【正文】 通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料： a) 如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左 上側(cè)，專行空兩格注明“附件：”字樣；如果附件較多，還須編上序號 3??末尾用分 號，最后一個附件用句號結(jié)束；文件無附件的，無須注明； b) 要寫明附件的全稱； c) 附件字體與正文相同。 e) 發(fā)文部門需到以上部門 登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。 文件標題： a) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則； b) 標題統(tǒng)一使用 2 號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。 行政部主管負責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時，由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請，辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 合同條款涉及保密事項的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經(jīng)公證后生效。 合同的評審 評審權(quán)限： 所有合同由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審。 對外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 采購合同； b) 招標合同； c) 勞動合同； d) 公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同 ； e) 其他須進行對外委托服務(wù)的合同。 記錄 相關(guān)支持文件 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。 程序要點 名片。 《廢止公章登記表》。 行政部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回。 行政部及時將報告轉(zhuǎn)給總經(jīng)理，總經(jīng)理審批意見，由行政部予以備案，須予以登報聲明的由行政部辦理。 部門負責(zé)人審核借章用途是否屬實及其可靠性，原則上公章不攜帶出公司。 程序要點 印章刻制。 記錄 相關(guān)支持文件 公司所有標準作業(yè)規(guī)程。 不易被人為因素變動其標識的內(nèi)容和位置。 設(shè)備設(shè) 施標識： a) 配電室（高低壓）必須用標牌標識，并注明“非工作人員請勿人內(nèi)”的要求，高壓配電柜必須懸掛“高壓危險”字樣； b) 中央空調(diào)機組、水泵房機組必須標明機組機號； c) 凡有使用范圍限制的設(shè)備、設(shè)施應(yīng)采用標識牌明顯標識出限制使用的范圍； d) 因設(shè)備檢修而影響到住戶日常工作、生活時，維修人員應(yīng)當(dāng)在工作現(xiàn)場明確標識如“電梯維修”等警示。方位均用標識牌標明街道名稱、小區(qū)方 位。 b) 住戶服務(wù)中心、會所、泳池、網(wǎng)球場等公共服務(wù)場所辯護人前及內(nèi)部均設(shè)有統(tǒng)一完善的標識系統(tǒng)。 常用標識的種類。 《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 《復(fù)印記錄表》。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由行政人事部處理，詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。 常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修： a) 常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書： —— 防塵； —— 防曬； —— 防潮； —— 防腐蝕； —— 其他需要預(yù)防的事項。 d) 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經(jīng)部門主管審批，到行政部登記后，方可操作，電 話費從工資中扣除。 a) 接收傳真： —— 傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定； —— 收到傳真件后，由文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)； —— 10 分鐘以內(nèi)通知接收部門 ／人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。 g) 為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。 a) 聯(lián)機。 常用辦公設(shè)備包括：電腦、 打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。 辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。 行政部員工月檢、抽檢考評表 XZQR01 編碼： 崗 位 姓 名 工作效果 20 執(zhí)行規(guī)程程度 10 工作效率 10 培訓(xùn) 15 公物維護 10 服務(wù)質(zhì)量 20 其他相關(guān)規(guī)程 10 其他 10 總 分 檢 查 人 備注 目的 規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。同時應(yīng)判斷發(fā)生違規(guī)的主觀因素，屬工作效率低造成的，在檢查表“工作效率”欄目內(nèi)同時扣分；屬執(zhí)行規(guī)程程度不夠造成的，在檢查表“執(zhí)行規(guī)程程度”欄目內(nèi)同時扣分；扣完為止。 績效考評由月檢、抽檢、內(nèi)審、管理評審構(gòu)成，各種檢查考評的要求詳見公司《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》。 