【正文】 a) 為有效控制電話費，一般情況下，電話應設(shè)定限制呼出功能。 —— 將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報行政人事部主管審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等；偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分。發(fā)現(xiàn)問題，應由行 政部主管處理，詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。 客戶服務(wù)中心實行 24 小時服務(wù)制度，值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。 《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。 公司行政部負責對各類服務(wù)標識的管理和質(zhì)量進行審核、監(jiān)控。 各類服務(wù)場所的標識。 所管理的各類物業(yè)標識。 b) 緊急疏散通道用消防疏散照明指示燈標識出通道位置及逃生方向。 便于識別。 審核通過后報總經(jīng)理審批。 行政部主管負責公司及管理處印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理，保管公司印章并承擔相應的責任。 行政部將印章登記在《公章印模登記表》內(nèi)，并將印章交給相關(guān)部門保管。 財務(wù)部攜帶公章出公司時，由財務(wù)部直接報總經(jīng)理辦理審批手續(xù)。 印章的廢止。 用印前必須履行用印手續(xù)。 職責 總經(jīng)理負責名片、工作證印制，圖書購置的審批。 b) 管理處主任審核同意后報行政部主管依據(jù)印制權(quán)限進行復核。 部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。 招、投標書。非書面的合同除外。 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。 財務(wù)部監(jiān)控所有書面合同的履約進度，對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作 。 公文種類。 —— 物業(yè)公司文號： 發(fā)〔〕 號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號 如：物發(fā) [000430] 15 號，是指物業(yè)管理有限公司 2020 年 4 月 30 日所發(fā)的公司第個文件；物管發(fā)「 001121」 92 號，是指物業(yè)管理處 2020 年 11 月 21 日所發(fā)的管理處第 92 號文件。是文件的主體部分。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人 姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： a) 落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置； b) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行 “（此頁無正文）”字樣；。是指用來處理或答復公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān)： a) 應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號，’； b) 主送機關(guān)不止一個時，要按其機關(guān) 級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開； c） 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號或小 4 號宋體字。 a) 根據(jù)發(fā)文順序 及發(fā)文時間對文件編號。 行政部負責文件的打印及文號的管理工作。 記錄：書面合同必須有書面的評審記錄，與合同一起歸檔保管。 對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 合同的編號與歸檔。 合同的簽署與生效。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求 規(guī)范合同和格式合同。 職責 總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。 a) 申請人根據(jù)工作需要，寫出書面申請報部門負責人審核。 公章印模登記表 XZQR11 編號： 部門 部 門 部 門 部 門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 借用公章登記表 XZQR12 編號： 部門 姓名 公章 名稱 事 由 借出 時間 歸還 時間 批準人 經(jīng)手人 備注 廢止公章登記表 XZQR10 編號： 部 門 公 章 名 稱 廢止原因 廢止時間 批準人 歸檔號 備 注 10. 名片、圖書、工作證管理標準作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范名片、工作證的管理。 印章由行政部專職人員保管，財務(wù)部印章由財務(wù)部專職人員保管。 使用部門交還舊印 章至行政部并領(lǐng)取新印章（丟失的直接領(lǐng)取）。 公章必須在歸還日期前完好地交還行政部。 總經(jīng)理審核后，加注審 核意見。 職責 總經(jīng)理負責公司印章用印的審批并承擔審批責任。 相關(guān)使用、責任部門提出設(shè)置申請。 標識的設(shè)置要求。119。 a) 提供給住戶的《住戶手冊》或其他公開文件，如通告、公告、通知均應明確標識出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務(wù)電話。工作卡應明顯標識出該工作人員的姓名、編號、工種、崗位職務(wù)和投訴電話，便于住戶識別、記憶。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類服務(wù)標識的設(shè)置、使用、控制工作。 《長途電話登記表》。 