)審核責(zé)任。 行政部登記并安排刻制： a) 行政部依據(jù)以上審批程序擬出刻制公章證明文件； b) 行政部主管審批并安排刻制。如 果超時(shí)歸還，需附書面說明并由部門主管確認(rèn)后報(bào)行政部備案。 行政部核對，收回舊章并登記。 印章必須統(tǒng)一放置于專用保險(xiǎn)柜內(nèi)。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司名片、工作證的管理。屬管理處員工的，還須報(bào)管理處主任審核。 行政部負(fù)責(zé)公司所有合同備案及歸檔（員工勞動(dòng)合同除外）。 口頭承諾。 合同經(jīng)評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。 書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式匯報(bào)。 記錄 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 12. 文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。 程序要點(diǎn) 公文格式。 b) 物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。