行政部文員每日工作應(yīng)符合《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》、《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》、《名片、圖書、工作證管理標 準作業(yè)規(guī)程》、《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》、《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》、《辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程》、《宿舍管理標準作業(yè)規(guī)程》中的工作要求。 通話完畢，須等對方放下電話后，方可放下電話。 d) 等電梯門關(guān)閉呈上升狀態(tài)時，轉(zhuǎn)過身與梯門呈 450 面向顧客。 征詢語：請問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我?guī)湍鍪裁磫?？您還有別的事嗎？請您??好嗎？ 基本禮貌用語 10 字：您好、請、謝謝、對不起、再見。 稱呼語：小姐、夫人、太太、先生、同志、那位先生、那位女士、那位首長、大姐、阿姨。 c) 謙虛和悅接受顧客的評價。上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容 。 b) 男士不留長發(fā)、大鬢角和胡須，頭發(fā)應(yīng)保持整潔光鮮，不遮眼。 著裝。 《員工培訓(xùn)標準作業(yè)規(guī)程》。 經(jīng)審核批準后的年度（半年度）工作計劃、工作總結(jié)由公司歸檔長期保存。 c) 檢查時注意原始證據(jù)的保留。 d) 各類會議一般情況下由部門主管組織召開。 工作例會、專項會議、協(xié)調(diào)會議。 年度 （半年度）工作總結(jié)。 年度（半年度）工作計劃： a) 每年 6 月 15 日和 12 月 15 日前，公司各部門根據(jù)公司中長期工作規(guī)劃，結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)分工編制出下一年度（半年度）工 作計劃，并經(jīng)部門工作會議進行專項討論通過。 能履行駕駛員崗位職責(zé)。 能履行文化宣傳員崗位職責(zé)。 有較強的語言文字表達能力，能擬定公司各類文稿，編寫各類專題報告和工作計劃、總結(jié)。 樹立良好的職業(yè)道德，嚴格遵守交通規(guī)則，嚴禁酒后駕車。 負責(zé)組織以公司名義開展的聯(lián)誼活動和體育競賽；負責(zé)對外聯(lián)系和協(xié)調(diào)對公司、社區(qū)重大活動以及新事物、新氣象，通過新聞媒介及時宣傳報道，塑造公司品牌。 負責(zé)辦公環(huán)境的管理及機關(guān)本部辦公室的清潔衛(wèi)生管理。 負責(zé)控制公司各 項行政費用的開支。 負責(zé)公司法律事務(wù)處理。 負責(zé)統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤 、信息、公司車輛、辦公設(shè)備及其他行政管理工作。 負責(zé)公司機密文件資料及信息的保密工作。 負責(zé)統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 按公司規(guī)定保管、使用公司行政印章和 專用公章；按公司規(guī)定開具公司對內(nèi)對外的各類介紹信、證明文書；參與公司公關(guān)活動。 根據(jù)當(dāng)前黨和政府工作，國家時勢及物管方面的工作，負責(zé)組織資料，協(xié)助并指導(dǎo)管理處不定期出版小區(qū)宣傳欄。 小車駕駛員崗位職責(zé) 負責(zé)公司車輛的安全管理與檢查工作，確保車輛性能可靠，使用正常。 完成行政部主任交派的其他工作任務(wù)。 有較強的寫作、繪畫能力和對社區(qū)文化陣地進行策劃的能力；能擬定公司各類文稿和編寫專題報告；對社區(qū)文化宣傳工作有獨到的見解，有較強的創(chuàng)新意識。 能履行文員（內(nèi)勤）崗位職責(zé)。 各崗位員工依照各相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程按計劃進行工作。 b) 各部門的月度工作計劃由部門主管組織各崗位員工具體實施，部門經(jīng)理監(jiān)控、計劃的實施、完成情況。 e) 審議可以結(jié)合年度管理評審一起進行。 c) 協(xié)調(diào)會議是由部門主管為協(xié)調(diào)各崗位之間的工作與相關(guān)平行部門的工作而召開的聯(lián)席會議，一般情況下可結(jié)合工作例會與專項會議召開。 檢查方式：包括部門主管對本部門員工每周情況進行檢查及副經(jīng)理對部門主管及員工每月工作情況的抽查。 員工培訓(xùn)。 《日檢》、《周檢》和《月檢》統(tǒng)一在每月底交回公司人事部歸檔長期保存。 各部門全體員工按照本規(guī)程開展服務(wù)工 作。 d) 男、女員工上班時間均不得戴有色眼鏡。 c) 保持眼、耳清潔，不得殘留眼屎、耳垢。熱情主動為顧客服務(wù)。 行走： a) 行走時走姿端莊，身體稍向前傾，挺胸收腹、兩肩放松、上體正直、兩臂自然前后擺動，步伐輕快穩(wěn)重； b) 行走時不得把手放人衣袋里，也不得雙手抱胸或背手走路；不許搖頭晃腦、吹口哨、打響指、吃零食； c) 在工作場合與他人同行時，不得勾 肩搭背，不得同行時嬉戲打鬧； d) 行走時，不得隨意搶道穿行；在特殊情況下，應(yīng)向他人示意后，方可越行。 道歉語：對不起、請原諒、打擾您了、失禮了。 b) 電梯到達時，應(yīng)站在梯門旁，一只手斜放在梯門上，手背朝外，以免梯門 突然關(guān)閉碰到顧客；另一只手微微抬起放在胸前，手心朝上，五指并攏，指向電梯，面帶微笑地說“電梯來了，請進”。 拿起電話，應(yīng)清晰報道“您好，部門”。 適用范圍 適用物業(yè)管理公司行政部、員工的績效考評工作。 行政部主管應(yīng)按上述各項標準作業(yè)規(guī)程履行職責(zé)、符合標準作業(yè)規(guī)程的要求。 績效考評扣分細則。 《行政部所有標準作業(yè)規(guī)程》。 各部門主管負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。 遇到雨天，管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標識。 d) 正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。 e) 打印文稿須經(jīng)部門負責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打印。 d) 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。