保安部應檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 環(huán)境管理。 —— 到電信局打印電話費清單。 碎紙機： a) 碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀； b) 碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機器； c) 按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復印紙的厚度； d) 操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放人切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張； e) 當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎 紙清理出來后方能繼續(xù)操作； f) 正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關(guān)操作說明書進行操作。 b) 復印程序： —— 所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然后再復??； —— 復印頁數(shù)在五份（含）以上或 10 頁以上的，須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后，方可復?。? —— 復印人員做好登記以后，調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后，選定復印份數(shù)按“開始”鍵復??； —— 復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認； —— 如果復印機出錯，應將報廢紙張數(shù)量予以登記。 c) 打印機應避免頻繁的開關(guān)機操作。 b) 啟動與關(guān)閉的一般程序： —— 啟動電源插座開關(guān)； —— 啟動穩(wěn)壓器開關(guān)； —— 啟動電腦主機開關(guān)； —— 啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）； —— 關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計算機”對話框，用鼠標點擊‘關(guān)閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。 上班時應保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。 管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 績效考評扣分細則的解釋權(quán)在公司品質(zhì)部。 行政部主管績效考評的月檢、抽檢評分按百分制進行。 行政部主管應按上述各項標準作業(yè)規(guī)程履行職責、符合標準作業(yè)規(guī)程的要求。 記錄 相關(guān) 支持文件 各崗位標準作業(yè)規(guī)程。 接聽電話。 對來訪人員： a) 主動說“您好，請問您找 哪一位”或“我可以幫助您嗎”； b) 確認對方要求后，說“請稍等，我?guī)湍摇辈⒓皶r與被訪人聯(lián)系，并告訴對方“他馬上來，請您先坐一下，好嗎”； c) 如果要找的人不在或不想見時，應禮貌地對對方說“對不起，他現(xiàn)在不在，您能留下卡片或口訊嗎”； d) 如果有需要，可將顧客帶到接待室等候，并送上茶水； e) 當來訪人員離開時，應說：“歡迎您再來，再見！” 顧客乘電梯時應注意以下幾點。 祝賀語：恭喜、祝您節(jié)日愉快、祝您圣誕快樂、祝您新年快樂、祝您生日快樂、祝您新婚愉快、祝您新春快樂、恭喜發(fā)財。 就座時姿態(tài)要端正，人座要輕緩，上身要直，人體重心垂直向下，腰部挺起 ，手自然放在雙膝上，雙膝并攏；目光平視，面帶微笑；男員工滿坐，女員工一律半坐。 在服務(wù)過程中實行“三米微笑服務(wù)”。指甲不得超過指頭兩毫米，指甲內(nèi)不得殘留污物，不涂有色指甲油。 b) 上班統(tǒng)一佩戴工作牌，工作牌端正地戴在左胸襟處。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司全體員工的服務(wù)工作。 部門各種會議紀要由各部門歸檔保存。 部門主管應當依據(jù)每日的《工作日記》對本部門員工進行績效考評中的《日 /周檢》；副經(jīng)理應當依據(jù)每日的《工作日記》對本部門員工進行績效考評中的《月檢》。 工作日常檢查、監(jiān)控。 專項工作會議是由管理處主任臨時組織召開的為解決某一問題的專項工作會議。 c) 總經(jīng)理應在每年的 7 月 5 日和次年的 1 月 5 日前召開公司經(jīng)理辦公會議對各部門年度（半年度）工作總結(jié)進行審議，并做出審議結(jié)論。 d) 年度（半年度）工作計劃的內(nèi)容應包括以下幾部分： —— 編制的目的、依據(jù)和指導思想； —— 年度（半年度）工作目標； —— 主要工作實施 說明； —— 保證措施； —— 工作計劃完成時間表； —— 費用預算。 職責 總經(jīng)理 負責審批各部門的年度工作計劃，并組織監(jiān)控各部門總體工作質(zhì)量。 具備大專以上學歷，年齡在 28 歲以下；身體健康、有活力。 能履行行政部主管的崗位職責。 協(xié)助主任進行對外協(xié)調(diào)聯(lián)系和銜接工作，參與公司公關(guān)活動，做好保密工作。 嚴格按工作程序辦事，不散布、傳播在工作中接觸的公司或管理處資料、決策等屬保密的事項。 完成領(lǐng)導交辦的其他工作。 行政部內(nèi)勤崗位職責 在行政部主管領(lǐng)導下，負責行政部各類文件，資料檔案的清理保管工作，負責各類文件資料的修改、打印。 負責組織安排公司各類會議，傳達會議精神。 負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。 負責處理公司的來往信函，對外信息發(fā)布及接待工作。 負責統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤、信息、公司車輛、辦公設(shè)備及其他行政管理工作。 負責公司法律事務(wù)處理。 負責公司辦公室來人、來訪的接待工作。 負責組織完成公司安排接待的參觀、來訪，以及各類會議等工作。